Instructiekaart externe auditor

1. Slides: De werkwijze in vogelvlucht
Gebruik Bijlage 12 Onderzoeksprogramma. Dit document is een nadere toelichting op dit onderzoekspro-
gramma.
SELF-ASSESSMENT VULLEN DOOR DE ORGANISATIE
Video: Hoe vul ik technisch het self-assessment in de Improvement Wizard?
HET PLANNEN VAN HET ONDERZOEK
Slides: Aan de slag als auditor [1]: De audit plannen
1. Plannen en werken volgens het onderzoeksprogramma
HET CONTROLEREN VAN DE RANDVOORWAARDEN
Slides: Aan de slag als auditor [2]: Controleren van de randvoorwaarden
Zes weken voor de geplande audit controleert u of de organisatie aan de randvoorwaarden voldoet
Video: Hoe bekijk ik als auditor de uitkomsten van het self-assessment?
Video: Hoe bekijk ik hoeveel klant- en medewerkerdossiers in het self-assessment opgenomen zijn?
Video: Hoe bekijk ik hoeveel klant- en medewerkerdossiers niet-anoniem zijn opgenomen?
Video: Hoe bekijk ik of er aan de voorwaardelijke (wettelijke) eisen wordt voldaan?
Algemeen
De werkwijze in vogelvlucht bij de
initiele beoordeling
1Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

2. DAG 1 ONDERZOEK
Slides: Aan de slag als auditor [3]: Het uitvoeren van de eerste onderzoeksdag
Openingsgesprek
Van 9:00 tot 10:00, gezamenlijk
Vaststellen scope en randvoorwaarden (tweede keer). In geval van documentatie die alleen in dossiers
bij klanten thuis is opgenomen, de namen bepalen. Deze dossiers dienen tijdens het onderzoek van de
kwaliteit van de dossiers aanwezig te zijn.)
Video: Hoe bekijk ik als auditor de uitkomsten van het self-assessment?
Video: Hoe bekijk ik hoeveel klant- en medewerkerdossiers in het self-assessment opgenomen zijn?
Video: Hoe bekijk ik hoeveel klant- en medewerkerdossiers niet-anoniem zijn opgenomen?
Video: Hoe bekijk ik of er aan de voorwaardelijke (wettelijke) eisen wordt voldaan?
Video: Hoe kan ik ook in Excel zien of er bij de voorwaardelijke eisen geen 0-scores zijn?
Onderzoek in Improvement Dashboard en opstellen 360-graden-foto
Van 10:00 tot 16:30, gezamenlijk
Instrumenten:
Tools bij de onderzoeksonderwerpen,
Format 1
Video: Hoe bekijk ik de downloads van de onderzoeksonderwerpen vanuit de Improvement Wizard,
zodat ik daarmee de 360-graden-foto kan maken?
Video: Hoe verzamel ik informatie uit het Improvement Dashboard over klanten en medewerkers om
de onderzoeksonderwerpen uit te werken (en de 360 graden foto te maken)?
Video: Hoe maak ik de 360-graden-foto?
Opstellen interviewplanning volgende dag
Bespreken volgorde interviews voor de volgende dag
Van 16:30 tot 17:00, gezamenlijk
2 Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

3. DAG 2 ONDERZOEK
Slides: Aan de slag als auditor [3]: Het uitvoeren van de tweede onderzoeksdag
Interviews
Van 9:00 tot 11:00, gezamenlijk
Instrumenten:
Tools bij de onderzoeksonderwerpen,
Format 1 met eigen voorlopige uitwerking van de foto plus nader te onderzoeken onderwerpen (gebruik
eventueel Bijlage 13 van de Beoordelingsrichtlijn, het interviewmodel)
Video: Hoe bekijk ik als auditor de uitkomsten van het self-assessment?
Video: Hoe bekijk ik hoeveel klant- en medewerkerdossiers in het self-assessment opgenomen zijn?
Video: Hoe bekijk ik of er aan de voorwaardelijke (wettelijke) eisen wordt voldaan?
Video: Hoe kan ik ook in Excel zien of er bij de voorwaardelijke eisen geen 0-scores zijn?
Analyse uitkomsten onderzoek naar de rode draad
Van 11:00 tot 13:00, gezamenlijk
Instrumenten:
Format 1 met eigen voorlopige uitwerking en daarna definitieve uitwerking
Format 2 op thema 1, 2, 3 en 4
Format 3
Video: Hoe analyseer ik de uitkomsten van het onderzoek naar de rode draad?
Bijstellen indicatoren rode draad (bijlage 1, 2, 3 en 4)
Van 13:00 tot 14:00, individueel
Instrumenten:
Format 2 op thema 1, 2, 3 en 4
Bijlage 1, 2, 3 en 4 van Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe maak ik een volgende meting (of sessie) aan in het Improvement Dashboard en hoe stel ik
wegingen bij?
3Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

4. Onderzoek kwaliteit van dossiers – klanten (eerste deel)
Onderzoek kwaliteit van dossiers – medewerkers (eerste deel)
Van 14:00 tot 15:00, individueel
Instrumenten:
Bijlage 5 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe onderzoek ik de kwaliteit van de dossiers (bijlage 5)?
Video: Hoe maak ik een volgende meting (of sessie) aan in het Improvement Dashboard en hoe stel ik
wegingen bij?
Onderzoek voorwaardelijke eisen (eerste deel)
Onderzoek overige eisen (eerste deel)
Van 15:00 tot 16:00, individueel
Instrumenten:
Bijlagen 6 en 7 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe onderzoek ik de voorwaardelijke eisen (bijlage 6)?
Video: Hoe onderzoek ik de overige eisen (bijlage 7)?
Video: Hoe maak ik een volgende meting (of sessie) aan in het Improvement Dashboard en hoe stel ik
wegingen bij?
Presentatie organisatiebeeld
Van 16:00 tot 17:00, gezamenlijk
Video: Hoe presenteer ik het organisatiebeeld?
4 Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

5. DAG 3 ONDERZOEK
Slides: Aan de slag als auditor [5]: Het uitvoeren van de derde onderzoeksdag
Onderzoek kwaliteit van dossiers – klanten (restant)
Onderzoek kwaliteit van dossiers – medewerkers (restant)
Van 9:00 tot 10:30, individueel
Instrumenten:
Bijlage 5 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe onderzoek ik de kwaliteit van de dossiers (bijlage 5)?
Video: Hoe maak ik een volgende meting (of sessie) aan in het Improvement Dashboard en hoe stel ik
wegingen bij?
Onderzoek voorwaardelijke eisen (restant)
Onderzoek overige eisen (restant)
Instrumenten:
Bijlagen 6 en 7 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe onderzoek ik de voorwaardelijke eisen (bijlage 6)?
Video: Hoe onderzoek ik de overige eisen (bijlage 7)?
Video: Hoe maak ik een volgende meting (of sessie) aan in het Improvement Dashboard en hoe stel ik
wegingen bij?
Gesprek Raad van Bestuur inzake reflectie op de uitkomsten
Van 10:30 tot 11:30, individueel
Instrumenten:
Bijlagen 8 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe weeg ik de reflectie van de Raad van Bestuur?
5Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

6. Opmaken rapport
Van 12:00 ror 12:30, individueel
Instrumenten:
Bijlage 9 van de Beoordelingsrichtlijn
Video: Hoe maak ik het eindrapport op?
Eindgesprek
Van 12:30 tot 13:00, gezamenlijk
Alle presentaties op een rij zijn hier te vinden.
Stichting Beheer Improvement Model
Marktstraat 44a | 3925 JS Scherpenzeel | T: +31 (0) 33 277 99 77 | F: +31 (0) 33 277 99 70
Stichtingbim.nl | info@stichtingbim.nl6

7. SITUATIE
• In de initiële audit is vastgesteld dat de ondergrens niet is behaald;
De organisatie moet binnen 3 maanden her beoordeeld worden, hiervoor moet zij een plan van
aanpak opleveren.
• De organisatie heeft in het plan van aanpak, dat zij heeft opgeleverd, aangegeven welke
indicatoren zij zal verbeteren om de minimale score te behalen;
• In deze herbeoordeling wordt gekeken of de uitkomsten van deze indicatoren zijn verbeterd. Er
worden geen andere indicatoren bekeken.
• Er is al een PDF rapport (bijlage) beschikbaar uit de eerste beoordeling (initiële audit)
• Er is een WORD-rapportage beschikbaar uit de eerste beoordeling
WERKWIJZE
• Draai een nieuwe meting Improvement Model in Qontrol
• Bekijk de indicatoren zoals genoemd in het plan van aanpak en onthoud de scores die daar nu
bij staat. Neem goede stevige steekproeven op basis van de bevindingen van de vorige keer. Wat
was er toen niet en moet er nu wel zijn? Stel vast of dat betrouwbaar is. Ga na of de scores van
de organisatie bij die indicatoren in tact kan blijven op deze indicatoren.
• Wanneer deze in tact kan blijven, neem dan de score op de indicator (of subindicator of
deelindicator, afhankelijk van wat de organisatie zelf aangeeft in haar plan van aanpak) mee naar
het dashboard van de initiële beoordeling.
• Open de sessie waarin de laatste score vanuit de initiële beoordeling zichtbaar is (daar is het
PDF rapport ook al gevuld)
• Draai de PDF uit zoals deze nu is (als dit niet al gedaan is bij de oplevering van het rapport na de
initiële beoordeling)
• Stel de indicatoren die nu weer verbeterd zijn bij naar de waarde die uit de nieuwe meting komt.
Algemeen
De werkwijze in vogelvlucht bij de
herbeoordeling binnen 3 maanden
7Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

8. • Neem in hoofdletters bij de toelichting op wat de reden is voor de bijstelling: bijvoorbeeld:
OP BASIS VAN DE HERBEOORDELING IS GEBLEKEN DAT CONFORM PLAN VAN AANPAK DE
UITKOMSTEN OP DIT ONDERDELEN NU WEL CONFORM NORMERING GEREALISEERD ZIJN
• Draai het aangevulde PDF bestand opnieuw uit
• Toets de Reflectie van het bestuur
• Pas het WORD rapport aan met de uitkomsten uit deze vervolgbeoordeling en met de reflectie
van het bestuur
• Stel de definitieve uitkomst vast en communiceer deze
• Lever de uitkomsten op aan; 1. de organisatie, 2. aan de Certificerende Instelling (CI).
Video: Hoe voer ik de herbeoordeling uit drie maanden na de initiele audit?
8 Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

9. WERKWIJZE
• Draai een nieuwe meting waarbij de ingangsdatum van de meting ligt één dag na de uitgevoerde
initiële audit en de einddatum vandaag (waarbij de vervolgaudit uiterlijk 364 dagen na de initiele
audit moet zijn uitgevoerd).
• Bekijk de scores en voer het onderzoek uit conform de beoordelingsrichtlijn, waarbij er een
keuze wordt gemaakt in de onderzoeksonderwerpen die nader worden uitgediept.
• Let er wel op dat je op hoofdlijnen wel de rode draad aftoetst > is er bijvoorbeeld nu wel risico
voor continuïteit ontstaan, dan moet dat wel duidelijk worden.
Het kan dan zijn dat er nu wel onder de ondergrens wordt gegaan. Dan wordt opnieuw een
herbeoordeling gedaan binnen 3 maanden uiterlijk.
• Vermeld in het auditrapport welke onderwerpen dit zijn. Noteer de andere onderwerpen voor
het onderzoek van het volgende jaar.
• Stel scores bij conform de beoordelingsrichtlijn en onderbouw de bijstellingen
• Maak het Word-rapport op en draai de PDF als bijlage > let op: alleen de bijstellingen worden nu
verantwoord, niet de hele rode draad!! (dat is één keer per drie jaar). De teksten hoeven nu dus
niet geknipt en geplakt te worden
Algemeen
De werkwijze bij de eerste
peridieke vervolgaudit
9Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht

10. WERKWIJZE
• Draai een nieuwe meting waarbij de ingangsdatum van de meting ligt 1 jaar + één dag na de
uitgevoerde 1e periodieke vervolgaudit en de einddatum vandaag
• Bekijk de scores en voer het onderzoek uit conform de beoordelingsrichtlijn, waarbij de
uitdieping nu plaatsvindt op de overgebleven onderwerpen.
• Let er wel op dat je op hoofdlijnen wel de rode draad aftoetst > is er bijvoorbeeld nu wel risico
voor continuïteit ontstaan, dan moet dat wel duidelijk worden.
Het kan dan zijn dat er nu wel onder de ondergrens wordt gegaan. Dan wordt opnieuw een
herbeoordeling gedaan binnen 3 maanden uiterlijk.
• Vermeld in het auditrapport welke onderwerpen dit zijn.
• Stel scores bij conform de beoordelingsrichtlijn en onderbouw de bijstellingen
• Maak het Word-rapport op en draai de PDF als bijlage > let op: alleen de bijstellingen worden nu
verantwoord, niet de hele rode draad!! (dat is één keer per drie jaar). De teksten hoeven nu dus
niet geknipt en geplakt te worden
Algemeen
De werkwijze bij de tweede
peridieke vervolgaudit
10 Algemeen | De werkwijze in vogelvlucht