Este documento describe la importancia de definir claramente el alcance de un proyecto. Explica que la definición del alcance debe identificar los entregables del proyecto y establecer las fronteras entre lo que está dentro y fuera del alcance. También recomienda alinear los objetivos del proyecto con los entregables definidos en el alcance para garantizar el éxito del proyecto.

1. 5.0.1 Definición del Alcance
5.0.1.P1
La definición del alcance es quizás la parte más importante del
proceso de definición y planificación inicial. Si no conoce lo que
está entregando y cuáles son las fronteras del proyecto, no tiene
oportunidad de tener éxito. Si no ha hecho un buen trabajo
definiendo el alcance, la gestión del alcance será casi imposible.
El propósito de la definición del alcance es describir claramente y
lograr un acuerdo con relación a las fronteras lógicas de su
proyecto. Los postulados del alcance son utilizados para definir qué
es lo que está dentro de las fronteras del proyecto y qué es lo que
está afuera de esas fronteras. Entre más aspectos del alcance pueda
identificar, mejor será su proyecto. Hay dos aspectos principales de
la definición de su proyecto – entregables y fronteras. Entre más
aspectos del alcance pueda identificar, mejor será para su proyecto.
Los entregables. Aún si no está seguro qué más incluir en su definición del alcance,
usted debería incluir siempre a los entregables. Entender los entregables que está
produciendo dista mucho a entender el alcance del proyecto. Hay muchos entregables
que pudiesen estar listados, pero usted debería enfocarse en los entregables finales del
proyecto, más cualquier entregable interno que esté enfocado al cliente.
Todos sus entregables finales deben estar listados. Además, el reporte de requerimientos
del negocio y el diagnóstico del estado actual pueden listarse como entregables del
proyecto ya que ambos son entregables aprobados por el cliente. No necesitaría
mencionar documentos internos del proyecto tales como el cronograma del proyecto, el
diseño técnico o los casos de prueba. El patrocinador no entiende esos entregables y de
cualquier forma no los va a ver.
 Fronteras del proyecto. Las declaraciones de fronteras se usan para describir aspectos
del ambiente que están dentro del alcance del proyecto contra aquellos que están afuera
del alcance. No necesitaría declarar que algún aspecto del proyecto está dentro del
alcance a menos que pudiese contrastar también eso con algún aspecto que está fuera
del alcance. La naturaleza de una declaración verdadera de fronteras es que hay tanto
algo dentro del alcance como una contraparte relevante fuera de alcance. Por
ejemplo.
Los principales procesos del ciclo de vida que está en el alcance y fuera de él. Por
ejemplo, su proyecto puede incluir solamente la Fase de Análisis y no las de Diseño,
construcción o pruebas.

2. Los tipos de datos que están en el alcance y fuera de él. Los “tipo de datos” se refieren a
la categoría del negocio de los entregables tales como datos financieros, datos de ventas,
datos de los empleados, etc. Es posible que su proyecto trabaje con algunos tipos de
datos y no lo haga con otros.
Las fuentes de datos (bases de datos) que están en el alcance y fuera de él. Esto es
similar a los tipos de datos, excepto que ahora se está refiriendo a los datos agregados
tales como base de datos de clientes, Contabilidad general, sistema de facturación y
cobranza, etc. (estas fuentes de datos pueden tener más de un tipo de datos.)
Las organizaciones que están en el alcance y fuera de él. En algunos casos, las
organizaciones involucradas en el proyecto ayudan a definir las fronteras. Por ejemplo,
su proyecto puede ser aplicable a los departamentos de Recursos Humanos y
Contabilidad, pero la división de Manufactura puede estar fuera del alcance.
La principal funcionalidad que está en el alcance y fuera de él. Por ejemplo, los reportes
de apoyo a la toma de decisiones y a la administración pueden estar en el alcance,
mientras que el proceso en lote nocturno puede estar fuera del alcance.
5.0.1.P2 Utilizar objetivos de alto nivel como su punto de inicio
Cuando el proyecto fue propuesto para financiamiento, debe de haber habido un
conjunto de objetivos de alto nivel y entregables definidos. Puede que incluso algún tipo
de postulado de alcance de alto nivel. Cualquier información que fue creada
anteriormente debe ser usada como punto de inicio para definir el alcance más
detalladamente para el Acta de Constitución del Proyecto. Si encuentra que no tiene
suficiente información para crear un postulado de alcance comprensible, debe trabajar
con el patrocinador para reunir información adicional. Este es uno de los propósitos
principales del proceso de definición y planificación.
Si tiene objetivos del proyecto, mírelos para ayudar a afinar los postulados del alcance.
Por definición, se deben crear uno o más entregables para cumplir cada objetivo, y
definir los entregables del proyecto es uno de los aspectos principales del alcance del
proyecto. Después de determinar los principales entregables que el proyecto producirá,
empiece preguntado otras cuestiones para determinar otros aspectos del alcance. Los
entregables describen “qué” va a entregar el proyecto. Puede también identificar “qué”
organizaciones serán impactadas, “qué” tipo de datos se necesitan, “qué” facilidades y
funciones principales se necesitan, etc.
Como un punto de claridad y contraste, puede también identificar condiciones fuera del
alcance al describir entregables que no serán creados, qué organizaciones no serán
impactadas, qué facilidades y funciones no serán incluidas, etc. Por supuesto, hay un
número infinito de postulados fuera de alcance. Para propósitos de la definición del
alcance, puede incluir solamente aquellos postulados que ayudan a definir las fronteras
del proyecto y áreas sensibles relacionadas sobre las que el lector pueda tener preguntas.
Por ejemplo, Si estuviera instalando un software financiero, puede declarar que un
nuevo paquete de Cuentas por Pagar está en el alcance, pero el Sistema de Compras está
fuera del alcance. Esto haria sentido ya que los procesos de Compras y de Cuentas por
Pagar están relacionados y puede haber preguntas de si el Sistema de Compras estaba en

3. el alcance. Sin embargo, no tendría que listar cada sistema que está fuera del alcance –
solamente sobre los que el lector puede preguntar.
Es una buena práctica documentar aquellas organizaciones que están en el alcance y
aquellas relacionadas que están fuera de él. Los lectores pueden entonces determinar
más fácilmente si son impactados o si se espera que participen en el proyecto.
Asimismo, puede hacer sentido el identificar las organizaciones que están en el alcance
de manera que pueda tener gente de esas organizaciones representadas en el equipo del
proyecto – quizás en un comité de dirección.
5.0.1.P3 Alineando Objetivos y Alcance
Cuando ha terminado de crear los postulados de objetivos y alcance, regrese y asegúrese
de que todos están alineados. No debería tener objetivos que hagan referencia a
entregables que no están definidos en los postulados del alcance. Si no está
construyendo algo para satisfacer un objetivo, no será capaz de completar
satisfactoriamente el objetivo.
Igualmente, No desea incluir entregables en el alcance de su proyecto que no ayuden a
alcanzar los objetivos del proyecto. Si está proponiendo construir entregables que no
ayudan a alcanzar los objetivos de su proyecto, necesitaría preguntarse el porqué.
Debido a que los objetivos describen el propósito del proyecto, ¿por qué querría
construir entregables que no ayudan a alcanzar sus objetivos?
Si los objetivos y los entregables en su sección de alcance no están alineados, necesita
determinar cómo alinearlos.
Si tiene un objetivo sin entregable, necesita validar si el objetivo es realmente
importante. Si así es , necesita agregar o modificar los entregables para satisfacer el
objetivo.
 Si tiene muchos entregables si un objetivo, entonces tiene que preguntarse si el
entregable es realmente importante. No es así, entonces remuévalo del proyecto.
Si el entregable es realmente importante, necesita trabajar con el patrocinador
para determinar los objetivos del negocio para crearlo, Es como si el objetivo
fuera válido, pero no ha sido dicho aún.
[Pagina Anterior- 5.0Gestióndel cambio][PaginaSiguiente - 5.0.2 Crear Plan de Gestióndel Alcance]