1. Критерии выбора системы
электронного документооборота

2. Содержание
Из презентации Вы узнаете:
 Каковы цели внедрения СЭД?
 Как правильно выбрать СЭД?
 Какие критерии являются наиболее важными при
выборе СЭД?

3. О проекте внедрения СЭД

4. Предпосылки проекта внедрения СЭД
ИТ-директор:
•Разнородные системы
–как их связать?
Делопроизводитель: •Сложная поддержка
•Документы теряются •Пользователей нужно
•Сложный поиск постоянно учить
•Долго готовим
документы
•Тяжело
контролировать
Сотрудники:
•Что от нас хотят?
•Мы и так перегружены!
•Как согласовать
договор с
Владивостоком?
Генеральный
директор:
•Не вижу картину в
целом
•Процессы не
оптимальны
•Много лишней работы
•Нет контроля

5. Цели проекта внедрения СЭД
ИТ-директор:
•Хочу сквозные
Генеральный процессы через все
директор: системы
•Хочу чтобы процессы •Хочу простую
проходили оптимально настройку и поддержку
•Хочу чтобы мои
поручения исполнялись
в срок!
Сотрудники:
•Мы должны знать все
свои задачи и их сроки
•Документы должны
быть «под рукой»
•На согласование
Делопроизводитель:
должны уходить часы, а
•Должны быть шаблоны
не месяцы
для подготовки
документов
•Быстрый поиск
•Готовые отчеты для
контроля

6. Как достигнуть
поставленных целей?

7. Основные задачи проекта
Наиболее распространенными задачами в проектах внедрения
СЭД являются:
организация электронного автоматизация функций
архива документов контроля исполнения
организации
автоматизация процессов
обработки документов

8. Основные автоматизируемые процессы
• входящая документация
• исходящая документация
• приказы/распоряжения
• служебные записки
• заявки
• договоры и др.

9. Дополнительные задачи проекта
• обращения граждан (для Государственных органов);
• кредитные заявки (для банков);
• подготовка и проведение совещаний (для
организаций с частой практикой проведения
совещаний/комитетов/комиссий);
• управление нормативной документацией (для
организацией сертифицированных по ISO 9001);
• и др.

10. Как выбрать СЭД?

11. Рынок СЭД
• кол-во систем на рынке ~ 70
• кол-во организаций, внедряющих СЭД – на порядок больше
• функции у систем очень похожи
• в таком многообразии выбрать оптимальный вариант сложно

12. Критерии выбора
• соответствие функциональным требованиям;
• наличие готовых решений по автоматизации поставленных
задач (готовые модули);
• используемые технологии (Open-source или Microsoft, Oracle,
IBM);
• дружественность интерфейса;
• опыт внедренца и методика внедрения;
• возможности развития системы (развитие вендором и
самостоятельное развитие);
• стоимость;
• итоговое соотношение цена/качество.

13. Функциональные требования
и готовые модули
• Важно выбирать не по принципу «Больше модулей – лучше», а
по принципу «Есть нужные нам модули», это позволит не
переплачивать за избыточную функциональность;
• При выборе системы нужно составить список функциональных
требований к системе и включить туда только требуемые
функции (Пример, если вы никогда не собираетесь
шифровать данные в системе, не нужно это требование
включать «на всякий случай» – это может повысить
стоимость предложений или отбросить хорошие решения,
которые в остальном подходят);
• Ориентируйтесь на общую идеологию системы и какую
работу она предполагает (поддержка бумажного
делопроизводства или работы всех сотрудников в системе) и к
какой работе готова ваша компания.

14. Используемые технологии и архитектура
Важно определить:
• текущие принятые технологии;
• желаемые технологии;
• компетенции сотрудников;
• ограничения бюджета.
Отсюда будет ясно:
• какая СУБД должна быть (Oracle, MS SQL или бесплатная,
например, Postgre SQL);
• какая ОС должна быть на сервере (Windows, Linux или что-то
другое);
• какая ОС должна быть на компьютерах пользователей
(Windows или разные варианты);
• толстый или тонкий клиент должен быть у системы;
• с помощью каких технологий можно
настраивать/администрировать/дорабатывать систему.

15. Дружественный интерфейс
Ключевые факторы:
• эмоциональный – нравится/не нравится;
• хорошо проработано usability и все действия интуитивно
понятны или нет;
• web-ориентированный или не важно;
• современный или не важно.

16. Опыт внедренца
Ключевые вопросы:
• кто будет внедрять разработчик или партнер? (не все
партнеры обладают достаточной компетенцией);
• где территориально находится офис компании-внедренца ?
(иногда нужно постоянное присутствие на объекте)
• сколько лет/проектов опыта у внедренца;
• какая компетенция именно в проектах по СЭД? (обязательно
нужно знание специфики);
• какова методика внедрения? (классический проект или
современные гибкие технологии);
• в каких еще смежных решениях у
внедренца есть компетенции?
(ITIL, финансы, закупки и др.)

17. Возможности развития системы
• Что можно реализовывать с помощью настроек?
• Что может настраиваться/дорабатываться на этапе технической
поддержки и предоставляется ли она?
• Какие способы интеграции предусмотрены (API, web-сервисы,
скрипты)?
• Если нужно дорабатывать систему собственными силами –
может ли разработчик передать исходные коды? (мало кто
может)

18. Стоимость
• Стоимость пользовательских лицензий (важно определить
есть ли конкурентные, при наличие которых закупка обычно
выгоднее);
• Стоимость лицензий на дополнительные модули (иногда могут
лицензироваться по-пользовательски, что не очень хорошо,
так как фактически увеличивает стоимость
пользовательской лицензии);
• Дополнительные выплаты (например, может потребоваться
ежегодно платить за техническую поддержку лицензий, что
дополнительных выгод не приносит, а затрат требует);
• Стоимость настроек;
• Стоимость доработок;
• Стоимость технической поддержки;
• Есть ли безлимитная лицензия.

19. Итоговое соотношение цена/качество.
Пример выбора системы
70 систем
СУБД Oracle, архитектура
любая платформа 30
Канцелярия
+ процессы
функции 25
от 1 до 5
млн.
цена 20
современный,
только web
интерфейс 10
нужны исходные развитие 3
коды
хороший опыт опыт
внедрения 1

20. Дальнейшие шаги для
выбора системы

21. С чего начать?
• Изучить более подробное описание Naumen DMS на сайте
http://www.naumen.ru/products/dms
• Ознакомиться с демонстрационной версией системы
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?
call_to_action=2
• Заказать проведение презентации у Вас или у нас в офисе в
Москве или Екатеринбурге или заказать удаленную презентацию
через Интернет
http://www.naumen.ru/products/dms/pages/about_product/form?
call_to_action=3

22. Для определения стоимости проекта
• Составить требования к системе и выслать их нам на
sales@naumen.ru или связаться по телефону +7 (495) 783-02-87
• Желательно предварительно заполнить анкету для оценки
стоимости проекта
Äîêóìåíò
Microsoft Office Word 97 - 2003
• Прежде всего Вам нужно определиться с:
• количеством пользователей;
• перечнем автоматизируемых процессов;
• желаемыми сроками и бюджетом проекта.

23. Дальнейшие шаги
После утверждения коммерческого предложения заключается
договор и дальше:
• базовое внедрение по основным делопроизводственным
процессам (входящие, исходящие, ОРД и служебные записки)
можно получить уже через 1-1,5 месяца;
• в проектах с доработками прорабатывается план проекта,
который разбивается на этапы, чтобы также позволить начать
работать с системой уже после первого этапа.

24. Вы получите решение
своих задач, если просто
обратитесь к нам:
+7 (495) 783-02-87
+7 (343) 378-42-87
www.naumen.ru
sales@naumen.ru