1. DESCRIPCION ARCHIVISTICA
SISTEMAS INTEGRADOS
NORA E. GRAJALES

2. TABLA DE CONTENIDO
A-DESCRIPCION DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
B-CUADRO COMPARATIVO (SISTEMAS INTEGRADOS
C-LA NORMA ISO 5964 COMPARACION CON LAS
NORMAS ISAAD G-ISAAG CPF
D-DESCRIPCION DE LA COLECCIÓN DE PINTURAS
E-EVALUACION DE LA BASE DE DATOS
F-DESCRIPCION DE MAPAS
G-DIGITALIZACION EN EL TRIBUNAL ELECTORAL

3. DESCRIPCION DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Área de Identificación
Código de referencia : PA-AGUP-ACFH-DSA
Titulo: Secretaria Administrativa
Fecha: 2010
Nivel de descripción: Fondos
Volumen y soporte: Un gabinete de 4 contenedores
Área de Contexto
Nombre del Productor: Secretaría administrativa de la
Facultad de Humanidades

4. A-DESCRIPCION DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Historia Institucional:Creada mediante Resolución N 1
de Consejo Académico, emitida en Reunión 2-85 de 8 de
enero de 1985, mediante la cual se divide la Facultad de
Filosofía, Letras y Educación
Historia Archivística: La documentación que se encuentra
en este archivo es de gestión creada y recibida de acuerdo
a sus funciones
:Área de Contenido
Alcance y Contenido: La documentación que se maneja
cartas de contabilidad, memorándum, circulares,
reclamos, solicitudes de pedidos, cotizaciones etc. En
soporte papel
Organización: Clasificación funcional-cronologica

5. SECRETARIA ADMINISTRATIVA
Condicione es de acceso y utilización
Condiciones de acceso: Acceso restringido por ser
confidencial
Lengua/escritura: La documentación toda en español
Área de Notas
Notas; Toda la documentación se encuentra en
perfecto estado
Área de Control de la Descripción
Nota del Archivero: Nora E Grajales
Reglas o normas: ISAD (G)
Fecha de la descripción: 2011-11-24

6. B-SISTEMAS INTEGRADOS
NOMBRE SEDE DEPOSITO SERVICIOS PRODUCTOS
Evolusoft Panama Suiza, reino Scanner, Documanage
Panama Unido. México, Indizacion,ase E-volusoft
Perú soria -Secure-
archives
-Plataforma
De Oper
Albala -Baratz España Baratz Gestión La 1ra en
Panamá Documental, usar so soft
DistribuidoresCatalogación on line
Retrospectiva,
Oficiales en
Consultoría,
Europa y Soporte
latinoameric Técnico,
a

7. SISTEMAS INTEGRADOS
NOMBRE SEDE DEPOSITOS SERVICIOS PRODUCTOS
ARCHIVO 3,000 Cartagena España, OdiloA3W. OdiloDD.
ODILO TID ,España Gestione su Conserve la
Madrid,
archivo de la documentación
México
forma más electrónica y los
eficiente.Con metadatos de
OdiloA3W todos toda su
los procesos organización.
archivísticos Con Odilo
Depósito Digital

8. C-NORMA ISO 5964
ISAD (g) ISAAR CPF ISO 5964
LENGUA Y ESCRITURAS DE LENGUA Y ESCRITURAS, DDOCUMENTACION-
LOS DOCUMENTOS REGISTRO DE AUTORIDAD
DIRECTRISIS PARA EL
DE ARCHIVO RELATIVO A
OBJETIVO: IDENTIFICAR INSTITUCIONES, DE ESTABLECIMIENTO Y
LAS LENGUAS Y PERSONAS O FAMILIA. DESARROLLO DE UN
ESCRITURAS Y SISTEMAS TESAURO
DE SIMBOLOS UTILIZADOS OBJETIVOS INDICAR LAS
EN LA UNIDAD DE LENGUAS Y/O ESCRITURAS . REGLAS OFRECIDAS EN
DESCRIPCION. UTILIZADAS EN LA ESTA NORMA DEBEN
ELABORACION DEL UTILIZARSE EN CONJUNTO
REGLA: CONSIGNAR LA REGISTRO DE AUTORIDAD. CON LA NORMA ISO 2788
LENGUA Y ESCRITURAS DE REGLA: REGISTRAR LAS (GUÍA PARA EL
LOS DOCUMENTOS QUE LENGUAS Y ESCRITURAS ESTABLECIMIENTO Y
FORMAN LA UNIDAD DE DEL REGISTRO DE DESARROLLO DE
DESCRIPCION. AUTORIDAD DE ARCHIVOS. TESAUROS
ESPECIFICAR CUALQUIER MONOLINGÜES), PUES LA
TIPO DE ALFABETO, MAYORÍA DE LOS
ESCRITURA, SISTEMA DE MÉTODOS Y
SIMBOLOS O RECOMENDACIONES
ABREVIATURAS CONSIDERADAS EN ÉSTA
ULITIZADAS. SON IGUALMENTE

9. EJEMPLO DE LA NORMA 5964
La norma ISO 5964 busca la homogeneidad entre los manuales
y resolver los problemas que puedan surgir a partir de más de
dos lenguajes.
-Cuando las lenguas tienen el mismos status, cada término
preferente en unas de las lenguas tiene que corresponder a un
término preferente en cada unas de las otras.
Ejemplos:
Alemán Español Ingles
TELEFON TELEFONO TELEPHONE
BF fersprecher
Bs FERSPRECHER
BS Telefon

10. LA NORMA 5964
La presente norma se considera como un paso
fundamental en el perfeccionamiento de la
recuperación de la información y el logro de la
compatibilidad entre los tesauros producidos por
instituciones que indizan con términos seleccionados
a partir de más de dos lenguajes naturales (idiomas).
Su contenido abarca los problemas multilingües que
pueden surgir durante la creación de un tesauro
convencional.

11. D-DESCRIPCION DE LAS
PINTURAS
ISAD (G) ISAAR CPF
A-AREA DE A. CÓDIGO DE
IDENTIFICACION IDENTIFICACIÓN
1-Signatura/código de deferencia 1-Codigo de países: Pa
2-Titulo: Paz de marzo y Abril 2Tipo de Encabezado autorizado-
(cuadro No.1) persona
3-Fecha:2011-2010 3- Entrada autorizada- Olivella,
José M.
-
4-Nivel de descripción: Pinturas
5-Volumen y soporte: Dim.36x40
mixta

12. B.Area de contexto -Fecha y lugares de existencia:
6-Nombre del productor Nace en Barcelona, España en
Olivella, José María 1943.
7-historiaBibliografica: José
maría olivella nació en 5-lugar y área geográfica de
Barcelona, España Residencia: Desde 1967 vive en
, en 1943 Joyero de profesión, panamá
llega a Panamá en 1967. 6-Nacionalidad: Española
Su pasión por la pintura lo lleva
a tomar el pincel hace más de 20 7-Ocupaciones desempeñadas:
años. Su primera profesión fue la
Con 4 exposiciones y 32 joyería, abandona esta por su
colectivas. interés en la pintura hace más
de 20 años.

13. DESCRIPCION DE LA COLECCIÓN
8-Historia archivística: Los
cuadros se
Encuentran bajo la custodia del
Inst. Cultural GSI para la
exposición 09-22
C-Area de contenido y
estructura
9-Alcance y contenido. Una
pintura que se aprecia un
Paisaje: cielo azul. Arboles con
troncos rojos y sus Hojas no son
verde sino terracota y un lago
profundo.
0.

14. CONTINUACION
D-Área de condiciones y 8-Nota del archivero:
acceso Descripción realizada por Nora
E. Grajales, Escuela de
Archivología
10-Condiciones y acceso:
Libre al público.
E Área de control de la
descripción:
11-Nota del Archivero: 9-Reglas y normas: el manual de
Descripción realizada por Nora descripción ISAAR (CPF)
E. Grajales, Escuela de edición 2004
Archivología
Fecha: 2011-11-24 Fecha: 2011-11-24

15. E-EVALUACION DE LA BASE DE DATO
VISUAL FOX-PRO
MISION DE LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DE LA UNIVERSIDAD DE PANAMA:
Es la unidad responsable de la gestión institucional
de los recursos con valores éticos y pensamiento
innovador
VISION Ser una dirección nacional líder en la gestión
de los recursos humanos con una cultura
organizacional reconocida a nivel nacional

16. EVALUACION DE LA BASE DE DATOS
NOMBRE DEL PROYECTO: Organización de los
documentos de archivo de la dirección de recursos
humanos. j 2
OBJETIVOS: Permitir al área de recursos humanos
automatizar los procesos y lograr una mejor
administración de los mismo
PROPOSITO DE LA EVALUACION
Determinar las características mínimas a considerar
para el desarrollo del nuevo sistema de recursos
humanos y control de acceso.

17. DEPARTAMENTO QUE
CAPTURA LOS DATOS

18. BASE DE DATOSVISUAL FOX
PRO
BASE DE DATOS Programas que permiten
manipular grandes cantidades de información, son
utilizados para administrar los sistemas de
información de las empresas como control de
inventario, facturación, control escolar, recursos
humanos, etc. Por ejemplo: SQL, Access, Visual
FoxPro son programas manejadores de bases de
datos.

19. BASE DE DATOS VISUAL
EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS2, LA BASE DE
DATOS PUEDE OBTENER Y ALMACENAR DATOS DE
DIFERENTES ESTRATOS O NIVELES
DATOS PERSONALES DE CADA EMPLEADO, QUE
CONFORMAN UN REGISTRO DE PERSONAL.
DATOS DE LOS OCUPANTES DE CADA CARGO,
DATOS DE LOS EMPLEADOS DE CADA SECCIÓN,
DEPARTAMENTO O DIVISIÓN
DATOS DE LOS SALARIOS E INCENTIVOS SALÁRIALES,
QUE CONSTITUYEN UN REGISTRO DE REMUNERACIÓN
DATOS DE LOS BENEFICIOS Y SERVICIOS SOCIALES,

20. LA DIGITALIZACION EN EL
TRIBUNAL ELECTORAL
Nombre Del Departamento: digitalización
Persona Responsable: Lic. María Tejada
Fecha: Del 25 de oct. Al 15 de nov.2011
Objetivos:
Identificar las tres estaciones que se encargan de la
digitalización de las actas resientes y las actas
históricas
Digitalización de actas resientes: Nacimientos,
matrimonios, bautizos, defunción-

21. DIGITALIZACION EN EL
TRIBUNAL ELECTORAL
Nombre del software: SCAN MANAGER (documentos
resientes)
Nombre del software: Unisys e-workflow & image
(actas históricas)
Para el scanner de la documentación: Los
documentos,se,entregan al digitalizador en lotes
llamados libros organizados
Configurar el scanner:
Resolucion: 200x200
Tipo de scanner: Lado frontal ADF (Una cara

22. DIGITALIZACION
Si el documentos tiene dos cara: Dúplex
Tamaño del papel: 8 ½ x 14Tipo oficio
Activar la imagen: Solo en blanco y negro
Brillo: 224 ( cuando esta nítida
Manejador de twain. En esta etapa se empieza a
escannear (se tiene que revisar la documentación que
este en orden y no tenga hojas dobladas.
Quality check: se eliminan bordes negros
Deskew: enderezan las hojas

23. ACTA DE NACIMIENTO

24. INDIZACION