Det eviga dilemma som företagen ställs när man skall besluta om införande av ett nytt affärssystem så är det om man skall köpa ett “standard system” eller om man skall utveckla ett “eget” från scratch? Vilka är utmaningar för respektive typ?

1. 1
Affärssystem: Eget utvecklat eller Standard System?
1) Översikt
Det eviga dilemma som företagen ställs när man skall besluta om införande av ett nytt affärssystem så är det om man skall köpa ett “standard system” eller om man skall utveckla ett “eget” från scratch? Vilka är utmaningar för respektive typ? För varje alternativ så finns det både fördelar och nackdelar och man kan inte peka ut ett absolut svar men genom att förstå skillnaderna och egenskaperna kan man hantera riskerna och osäkerhet kring detta ämnet.
Dessutom så har skillnaderna mellan att bygga eget och köpa standard varit en gråzon.
Eget utvecklat har byggts genom att implementera och integrera standard komponenter och standard system behöver både konfiguration, programmering och integration.
2) Definition
Affärssystem (eng. Enterprise Resource Planning, ERP) definieras som förmågan att leverera en integrerad svit av affärssystem. ERP-verktyg har en gemensam process och datamodell, som omfattar operativa end-to-end-processer, såsom de som finns inom finans, HR, distribution, tillverkning, service och leveranskedjan.
Det har sitt ursprung i lagerhanteringssystem (eng. Inventory Control, IC) och system för resursplanering (eng. Material Requirements Planning, MRP och Manufacturing Resource Planning, MRPII) och har därefter utökats till att inkludera andra funktioner som exempelvis inköp och redovisning. ERP-applikationer automatiserar och stödjer en rad administrativa och operativa affärsprocesser över flera branscher, kundinriktade, administrativa och förvaltningsaspekter för ett företag.

2. 2
Investeringar i verksamhetskritiska affärssystem är ett område som hållits uppe relativt väl under nedgången. Företagen fortsätter att spendera pengar på att uppgradera och förbättra sina affärssystem och, relativt sett, fler organisationer investerar i sina affärssystem än i nästan alla andra teknikområde.
(Gartner: “Overall market growth of just 2.2% and the top ten vendors owning 64% of the worldwide ERP market for further consolidation of the industry.”)
Man kan påpeka affärsnytta inom fyra områden:
 IT kostnadsbesparingar
 Affärsprocesseffektivitet
 Process standardisering
 Katalysator för innovation inom företagen.
Fig 1. Market Share Analysis: ERP Software Worldwide

3. 3
5) Skillnader - Eget utvecklat vs. Standard System Låt oss göra en jämförelse genom att titta på skillnader i följande fyra huvudområden:
 Fokus
 TCO (Total Cost of Ownership)
 Utveckling
 Test

4. 4
5.1 Fokus
 Eget utvecklat
 Kontroll över funktionalitet och ger en fördjupad kunskap om hur systemet fungerar och hur det samverkar med andra verksamhets- områden
 Användargränssnitt
 Företaget använder sina egna medarbetare för att utveckla eller implementera som passar de särskilda kraven hos företaget
 En unik lösning som kan ge konkurrensfördel
 Standard system
 Snabb deployment. Långsiktighet för arkitektur, teknologi, integration
 Standardisering, anpassing till branschens “best-practices”
 Organisationer uppmanas att ändra sina processer för att överensstämma med system funktionalitet. Men en av huvudbudskap är att man skall förändra/förbättra sina processer genom införandet av ett standard system
 Majoritet av krav täcks med out-of-the box funktionalitet
5.2 TCO (Total Cost of Ownership) TCO omfattar inte bara kostnaden för förvärvet, konfiguration och anpassning, men också den kontinuerliga supporten, underhåll, utveckling och test av systemet.
 Eget utvecklat
 Vanligtvis en lägre initial kostnad
 Investeringar i uppdateringar och förbättringar kontrollerade 100%
 Fortsatt tillgänglighet av utvecklingsresurser, antingen internt eller via partners, för att reagera på förändrade krav.
 Hög utveckling och underhållskostnaderför att kontinuerligt möta verksamhetskraven
 Dyrare att byta till nyare teknik.
 Standard system
 Högre initial kostnad
 Kräver fortsatt tillgänglighet av resurser för att testa, validera, integrera, och stödja nya releaser från leverantören och förändrade krav.
 Långsiktiga kostnaderna för komplexiteten i form av utbildning, integration, konfiguration, underhåll, support
 Lättare att förändra när verksamhet växer eller ändrar sina krav

5. 5
5.3 Utveckling
 Eget utvecklat
 Man äger produkten, koden
 Kodning är huvud aktivitet
 Workflow är kodad från scratch
 Omedelbara fixar, förbättringar
 Svårighet i att stödja nya teknikplattformar långsiktigt
 Standard system
 Relativt snabb deployment, korrigeringar och förbättringar levereras regelbundet
 Utveckling är kärnkompetens av leverantören
 Konfiguration av systemet, kodning är endast för förbättringar
 Workflow är där, konfigurerad med steps, agents, events
 Standards baserade på industri, legala krav, ISO etc.

6. 6
5.4 Test Forskning visar att i ERP implementeringar, upptar testning nästan 50% av den totala budgeten. Man måste tänka på att:
 De är ofta kopplade till befintliga legacy system och integreras med andra applikationer
 System som tillämpas på flera platser behöver anpassas till lokala behov
 Innebär ofta migrering av data mellan system
 Affärssystem ska regelbundet ändras för att möta förändrade regelverk/krav
 De kräver frekventa uppgraderingar eller förbättringar med förändringar i tekniklandskapet
 Eget utvecklat
 Fokus på test är:
 Unit testing (kod kvalité) Minsta testbara delar av ett program, granskning för korrekt funktion. Enhetstestning är ofta automatiserad men det kan också ske manuellt.
 Whitebox testing (coverage) Säkerställa och validera ramverk, mekanismer, objekt och komponenter i ett program. White-box testning verifierar kod enligt designspecifikationer och hittar programsårbarheter.
 Exploratory testing (exception) Utforskande testning är "en typ av testning av programvara som betonar det personliga frihet och ansvar för den enskilde testaren att kontinuerligt optimera kvaliteten arbete genom att behandla lärande, testdesign, testexekvering och tolkning av testresultat som ömsesidigt stödjande aktiviteter som löper parallellt genom hela projektet.
 Standard system
 Behov av god datakvalitet – testing kräver affärsprocessexperter
 Uppdateringar från leverantören måste tillämpas
 Fokus på test är:
 Funktionstest Funktionell testning är normalt den första testfasen, som är inriktad mot programmets funktioner, snarare än till integration. Detta är den lägsta nivån av tester där program eller transaktions testas och utvärderas efter fel.
 Integration Test Testa Integrationer genom utförandet av fördefinierade affärs flöden, eller scenario. Dessa affärsflöden, med hjälp av migrerat data från de tidigare befintliga systemen, kommer att utföras i ett mångfacetterat datormiljö innefattande tredje part, systemgränssnitt och olika hårdvara och mjukvara.

7. 7
 Regressionstestning
Selektiv testing av system som har ändrats för att säkerställa att fel har rättats och att inga andra tidigare funktioner har påverkats. Regression tester bekräftar också att nyligen modifierat del av systemet fortfarande uppfyller de angivna kraven och att omodifierade delen av systemet har inte påverkats.
 Authorization Testing Testning är utformat för att säkerställa att säkerhets profiler har skapats för specifikationen av den rollen och för att se till att profilerna är lämpliga för de affärsprocesser som levereras.
 Performance Test Testerna utfördes för att utvärdera systemet med angivna prestandakrav. Prestandatester mäter svarstiden för viktiga affärsprocesser och transaktioner. Detta utförs typiskt med användning av ett automatiserat verktyg som Load Runner, Win Runner etc för att simulera stort antal användare och omfattande data.

8. 8
6) Beslutsprocess
Man kan konstatera att för att besluta/bestämma rätt tillvägagångssätt är en komplex process. Måste först förstå specifika affärsprocesser och ta hänsyn till strategiska mål, externa partners och nödvändig arkitektur och teknologier som alla skall definierats/validerats grundligt.
 Och kom ihåg: Verksamheten först, Teknik sist 
Web: www.nikilabs.com - Mail: alex.mourelatos@nikilabs.com - Tel: +46-(0) 708 90 32 99