第13回 Office 365 勉強会の運用セッションの資料です。 http://jpo365ug.com/o365-meeting/meeting-13/

1. 必見！Office 365利用者/管理者が
知っておきたい
運用のポイント ベスト5
NAOKI

2. 北海道で好きなもの

3. 本セッションの目的とゴール
• 本セッションの目的
• Office 365は導入が目的ではないことを把握する
• Office 365をより便利に活用するためのポイントを把握する
• 本セッションのゴール
• Office 365の利用者に無理のない運用を知る
• Office 365の管理者に無理のない運用を知る

4. 何より覚えて帰っていただきたい事
•目的と手段を間違えない！
•Office 365はあくまでツール
•重要なのはツールを使って何を実現するか！
• ここでは“何か”を実現するためのOffice 365との付き合
い方をご紹介します

5. 必見！Office 365利用者が
知っておきたい
運用のポイント ベスト5

6. １．スマホ、タブレット向けアプリ
• iOS/android/Windowsなどのスマホ、タブレット向け
アプリが豊富！
• ノートパソコンを開かなくてもスマホで
Excel/Word/PowerPointがしっかり見れる、
（少し）編集できる！
• 通勤時、移動時も事前準備や進捗確認ができちゃう

7. ２．複数人同時編集による共同作業の実現
• マクロ無しOfficeファイル限定となるが、ファイルを同時編集できる
同時編集者のフォーカス色が変わるので
誰がどこを編集しているか一目で確認できる
（そのための無理のないファイルフォーマットの作成）
• OneNoteなどは議事録不要、会議のスリム化をサポート！
同時編集で議事録すら全員で合意形成しながら進められる
会議参加者全員で課題等を列挙する時に自動記録されるので便利！

8. ３．ファイルのバージョン管理
• SharePoint OnlineとOneDrive for Businessは
設定でファイルごとのバージョン管理が簡単に実現！
• 同時編集時のリスクである重要データの書き換えなども簡単リカバリ！
• 自分がうっかりファイル削除しても
オンラインゴミ箱にデータは残ってるのでサルベージできる
• ファイル名でバージョン管理とか複数ファイル保持はよほどのことが無い限り不要
• 今時ローカルでファイル作業をするメリットの方が少ない！

9. ４．端末移管の迅速さ
• 業務などで使うデータ回りはクラウドで解決できる！
• Exchange OnlineでメールデータはどこでもOK
• ワークフォルダなどはSharePoint Online/OneDriveに代替する事で即実現可能
• 端末故障、出張時も身軽に出先の端末を借りる等で実務に復帰できます
ネットワークにさえつながればセキュアにやりとりできます
• 端末移管の手間として残るのは各アプリの再インストール程度

10. ５． OneDriveを使ったファイル添付
• OneDrive上にアップロードしたファイルは
メール添付で権限を絞って送付できる！
• 今時メール暗号化とか古いっすよｗ
とか言えちゃいます。
• カンタンでも効果絶大！

11. 必見！Office 365管理者が
知っておきたい
運用のポイント ベスト5

12. １．一括編集のPowerShellスクリプトの事前準備
• ユーザーアカウント管理、ユーザーのライセンス管理、特定ユーザーの
機能拡張管理等の一括編集にはPowerShellスクリプトがおススメ！
• 少数ユーザーの場合はGUIでサクサク設定
• 10名以上ならCSVを用意してのPowerShellスクリプトの一括編集が断然お
得！
• PowerShellはテンプレ化してドキュメント保存すれば権限ある人たちだけで実
現可能

13. ２．本当に必要なカスタマイズや追加アプリの
インストールの吟味
• IT企業程カスタマイズや追加でアプリ作ってとなりがちだけど、
費用対効果、実際にみんなが運用で利用するのか等を
検討して着手がベター
• SharePointのリストとかありものを的確に有効活用した上で
足りないものを追加していくようにするのも大事

14. ３．新機能をいかにかみ砕いて伝えるか
•あくまで持論かつ極論！
• どうせ機能制限しなくても、日々の業務忙しい人は新機能なんて触れない
• 興味ある人はほっといても触り活用し始める
• 問い合わせなんてほぼほぼ来ない
※GUIの変更を除く

15. ４．問い合わせ対応のスキーム化
•普通の話ですが
導入展開した場所からの個別対応か窓口化か規模間で検討！
• ルール無しだけはNG！
• 管理担当人員は一人ではなく最低二人
MSへのサービスリクエスト対応者もある程度広げても
良さそう（言うても10人以下）

16. ５．ユーザー情報（組織情報）の
無理の無い更新スキーム
• ActiveDirectory構築していても、
ActiveDirectoryの情報を更新しなければ
Office 365上のデータも古くなる！
ActiveDirectory等の社内環境の運用も忘れずに！
※ISMS（ISO27001）等を取得してると情報修正にも帳票必要だったり…

17. まとめ

18. まとめ～運用のポイント～
• 利用者観点
• スマホ、タブレット向けアプリ
• 複数人同時編集による共同作業の実現
• ファイルのバージョン管理
• 端末移管の迅速さ
• OneDriveを使ったファイル添付
• 管理者観点
• 一括適応系のPowerShellスクリプトの事前準備
• 本当に必要なカスタマイズや追加アプリの
インストールの吟味
• 新機能をいかにかみ砕いて伝えるか
（新機能の制御は本当に必要か？）
• 問い合わせ対応のスキーム化
• ユーザー情報（組織情報）の無理の無い
更新スキーム

19. 何より覚えて帰っていただきたい事
•目的と手段を間違えない！
•Office 365はあくまでツール
•重要なのはツールを使って
何を実現するか！