Kerala Government Office Manual- How to inspect personal registers- uploaded by T James Joseph Adhikarathil
•
2 j'aime•3,465 vues
Kerala Government Office Manual- How to inspect personal registers- uploaded by T James Joseph Adhikarathil
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Tendances
Tendances (20)
Similaire à Kerala Government Office Manual- How to inspect personal registers- uploaded by T James Joseph Adhikarathil
Similaire à Kerala Government Office Manual- How to inspect personal registers- uploaded by T James Joseph Adhikarathil (16)
Plus de Jamesadhikaram land matter consultancy 9447464502
Plus de Jamesadhikaram land matter consultancy 9447464502 (20)
Kerala Government Office Manual- How to inspect personal registers- uploaded by T James Joseph Adhikarathil
- 1. തന്‍പതതിവവേടതിനന്റെ പരതിവശശോധന ഒരു സസീറതിനലെ പതി ആര്‍ പരതിവശശോധനയതില്‍ ഉള്‍നപ്പെടുവത്തേണ്ട റതികശോര്‍ഡുകള്‍ 1. തന്‍പതതിവവേടട. 2. തുടര്‍ചശോ കുറതിപ്പെട. 3. തസീര്‍പ്പെശോകശോന്‍ അവേവശഷതിക്കുന്ന ഫയലുകളുനട എണണ്ണം കശോണതിക്കുന്ന കുടതിശതിക ലെതിസട അഥവേശോ ബശോകതി പതണ്ണം. 4. ഓര്‍മ്മക്കുറതിപ്പെട പുസ്തകണ്ണം. 5. കരുതല്‍ ഫയല്‍. 6. പസീരതിവയശോഡതികല്‍ രജതിസര്‍.(ഉനണ്ടങതില്‍) 7. നസ്പെഷഷ്യല്‍ രജതിസര്‍ (ഉനണ്ടങതില്‍) 8. സൂപ്രണ്ടട / തഹസതില്‍ദശോര്‍ / തഹസതില്‍ദശോര്‍(ഭൂവരഖ) ആവേശഷ്യനപ്പെടുന്ന പകണ്ണം ആ സസീറതിനലെ മവറതട വരഖയണ്ണം. തന്‍പതതിവവേടതില്‍ വരഖനപ്പെടുത്തേല്‍ (പരതിവശശോധനശോവവേളയതില്‍ ശ്രദതിവകണ്ടവേ) 1. വേതിതരണ പതതിവവേടതില്‍ വചേര്‍കശോത്തേ ഒരു തപശോലുണ്ണം, കതണ്ണം മറട വപപ്പെറുകളുണ്ണം തന്‍പതതിവവേടതിനന്റെ രണ്ടശോണ്ണം വകശോളത്തേതില്‍ വരഖനപ്പെടുത്തേരുതട. ഇവേ തന്‍പതതിവവേടതില്‍ വചേര്‍വകണ്ടതിവേരതികയശോനണങതില്‍ 8,9 വകശോളങ്ങള്‍ ഉപവയശോഗതിചട മശോതണ്ണം വചേര്‍ക്കുക. 2. തന്‍പതതിവവേടതിനന്റെ പുറണ്ണം ചേട്ടയതില്‍ ക്ലര്‍കട, സസീറട നമ്പര്‍, സൂപ്രണ്ടതിനന്റെ വപരട, വേര്‍ഷണ്ണം എന്നതിവേ ഉണ്ടശോകണണ്ണം. 3. തന്‍പതതിവവേടട സൂപ്രണ്ടട സശോകഷ്യനപ്പെടുത്തേതിയതശോകണണ്ണം. വഫശോളതിവയശോ വപജുകളശോയട വവേണണ്ണം വപജട നമ്പര്‍. 4. കലെണ്ടര്‍ വേര്‍ഷനത്തേ അടതിസശോനമശോകതിയശോണട തന്‍പതതിവവേടട തയശോറശോക്കുന്നതട. 5. മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം ഡതിസണ്ണംബര്‍ 31 നട തസീര്‍പ്പെശോകശോന്‍ അവേവശഷതിക്കുന്ന ഫയലുകള്‍ പകര്‍ത്തേതി എഴുതുന്നതതിനശോവേശഷ്യമശോയ വപജുകള്‍ തുടകത്തേതില്‍ ഒഴതിചതിട്ടു വവേണണ്ണം തന്‍വേര്‍ഷനത്തേ തന്‍പതതിവവേടട തയശോറശോകശോന്‍. തസീര്‍പ്പെശോക്കുന്നതതിനട ധശോരശോളണ്ണം ഫയലുകള്‍ ഉനണ്ടങതില്‍ അവേപ്രവതഷ്യക പതതിവവേടതില്‍ വചേര്‍ത്തേട അതതിനട വേശോലെഷ്യണ്ണം 1 എനണ്ണം നടപ്പെട വേര്‍ഷനത്തേ തന്‍പതതിവവേടതിനട വേശോലെഷ്യണ്ണം 2 എനണ്ണം വേശോലെഷ്യണ്ണം നമ്പര്‍ നല്‍കശോവുന്നതശോണട. 6. കറണ്ടട നമ്പറതിനന്റെ അടതിസശോനത്തേതില്‍ വവേണണ്ണം തന്‍പതതിവവേടതില്‍ അവേ വരഖനപ്പെടുത്തേശോന്‍ 7. ഓവരശോ ഫയലെതിനന്റെയണ്ണം തലെനകട്ടട വേഷ്യക്തവുണ്ണം എന്നശോല്‍ ചുരുകതി എഴുതതിയതുമശോകണണ്ണം. 8. സൂചേനയണ്ണം 10ാം വകശോളത്തേതിനലെ തസീര്‍പ്പെട വേതിവേരവുണ്ണം ചുവേന്ന മഷതിയതില്‍ വരഖനപ്പെടുത്തേണണ്ണം. 9. റതികശോര്‍ഡതില്‍ ഏല്‍പ്പെതിക്കുന്ന വവേളയതില്‍ വകശോളണ്ണം 1 ല്‍ ചുവേന്ന മഷതിയതില്‍ വൃത്തേണ്ണം വേരയ്ക്കണണ്ണം. 10. ഒരു വപജതില്‍ പരമശോവേധതി മൂന്നട ഫയലുകള്‍ മശോതവമ വചേര്‍കശോവു. കൂടുതല്‍ തപശോലുകള്‍ വേരശോന്‍ സശോദഷ്യതയള്ള ഫയലുള്‍ ആനണങതില്‍ അതതിനുമശോതമശോയ തരത്തേതില്‍ ഒരു വപജതില്‍ ഒറവയ്ക്കശോ അനല്ലെങതില്‍ രനണ്ടണവമശോ മശോതണ്ണം വചേര്‍കശോണ്ണം. 11. ദതിവേവസന കുറഞ്ഞതട അഞട ഫയലുകനളങതിലുണ്ണം ഓവരശോ ക്ലര്‍ക്കുണ്ണം സമര്‍പ്പെതിചതിരതികണണ്ണം. ഓര്‍മ്മ പുസ്തകണ്ണം വേതിവേരസശോവങതതിക വേതിദഷ്യയനട പുവരശോഗതതിവയശോടുകൂടതി വപപ്പെറതില്‍ തയശോറശോകതിയ കത്തേട തപശോല്‍വേഴതി അയചട തപശോല്‍വേഴതി മറുപടതി കശോത്തേതിരുന്ന ദതിവേസങ്ങള്‍ പശോഴശോക്കുന്നതതിനട പകരണ്ണം ഇന്നട ഇലെവകശോണതികട സണ്ണംവേതിധശോനങ്ങള്‍ ഉപവയശോഗനപ്പെടുതന്നതതിനശോല്‍ നതിലെവേതിലുള്ള റതിമമന്‍ഡര്‍ ഡയറതി തുടര്‍നണ്ണം ഉപവയശോഗതിക്കുന്നതട തതികചണ്ണം അനുചേതിതമശോണട. കശോരണണ്ണം വപപ്പെറതില്‍ തയശോറശോകതിയ കത്തേട തപശോല്‍വേഴതി അയചട തപശോല്‍വേഴതി മറുപടതി കശോത്തേതിരുന്ന ദതിവേസങ്ങള്‍ പശോഴശോക്കുന്നതതിനട പകരണ്ണം ഇന്നട ഇലെവകശോണതികട സണ്ണംവേതിധശോനങ്ങള്‍ ഉപവയശോഗനപ്പെടുതന്നതതിനശോല്‍ ഈ പുസ്തകത്തേതിനന്റെ പ്രസക്തതി നഷ്ടനപ്പെട്ടു. ഇതട ഒഴതിവേശോകശോവുന്നതശോണട. ഇവത വേതിവേരണ്ണം തന്‍പതതിവവേടതിനന്റെ 8ാം വകശോളത്തേതില്‍ തസീയതതി സഹതിതണ്ണംവചേര്‍ത്തേട സൂപ്രണ്ടട സശോകഷ്യനപ്പെടുത്തേതിയശോല്‍ മതതിയശോകുണ്ണം. ഓവരശോ ദതിനവുണ്ണം ക്ലര്‍കട നടപടതികള്‍ സസസീകരതിവകണ്ട ഫയലുകള്‍ അറതിയന്നതതിനട നസകന്‍ രജതിസറതില്‍ ഓവരശോ ദതിവേസവുണ്ണം മകകശോരഷ്യണ്ണം നചേയ്യുന്ന ഫയലുകള്‍ ക്രമത്തേതില്‍ വരഖനപ്പെടുത്തേതി ഓര്‍മ്മക്കുറതിപ്പെട ആവേശഷ്യമശോയതി വേരുന്നവേയ്ക്കട ചുവേന്ന അടതിവേര ഇടുന്നതട മതതിയശോകുണ്ണം.
- 2. കുടതിശതിക പുസ്തകണ്ണം നതിലെവേതില്‍ ഉപവയശോഗതിച വേരുന്ന 21 വകശോളങ്ങള്‍ ഉള്ള പുസ്തകണ്ണം പുതുക്കുന്നതട ഉചേതിതമശോണട. പ്രസക്തതിയതില്ലെശോത്തേ ശതമശോനങ്ങള്‍ കണകശോക്കുന്നതട ഒഴതിവേശോകശോണ്ണം. നതിലെവേതിനലെ സമ്പ്രദശോയത്തേതില്‍ ഒരു പ്രവതഷ്യക കഴതിഞ്ഞു വപശോയ ഒരു മശോസത്തേതിനലെ എത ഫയലുകള്‍ ഒരു സസീറതില്‍ അവേവശഷതിക്കുന എന്നട കണ്ടുപതിടതികശോന്‍ മശോര്‍ഗ്ഗമതില്ലെ. പരതിവശശോധനശോ മശോസണ്ണം ___________________________വേര്‍ഷണ്ണം__________ സസീറട ________ ആദഷ്യ നശോലെട വേരതികള്‍ കലെണ്ടര്‍ വേര്‍ഷത്തേതിനന്റെ അടതിസശോനത്തേതില്‍ മശോതണ്ണം എണണ്ണം പരതിഗണതിക്കുക. അതശോയതട 2018 നസപണ്ണംബര്‍ മശോസനത്തേ കണകട തയശോറശോക്കുവമ്പശോള്‍ 2013 ജനുവേരതി 1-ാം തസീയതതി ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുണ്ണം ഒവകശോബര്‍ 1-ാം തസീയതതി ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുണ്ണം 4 വേര്‍ഷണ്ണം പഴകമുള്ള ഫയലെശോയതി പരതിഗണതിചട 2ാം വകശോളത്തേതില്‍ 2018 ഡതിസണ്ണംബര്‍ 31 വേനര തുടരുണ്ണം. 2019 ജനുവേരതി 1 നട ഇതട 1ാം വകശോളത്തേതിവലെകട മശോറുണ്ണം. ആനക ഫയലു കള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം ബശോകതി 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുവമല്‍ പഴകമുള്ളവേ s 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ t 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ u ഒരു വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ v മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകശോനുണ്ടശോയതിരുന്ന ഫയലുകള്‍ w നടപ്പു വേര്‍ഷത്തേതിനലെ ഫയലുകള്‍ Files as on 01-01-20xx = s+t+u+v+w = x ആനക തപശോലുകള്‍ നടപടതി സസസീകരതിചവേ തപശോല്‍ ബശോകതി പുതതിയ ഫയലുകള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം പുതതിയ ഫയല്‍ ബശോകതി ആനക ബശോകതി ജനുവേരതി a b a-b c d c-d =q y നഫബ്രുവേരതി z മശോര്‍ചട ഏപ്രതില്‍ നമയട ജൂണ ജൂമലെ ആഗസട നസപണ്ണംബര്‍ ഒവകശോബര്‍ നവേണ്ണംബര്‍ ഡതിസണ്ണംബര്‍ ആനക ഇതട പ്രകശോരണ്ണം arrear list നന്റെ 12 മശോസത്തേതിനലെ വപജതിലുണ്ണം ഇതട മുഴുവേനുണ്ണം ഉണ്ടശോകുണ്ണം. ജനുവേരതിയതില്‍ a തപശോലുകള്‍ കതിട്ടതിയതതില്‍ b എണത്തേതില്‍ നടപടതി സസസീകരതിചശോല്‍ തപശോല്‍ ബശോകതി എന്ന വകശോളത്തേതില്‍ a-b. അവത മശോസണ്ണം ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുകള്‍ c ആയശോല്‍ അഞശോണ്ണം വകശോളത്തേതില്‍ c, ഏഴശോണ്ണം വകശോളണ്ണം = c -d. തസീര്‍പ്പുകളുനട എണണ്ണം എഴുതുവമ്പശോള്‍ ജനുവേരതി മശോസത്തേതില്‍ ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുകളതില്‍ തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട (d)മശോതണ്ണം എഴുതുക. മുന്‍ വേര്‍ഷനത്തേ ഫയലുകളതില്‍ തസീര്‍പ്പെട and so on JUST A SPECIMEN FOR SUGGESTIONS
- 3. കല്‍പ്പെതിചവേ ഉനണ്ടങതില്‍ അതട മുകളതിലുള്ള ബന്ധനപ്പെട്ട വകശോളത്തേതില്‍ എഴുതുക. ഫയല്‍ ബശോകതി എന്ന വകശോളത്തേതില്‍ c + x - d = y കണക്കുകൂട്ടതി എഴുതുക. തസീര്‍പ്പെശോകതിയ പഴയ ഫയലുകള്‍കട മുകളതിലുള്ള ബന്ധനപ്പെട്ട വകശോളത്തേതിലുണ്ണം എഴുതുക. നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതിലുണ്ണം ഇവത ക്രമണ്ണം തനന്ന ആരണ്ണംഭതിക്കുന. പനക ഇവേതിനട y എന്നതട നഫബ്രുവേരതിയതിനലെ ആരണ്ണംഭ ഫയലുകളുനട എണണ്ണം ആക്കുന്നതില്ലെ. പകരണ്ണം മുകളതിനലെ വേരതിയതില്‍ നചേയ്തതുവപശോനലെ ആരണ്ണംഭതിച പുതതിയ ഫയലുകളുനട എണണ്ണം മശോതണ്ണം "പുതതിയ ഫയലുകള്‍ എന്ന വകശോളത്തേതില്‍ വചേര്‍ക്കുന” . വമല്‍ പ്രകശോരണ്ണം z കണകശോക്കുന. എന്നശോല്‍ നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതില്‍ മുന്‍മശോസത്തേതില്‍ അവേവശഷതിച q ഫയലെതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയശോല്‍ അതട നഫബ്രുവേരതിയതിനലെ ഷസീറതില്‍ ജനുവേരതിയനട അഞശോണ്ണം വകശോളത്തേതില്‍ q എഴുതതി തസീര്‍പ്പെശോകതിയ ഫയലുകള്‍ f എണണ്ണം കുറചട q- f എന്നതട നഫബ്രുവേരതിയനട ഷസീറതിനലെ ജനുവേരതിയനട വേരതിയതിനലെ ഏഴശോണ്ണം വകശോളത്തേതില്‍ എഴുതുന. ഇപ്രകശോരണ്ണം നചേയ്തശോലുള്ള വമന 1) ഓവരശോ മശോസവുണ്ണം ആരണ്ണംഭതിചതതില്‍ എത ഫയല്‍ ബശോകതിയണ്ടട എന്നട ഏതട മശോസത്തേതിലുണ്ണം കണകശോകശോണ്ണം. 2) കഴതിഞ്ഞ വേര്‍ഷണ്ണം മുതല്‍ പതിവന്നശോട്ടുള്ള വേര്‍ഷങ്ങളതിനലെ തസീര്‍പ്പെശോകല്‍ കൃതഷ്യമശോയതി നതിരസീകതികശോണ്ണം. 3) തപശോല്‍ ഓഡതിറട കൃതഷ്യമശോയണ്ണം വവേഗത്തേതിലുണ്ണം നടത്തേശോണ്ണം. 4) തസീര്‍പ്പെശോക്കുന്ന ഫയലുകളതിനലെ തപശോലുകള്‍ നസകന്‍ സൂപ്രണ്ടട അടയശോളനപ്പെടുതന്നതതിനശോല്‍ മലെവേട തപശോലുകള്‍ എതനയണണ്ണം നതിലെവേതിലുണ്ടട എന്നട കണകശോകശോണ്ണം. നതിലെവേതില്‍ ഇതട ദുഷ്ക്കരമശോണട (ഒരു പരതിധതിവേനര അസശോദഷ്യവുമശോണട) ( ഇവേതിനട സൂപ്രണ്ടതിനട തനന്റെ കസീഴതിലുള്ള ക്ലര്‍കടമശോര്‍കട വേസീതതിച നകശോടുക്കുന്ന ഫയലുകള്‍ വരഖനപ്പെടുതന്നതതിനട ഒരു പുതതിയ രജതിസര്‍ ആവേശഷ്യമശോനണന്നട മശോതണ്ണം. ഇതട പനക സൂപ്രണ്ടട ഓവരശോ മശോസവുണ്ണം നചേയ്ത വജശോലെതികള്‍ നതിരസീകതിക്കുന്നതതിനട തഹസതില്‍ദശോര്‍കട സഹശോയകരമശോകുണ്ണം) ( ഡതിസതിബബ്യൂഷന്‍ ക്ലര്‍കട നസകന്‍ സൂപ്രണ്ടതിനട മകമശോറുന്ന തപശോലുകള്‍ സൂപ്രണ്ടശോണട ക്ലര്‍കടമശോര്‍കട വേസീതതിചട നല്‍കുന്നതട. തുടര്‍ന്നട ഡതിസതിബബ്യൂഷന്‍ ക്ലര്‍കട സൂപ്രണ്ടട നല്‍കതിയ സസീറട അടയശോളനപ്പെടുത്തേതി അതതട ക്ലര്‍കതിനട മകമശോറുന). 5) s, t, u, v, w എന്നതിവേ ഓവരശോ മശോസവുണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോക്കുന്നതതിനനുസരതിചട മശോറുന്നതതിനശോല്‍ പഴയ ഫയലുകളതിലുള്ള നടപടതി വവേഗത്തേതില്‍ നതിരസീകതികശോണ്ണം. കരുതല്‍ ഫയല്‍ ഓവരശോ സസീറതിലുണ്ണം അതഷ്യനശോവപഷതിതമശോയ വരഖയശോണട കരുതല്‍ ഫയല്‍. എന്നശോല്‍ സര്‍കശോരതില്‍ നതിനള്ള ഉത്തേരവുകള്‍, വേകുപ്പെട തലെത്തേതില്‍ ഇറങ്ങുന്ന സര്‍ക്കുലെറുകള്‍ എന്നതിവേയ്ക്കട മശോതണ്ണം ഓവരശോ നസകനതിലുണ്ണം സൂകതികണണ്ണം. (പുതതിയ സണ്ണംവേതിധശോനത്തേതില്‍ നപശോതുവേതിഷയങ്ങളശോയ എസശോബതിനഷ്മെന്റെട, സര്‍ട്ടതിഫതികറട, നകട്ടതിട നതികുതതി, RR, CMDRF, നപന്‍ഷന്‍, വസഷണറതി എന്നതിവേ ഒഴതിനക മറട വേതിഷയങ്ങള്‍ വേതിവല്ലെജടതിസശോനത്തേതില്‍ നസകനുകളശോക്കുനമന്ന നതിര്‍വദ്ദേശണ്ണം നടപ്പെതില്‍ വേരുത്തേതിയശോല്‍). കരുതല്‍ ഫയല്‍ തയശോറശോക്കുവമ്പശോള്‍ ആദഷ്യണ്ണം പതതിക്കുന്നവേ ഏറവുണ്ണം പതിന്നതിലെശോയതി വചേര്‍ക്കുന്നതട ഗുണകരമശോകുണ്ണം. അതതിനശോല്‍ തനന്ന ഇന്‍ഡകട അവേസശോന വേരതിയതില്‍ നതിന്നട എഴുതതി തുടങ്ങതി മുന്നതിവലെകട എഴുതതി വേരണണ്ണം. പസീരതിവയശോഡതികല്‍ രജതിസര്‍ ഒരു സസീറതില്‍ നതിന്നട അയയ്ക്കുന്ന എല്ലെശോ പസീരതിവയശോഡതികലുകളുണ്ണം വരഖനപ്പെടുതന്ന ഒരു രജതിസര്‍ ആവേശഷ്യമശോണട. വേതിഷയണ്ണം, ആര്‍കട അയയ്ക്കുന, അയവയ്ക്കണ്ട തസീയതതി, അയച തസീയതതി, സൂപ്രണ്ടതിനന്റെ സശോകഷ്യനപ്പെടുത്തേല്‍ തസീയതതി നവേചട, എന്നതിവേ ഇതതില്‍ വരഖനപ്പെടുത്തേണണ്ണം. ഒരു വേതിഷയത്തേതിലുള്ള എല്ലെശോ പസീരതിവയശോഡതികലുകളുണ്ണം മശോസക്രമത്തേതില്‍ ടശോഗട നചേയ്തട സൂകതിചതിരതികണണ്ണം. ഇതട പസീരതിവയശോഡതികല്‍ രജതിസറുമശോയതി വചേര്‍ത്തേട ഒവര ഫയല്‍വബശോര്‍ഡതില്‍ സൂകതികണണ്ണം. ജനുവേരതി മശോസത്തേതില്‍ ആദഷ്യ നശോലെട വേരതികള്‍ കലെണ്ടര്‍ വേര്‍ഷത്തേതിനന്റെ അടതിസശോനത്തേതില്‍ മശോതണ്ണം എണണ്ണം പരതിഗണതിക്കുക. അതശോയതട 2018 നസപണ്ണംബര്‍ മശോസനത്തേ കണകട തയശോറശോക്കുവമ്പശോള്‍ 2013 ജനുവേരതി 1-ാം തസീയതതി ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുണ്ണം ഒവകശോബര്‍ 1-ാം തസീയതതി ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുണ്ണം 4 വേര്‍ഷണ്ണം പഴകമുള്ള ഫയലെശോയതി പരതിഗണതിചട 2ാം വകശോളത്തേതില്‍ 2018 ഡതിസണ്ണംബര്‍ 31 വേനര തുടരുണ്ണം. 2019 ജനുവേരതി 1 നട ഇതട 1ാം വകശോളത്തേതിവലെകട മശോറുണ്ണം.
- 4. ആനക ഫയലുക ള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം ബശോകതി 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുവമല്‍ പഴകമുള്ളവേ s 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ t 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ u ഒരു വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ v മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകശോനുണ്ടശോയതിരുന്ന ഫയലുകള്‍ w നടപ്പു വേര്‍ഷത്തേതിനലെ ഫയലുകള്‍ Files as on 01-01-20xx = s+t+u+v+w = x ആനക തപശോലുകള്‍ നടപടതി സസസീകരതിചവേ തപശോല്‍ ബശോകതി പുതതിയ ഫയലുക ള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം പുതതിയ ഫയല്‍ ബശോകതി ആനക ബശോകതി ജനുവേരതി a1 b1 a1-b1=m1 c1 d1 c-d =q1 x+q1=y1 1. ജനുവേരതി 1ാം തസീയതതി തസീര്‍പ്പെശോകശോത്തേ ഫയലുകള്‍ = X 2. a1, b1, c1, d 1 എന്നതിവേ മുകളതിനലെ പട്ടതികയതില്‍ വേഷ്യക്തമശോണട. 3. ജനുവേരതി മശോസണ്ണം ആരണ്ണംഭതിച ഫയലുകളതില്‍ തസീര്‍പ്പെശോകശോന്‍ ബശോകതിയള്ളതട = q1 4. ജനുവേരതി മശോസണ്ണം അവേസശോനതിക്കുവമ്പശോള്‍ തസീര്‍പ്പെശോകശോന്‍ അവേവശഷതിക്കുന്ന ഫയലുകള്‍ = y1 = X + q1 നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതില്‍ .s ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട f t ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം ഒനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതില്ലെ u ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട h v ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം ഒനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതില്ലെ w ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട j ആ നക ഫയ ലുകള്‍ (1) തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം (2) ബശോകതി (3) (3)=(1)-(2) 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുവമല്‍ പഴകമുള്ളവേ, s f s-f=g 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ t - t 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ u h u-h=i ഒരു വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ v - v മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകശോനുണ്ടശോയതിരുന്ന ഫയലുകള്‍ w j w-j=k നടപ്പു വേര്‍ഷത്തേതിനലെ ഫയലുകള്‍ Files as on 01-01-20xx = g+t+i+v+k = x2 ആനക തപശോലുകള്‍ നടപടതി സസസീകരതിചവേ തപശോല്‍ ബശോകതി പുതതിയ ഫയലുകള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം പുതതിയ ഫയല്‍ ബശോകതി ആനക ബശോകതി ജനുവേരതി a1-b1 c1+c11 d11 q1-d11 =q11 y2 = x2+ q2 നഫബ്രുവേരതി a2 b2 a2-b2 c2 d2 c-d =q2 z2 Illustration ഉദശോ :- ജനുവേരതി1 നട s=16 t=19 u= 27 v=33 w= 47 x = 16+19+27+33+47 = 142.
- 5. ജനുവേരതിയതില്‍ 62 തപശോലുകള്‍ കതിട്ടതി. 56 ല്‍ നടപടതി എടുത. അതതില്‍ 14 പുതതിയ ഫയല്‍ ഉണ്ടശോയതി. അതതില്‍ 2 എണണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോയതി. അവപ്പെശോള്‍ ആനക ഫയലുക ള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം ബശോകതി 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുവമല്‍ പഴകമുള്ളവേ 16 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 19 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 27 1 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 33 മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകശോനുണ്ടശോയതിരുന്ന ഫയലുകള്‍ 47 നടപ്പു വേര്‍ഷത്തേതിനലെ ഫയലുകള്‍ Files as on 01-01-20xx = 142 ആനക തപശോലുകള്‍ നടപടതി സസസീകരതിചവേ തപശോല്‍ ബശോകതി പുതതിയ ഫയലുക ള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം പുതതിയ ഫയല്‍ ബശോകതി ആനക ബശോകതി ജനുവേരതി 62 56 6 14 2 12 154 നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതില്‍ ജനുവേരതി മശോസത്തേതിനലെ പുതതിയഫയലുകളതില്‍ 12 അവേവശഷതിചതിരുന്നവേനല്ലെശോ. അതട നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതിനലെ വപജതില്‍ ജനുവേരതിയനട വേരതിയതില്‍ പുതതിയ ഫയലുകളശോയതി മശോറുന. ഇതതില്‍ നതിനണ്ണം 4 എണണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോയശോല്‍ d11=4. .s ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട f t ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം ഒനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതില്ലെ u ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട h v ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം ഒനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതില്ലെ w ഫയലുകളതില്‍ നതിനണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകതിയതട j ആ നക ഫയ ലുകള്‍ (1) തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം (2) ബശോകതി (3) (3)=(1)-(2) 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുവമല്‍ പഴകമുള്ളവേ, 16 2 14 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 5 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 19 - 19 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 4 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 27 1 26 ഒരു വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം 2 വേര്‍ഷത്തേതിനുണ്ണം ഇടയതില്‍ പഴകമുള്ളവേ 33 - 33 മുന്‍വേര്‍ഷണ്ണം തസീര്‍പ്പെശോകശോനുണ്ടശോയതിരുന്ന ഫയലുകള്‍ 47 8 39 നടപ്പു വേര്‍ഷത്തേതിനലെ ഫയലുകള്‍ Files as on 01-01-20xx = 131 ആനക തപശോലുകള്‍ നടപടതി സസസീകരതിചവേ തപശോല്‍ ബശോകതി പുതതിയ ഫയലുകള്‍ തസീര്‍പ്പെട എണണ്ണം പുതതിയ ഫയല്‍ ബശോകതി ആനക ബശോകതി ജനുവേരതി m1 m2 m1-m2 12 4 12-4= 8 139 നഫബ്രുവേരതി a2 b2 a2-b2 c2 d2 c-d =q2 z2 ഇവേതിനട ജനുവേരതിയതിനലെ ആനക തപശോലുകള്‍ എന്നതട m1 ആകുന. ജനുവേരതിയതില്‍ ലെഭതിച തപശോലെതില്‍ നഫബ്രുവേരതി മശോസത്തേതിലെശോണട നടപടതി (m2 എണത്തേതില്‍)സസസീകരതിചനതങതില്‍, ബശോകതി തപശോല്‍ = m1-m2. ഇവേതിനട m2 വേതില്‍ ഒനരണണ്ണം പുതതിയ ഫയലെശോകുനനവേങതില്‍ ജനുവേരതിയതിനലെ പുതതിയ ഫയലുകളുനട എണണ്ണം 12+1= 13 ആകുന. നഫബ്രുവേരതിയതില്‍ തപശോലുകനള ജനുവേരതിയതില്‍ നചേയ്ത രസീതതിയതില്‍ തനന്ന നചേയ്യുന. അതശോയതട ജനുവേരതിയതില്‍ ലെഭതിച തപശോലെതില്‍ എത എണത്തേതില്‍ ഏവതതട മശോസണ്ണം നടപടതി സസസീകരതിച എന്നട വേഷ്യക്തണ്ണം.
- 6. ഇവതശോനടശോപ്പെണ്ണം സൂപ്രണ്ടട മകവേശത്തേതിലുള്ള നസകന്‍ തപശോല്‍ രജതിസറതില്‍ ഓവരശോ ക്ലര്‍കതിനുണ്ണം നല്‍കുന്ന തപശോലുകള്‍ തസീയതതിയനട അടതിസശോനത്തേതില്‍ തശോനഴ തശോനഴ എഴുതുന. ഫയല്‍ ഹശോജരശോക്കുന്ന വവേളയതില്‍ ഇവേയതില്‍ നടപടതികള്‍ ഉനണ്ടങതില്‍ ഈ രജതിസറതിനലെ ബന്ധനപ്പെട്ട നമ്പറതിനട അടതിവേരയതിടുന. കൂടശോനത നടപടതി സസസീകരതിച തസീയതതി വേലെതട വേശത്തേശോയതി എഴുതുന. ഓര്‍മ്മക്കുറതിപ്പെട അവയ്ക്കണ്ടതി വേരുന്നതശോനണങതില്‍ തസീയതതികട അടതിവേരയതിട്ടുന. അടതിവേര ഇടുന്നതിനല്ലെങതില്‍ ഓര്‍മ്മക്കുറതിപ്പെട ആവേശഷ്യമതില്ലെശോത്തേതശോണട എന്നട വേഷ്യക്തമശോകുന. ഓര്‍മ്മക്കുറതിപ്പെട ആവേശഷ്യമുള്ള തപശോലുകള്‍ ഏനതല്ലെശോനമന്നട വേളനര എളുപ്പെണ്ണം കണ്ടുപതിടതികശോണ്ണം. മശോതമല്ലെ റതിമമന്‍ഡര്‍ ഡയറതി നചേയ്തതിരുന്നതതിവനകശോള്‍ കൂടുതല്‍ accountability മകവേരുന. കശോരണണ്ണം സൂപ്രണ്ടതിനന്റെ മകവേശണ്ണം ഈ തപശോലെതിവനല്‍ നടപടതി സസസീകരതിച തസീയതതി ഉള്ളതതിനശോല്‍ ക്ലര്‍കതിവനശോനടശോപ്പെണ്ണം സൂപ്രണ്ടുണ്ണം ഇകശോരഷ്യണ്ണം നതിരസീകതിക്കുണ്ണം. [മസീറതിണ്ണംഗതിലെണ്ണംഗസീകരതിച രസീതതി നടപ്പെതിലെശോക്കുകയശോനണങതില്‍ ഒരു നതിശതിത എണണ്ണം ക്ലര്‍കടമശോര്‍കട(ഒരു നസകന്‍) ചേശോര്‍ജട സൂപ്രണ്ടട ഉണ്ടശോകുണ്ണം. വേതിതരണ വേതിഭശോഗത്തേതിനലെ ക്ലര്‍കട ആദഷ്യണ്ണം ആഫസീസതില്‍ സസസീകരതിച തപശോലുകളതില്‍ നസകന്‍ അകരണ്ണം വരഖനപ്പെടുത്തേതി ഓവരശോ വേതിഭശോഗത്തേതിനലെയണ്ണം സൂപ്രണ്ടതിനട അതതട വേതിഭശോഗത്തേതിനന്റെ തപശോലുകള്‍ മകമശോറുന. സൂപ്രണ്ടട അവേ തനന്റെ നസകനതിനലെ ക്ലര്‍ക്കുമശോര്‍കതിടയതില്‍ ഏനറക്കുനറ തുലെഷ്യവജശോലെതിഭശോരണ്ണം വേരത്തേകവേതിധത്തേതില്‍ വേസീതതിചട സസീറട നമ്പര്‍ നസകന്‍ അകരത്തേതിവനശോടട വചേര്‍ക്കുന. തടര്‍ന്നട തനന്റെ മകവേശണ്ണം തന്നതിട്ടുള്ള നസകന്‍ രജതിസറതില്‍ ഓവരശോ സസീറതിനുമശോയതി നതിശയതിചതിട്ടുള്ള ഭശോഗത്തേട ക്രമമശോയതി വരഖനപ്പെടുതന. തുടര്‍ന്നട തപശോലുണ്ണം വേതിതരണ പതതിവവേടുണ്ണം വേതിതരണ ക്ലര്‍കതിനട തനന്ന നല്‍കുന. വേതിതരണ ക്ലര്‍കട തപശോലുകനള ക്ലര്‍ക്കുമശോര്‍കതിടയതില്‍ വേതിതരണണ്ണം നചേയ്തട തസീയതതി സഹതിതണ്ണം ഒപ്പെതിടുവേതിചട നല്‍കുന. ഇങ്ങനന നചേയ്തശോല്‍ ക്ലര്‍കതിനട തപശോല്‍ ലെഭതിക്കുന്നതതിനട മുമ്പട തനന്ന സൂപ്രണ്ടതിനട അതതിനന്റെ തപശോല്‍ നമ്പര്‍ ലെഭതിക്കുന. വേതിതരണ വേതിഭശോഗത്തേതില്‍ നതിനണ്ണം ഏറ്റുവേശോങ്ങതിയ ക്ലര്‍കട തനതികട ലെഭതിച തപശോലുകനള നസകന്‍ രജതിസറുമശോയതി ഒത്തേട വനശോകതി വബശോദഷ്യനപ്പെടുന.] Now the clerical inning begins.....