Herman Valen: Kurs i forhandlingsteknikk, Jølster hotell 23.02.16. Informasjonsmøte om breiband og kurs

1. S O G N O G F J O R D A N E F Y L K E S K O M M U N E
O G
I T - F O R U M B R E I B A N D
Kurs i forhandlingsteknikk
Herman Valen
Herman Valen, mobil: 91572244, epost: Herman.valen@outlook.com

2. Innledning
Herman Valen, mobil 91572244, epost: Herman.valen@outlook.com
 Litt om meg selv
 Noen grunnleggende prinsipper
 Krav til konkurranse
 God forretningsskikk
 Forholdsmessighet
 Likebehandling
 Forutberegnelighet
 Gjennomsiktighet
 Etterprøvbarhet

3. Tildelingskriterier
Herman Valen, mobil 91572244, epost:
Herman.valen@outlook.com
 Hva er gjenstand for konkurransen
(tildelingskriterier)
 Pris
 Kvalitet
 Estetisk og funksjonsmessige egenskaper
 Kundeservice og teknisk bistand
 SLA
 Leveringstid
 Osv

4. Strategi
Herman Valen, mobil 91572244, epost: Herman.valen@outlook.com
 Best mulig avtale basert på tildelingskriteriene.
Hvordan oppnår vi dette? Strategi
 Organisering av forhandlingsteam
 Gjennomføring av forhandlinger
 Kommunikasjon under forhandlingene
 Utnytt konkurransesituasjonen
 Tidsaspektet

5. Organisering av forhandlingsgruppen
 Sterk forhandlingsleder med meget god og relevant
kompetanse
 Deltakere fra forskjellige relevante fagmiljøer
 Enhetlig opplæring og fremtreden for
forhandlingsgruppen
 Felles grunnlag for å opptre mest mulig enhetlig og
profesjonelt
 Delproblemstillinger kan diskuteres i mindre faggrupper
som så gir sin innstilling til forhandlingsgruppen

6. Gjennomføring av forhandlinger
 Få en god oversikt over tilbudene så tidlig som mulig
 Foreta avklaringer om uklarheter
 Foreta en evaluering av tilbudene og gi en skriftlig relativ
evaluering av tilbudene til alle leverandørene. Derigjennom
får tilbyderne en god oversikt over hvordan de står i forhold
til sine konkurrenter
 På basis av dette ber vi om å få et nytt revidert tilbud.
 Det nye tilbudet danner så basis for nye forhandlinger.
 Når vi mener at vi har avklart alle uklarheter og fått det
beste tilbudet med hensyn til tildelingskriteriene ber vi om
å få et siste beste tilbud på pris som så danner grunnlag for
tildeling

7. Betydningen av konkurransemomentet
For Leverandøren
 For Leverandøren må enhver leveranse kunne
forsvares ut fra sin egen lønnsomhet: Nøktern til
konkurransen

8. Betydningen av forhandlingsteknikk
 Vitenskapeliggjøring av forhandlings-teknikk og
forhandlingstaktikk.
 Omfattende metoder basert på erfaring.
 Vekt på forhandlingsteknikk og forhandlingstaktikk.

9. Betydningen av forhandlingsteknikk
 Observasjoner av motparten
 Psykologiske og sosiale studier av motparten.

10. Betydningen av forhandlingsteknikk
 Utvikling av metoder for å bringe frem et
budskap gjennom forhandlingene
 Forhandlingsteknikk vektlegges gjerne mer
enn fortjent

11. Anbefalt forhandlingsteknikk
 Saklig forhandlingsteknikk passer best for norske
forhold
 Vekt på taktiske finesser medfører risiko for at spillet
får en egenverdi - ut over det som er formålet.

12. Forarbeid for forhandlingene
 Faglig grunnlag
 Teknisk og økonomisk
 Juridiske forhold
Utgangspunkt i det avtaleformular som kunden
vedlagt konkurransegrunnlaget

13. Forarbeid for forhandlingene
 Reservasjoner mot oppdragsgivers avtaleformular i
tilbudet
 Leverandørens priskalkyle vil bygge på bestemt
fordeling av risiko og ansvar

14. Forarbeid for forhandlingene
 Oppdragsgiver må klargjøre eget utgangspunkt for
forhandlinger – hvor er det avvik?
 Del inn avvik etter viktighet
 Ha forberedt alternative formuleringer og rom for
fleksibilitet
 HUSK - sterke begrensinger i muligheten til å foreta
endringer i konkurransegrunnlaget

15. Forarbeid for forhandlingene
 Sentralisér oversikten – viktig for:
 å ikke miste oversikten
 Lag et regneark med alle tilbudene som inneholder
konkurransegrunnlagets krav. Legg inn forbehold og priser.
Dette dokumentet danner basis for sammenlignende
evaluering og karaktersetting.
 å kunne bruke oversikten til egen fordel

16. Forarbeid for forhandlingene
 Tekniske, juridiske og økonomiske aspekter
 Kan synes forskjellige – oppdeling?
 Henger sammen – oppdeling ikke hensiktsmessig
 Trinnvis fremgangsmåte ofte heldig

17. Organisering av forhandlingsgruppen
 Spesialister og faglig kompetanse
 Kompleksiteten i leveransen
 Personer med innsikt i:
 økonomiske forhold
 tekniske forhold

18. Organisering av forhandlingsgruppen
 Juristens rolle og kompetanse - aktiv deltakelse
 Juridisk innsikt i avtalegrunnlag og bakgrunnsrett
innenfor det området det forhandles på.
 Innsikt i det praktiske og forretningsmessige området
som forhandlingene omfatter.
 Det er en meget sterk gjensidig påvirkning mellom de
praktiske løsningsmodeller som velges på den ene side
og de juridiske ansvarsforhold på den annen.
 Bevar oversikt over den gjensidige påvirkning mellom
vilkårene som det forhandles om, og den etterfølgende
praktiske gjennomføringen av avtalen.

19. Fordeling av funksjoner
 Når personer er valgt, må funksjoner fordeles
 Møteleder
 Leder av forhandlingsgruppe
 “Bad-guy”
 Referent
 Gofer

20. Tilrettelegging i egen organisasjon
 Realistisk tidsplan for forhandlingene.
 Forhandlingene må tilrettelegges fysisk.
 Møtelokaler
 Bespisning
 Referatskriving, beregninger m.v.
 Sekretærhjelp
 Konvensjoner for dokumentnavn m.v.

21. Eget avtaleutkast som grunnlag
 Fra kundens side
 Enhetlig behandling av leverandører
 Enklere prosess for sammenlignende vurdering av innkomne
tilbud

22. Oversikt over avtalestatus til enhver tid
 Avtaleutkast - solid oversikt over:
 Absolutte krav
 Vesentlige klausuler
 Mindre vesentlige klausuler
 Fremsatte forslag
 Endringskontroll og konsistenskontroll på avtalen
 Vesentlige forbehold er avvisningsgrunn

23. Utgangspunkt og innledende runde
 Hvor forhandlingene skal foregå
 En viss psykologisk betydning
 Vanlig hos kunden
 Legg forhandlingene der det er mest hensiktsmessig

24. Utgangspunkt og innledende runde
 Ikke åpne slike forhandlinger for hardt:
 Start med sentrale punkter
 Gruppér temaene under henholdsvis tekniske, juridiske og
økonomiske forhold
 Lag fremdriftsplan

25. Optimistisk tone
 Sørg for å holde en optimistisk tone i forhandlingene
 Godt humør
 Forsøk å forstå motpartens tankegang
 Møt angrep, urimelighet og aggresjon med en fornuftig
argumentasjon

26. Veksling mellom enkle og kontroversielle tema
 Vedvarende hamring på kontroveriselt tema må
brytes
 Foreslå å “parkere” tema på “problemliste”
 Pens samtalen inn på noe positivt for motparten
 Ha eventuelt i beredskap”give-aways”, som kan myke opp
 Oppsummer i positiv modus
 Det viktige er å få et godt resultat - ikke å “vinne “
diskusjoner

27. Forhandlingskultur
 Forstå motpartens forhandlingskultur
 Lyttende nøktern fremtreden og seriøs holdning
 Åpne med forståelse for motpartens syn, og forklar bakgrunn
for eget standpunkt

28. Særmøter
 Fastlåste forhandlinger
 Ta en pause
 Ha særmøter
 Uenighet i egen forhandlingsgruppe
 Lederen må skjære igjennom
 Sørge for at uenighet ikke kommer til uttrykk
 Hvis forhandlingene ikke går som planlagt: endre
videre strategi

29. Uenighet i motpartens gruppe
 Avklar uenigheter som blir uttalt i motpartens
gruppe.
 Uenighet hos motparten kan også brukes til å
fremme egne standpunkter
 Må brukes på en saklig måte

30. “Kjøp og salg”-taktikk
 Utgangspunkt er ytterpunkt - rom for forhandling
 Ikke gi uten å få, men ikke overdriv
 Hold oversikt
 Liste over “problempunkter” der vi ønsker gjenytelse

31. Konflikt mellom “absolutte” krav
 Lokaliser motpartens “absolutte” krav tidligst
mulig
 Kollisjon med egne = reell interessekonflikt
 Kan bli aktuelt med utsettelse på enkelte punkter

32. “Ris bak speilet”
 2. linje som forhandlingskort og “trusel”
 Det vil ta lang tid, kan være vanskelig å få leveransen
i havn til ønsket tidspunkt
 Realitetsbehandling utenfor forhandlingene:
Informer

33. Vis rimelighet
 Overlegen styrke bør ikke utnyttes maksimalt
 Partene skal “leve sammen” under implementering
 Målet: å komme frem til en rimelig, balansert avtale,
som kan forebygge og løse eventuelle konflikter i
fremtidige situasjoner der samarbeidet svikter

34. SPØRSMÅL?