1. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
UNIDAD I
Hoja electrónica básica
2. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
“Introducción a las Hojas
Electrónicas”
Tema #1
3. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Objetivos
Al finalizar la sesión, el estudiante debería ser capaz de:
u Reconocer algunos antecedentes de las hojas electrónicas
u Identificar el entorno de una hoja electrónica y su estructura.
u Comprender los conceptos básicos de las hojas electrónicas.
u Reconocer cambios que Microsoft ha incorporado en la versión 2016 de Excel
4. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Cronología de las hojas electrónicas
Nace VisiCalc (1978): 1ª. Hoja de calculo electrónica desarrollada para Apple II
MultiPlan (1982): Fue la base para el desarrollo de Excel.
Lotus 1 2 3 (1983): Hoja de cálculo desarrollada por Lotus Development Corp. Introdujo los conceptos de
celdas, rangos y macros.
Excel 1.0 (1985): Utilizada para computadores personales Apple Macintosh.
Excel 2.0 (1987): Diseñado para MSDOS3.0 y Windows2.0
Aparecen sucesivamente: Excel 3.0 (1990), 4.0 (1992), Excel 5.0 (1993), Excel 7.0 (1995), Excel 8.0 (1997),
Excel 9.0 (1999), Excel XP (2001), Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, 2013, 2016, 2019.
5. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
¿Programas alternativos a Excel?
• StarOffice Calc de StarOffice (Linux)
• OpenCalc de OpenOffice
• Corel Quattro Pro de WordPerfect
• KSpread de Koffice
• Gnumeric de GnomeOffice
• Hoja de cálculo de Google Docs
• Numbers: es para los ordenadores Mac (Apple).
• Paquete LibreOffice
• Paquete Kingsoft Office
Oppen Office Calc
Quattro Pro
Gnumeric
6. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Conozca Microsoft Excel 2016
EXCEL
u Es una aplicación distribuida por Microsoft Office, sucesora de Excel 2013, del
tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con números organizados
en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos
financieros y contables.
u Es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a
partir de grandes cantidades de datos.
7. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Entorno de Excel 2016
Al ejecutar Excel 2016, verá los diferentes tipos de plantillas que esta versión
ofrece para realizar presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.
¿Por
qué
se
prefiere
Excel?
8. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Pantalla de inicio de Excel 2016
Al elegir la plantilla de libro en blanco, verá la ventana de la aplicación donde comenzará a trabajar
con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versión de Excel, la gran
diferencia está en que ahora es más simple pero mas funcional.
9. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Interfaz de Excel 2016
10. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Descripción del entorno de Excel
2016
• La Barra de título:
Muestra el nombre de la aplicación (Excel) además del nombre del archivo actual. Por defecto la
barra de título muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2016.
• Botones de control:
Excel posee tan sólo un grupo de botones de operación Minimizar, Maximizar y Cerrar. Con esta
nueva forma de trabajo ahora Excel permite revisar dos archivos diferentes en ventanas diferentes.
Es decir que ya no se muestran apiladas.
• Barra de herramientas de acceso rápido:
La Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de la
ventana de Excel. Esta Barra de herramientas presenta algunos comandos comunes como: Guardar,
Deshacer y Rehacer. Es posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades,
quitando o agregando diferentes comandos.
11. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
• La cinta de opciones:
Excel 2016 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes
herramientas para trabajar con una plantilla o un libro nuevo. La cinta de opciones esta dividida en
fichas grupos y comandos.
Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas sólo
aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto.
Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.
12. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
• Barra de fórmulas:
La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el
contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la izquierda, el cuadro de
nombres, que presenta la dirección de la celda activa; en el medio, los botones
que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de fórmulas,
donde insertamos y modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
• Menú Archivo:
A través de la ficha Archivo, la primera de la cinta de
opciones, se accede a la Vista Backstage de Excel
2016, es decir, al lugar donde encontramos todas las
opciones relacionadas con la administración de
archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y
obtener información sobre ellos, entre otras
posibilidades.
13. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
• Anclar archivos:
La opción Abrir de la Vista Backstage muestra en la
sección Libros recientes, en forma predeterminada, los
últimos archivos utilizados. Si necesita tener tener algún
archivo a la vista, podemos anclarlo a la lista de Libros
recientes para que esté siempre visible.
Para ello haga clic con el botón derecho del mouse sobre
el archivo y selecciona Anclar a la lista. La lista admite un
máximo de 25 archivos, pero se puede especificar la
cantidad que se quiera visualizar.
• Barra de estado:
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la
aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el estado
de una celda seleccionada:
14. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
• Área de trabajo:
En la parte central de la ventana de la aplicación
encontramos el área de trabajo, es decir, el sector
donde introduciremos datos, realizaremos
operaciones y aplicaremos todas las utilidades del
programa. En esta sección identificaremos sus
componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom
y a desplazarnos por las hojas de cálculo.
• Herramienta Zoom:
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su
contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad
de información en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la
pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir
el porcentaje de zoom.
Ø La última columna de Excel se llama: XFD (16,384)
Ø Número de filas que tiene Excel: 1,048,576
15. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
¿Qué es un libro de Excel 2016?
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso
estos archivos se denominan LIBROS.
En la versión 2016, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera
preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la
cantidad de hojas que queramos y, luego, también eliminar las que no sean
necesarias.
Plantilla de Excel: Es un modelo de libro que puede servirnos de base para muchas
hojas de cálculo y su extensión es .XLTX
16. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Extensiones de archivos
Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la extensión
.XLSX
Las versiones anteriores los almacenaban con el formato .XLS Por esta razón, si necesitamos compartir
un archivo en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2016, podemos
almacenarlo con un formato compatible con estas versiones. De este modo, podremos abrir el libro sin
inconvenientes. Algunas extensiones de archivos de Excel son:
u Libro de Excel (Extensión estándar): .xlsx
u Libro Binario de Excel: .xlsb (se utiliza para guardar libros especialmente grandes.)
u Libro con macros habilitadas de Excel: .xlsm
u Plantilla de Excel: .xltx (para guardar archivo como plantilla)
u Plantilla con macros habilitadas de Excel: .xltm
17. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Conceptos importantes
u Celda
La interserción de una fila y una columna se le denomina Celda, y en Excel una celda tiene un
ancho por defecto de 11 caracteres.
u Referencia a celda
Para identificar una celda específica en Excel debemos ubicar sus coordenadas (fila/columna) y a
esto se le conoce como referencia de celda. Ejemplo: celda A1.
Podrá notar que en la referencia de celda primero se coloca la letra de la columna y luego el
número de la fila.
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft
Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una función o fórmula.
18. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
u Rango de celdas
Conjunto de celdas identificadas por una celda inicial y una final, separadas por dos puntos.
Ejemplo: A1:A12
u Celda activa
La celda que tengamos seleccionada en el área de trabajo se le llama Celda Activa y se puede
identificar por sus bodes resaltados.
u Vínculos
En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula,
o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
19. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Insertar una columna
u Primera opción: Haga clic derecho en la columna posterior a la
columna que contenga datos y a continuación haga clic en la
opción Insertar.
u Segunda opción: En el grupo Celdas de la ficha Inicio elija el
botón Insertar y a continuación haga clic en la opción “Insertar
columnas de hoja”.
Tenga en cuenta que en ambos métodos, el contenido de la
columna donde haya dejado el marcador de celdas se moverá
hacia la derecha dando espacio a la nueva columna recién
insertada.
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20. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Insertar filas
u Primera opción: Haga clic derecho sobre el número de fila
posterior a la fila con datos y a continuación elija la opción
Insertar.
Ahora puede agregar una o mas filas a la hoja de cálculo para
adicionar mas datos a su hoja. Estos datos se incluirán entre dos
filas de datos que generalmente ya existen.
Excel moverá el contenido de la fila seleccionada hacia abajo, es
decir; la fila seleccionada tomará el número de fila siguiente al
actual.
21. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Insertar filas
u Segunda opción: Ubique el marcador de celdas sobre cualquiera de las celdas de la fila posterior.
Dentro de la ficha Inicio localice el grupo Celdas y luego haga clic en el comando Insertar. Por
último seleccione la opción Insertar filas de hoja.
22. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los
grupos incluidos en la ficha Inicio. Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están
en negrita.
Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, dentro del
grupo Fuente , haga clic en Negrita y, adicionalmente, puede cambiar el color del texto.
23. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones II
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