Módulo de Computación

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CARRERA DE ECONOMÍA Y GESTIÓN FINANCIERA

MODALIDAD PRESENCIAL y SEMIPRESENCIAL

MANEJO DE NTIC´s II
HOJA DE CÁLCULO (EXCEL)
BASE DE DATOS (ACCESS)

MÓDULO FORMATIVO

Ing. AYDEE HIDALGO
Ing. Mg. CARLOS MELENDEZ
Ing. LUZ PEREZ

[2009]

EXCEL 2007

Introducción
Una hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos
aritméticos, estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente
introducidos. Excel es el máximo exponente de las hojas de cálculo existentes en
el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, gráficos
estadísticos, facturas, análisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora
cantidad de funciones que nos facilitará el cálculo de operaciones complejas.

La pantalla principal

La pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de
cualquier otra aplicación Windows. Sobre todo es casi idéntica a la de cualquier
otro programa del paquete de Microsoft Office.

Barra de menú

Cinta de opciones

Cuadro de
Barra de
nombres de fórmulas
celdas
Columnas

Filas

Nombre de las hojas

Los menús de Excel

Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de
aplicaciones Windows. Las acciones más importantes a grandes rasgos son las
siguientes:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen
un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te
serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar
menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña.

Conceptos básicos
Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos
fundamentales de Excel:
Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene
un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se
pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden
cambiar.
¡Error! Marcador no definido.
Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas
introduciremos los datos.
Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después
de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y así hasta la
AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última columna que
es la IV
Fila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es
la última.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al
grabarlo, se crea un fichero con la extensión XLS con todas las hojas que
tuviese el libro.

Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de
celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente
nombre: A1:A5
El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda
seleccionadas.
Observa en la siguiente página algunos ejemplos de rangos:

Rango A1:A5 Rango B1:C4

Desplazamiento por la hoja

De momento vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con
Excel. Por ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos de los
conceptos que veremos a continuación.
Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno
de estos métodos:
 Con las teclas de movimiento de cursor del teclado
 Con un click en una celda específica
 Con la función Ir a.... del menú Edición (o bien la tecla F5)

Selección de celdas
Para seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio
de una celda, pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, “arrastrar”
hacia alguna dirección. Es exactamente igual que cuando seleccionas un texto
en cualquier aplicación Windows.

Escribir texto
La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan sólo hemos
de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una vez
escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de
fórmulas pulsar el botón Introducir

1. Sitúate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:
Ventas
2. Observa que al comenzar a escribir, aparece automáticamente el texto en
la barra de fórmulas así como los botones se ven activados.
3. Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas:

 Pulsando Intro
 Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado
 Pulsando el botón Introducir de la barra de fórmulas
4. Si queremos cancelar la entrada de datos podemos:
 Pulsar el botón Cancelar de la barra de herramientas
 Pulsar la tecla Esc
5. Acepta la entrada

Modificar y borrar el texto
Para modificar el texto de una celda podemos:
 Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo
texto.
 Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de fórmulas.
 Pulsar doble click en la celda del texto
 Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
Para borrar el texto de una celda podemos:
 Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
 Ir a Edición – Borrar
 Pulsar el botón derecho y escoger la opción Eliminar
De todas formas, siempre es recomendable optar por la solución más
rápida (en este caso, la tecla Supr)

1. Escribe la siguiente lista de datos:

Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho de
la columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prácticas
seguramente verás alguna opción algo avanzada y que no entenderás
demasiado. No te preocupes por ello, pues ahora sólo se trata de familiarizarse
con el modo de trabajo de Excel.

Operaciones con hojas de Excel

Un libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel 2007 nos
permite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parte
inferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemos
insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....

Cambiar el nombre a una hoja
1. Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada,
escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)
Otro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja – Cambiar
nombre, o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón), aunque
nos decantaremos por el sistema más rápido que es el que hemos visto.
Copiar una hoja
2. Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listado
una posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis:

Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja donde veríamos un
cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde
queremos colocar la hoja.
Mover una hoja
3. Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja
Listado hacia otra posición.
Insertar una hoja
4. Selecciona con un click la hoja Listado
5. Abre el menú Insertar y escoge la opción Hoja
La hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:

También podríamos insertarla con el botón derecho del mouse.

Eliminar una hoja
6. Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón . Escoge la opción
Eliminar. Acepta el mensaje de Excel.
También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja.

Introducción de datos. Tipos de datos
Ya hemos visto cómo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora
qué tipo de datos acepta Excel:
 Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya
sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o
borremos.
 Fórmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos,
etc, y que producen un resultado. Las fórmulas comienzan siempre con el
signo de igual (=). Si modificamos el valor de una celda a la que la fórmula
esté haciendo referencia, el resultado de la fórmula varía
automáticamente.

Introducción de valores numéricos
Excel posee para los valores numéricos el formato general, es decir,
que podemos escribir un número como 200000 sin separadores de miles (el
cero) y Excel lo dejará tal y como lo hemos escrito. También podemos utilizar
signos como:
 El punto (.) para separar los millares
 La coma (,) para expresar decimales
 El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. Éstas se pueden indicar
también entre paréntesis.
 El signo del porcentaje (%)
Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores
numéricos son:
 Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por ejemplo 4/3
Excel lo tomará como una fecha y colocará en la celda el cuatro de marzo (4-
mar). En su lugar introduciremos 1 1/3
 Si el valor no cabe en la celda, se visualizarán los signos ######. Debemos
cambiar el ancho de la columna (como veremos más adelante) para poder
visualizar todas las cifras.
 Si deseamos introducir un número y que Excel lo tome como un texto, debemos
anteponer al número el signo del apóstrofe (‘). Ejemplo: 1.996 Ventas anuales.

Introducción de valores de texto
Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera
como un número. Podemos introducir directamente los caracteres en la celda.
 Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y éste se
visualizará por completo siempre que las celdas estén vacías. Si no lo
están, el texto será recortado en la celda.
 Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, retornos automáticos,
etc.)

Introducción de fechas y horas
Las fechas se almacenan internamente como números de serie que
Excel cuenta desde el día 1 de Enero de 1990 y que transforma en caracteres
legibles en pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias formas:
23/07/98, 23-Marzo-98, 23-mar-1998, etc.
Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por
ejemplo: 2:10 pm , 14:10

TRUCO: Pulsando las teclas: Aparece en la celda:
Ctrl+Mayúsc+; La fecha actual
Ctrl+Mayúsc+: La hora actual

Copiar y mover celdas

Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones
de Copiar, Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.

1. Escribe un texto corto en cualquier celda
2. Accede a la opción Edición – Copiar o bien al botón Copiar
Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes.
3. Pulsa un click en cualquier otra celda.
4. Accede a Edición – Pegar o pulsa el botón Pegar
Observa que la zona parpadeante continúa activa.
5. Pulsa la tecla Esc.
Si en vez de la opción Copiar hubiésemos utilizado la opción Cortar, el dato
de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera movido.
Otro método para copiar es el siguiente:
6. Sitúa el puntero del ratón en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla
de CONTROL y sin soltarla, arrastra la celda a otra posición. Suelta
después.
Con este método, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movería.
Asimismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con los
mismos métodos.

Dar nombres a las celdas

Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma
podremos:
 Desplazarnos a esa celda o rango más fácilmente
 Utilizar los nombres en una fórmula
 Identificar mejor los rangos (por ejemplo: Ventas)

Para dar un nombre a una celda haremos lo siguiente:

1. Sitúa el cursor en la celda A1 y pulsa un click en la casilla de
los Nombres de celdas:

2. A continuación escribe por ejemplo: Primera y pulsa Intro.
La celda ha recibido un nombre.

3. Sitúa el cursor en cualquier otra celda.
4. Abre la lista de nombres y escoge Primera

El cursor salta a la celda con ese nombre; en nuestro caso, a la celda A1.
Asimismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos también
asignarle un nombre y utilizarlo para desplazarnos a él.

Guardar el trabajo

Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemos
de guardarlo en disco. El método es igual que en cualquier programa de
Windows (Archivo – Guadar). Cuando guardamos un libro, se están guardando
todas las hojas con las que estemos trabajando en aquel momento. Excel
guardar sus archivos en formato XLSX aunque podemos guardarlo en otros
formatos de hojas de cálculo.

1. Accede a Archivo – Guardar o bien pulsa el botón Guardar
Aparecerá la típica pantalla desde donde podemos guardar el archivo.

Para las prácticas del curso te recomendamos que crees una carpeta
especial para guardar los archivos.
Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos que
se consideren importantes. Nunca te fíes de tener sólo una copia del archivo o
archivos, aunque sea en el disco duro.

Copiar datos
Ya vimos en la primera lección cómo podíamos copiar celdas con las típicas
opciones de Copiar – Cortar y Pegar. Veamos cómo copiar celdas de otra forma.

Cuando el cursor está situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el
puntero del ratón puede adquirir varias formas según donde esté situado. Por
ejemplo, si lo situamos (sin pulsar click) sobre la selección, el puntero del ratón
adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en modo
selección normal.

Cuando sitúas el puntero del ratón en la esquina inferior derecha de la celda o de
la selección (sobre un punto negro) el puntero del ratón adquiere una forma de cruz
negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la
celda pulsando el botón izquierdo, realizaremos un llenado de celdas

Cuadro de llenado

Si situamos el puntero del ratón sobre el cuadro de llenado, éste
adquirirá una forma de cruz negra. En la siguiente ilustración mostramos esta
forma en rojo para que destaque mejor:

Si arrastramos hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdas
se copiará:

Observa los siguientes pasos:

Paso 1: Situamos el puntero sobre el cuadro de llenado:

Paso 2: Arrastramos hacia abajo:

Paso 3: Soltamos el ratón y el contenido de la celda se copia:

Para quitar la selección en negro, simplemente pulsaremos un click fuera de la misma,
en cualquier celda de la hoja.

Creación de series

Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la
primera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado
y Excel creará una serie automática.
1. Copia los siguientes datos:
2. Selecciona el rango:

3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo:

4. Suelta el botón del ratón:
Observa cómo Excel ha creado una serie automática de los datos que hemos
preparado. De esta forma podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en formar listas de

datos numeradas, meses, días, etc.
Si no nos interesa que realice una serie automática sino que simplemente
copie los mismos valores que las celdas iniciales, arrastraremos el cuadro de llenado
pulsando al mismo tiempo la tecla de Control.
Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botón
derecho del ratón. Al soltar el botón, Excel mostrará un menú con varias opciones.

Copiar y mover celdas

Otra forma de copiar o mover celdas sería situando el puntero
del ratón en el mismo borde de la selección. Observa la forma que
adopta:

Arrastrando de esta forma la selección, moveremos las celdas a
otra ubicación. Si lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla de
Control, lo que haremos será copiar las celdas.

Pegado especial
Esta orden se encuentra ubicada en el menú Edición y nos permite
realizar pegados más específicos que con la orden Pegar habitual. Por
ejemplo, imaginemos que tenemos una serie de celdas donde hay fórmulas
que han dado un resultado. Es posible que queramos copiar y pegar el
resultado en otra parte de la hoja. Si realizamos una acción de Copiar y Pegar
normal y corriente, lo que se pegarán serán las fórmulas con el resultado. En
cambio, con la orden Pegado especial podemos hacer que sólo se peguen los
valores de los resultados, pero no las fórmulas.
Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial. Vamos a
ver un ejemplo:

1. Escribe varios valores en varias celdas. Selecciónalos y pulsa el botón
Copiar. Por ejemplo:

2. Accede a Edición – Pegado especial...
3. Del menú que aparece escoge la opción Operación – Sumar y acepta.
Observemos que el contenido del portapapeles se ha sumado a las celdas

de la hoja. En este caso, hemos doblado las cantidades que había en las hojas.
Las opciones de este menú son:
Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el pegado normal.
Formulas: pega sólo las fórmulas de la celda origen.
Valores: pega sólo los valores de la celda origen.
Formatos: no se pegarán números ni fórmulas. Sólo el formato (negrita,
cursiva, etc.) de las celdas originales.
Comentarios: sólo se copian los comentarios de las celdas
Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos.
Todo excepto bordes: pega valores, formatos y fórmulas pero no bordes.

En la sección de Operación se muestran varias operaciones que
pueden realizarse en el área de pegado como hemos visto en la práctica
anterior.
Saltar blancos. Si está activada, la información que se pega no se pegará en
las celdas en blanco.
Transponer. Para transponer una selección de celdas. Esta opción cambia la
posición de las filas por columnas.
Pegar vínculos. Establece un vínculo con la fuente de datos. Si los datos
originales cambian, también cambiarán los datos pegados.

 Práctica 4
1. Escribe un rango de datos como el ejemplo:

2. Selecciónalo y pulsa en el botón Copiar
3. Selecciona ahora el rango de celdas B1: F1

4. Accede a Edición – Pegado especial

5. Activa la casilla Transponer y acepta.

Hemos seleccionado cinco celdas hacia la derecha porque de lo contrario no
funcionaría la acción de transponer. Es decir, que hemos de seleccionar para la zona
del pegado especial el mismo número de celdas que el rango original.

Insertar y eliminar filas y columnas

Al insertar filas o columnas en Excel, las celdas se desplazan para dejar sitio a
las nuevas celdas. Es muy fácil insertar una fila o una columna:

Imaginemos que tenemos una lista cualquiera de datos y queremos insertar
una fila nueva entre la fila 2 y la fila 3.
1. Pulsa un click a la izquierda de la fila, en el número de fila. Debe
seleccionarse la misma:

2. Accede a Insertar – Filas o bien pulsa el botón derecho del mouse sobre
el número de fila y escoge Insertar
3. Se habrá insertado una nueva fila.

De la misma forma podríamos borrar una fila completa. (Seleccionándola y
accediendo a Edición – Eliminar).
Al igual que las filas, también podemos insertar y eliminar columnas de
la misma forma.
1. Se selecciona la letra de la columna
2. Se accede a Insertar – Columnas si se quieren insertar
3. Se accede a Edición – Eliminar si se quieren eliminar

Buscar y reemplazar datos

Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar
algún dato en el libro de trabajo desde Edición – Buscar. Aparecerá la típica
pantalla desde donde podemos escribir alguna palabra que Excel se encargará
de buscar.

Asimismo, podemos indicarle que reemplace un dato por otro en todo el libro.
Esto último podemos hacerlo desde el mismo cuadro de diálogo de Buscar o
bien desde la opción Edición – Reemplazar.

Selección de celdas no-adyacentes
Si lo que deseas es seleccionar un rango de celdas que no estén juntas,
deberás hacerlo pulsando al mismo tiempo que seleccionas, la tecla de
Control del teclado.

Llenar datos en un rango
Una de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango, en
vez de la forma habitual, es:
1. Seleccionar el rango
2. Escribir el dato de la primera celda
3. Pulsar Intro
4. Escribir el dato de la segunda celda...
5. ...y así hasta el final del rango

Borrar todos los datos de la hoja
Una opción rápida para borrar todos los datos de una hoja sería
cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible que
tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos desperdiciar.
También podríamos eliminar la hoja, pero un buen sistema sería el siguiente:

1. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rótulos de
las filas y a la izquierda de los rótulos de las columnas). Verás que toda la
hoja queda seleccionada.

2. Pulsa la tecla Supr del teclado.

3. Pulsa un click en cualquier parte de la hoja para quitar la selección.

La totalidad de los datos se han borrado.

Inmovilizar paneles

En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas o
columnas con rótulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su
longitud, perdamos de vista esos rótulos que nos pueden servir como
referencia. Observa el ejemplo:

Imagínate que en vez de 4 columnas de datos, son 200 columnas. Al
estar el cursor situado cerca de la columna A, tenemos como referencia de los
datos a los nombres de dicha columna, pero si desplazamos la pantalla hacia
la izquierda, perderíamos la referencia de los nombres.

Para que no ocurra esto tendríamos que:

1. Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los rótulos
de los meses y a su izquierda contiene los rótulos de las personas.
2. Acceder a Ventana – Inmovilizar paneles

Veremos unas líneas negras que significan la división que hemos hecho. Lo
que haya por encima y a la izquierda de esas líneas será lo que quede
inmovilizado.

Ahora podríamos desplazarnos hacia la derecha y siempre veríamos la
columna izquierda que nos serviría como referencia. De la misma forma, si nos
desplazamos hacia abajo, veremos la fila de los meses inmovilizada.

Para anular la inmovilización de los paneles, deberíamos acceder a
Ventana – Movilizar paneles y las líneas de inmovilización desaparecerían,
quedando la hoja como estaba antes.

División en ventanas

En libros extensos es posible crear una o varias ventanas del mismo
libro y trabajar en una u otra. Para ello debemos acceder a:

1. Ventana – Nueva ventana Vista - Dividir

Con esta orden se habrá creado una nueva ventana del mismo libro. Si al
principio te cuesta controlar qué ventana estás viendo, puedes organizártelas
con Vista - Dividir.

Si escribimos algo en una de las dos ventanas, veremos cómo la otra se

va escribiendo exactamente lo mismo. Para pasar de una ventana a otra
pulsaremos un click, y para cerrar una de las dos ventanas, simplemente
pulsaremos el botón de cerrar teniendo en cuenta que el cierre de la
última ventana supone el cierre del libro.

Practica 2
Las funciones lógicas se clasifican en:

 Funciones Lógicas "SI".

 Funciones Lógicas "Y"

 Funciones Lógicas "o"

Funciones Lógicas "SI"
Es una función Lógica compuesta como todas las funciones de Excel por tres partes:

SIGNO IGUAL - NOMBRE DE LA Función - ARGUMENTOS 1

= Suma (A; A;O) 1 argumento que es el rango
= Promedio (A; A;O) 1 argumento que es el rango
= Transeour (A; A;O) tiene dos argumentos.

Utilidad de la Función "SI":

Se debe utilizar en todos los problemas en los que se plantee una disposición legal
(condición) y dependiendo de esta condición el usuario puede tener uno de los dos
caminos disponibles.

Sintaxis:

= Si (Condición; Acción1; Acción2)

Condición: En esta puede ir:

A8 < 200
F5 >= 30
E10 <= 50
R4 >10

Acción 1 y 2: Puede ir:

 Rótulos
 Valores Numéricos

 Fórmulas
 Funciones
 Otra Función "SI"

Funciones Lógicas "Y"

Esta función lógica sirve para agrupar condiciones simples y trabajar dentro de una
función "SI"

Condiciones Simples: Emiten valores de verdad o falsedad

Ejemplo:
A5 > 100

Sintaxis:

= y (Condición1; Condición2; condición3 .. ) Hasta 30 condiciones

Valor de verdad de "Y"

P Q PYQ
V V V
V F F
V F
F
F F F

"Y": Es verdadero cuando todas las condiciones simples son verdaderas.
“Y": Es falso cuando (al menos una, por lo menos una o más) de las condiciones
simples son falsas.

EJERCICIO 1
La Empresa CCGR decide seleccionar y contratar al personal para que labore en las
diferentes áreas.

Un trabajador es aceptado si éste obtiene 20 puntos como mínimo en educación,
mayor que 19 puntos por experiencia, 22 puntos mínimos en pruebas de
conocimientos, aptitudes y destrezas; y, mayor que 20 puntos para la entrevista
planeada., en el examen de selección de personal, caso contrario los aspirantes a
estos puestos de trabajo serán rechazados.

la educación será calificada sobre:

Educación mínima 10 puntos; y, Educación adicional 15 puntos, haciendo un total de
veinticinco puntos.

La experiencia será calificada sobre veinticinco puntos distribuidos de la siguiente
manera:

Experiencia mínima 8 puntos; y,
Experiencia adicional 17 puntos.

La prueba de conocimientos, aptitudes y destrezas serán evaluados sobre 25 puntos
subdividiéndola en:

Conocimientos 8 puntos;
Aptitudes 8 puntos; y,
Destrezas 9 puntos.

Por último, la entrevista planeada también tendrá una calificación de 25 puntos
divididos en:

Agilidad 13 puntos; y,
Personalidad 12 puntos.

EJERCICIO 2

Una aerolínea regional puede comprar combustible para sus Jets a cualquiera
de sus 8 proveedores, dependiendo de la capacidad de producción de estas
entidades para poder satisfacer las necesidades de esta aerolínea en estos
tres últimos meses.

La producción de combustible es medido en galones, la aceptada o rechazada
de cualquiera de estas entidades proveedoras depende de directamente de su
capacidad de producción.

La entidad necesita para estos tres meses:

Octubre 4800 galones de combustible como mínimo, Noviembre igualo mayor
que 4900 galones de combustible y, para Diciembre, mayor que 6000 galones
de combustible.

Manejo de NTIC´s II

Universidad Técnica de Ambato 23


Contenido
EXCEL 2000 .................................................................................................................... 2
Introducción .................................................................................................................. 2
La pantalla principal ..................................................................................................... 2
Los menús de Excel ...................................................................................................... 3
Conceptos básicos ........................................................................................................ 4
Desplazamiento por la hoja .......................................................................................... 4
Selección de celdas ....................................................................................................... 5
Escribir texto ................................................................................................................ 5
Modificar y borrar el texto................................................................................................ 5
Operaciones con hojas de Excel ....................................................................................... 6
Introducción de datos. Tipos de datos .............................................................................. 7
Introducción de valores numéricos .................................................................................. 7
Introducción de valores de texto....................................................................................... 7
Introducción de fechas y horas ......................................................................................... 8
Copiar y mover celdas ...................................................................................................... 8
Dar nombres a las celdas .............................................................................................. 8
Guardar el trabajo ............................................................................................................. 9
Copiar datos ................................................................................................................ 10
Creación de series ........................................................................................................... 11
Copiar y mover celdas ................................................................................................ 12
Pegado especial........................................................................................................... 12
Práctica 4 ........................................................................................................................ 13
Insertar y eliminar filas y columnas ........................................................................... 14
Buscar y reemplazar datos .......................................................................................... 14
Selección de celdas no-adyacentes ............................................................................. 15
Llenar datos en un rango ............................................................................................ 15
Borrar todos los datos de la hoja ................................................................................ 15
Inmovilizar paneles..................................................................................................... 16
División en ventanas ................................................................................................... 17
Practica 2 ........................................................................................................................ 18
Las funciones lógicas se clasifican en: ....................................................................... 18
 Funciones Lógicas "SI". ...................................................................................... 18
 Funciones Lógicas "Y" ........................................................................................ 18
 Funciones Lógicas "o" ......................................................................................... 18
Funciones Lógicas "SI" .................................................................................................. 18
Funciones Lógicas "Y" ............................................................................................... 19
Valor de verdad de "Y" ........................................................................................ 19
EJERCICIO 1 ......................................................................................................... 20
EJERCICIO 2 ......................................................................................................... 22



Universidad Técnica de Ambato
Facultad de Contabilidad y Auditoria
MODALIDAD SEMIPRESNCIAL
Taller 1

Desarrollar el siguiente cuestionario.

1. Qué es y para que sirve Excel?
2. De una definición de celda en Excel?
3. Para que sirve el formato condicional en Excel?
4. Como puedo identificar la posición o ubicación determinada de una celda en la hoja de
cálculo?
5. Cite al menos 4 tipos de datos que maneja Excel?
6. Para que sirven la funciones en Excel, cite por lo menos 5 funciones y para que sirve
cada una de estas?
7. Cual es la utilidad de un formulario en Excel y cite un ejemplo?
8. Cite un ejemplo en el que se pueda aplicar la validación de datos en Excel?

9. Graficar en Columnas, pastel y lineal (3 en total) los Siguientes Datos y realizar la
respectiva interpretación de los mismos. Cuadro sobre Alumnos Aprobados en la
Facultad de Contabilidad y Auditoria.

PERIODO AMBATO CUENCA RIOBAMBA
1993 – 1994 548 896 290
1994 – 1995 532 762 261
1995 - 1996 626 671 258
1996– 1997 703 617 264
1997– 1998 749 457 784
1998- 1999 587 254 658

10. Supongamos que desea calificar con letras los números de referencia con el Nombre
Promedio.
Si Promedio es La función devuelve

Mayor que 8,9 A
De 8,0 a 8,9 B
De 7,0 a 7,9 C
De 6,0 a 6,9 D
Menor 6,0 E
RESULTADO

NOMBRES PROMEDIO CALIFICACIÓN

ABRIL GABRIELA 5,5 F

AGUILAR Marisela 6,5 D

AL TAMIRANO Eduardo 7,5 C

BARONA Arcos 8,5 B

Rivera FERNANDA 9,5 A

Cumanda CORDOVA 10,5 A

Tapia EDUARDO 11,5 A



11. Efectúe un cuadro de calificaciones que contenga la asignatura, promedio,
asistencia y observaciones. En observaciones debe mostrar:
 Aprueba, si el promedio es mayor igual que 7 y la asistencia es mayor
igual que 70%
 Pierde por notas, si el promedio es menor que 7
 Pierde por faltas, si la asistencia es menor que 70%
 Pierde por faltas y asistencia, si el promedio es menor que 7 y la
asistencia es menor que 70%.

RESULTADO

CUADRO DE CALIFICACIONES
ASIGNATURA PROMEDIO ASISTENCIA OBSERVACIONES
Contabilidad 5 70% REPRUEBA POR NOTAS
Informática 6,9 75% REPRUEBA POR NOTAS
Investigación 5 69% REPRUEBA POP NOTAS y ASISTENCIA
Matemáticas 8 90% APRUEBA
Estadística 8 90% APRUEBA

12. El 25 de noviembre, que es su cumpleaños, Juan Páez hereda 2400 dólares. Sin
embargo, el 17 de agosto, Juan necesita desesperadamente dinero para pagar su
colegiatura. Si su valor del dinero es del 9% . Cual es el valor en efectivo de su
herencia? Función VA.

13. Un pagare de 500,00 dólares con interés vence al 8% en 72 días. Si el
beneficiario decide vender el pagare 20 dias antes de su vencimiento. Cual es
su valor si la tasa del mercado de dinero es el 9%? Función VA .

14. un minorista que encontró que no podría pagar una cuenta de 1200.00 dólares
en el día de su vencimiento, firmo un pagare a 60 días con interés al 9,5%.
Veinticuatro días mas tarde descubrió que podría liquidar la deuda y pago el
valor actual del pagare a la tasa del mercado del 10%.

a) ¿Cuánto le costo la ampliación del crédito? Función VA
b) Si el hubiera pagado el interés de acuerdo a las condiciones del
documento para 24 días ¿Cuánto le hubiera costado la ampliación del
crédito? Función VF.



MANEJO DE BASE DE DATOS
MICROSOFT ACCESS 2000

Una Base de Datos puede ser una herramienta extremadamente versátil para el
aula de clase, en especial si usted puede aprovechar el poder de las opciones de
consulta que ofrece la aplicación Access de Microsoft.

Uno de los objetivos de la instrucción de las ciencias naturales y de las ciencias
sociales en todos los grados escolares es enseñar a los estudiantes a formular y
responder preguntas. Necesitamos una herramienta que nos ayude a encontrar las
respuestas cuando las preguntas incluyen gran cantidad de datos. En algunos
casos, la mejor herramienta es una Base de Datos, ya que le permite, basándose
en sus datos, realizar cálculos; ordenarlos y seleccionar algunos de acuerdo a los
criterios que usted establezca.

1. INTRODUCCIÓN
1.1. ¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene,
una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y
empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,
ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener
información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en
principio: Introducir datos, Almacenar datos, Recuperar datos y trabajar con ellos

Aunque el término de gestor de base de datos tiene su origen en el ambiente informático,
puede aplicarse además para describir las diversas formas en que puede ser catalogada,
almacenada y utilizada la información.

Todo esto se puede hacer con una caja, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos
aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en
un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen
siendo las mismas.

La información se organiza a menudo en una base de datos en forma de tablas, con una serie
de filas y columnas. Por lo tanto una base da datos puede constar de una o varias tablas.

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en
forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listado
telefónico:



Listado telefónico
Nombre Dirección Teléfono
Cabrera Ortiz, Pedro C/Mayor, 12 (948) 123457
García García, Ana Avda. Arroyos, 54 (948) 559566
Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 (948) 551234

En este listado nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de
personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados:
Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así
es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato",
aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada
una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina
Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la
información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.



1.1.2. Tipos de campos

En el listado telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el
Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una
dirección en el listado sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar
campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo
complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listado telefónico necesitamos una
sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre
y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas,
constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible
almacenar esta información en una sola tabla?:

HOSPITAL

Fecha Nombre Dirección Teléfono Diagnóstico Tratamiento Médico

5-5-02 García García, Avda. 256699 Gripe Frenadol Dr. Pérez
Ana Arroyos,5

12-1-04 Santos Gemio, c/ 369856 Sarampión Augmentine Dr. Pérez
Luis Berruguete,74

23-5-02 García García, Avda. 256699 Sarampión Clamoxil Dra. Sanz
Ana Arroyos,5

1-1-03 Santos Gemio, c/ 369856 Amigdalitis Clamoxil Dr. Alonso
Luis Berruguete,74

25-2-04 Cabrera Ortiz, C/Mayor 12 101232 Amigdalitis Clamoxil Dra. Sanz
Pedro 4D

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base
de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un
paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos
personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces.
Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran
cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la
hará menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias
tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas; de esta
manera se consigue que no haya datos repetidos.
Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus
datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de
que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos
tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico).



A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas
relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando
se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.
No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases
de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no
esta capacidad.

Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última
generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox,
Access, Visual, SQL Server, etc.

1.2.1. Ejemplo de base de datos relacional

Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los
pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada médico tiene sólo una
especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la
base de datos estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan
entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad será una
tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes
mencionadas. Así, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:

Tabla de Pacientes:

Identificador Nombre Dirección Teléfono Médico de cabecera

El campo médico de cabecera es el encargado de representar la relación que
nos interesa almacenar de la realidad.

Tabla de Médicos:

Identificador Nombre Especialidad Domicilio Teléfono

En este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablas

Tabla de Especialidades:

Identificador Nombre de especialidad

Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendrá la
información pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada registro
está formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes tendremos los
siguientes campos : Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, Identificador. A cada campo se le
asociará un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en él, como se verá más
adelante.

1.3. Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué
pasos hay que seguir al diseñar una base datos.



a) Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos
son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará
extraer.
b) Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos.
Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y
definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento
y los resultados no sean los esperados.

1.4. Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listado telefónico personal es muy distinto
del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listado
telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases
de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas
desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder
a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para
conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el
caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese
paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán
por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al
que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios
sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las
operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que
ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo
infiable.
Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de
datos de red. Estas están situadas en un único ordenador –llamado servidor (generalmente
ordenadores de gran potencia)– y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores
con un programa que permita el acceso a ella –los llamados clientes–. Los Gestores de bases
de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo
tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente,
está introduciendo datos en la base.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente
para este uso y no se emplean para bases de datos personales
Fox y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que
hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas
empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.

Utilidad de una base de datos

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos
herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de
almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.



Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas
de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos,
importarlos y exportarlos.

1.5.1. Ordenar datos

Un listado telefónico, para que sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de
los nombres. Del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer
lo mismo.

El orden en una base de datos puede ser alfabético, numérico, de fecha o de
hora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. Así, se
puede ordenar indistintamente la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por
los nombres de los pacientes o por el número de código. También se puede
especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético
de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.
1.5.2. Búsquedas

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto
determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente
por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por
materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y
pérdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de
usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera
hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por
editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.
Cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los
campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer
búsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicación posterior a
esta), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este
autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Una vez hecha la extracción, el programa nos permite realizar los mismos
procesos que con el total de la base de datos (ordenaciones, informes…) pero
ejecutados únicamente sobre los registros extraídos.

1.5.3. Formularios e informes

En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir
que deban tener esta forma de presentación en la pantalla a la hora de introducir datos o
extraerlos, ni que haya que imprimirlos así.

Aquí es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero
tienen una función diferente. Básicamente los formularios son presentaciones hechas
para mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes están pensados para
imprimirlos.

1.5.3.1. Formularios



Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy
diferentes. Esto tiene motivos funcionales y estéticos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos
procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más
sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan
determinados campos.

Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo del
hospital. En este tipo de bases de datos no interesará que todos los usuarios vean todos los
datos. A una enfermera le interesa acceder a los datos médicos del paciente pero en modo
alguno a los datos económicos que estarán almacenados en la misma base de datos. En el
caso de una persona que trabaje en administración del hospital ocurre lo contrario: debe tener
acceso a los datos económicos pero no a los médicos.

Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseñas,
permiten solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le
interesan manteniendo ocultos los restantes.

Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de
los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos,
modificarlos, o eliminar algún registro.

1.5.3.2. Informes
Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de
base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con
cualquier formato de tal forma que generan de modo automático cartas, etiquetas
postales, listados.

1.5.4. Cálculos y sumarios

Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones
matemáticas sobre los registros. Así, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo
de una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos
impuestos de cada empleado. En la mayor parte de las bases de datos, los datos
procedentes de los cálculos no quedan almacenados aumentando el tamaño de la base de
datos, si no que sólo queda guardada la operación o fórmula.

Médico Salario
Dr. Sanz 250,00
Dr. Alonso 300,00
Dr. Sánchez 195,00
TOTAL: 3 745,00

También es posible realizar operaciones y cálculos estadísticos sobre el total de
los registros: el programa puede calcular el número de médicos que trabajan en
el hospital o en cada departamento, lo que han cobrado entre todos o
desglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se les suele
denominar sumarios porque son resultado de cálculos sobre grupos de
registros.



2. ACERCA DE CÓMO DISEÑAR UNA BASE DE DATOS
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que
formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos.

2.1. Pasos para diseñar una base de datos

2.1.1. Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo se
utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí,
puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos
necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza
actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la
que va a diseñar.

2.1.2. Determinar las tablas que se necesitan
Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de
datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes
que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea
respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que
los producen.

No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea
más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño
primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios
de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada, y no debe duplicarse información entre
tablas.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo
sobre un asunto, puede mantener la
información acerca de cada asunto
independientemente de otros asuntos. Por
ejemplo, puede almacenar los nombres de
los proveedores en una tabla diferente de
los productos que vende, de modo que se
puede eliminar un producto y conservar a
la vez la información sobre el proveedor.

2.1.3. Determinar los campos que se necesitan
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene
hechos individuales sobre el asunto de la tabla.
Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la
dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para
cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados. Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos,
en lugar del Nombre completo).

2.1.4. Identificar el campo o campos con valores únicos en cada registro
Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por
ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de



datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada
registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

Claves
Principales

2.1.5. Determinar las relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave
principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la
información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las
tablas en una base de datos de Microsoft Access.

2.1.6. Perfeccionar el diseño
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de
estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el
diseño de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir
suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño.

2.1.7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos
anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A
continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

2.1.8.Ejemplo de una base de datos para un hospital
Para mayor comprensión de lo explicado a continuación se muestra la estructura de
unapequeña base de datos.

Un paciente
puede acudir
al médico
muchas veces
en la vida. En
cada visita
que realiza el
paciente le
puede atender
un médico
distinto por
motivos
distintos. Un médico a su vez atiende a muchos pacientes. En esta base de datos la relación
entre los pacientes y los médicos se ha realizado creando una tabla: visitas.

Los campos en común son los códigos de los pacientes y de los médicos. Estos campos
compartidos tienen el origen en la tabla que los creó (tabla médicos o tabla pacientes) pero
esos mismos datos se podrán ver en la tabla visitas gracias a la relación. De esa forma los



datos de una visita en parte procederán de las tablas médicos y pacientes, y en parte serán
datos propios de visitas.

2.2.Tarea
consultar en la ayuda de Microsoft Access el tema: Acerca de las relaciones de una base de
datos y en este tema sobre: Por qué se deben definir relaciones, Cómo funcionan las
relaciones, Una relación uno a varios, Una relación varios a varios, Una relación uno a uno,
Definir relaciones.

3. Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro
de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

3.1. ¿Cómo crear una tabla?
Para crear una tabla se selecciona la pestaña y se pulsa el botón Nuevo, aparecerá la siguiente
ventana:
Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla
aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los
campos.
2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la
genera automáticamente.
4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no
necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones
que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.
Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las opciones a
través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño.
Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de
datos. Pero también se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la
información y Access crea la estructura automáticamente.

3.2. Las Vistas de la tabla
Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el
aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas:

Vista Diseño Vista Hoja de datos

Desde esta vista se diseñan los campos pero no se Desde esta vista no se pueden modificar el tipo
pueden introducir datos. Si se desea introducir datos, se de datos que contienen los campos o su
pulsa el botón Vista, se abrirá la vista Hoja de datos. El descripción.
aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los Para realizar cambios de este tipo se tiene que
encabezados de las columnas son los nombres de los pasar a introducir los datos pulsando el botón
campos y cada fila es un registro. Vista.

3.2.1. Vista Hoja de datos
Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en una base de datos.
A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa
Aceptar.
En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los
campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera
dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".
Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más de 64
caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos
y un registro.



Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para
pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador.
Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos:
apellidos, fecha de nacimiento y dirección.
Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente hacerlo antes
de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.

3.2.2. Vista Diseño
Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un nombre
a la tabla.
Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.
A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal.
Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este
manual.
Después de pulsar "No", se abrirá la ventana de diseño de la tabla ya creada con el tipo de
dato definido por Access de forma automática.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de
datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada
columna se introducen diferentes características del campo:

1. Nombre del campo: los nombres de los campos.
2. Tipo de datos:
Texto.-Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para
números que no requieren cálculo, como números de teléfono, etc. Almacena hasta 255
caracteres.
Memo.- Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.
Almacena hasta 65.536 caracteres.
Numérico.- Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos,
exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1,
2, 4 u 8 bytes
Fecha/Hora.- Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes.
Moneda.- Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los
cálculos.
Almacena 8 bytes.
Autonumérico.- Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una
unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un
registro.
Almacena 4 bytes.
Sí/No.- Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no están permitidos. Almacena
1 bit.
Objeto OLE.- Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de
cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en
otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte.



Hipervínculo.- Se utiliza para hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o
una dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.
Asistente para búsquedas.- Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta
opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición
automáticamente.
4. Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su
finalidad.
5. Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la
apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
5.1. Tamaño del campo
Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto.
En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede
contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede
introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho
cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los caracteres restantes se
perderán.
En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener
valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte, Entero, Entero
Largo, Simple y Doble.
5.2. Formato
Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato sólo
afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los
números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.
Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con
un determinado número de decimales. Si no se determina nada en esta propiedad Access
utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.
En los campos de texto y memo se recomienda utilizar
< Presentará todos los caracteres en minúsculas
> Presentará todos los caracteres en mayúsculas
5.3. Lugares decimales
Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda. Determina el
número de cifras decimales en la presentación de los campos. Esta propiedad tiene dos
configuraciones:
 De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta
las que se especifiquen en el formato.
 Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada formato o la
que este definida en la propiedad formato.
5.4. Máscara de entrada
Esta propiedad la tienen los campos de texto, númerico, fecha/hora y de moneda. Obliga a
que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada. Los códigos
son los siguientes:
Código Función
0 Dígito (0-9). Introducción obligatoria. No permite signos
# Dígito o espacio. Introducción opcional. Las posiciones en blanco se
convierten en espacios y se permiten los signos
9 Dígito o espacio. Introducción opcional. No permite signos
L Letra (A-Z). Introducción obligatoria
? Letra (A-Z). Introducción opcional.
A Letra o dígito. Introducción obligatoria
a Letra o dígito. Introducción opcional
& Cualquier carácter o espacio. Introducción obligatoria
C Cualquier carácter o espacio. Introducción opcional
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separador de miles, fecha y hora.
< Convierte los caracteres en minúsculas
> Convierte los caracteres en mayúsculas



! Hace que la máscara de entrada se rellene de derecha a izquierda
Hace que el carácter que venga a continuación se presente como un
carácter literal
5.5. Título
Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se utilizará
en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.
5.6. Valor predeterminado
Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.
Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario
cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede
modificar.
5.7. Regla de validación
Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y
Objeto OLE. Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se
introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.
Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de
validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos
puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecerá una ventana para generar
expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.
5.8. Texto de validación
Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece
ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de
validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el
dato para que el usuario lo sepa.
5.9. Requerido
Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. Si se encuentra activado "Si"
no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.
Permitir longitud cero
Se aplica a los campos de tipo texto y memo. Esta propiedad es útil para las consultas y
expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.
5.11.Indexado
Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un
registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo mas que al campo por el que
se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy
lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber
dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal
con cada uno de los registros.
5.12 Comprensión Unicode
Para compensar este efecto de la representación de caracteres Unicode y asegurar un
rendimiento óptimo, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode para un
campo Texto, Memo o Hipervínculo es Sí.

3.2.3. Insertar un campo
Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes primero se debe seleccionar haciendo
clic sobre él campo posterior donde se insertará el nuevo campo. El campo cambia de color y a
su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha se da clic botón derecho
y escogemos la opción insertar fila. El campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba.

3.2.4. Introducir el nombre del campo
Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre que
se le vaya a dar al campo.

3.2.5. Elegir el tipo de dato
Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los campos
el "tipo de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato numérico el tipo de dato sería
numérico.



Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo de datos
aparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un menú en el que se puede
seleccionar el tipo de dato.
Para cambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda aparece
una flecha, que al ser pulsada despliega un menú. Para seleccionar el tipo de dato que interese
hay que situarse sobre él con el ratón.

3.2.6. Mover un campo
Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre él. El campo cambia de
color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo
se convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el
campo a la posición que se quiera.

3.3. Guardar la tabla
Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de Guardar o se elige
Archivo|Guardar.

3.4. Abrir y trabajar una tabla
Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que estar en esa
base de datos.Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo|Abrir, o se pulsa el botón.
Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que
interese y se pulsa Aceptar.
Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con
múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir.
Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o Diseño si se desea añadir un campo o
variar las propiedades de los campos.
Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de
cambiar pulsando el botón cambiar de vistas:

3.4.1. Introducir datos en la tabla
En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sólo aparecerá una
fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que se
empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primera columna de la fila sobre la que esté
escribiendo aparecera un lápiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro
pulse Intro o Tabulador.
Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco.
4. La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo
identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos
registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.
Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo
nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se
podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para
cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Código del
paciente y se elige el tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un
número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no
tendrá ningún registro repetido.
Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez,
de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad
de que ahí están todos sus datos médicos.
Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de
Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal. También se puede realizar esta
operación desde el Menú Edición|Establecer Clave Principal.
No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente
hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo
pidiendo que se establezca:
Si se elige la opción "Si", Acces creará automáticamente un campo Autonumérico que será la
clave principal.
4.1. Tipos de clave principal



En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y
Campos múltiples.
4.1.1. Claves principales de Autonumérico
Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca
automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la
tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de
crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién
creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal
automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una
clave principal de Autonumérico.
4.1.2. Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o
números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft
Access no establece la clave principal.
Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros
contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas
mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo
como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.
4.1.3. Claves principales de Campos múltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden
designar dos o más campos como clave principal.
La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar
otras dos tablas en una relación varios a varios.
Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una
clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un
campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.

Unidad 1. Elementos básicos de ACCESS2000.

Vamos a ver cuales son los elementos básicos de Access2000, la pantalla, las
barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se
llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto
estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar Access2000.
Veamos las dos formas básicas de arrancar Access2000.

1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se
despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic
sobre él, y se arrancará el programa.



2) Desde el icono de Access2000 del escritorio.

Puedes arrancar Access2000 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma
que te explicamos aquí.

Para cerrar Access2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
1) Hacer clic en el botón cerrar
2) Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial.
Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente
con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos
quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.



A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos
permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una
nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botón Cancelar, para
empezar desde cero.

Las barras.

La barra de título contiene el nombre del programa.
En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús
desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas
las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más
habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que
veremos a continuación.
En Access2000 la barra de menús tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que
consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el
usuario va utilizando. Si deseas información sobre los menús desplegables, haz clic
aquí .
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de
elementos:

a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada
o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo,
en el menú Archivo, el comando Cerrar.
b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su
lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen
un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Archivo, Obtener datos externos.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que
rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción.
Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el
menú Archivo, Abrir...

Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado
pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para
desplegar el menú Archivo.

La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas
de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.



Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono
Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.
Existen más barras de herramientas pero éstas sólo son accesibles en algunos casos
determinados que iremos viendo a lo largo del curso.

La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos
programas, como Internet Explorer, etc. . Esta barra no pertenece a Access2000, sino a
Windows como su propio nombre indica.
Crear una base de datos.
Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos:
1 Ir al menú Archivo.
2 Elegir la opción Nueva base de datos...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3 Hacer clic sobre el botón Aceptar.



Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos.
4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos
a grabar nuestro trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Si quieres saber para qué sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, ves al siguiente
punto Opciones del cuadro de diálogo.
5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo.
7 Hacer clic sobre el botón Crear.

Automática
mente se
creará nuestra
nueva base de
datos a la cual
Access2000
asignará la
extensión
.MDB, y
aparecerá la
ventana
correspondient
e a la base de
datos:
Si observas
la ventana de
la base de
datos, en la
parte de la
izquierda
aparecen los
diferentes
objetos de una
base de datos
y en la parte
de la derecha,
dependiendo



del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitirá crear o modificarlos.
En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que
todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Opciones del cuadro de
diálogo.
Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los
explicamos:

Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es
decir, la carpeta abierta anteriormente.

Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se
encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste.

Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.

Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que
especificarle un nombre.

Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha,
elegiremos entre:
Lista: para ver únicamente los nombres de los archivos.
Detalles: para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.
Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro,
dependiendo del archivo seleccionado.
Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.
Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamaño, tipo o fecha.

Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis
documentos,... para acceder de forma más rápida a ellas.

Unidad 2 Crear una base
de datos.

Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos:
1 Ir al menú Archivo.
2 Elegir la opción Nueva base de datos...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:



3 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a
nuestra base de datos.
4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.


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