4. Es una comunicación que tiene
carácter documental y utilizan
las empresas para ponerse en
contacto con los
clientes, proveedores, entidades,
etc. Tiene importancia ya que
contribuye a crear una imagen
de la empresa y ayuda a
coordinar actividades
comerciales.
DEFINICIÓN:
5. UTILIZACIÓN
Informar sobre un hecho, expresar necesidades o
hacer solicitudes.
Solucionar problemas que se presenten en una
organización.
Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicación recibida.
Reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente.
Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.
Convocar, felicitar o convocar.
Hacer llamados de atención dentro de la empresa.
7. CARACTERÍSTICAS
La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se
recomienda tener en cuenta:
Tratar un solo tema por comunicación
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Ser respetuoso y cortes.
Redactar en primera persona del plural y usar el usted en singular o plural.
Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los manuales de cada organización normalizados
Distribuir el texto según su extensión.
9. Es aquel escrito que se usa
para intercambiar
información entre diferentes
departamentos de una
empresa, con el propósito de
dar a conocer alguna
recomendación, indicación,
instrucción, disposición, etc..
DEFINICIÓN
10. CARACTERÍSTICAS
Utilizar formatos en los manuales de cada organización
Redactar un documento en forma
clara, breve, directa y sencilla.
Distribuir el texto según su tamaño.
Tratar un solo tema por memorando
12. ALTERNATIVA 1
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último
separado por coma)
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
Dos interlíneas entre Para y De.
Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente
y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.
EJEMPLO:
PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
DE: Astrith Martínez, Gerente General.
ASUNTO: Requerimiento nómina
13. ALTERNATIVA 2
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado
por coma).
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
Dos interlíneas entre Para y De.
En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al
final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo
elegido
EJEMPLO:
PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
DE: Administración General
ASUNTO: Requerimiento nómina
14. ALTERNATIVA 3
Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
Remitente: Cargo y dependencia o cargo
En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el
nombre al final del texto con mayúscula inicial y
conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
PARA: Jefe Costos y Finanzas
DE: Jefe Administración General
ASUNTO: Requerimiento nómina
17. Es una comunicación
interna o externa de
carácter general o
normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida
a varios destinatarios con
un interés común.
DEFINICIÓN
18. CARACTERÍSTICAS
Tratar un tema especifico
Iniciar y finalizar la circular con cortesía y respeto.
Redactar de forma clara, precisa y concisa.
Utilizar formatos normalizados según la organización.
19. CLASES
La circular general: va dirigida a un grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma personalizada.
22. Un acta es un documento
cuyo propósito es dejar
constancia escrita de lo
tratado en una reunión y de
los acuerdos alcanzados. La
redacción del acta corre a
cargo de una persona que
actúa como secretario de la
reunión y la firma su
presidente
DEFINICIÓN
23. CARACTERÍSTICAS
Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se
reúne.
Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o
extraordinario.
En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
El texto debe ser claro y conciso.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno
de los asistentes se hace con el nombre completo.
25. CLASES
• Actas de comités.
• Actas de concejo municipal.
• Actas de reuniones
administrativas.
Acta de levantamiento de
cadáveres.
• Actas de asambleas.
• Actas de sociedades.
• Actas de junta directiva.
• Actas de consejos.
• Actas de eliminación de
documentos.
• Actas de baja de inventarios.
Actas de entrega
27. Es un documento en el
cual una entidad o una
persona debidamente
autorizado acreditan un
hecho, de tal manera que
se garantiza la
autenticidad.
DEFINICIÓN
28. CARACTERÍSTICAS
Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.
Tener un escrito respetuoso y cortes.
Utilizar los formatos establecidos por cada organización
29. CLASES
• Certificado de asistencia.
• Certificado de participación y organización en un curso.
• Certificado de resultados académicos.
• Certificado de docencia en curso o seminario
• Certificado que acredite la experiencia profesional.
• Certificado de conocimientos de lenguas extranjeras.
• Certificado de actividad académica o extraacadémica.
• Certificado de estado físico y/o mental.
32. La constancia será
cualquier documento
escrito de carácter
probatorio en el cual se
deje asentado la
concreción de algún hecho
en particular; no requiere
solemnidad y puede ser
personal.
DEFINICIÓN
33. CARACTERÍSTICAS
Emplear un estilo natural y sencillo.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Expedir siempre en original
37. CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la
papelería de la organización.
El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.
Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.
Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos
sin dobleces.
La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en
sentido vertical u horizontal.
Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del
sobre.
38. CLASES
Según su uso los
sobres se clasifican
en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila.
Según con su
destino se
clasifican en:
• Local.
• Nacional.
• Internacional.
39. MODELOS
Modelo 1
Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen
los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su
uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se
imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los
sellos de la oficina de correos.
44. Es un servicio de red que
permite a los usuarios
enviar y recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos o
cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación electrónicos.
DEFINICIÓN
45. CARACTERÍSTICAS
Tratar un solo tema
por correo
Redactar en forma
clara, precisa y concreta.
Usar un lenguaje
respetuoso y cortes
Emplear un estilo
gramatical natural.
Distribuir el texto de
acuerdo con su extensión
46. RECOMENDACIONES
No utilizar el correo
para resolver temas
complejos.
Se recomienda no
participar en cadena
de mensajes.
Utilizar letra
mayúscula en casos
necesarios.
Identificar claramente
a quien se la va a
enviar el mensaje
Se recomienda no enviar
copias de correo
electrónico a otras
personas indeterminadas
Ser breve
Se recomienda no
adjuntar archivos con
virus o con un tamaño
que después no se
pueda descargar.
No utilizar formatos o
códigos propios de los
mensajes
47. PARTES
Encabezamiento: para, de, asunto
Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la
despedida sea como una carta normal.
Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes,
mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.
Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje,
también puede incluir el cargo, la organización, el
departamento, el teléfono y la extensión.
50. Es la relación de los datos
personales, la información
laboral, académica y la
experiencia y
competencias de una
persona.
DEFINICIÓN
51. CARACTERÍSTICAS
Se recomienda que cada organización establezca los datos
necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y
operación de la persona, como un formato o formulario, el
cual puede conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que la información sea
clara, precisa, y veraz.