Google Docs
Por:
Natalia Urrego Ospina

Qué es Google Docs?
oogle Docs es una herramienta ofimática en
línea, donde podemos crear documentos de
texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Características de Google Docs
 Permite crear documentos en línea, ya sea
importándolos desde un documento creado
previamente o realizarlo directamente en línea.
 Permite a un grupo de personas, trabajar en un mismo
documento al mismo tiempo.
 Permite llevar un control sobre las revisiones hechas al
documento y ver los cambios que fueron realizados.
 Permite a los usuarios tener acceso al documento en
cualquier lugar, donde haya conexión a internet.

Inicio de sesión en Google Docs
 Abrir la pagina:
http://docs.google.com
 En el campo “Correo
electrónico” escribir el
nombre de usuario de la
cuenta en Gmail o el correo
electrónico asociado a una
cuenta de Google.
 En el campo “Contraseña”
escribir la contraseña para
acceder a la cuenta.

Bandeja de entrada de Google Docs
 La bandeja de entrada lista los documentos que
han sido creado por mi y los documentos a los
cuales tengo permitido el acceso (documentos
compartidos)

Cambiar el Idioma
 Hacer clic en el enlace “Settings” que se encuentra en la parte
superior derecha se encuentra de la página de la bandeja de entrada.
 En el campo “Language” (Lenguaje) escoger el idioma en que se
desee ver Google Docs.
 Pulsar el botón “Save” para guardar los cambios y aplicarlos.

Creación de documentos nuevos
Tomado de: http://www.google.com/google-d-s/intl/en/tour1.html
Existen dos formas para crear documentos nuevos en
Google Docs:
3.Subirlos archivos a Google Docs desde, a partir de
un documento creado previamente.
4.Crear directamente el documento en Google Docs.

Creación de documentos nuevos
Para crear documentos desde cero hacemos clic en
“Nuevo” en la barra de herramientas de la bandeja de
entrada.
Posteriormente se elige el tipo de documento a
realizar (Documento, Hoja de cálculo, Presentación).
Al abrir el nuevo documento se encuentran disponibles todas las tareas
básicas como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir
tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre
otros.
También se pueden aplicar efectos como negrita, subrayar, sangria,
entre otros.

Creación de documentos nuevos
Google Docs acepta la mayoría de los
formatos de archivo comunes, como
DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV,
PPT, etc. Por lo tanto, no dudes en
subir archivos que ya tengas.
Pulsar para volver a la
bandeja de En este campo se busca el archivo
documentos, en caso en el PC y luego se pulsa el botón
de que no se vaya a “Subir archivo”
subir un archivo
En este campo se escribe la dirección
de la página Web donde se encuentra
el archivo, para no tener la necesidad
de guardar la copia en el disco duro y
luego se pulsa el botón “Subir archivo”
En este campo se escribe el nombre
con el que se quiere guardar el
archivo, en caso de que no se quiera
guardar con el nombre original del
archivo, y luego se pulsa el botón
“Subir archivo”

Compartir y Editar en tiempo real
Al crear un documento en Google Docs. Podemos elegir las personas con las
que compartimos el contenido del documento, o el equipo de trabajo
encargado de la edición del mismo.
Toda persona que haya sido invitada, ya sea para editar o visualizar el
documento, pueden acceder a él tan pronto como haya sido recibida la
información.
Los documentos pueden ser vistos y editados por varias personas al mismo
tiempo. Existe un chat interno en la pantalla, donde todos las personas que
estén viendo la presentación al mismo tiempo pueden hablar y hacer
comentarios. También se pueden ver un historial de cambios realizados de los
documentos.
http://www.google.com/google-d-s/intl/en/tour2.html

Compartir archivos
 Para compartir varios archivos de una sola
vez, primero seleccionamos los archivos en
la bandeja de documentos (activando la
casilla de verificación, que se encuentra a la
izquierda de los documentos) y luego
pulsamos el Botón “Compartir”.
 En el cuadro de dialogo “Compartir este
archivo” se selecciona el tipo de acceso al
documento, Colaborador son los que
pueden editar el archivo y lectores son
aquellos que solo lo pueden leer. Ojo con los permisos
 Debajo de los tipos de usuarios hay un que se dan a los
recuadro donde se escriben las direcciones usuarios antes de
de correo electrónico de los usuarios que invitarlos!!
van a ser invitados. Todos los correos deben
estar separados por comas.
 Finalmente se pulsa el botón “Invitar a
colaboradores” o “Invitar a lectores” según
sea el caso.

Guardar y Ordenar los documentos
os documentos pueden ser guardados en línea de forma segura. Al abrir y
realizar modificaciones a los documentos, esta herramienta salva
automáticamente los cambios, y por ende no tenemos razones para
preocuparnos por fallas en el disco duro o un apagón.
os documentos guardados en Google Docs pueden ser exportados al
computador en formatos DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF y
HTML.
ambién podemos archivar y organizar los documentos en carpetas, para así
encontrarlos con facilidad.
http://www.google.com/google-d-s/intl/en/tour3.html

Guardar archivos
 Para guardar copia de los archivos desde la bandeja de entrada, primero se selecciona
el archivo deseado, luego se pulsa el botón “Mas acciones” y se escoge la opción
acorde al formato con el que se desee guardar.
 Para el caso de las presentación, Google Docs presenta las opciones .PDF, .PPT y
como texto

Controlar quienes ven los
documentos
os documentos creados en Google Docs pueden ser publicados en línea
con tan sólo un clic, luciendo como paginas Web normales.
l publicar un documento se puede escoger si el documento es publico para
todo el mundo o solo para unas cuantas personas o para nadie. También
se puede anular la publicación en cualquier momento.
na vez han sido creado los documentos estos pueden publicarse dentro de
un blog.
http://www.google.com/google-d-s/intl/en/tour4.html

Cambiar el nombre de los archivos
 En caso de que deseemos cambiar el nombre de un archivo, primero se debe
seleccionar el archivo y pulsar el botón “Cambiar nombre”.
 Luego el nombre del archivo aparecerá resaltado y listo para ser cambiado.
Ahora puede borrar el titulo y cambiarlo por uno nuevo, o simplemente
puede editar el titulo que tiene actualmente.
 Para finalizar solo pulse la tecla “Entrar” del teclado.

Revisión de los archivos por medio
de la bandeja de documentos
 Para ver el historial de cambios de un archivo propio o como colaborador,
primero se debe seleccionar el archivo a revisar.
 Luego debe pulsar el botón “Mas acciones”, allí debe escoger la opción
“Revisiones”.
 Al realizar este procedimiento se ingresa a la ficha de revisiones del
documento, donde se lista cuando se realizó el último cambio y que
usuario lo hizo.
 Para tener acceso a esta opción el usuario debe tener permisos de
colaborador.

Crear carpetas
 Para organizar los archivos creados por
carpetas, primero debemos crear las
carpetas pulsando el botón “Nuevo” y
escogiendo la opción “Carpeta”.
 Luego en la bandeja, la zona donde aparece
listados los archivos se pone en blanco y
aparece una barra donde sale el icono de la
carpeta y al lado un campo en blanco para
escribir el nombre de la carpeta.
 Al escribir el nombre pulsamos la tecla
“Entrar” para guardar los cambios.
 Podemos cambiar el color de la carpeta y
añadir una pequeña descripción del
contenido de la carpeta pulsando los links
“Añadir descripción” y “Elegir color”.

Archivar por carpetas
Archivos que aun no han sido guardados
Archivos guardados en carpetas

Archivar por carpetas
 Como se observa en la diapositiva anterior, los archivos que están categorizados por
carpetas muestran una etiqueta al lado derecho del nombre del archivo, con el
nombre de la carpeta donde se encuentran almacenados.
 Para almacenar archivos por carpetas primero debemos seleccionar los archivos y
luego debemos pulsar el botón “Mover a” y allí se selecciona la carpeta de destino,
luego se debe pulsar el botón “Mover a la carpeta”.