Konkreta tips om hantering av sociala medier

1. Riskhantering och sociala media
Risker som är förknippade med sociala medier är inget nytt ämne, men sättet vi förhåller oss till dess
risker är inte alltid klarlagt. Med sociala mediers ständigt ökande popularitet måste alla
organisationer förbereda sig för de risker som kommer tillsammans med de möjligheter som sociala
medier ger. I korthet gäller det att:
• se till att alla känner till reglerna och vad som är tillåtet
• skydda sitt varumärke
• diskutera om konsekvenserna för kränkningar.
Att ha tydliga och kommunicerade regler är avgörande för att minska sannolikheten för skador som
orsakas av sociala medier. När detta väl är på plats, måste du bestämma vilken roll att du vill sociala
medier skall spela, det vill säga ta fram en strategi för hur du vill använda kanalerna. Många
organisationer använder Facebook och Twitter i marknadsföringssyfte, men många använder dem
också för att:
• hålla kommunikationen med anställda
• gemensamt lärande
• ett transparent ledarskap.
Det går dock inte att implementera tillräckligt med kontroller och avvägningar för att garantera att
det inte blir några risker. Ett bättre sätt är att låta de anställda veta konsekvenserna i förväg.
Som med all riskhantering är det nödvändigt att hålla sig uppdaterad kring sociala medier och
ständigt uppdatera regelverket. Sociala medier utvecklas ständigt och det måste också vårt
förhållningsätt också göra. Utse någon inom organisationen som är kontaktperson för sociala
medier. Då har de anställda alltid någon att vända sig till med frågor eller funderingar kring sociala
medier.
Se till att styra dina kommunikationer med öppenhet, insyn och ansvar. Ta ansvar för vad du delar
med omvärlden. Sträva alltid efter ett gott omdöme och sunt förnuft.
Här följer några enkla regler:
Var respektfull
Visa respekt när du skriver inlägg.
Det handlar om gemenskapen
Mycket av vår online kommunikation fokuserar på uppbyggnad och underhåll av gemenskap. Vi
bidrar ofta till miljöer av stöd där professionalism och öppenhet är viktig. När du delar, ansluter och
samarbetar, håll vikten av gemenskap i åtanke. Det kan ibland vara lämpligt att ifrågasätta en idé
eller åsikt av intresse för lärande och engagemang, men gör alltid detta med respekt och ett positivt
mål i sikte.
Tänk på din målgrupp
Kom alltid ihåg vem du adresserar och vem du delar med.

2. Tillföra ett värde
Sociala medier och online-kommunikation ger oss stora möjligheter att skapa värde för vår
omgivning. Kom alltid ihåg att lyssna, vara lyhörda, hjälpsam och tillgänglig.
Berätta inte hemligheter
Allt du lägger ut på nätet är i princip tillgängligt för alla. Du är ansvarig för vad du lägger ut. Sunt
förnuft borde vara en självklarhet på jobbet, det är helt OK att prata om ditt arbete och ha en dialog
med samhället, men det är inte okej att publicera känslig information.
Kvalitetsfrågor
Använd en stavningskontroll. Du behöver inte vara en stor eller ens en bra författare att lyckas med
detta, men du måste göra ett försök att vara tydlig, komplett och koncis. Det går alltid att förkorta
ett inlägg, uttryck dig så sakligt som möjligt.
Skriv inte anonymt
Om du kommenterar offentligt så skall det framgå att du representerar din organisation.
Skriv vad du vet
Det bästa sättet att bli intressant, att hålla sig borta från problem och att skriva om vad du vet.
Spekulera aldrig.
Pressfrågor
Inlägg i sociala medier kan intressera media. Kontakta alltid pressansvarig om media hör av sig kring
dina inlägg.
Tänk om konsekvenserna
Allt du skriver i sociala medier kan vändas emot din organisation, avstå att publicera information som
kan misskreditera.
Svara på kritik
Först måste du avgöra om en kommentar är värt att svara på. Om författaren som ger kritiken om
er, återspeglar en genuin svaghet eller fråga, kan det vara nödvändigt att svara. I händelse av att en
kommentar görs, som är för vag för att till fullo svara på, men som du känner kan motivera ett svar,
svara och välkomna författaren att kontakta organisationen för att diskutera sina problem.
Andra människors information
Innan du lägger upp någon annans material, kolla med ägaren om tillstånd att göra detta.
Affärsetik
Håll dig borta från finansiella frågor och förutsägelser om framtida resultat.
Att kommunicera i en krissituation
Medan sociala medier ger oss stora möjligheter att erbjuda aktuell och relevant innehåll till en global
publik, avstå från att kommunicera på nätet i någon krissituation som direkt eller indirekt innebär
sakfrågor i din organisation. Sådan kommunikation bör förvaltas av jurister och/eller
kommunikationsansvariga

3. Inga kommentarer
Kommentera inte om arbetsrättsliga ärenden om du inte är officiell talesman för ärendet, och har
den juridiska och ledningens godkännande att göra det.
Tidstjuv
Se till att online-aktiviteter inte stör arbetet eller åtagandet till kunderna.
Med dessa enkla och ganska självklara regler som alla anställda bör känna till så minimerar du risken
att nya sätt att kommunicera blir en källa till problem.