La presentazione della logica e dei principali requisiti della norma sui sistemi di gestione sostenibile degli eventi. Slide Slide presentate da Stefano Bonetto - Presidente Commissione “Servizi” UNI - al seminario "Progettare, realizzare e comunicare eventi sostenibili secondo la norma UNI ISO 20121", Milano 31 marzo 2014

1. I sistemi di gestione sostenibile
degli eventi: guida ai requisiti
di Stefano Bonetto
Presidente Commissione «Servizi» UNI
Auditor per la ISO 20121

2. Obiettivi
Conoscere, con un approccio semplice, la ISO 20121 per
verificare come può essere applicata, in particolare per gli
aspetti di natura contrattuale e quindi di qualifica di un
fornitore o addirittura per la certificazione.
È un vero strumento di quality (green) marketing.

3. Cosa dobbiamo conoscere
1. Scopo della norma, in particolare: requisiti, guida e suo
focus, ossia il sistema
2. Universo di riferimento: norma tecnica, con il concetto di
presunzione ed attestazione di conformità
3. Concetti collegati
Note:
• È tosta: molti requisiti, scritta bene, buone radici (BS 8901)
• Ottima terminologia e ben autoportante

4. Il sistema di gestione
3. Processi
determinanti
(devono essere
gestiti, servono
procedure)
1
Organizzazione
2
Obiettivi

5. Concetti «inclusi»
1. Sistema di gestione con i suoi «riferimenti»: PDCA e
miglioramento continuo
2. Tre dimensioni: ambientale, sociale ed economica (6.1.2
where applicable)
3. Sostenibilità: concetto relativo e ciclo di vita o
management

6. Contesto
• È prima di tutto una norma ISO, alla sua prima edizione
pubblicata nel giugno 2012, per cui recente, ma ha radici
profonde nella BS 8901 (due edizioni e molte certificazioni).
• Adottata come norma UNI e tradotta in italiano, quindi
pienamente applicabile come riferimento normativo anche
a livello nazionale.
• Si presenta come buona pratica e strumento di riduzione
del rischio (inclusi i reati), presunzione di conformità
(inclusi arbitrati), riferimento contrattuale.

7. Ultimi aspetti
La norma internazionale presenta tutte le caratteristiche
tipiche delle “buone pratiche” ISO: comprende, infatti, l’intera
catena di fornitura, è integrabile con le altre norme gestionali
come la ISO 14001 (aspetto molto utile e che rende
accettabile l’abbandono del concetto di requisiti sul prodotto e
servizio) e definisce le regole di attestazione della conformità.
Molto utile anche l’appendice che fa un forte e continuo
riferimento alla ISO 26000, sulla responsabilità sociale di
impresa.

8. Un dettaglio tecnico importante
Un evento non è sostenibile in assoluto, lo è sempre in modo
relativo rispetto allo stesso evento gestito in modo diverso, ad
un evento simile o ad ipotesi alternative per lo stesso evento.
Due o più eventi saranno quindi confrontabili, ma mai identici (in
termini di obiettivi, risultati ed impatti); sarà quindi il decisore a
scegliere quello più coerente con i propri «valori».
Ottimizzare significa ridurre al minimo gli aspetti negativi e
valorizzare al massimo quelli positivi. Il valore di questi aspetti
sarà anch'esso relativo al peso che sarà dato loro dai soggetti
interessati (stakeholder). Tutto questo deve essere collegato ad
una misurazione oggettiva e puntuale.

9. Gli stakeholder
Gli stakeholder (coloro che come singoli o soggetti collettivi
hanno un interesse rispetto a quello su cui stiamo ragionando)
da considerare per un evento sono normalmente: partecipanti
e visitatori, finanziatori, lavoratori, fornitori, comunità (locale o
professionale), associazioni ed enti di controllo, ambiente e
diritti della persona.

10. Le fasi di un evento
Ideazione
• progetto di
massima
• progettazione
di dettaglio
Realizzazione
• preparazione
• conduzione
Verifica
• verifiche di
chiusura
• verifiche sul
ritorno
(eredità)

11. Il modello di riferimento: requisiti
• check• act
• do• plan
Il contesto
Impegno della
direzione
Pianificazione
Procedure di
supporto
Procedure
operative
Miglioramento
Valutazione
delle
prestazioni

12. Lo scopo
• Definisce i requisiti del sistema di gestione per l’evento
sostenibile.
• Riguarda tutti i tipi di eventi o le attività collegabili agli
eventi (non ha limitazioni specifiche).
• Prevede indicazioni guida per l’applicazione dei requisiti.
• La finalità è migliorare la sostenibilità lungo tutto il ciclo di
gestione.

13. Requisiti: il contesto di riferimento
Significa capire e documentare quali sono, usando il
linguaggio economico, le “determinanti” per il raggiungimento
della sostenibilità dell’evento e del sistema di gestione che
supporta tale obiettivo; significa definire lo scopo del
sistema: per esempio, un servizio pubblico di trasporto, una
raccolta differenziata, un contratto di lavoro specifico o
l’accesso al credito, inclusa la finanza agevolata. All’interno
del contesto rientra l’analisi delle parti interessate
(stakeholder) in termini di esigenze e di rappresentatività,
attenzione al concetto di coinvolgimento.

14. Requisiti: impegno della direzione
Significa impegno formale del «top management» (attenzione
a identificarlo), non solo formale ma sostanziale, attraverso
l’inserimento nel business complessivo di politiche che
contengano obiettivi e sistemi di misurazione e
rendicontazione. Devono essere presenti, documentati e
comunicati i ruoli e le responsabilità.
Il focus è la politica e le responsabilità.

15. Requisiti: pianificazione del servizio
Come sempre la pianificazione è la parte più importante delle
norme ISO gestionali e in questo caso vengono richieste una
specifica e documentata verifica dei rischi (e opportunità) e
la definizione di uno specifico piano di azione che comprenda
l’efficacia delle contromisure per la gestione dei rischi
individuati.
Qui si parla di aspetti significativi.
Aspetto determinante per la conformità legale. È in questa
fase che abbiamo la definizione degli obiettivi e l’analisi delle
situazioni alternative con relative scelte.

16. Requisiti: procedure di supporto
Devono essere definite le risorse, in particolare quelle “hard”,
ossia quelle finanziarie e le risorse umane. Per
quest’ultime, viene data estrema importanza alle competenze
del personale coinvolto. Un requisito essenziale è quello sulla
comunicazione; la norma, infatti, richiede un’intensa attività
di informazione per l’esterno che deve essere basata sulle
esigenze delle parti interessate (prima individuate) e definita
sia in termini di contenuti sia con riferimento ai mezzi di
comunicazione da utilizzare al fine di garantire
un’informazione efficace.

17. Requisiti: procedure operative
Devono essere predisposte tutte le procedure per il controllo
delle attività determinanti per il conseguimento dei risultati
(per esempio, dopo l’evento, la pulizia o il ripristino degli spazi
o il pagamento del personale coinvolto), sia quelle svolte
direttamente sia quelle delegate a terzi (outsourcing).

18. Requisiti: valutazione delle prestazioni
Devono essere predisposti sistemi di monitoraggio e controllo
attraverso indicatori o verifiche con metodi in grado di
dimostrare la validità dei risultati; devono essere utilizzate,
inoltre, attrezzature (per esempio per la misurazione degli
accessi o dei consumi di risorse come acqua o energia) che
siano sotto controllo e tarate.
Per tutto ciò, ci si avvale del “solito” strumento del riesame
della direzione (torna il top management).

19. Requisiti: miglioramento
Devono essere gestiti i problemi, le anomalie e
le non conformità in ottica di miglioramento continuo.
Il requisito viene legato sempre alla ricerca delle cause dei
problemi al fine di evitare il ripetersi, oppure in ottica
preventiva, ma sempre con la verifica dell’efficacia delle azioni
messe in atto.

20. Conclusioni
1. Buone pratiche
2. Buon senso
3. Collaborazione

21. Riferimenti
Stefano Bonetto
Ecoconsult S.r.l. - Via Goldoni 1 – Milano – 02.54101458
www.ecoconsult.it
Società di consulenza certificata ISO 20121
Ringraziamenti
– AIVI associazione italiana valutatori ed ispettori
– QperForma
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