Qué es Coupa y como puede ayudarle a mejorar la gestión de compras y gastos en su compañía.

1. Coupa Cloud Spend Management
“Administración de Gastos de Coupa”

2. Agenda
Acerca de Coupa
Demostración
Preguntas

3. Como hace usted para que sus empleados
adopten una practica responsable de
gastos y participen en las iniciativas de
reducción de costos?
La Pregunta del dia
Jason Busch
Managing Editor
March 12, 2012

4. Administración de Gastos es Prioridad
Luego de los despidos masivos y la crisis
financiera, a partir de ahora todo se tratara
sobre el reducir gastos.”
Headline from Business Roundtable
of CEOs Meeting (4/8/09)
En su Cabeza a diario
“SaaS tiene ciclos de
implementación cortos
obteniendo valor de manera
rápida”
Hype Cycle for
Software as a Service
(7/08)
RESULTADOS
RAPIDOS
“Las empresas deberán considerar
SaaS a partir de ahora para reducir los
costos inmediatos”
Headline from
Forbes.com
(12/17/08)
FOCO EN
COSTO
“Hay un reconocimiento uniforme de que el sistema
de compras no sirve, no aporta el propósito del
mismo”.
US President Obama Press
Conference (3/24/09)
DOLOR DETECTADO

5. La Experiencia del Usuario
El usuario que consume vs el usuario del negocio
NegocioConsumidor
Para el 2013, 47% de los empleados
serán aquellos nacidos después de
1977.
UN Census 2011.

6. Lo que Encontró el Grupo Aberdeen
Optimizar P2P = Ahorros Significativos
Source: AberdeenGroup

7. Lo que Encontró el Grupo Aberdeen
Optimizando la Administración del Gasto = Ahorros Significativos
Source: AberdeenGroup

8. EFECTIVIDAD
 % del gasto es administrado
 % del gasto en compliance con
los contratos
 % de reportes de gastos en
compliance con las políticas
 % del gasto con descuentos por
pronto pago
 % encima/debajo presupuesto
 Descuentos por pronto pago
realizados como % del gasto.
 Días de Mora
 Puntualidad de reconocimiento
de gastos
 Compliance con las políticas de
compras/procurement.
 Exactitud en el forecast y
análisis.
 Rol Funcional en el proceso
estratégico de toma de
decisiones.
EFICIENCIA
 Costo de procesar una orden de
compra (PO)
 Costo de procesar un reporte de
gastos.
 Tiempo promedio del ciclo de
procesar un PO.
 Tiempo promedio del ciclo de
procesar un reporte de gastos
 Costo de Procesar una factura
 Tiempo promedio del ciclo de
procesar una factura.
 Costo por proveedor por
búsqueda
 % de búsquedas a través del
auto-servicio.
 % de facturas recibidas
electrónicamente
 Tiempo promedio de implementar
un cambio en el catalogo.
 Tiempo promedio de generar un
reporte de gastos para los
gerentes.
Donde Están Los Ahorros?
Dimensionemos su Desempeño
Source – Hackett

9. Donde estamos generando valor?

10. Gasto Directo= $2.8 Trillion
Gasto Salarial= $1.7 Trillion
El Árbol del Gasto – Fortune 1000
Facilities
Consultoría
Gastos en TI
Servicios Jurídicos Contratistas
Temporales
Marketing
MROViajes y Gastos Equipos de Oficina

11. Porque los clientes utilizan Coupa
 Alta Adopción
 Visibilidad del Gasto
 Compliance
 Proceso de Auditoria
 Valor a Tiempo
 Visibilidad Presupuestal
 Dispositivos Móviles
 Orientado Al negocio

12. A destacar:
• Corre sobre todos los
dispositivos móviles.
• Opera en cualquier
tableta(iPad, Fire, Playbook,
Android, etc
• Revisión y Aprobación desde
cualquier servidor de e-mail.
• Visibilidad de presupuestos y
aprobaciones
• Vea todos los detalles, desde la
línea, presupuestos y cuentas.
• Capture sus gastos (T&E)
Blackberry
Android
iPhone
iPad
Conéctese desde cualquier dispositivo
Diseñado para su rutina diaria

13. Al final….. se trata solo de ahorrar
2.54%
Reducción de
Opex($25M)
• Integración con el ERP Global en 4
meses.
• Mas de 1 Billón en Gastos.
• Gastos complejos tales como
servicios y beneficios a empleados.
3.33%
Reducción de Opex
($15M)
• $2mn en ahorros provenientes de
proveedores preferidos en 10 meses.
• Visibilidad Global resulto en obtener
un descuento por volumen del 38%
por parte del proveedor de
Infraestructura Tecnológica.
• 100% adopción por parte de los
usuarios
2.15%
Reducción de Opex
($33M)
• Lanzamiento completo con
integración a el ERP para múltiples
países en 4 meses.
• > 1.5 millón ítems provenientes del
catalogo de compras.
• Se integro dada la adquisición de una
nueva compañía y su sitio de compras

14. Como le ayudara Coupa
Optimice Coupa
Soporte Continuo
L1, L2, L3
Proyecte la
Gobernabilidad
Cuidado Intenso
“Salida en Vivo”
Metodología de
Implementación
Equipo de Proyecto
Dedicado
Alineamiento
Ejecutivo
Gestión del
Cambio y
Entrenamiento
Integración
Continua
Alistamiento al
Suplidor
/

15. Próximos Pasos
Con su Ayuda
≫ Mutual Action Plan
● Action item
● Action item
● Action item
● Action item

16. Gracias!!
Preguntas Adicionales?

17. Una Aplicación Empresarial
Una Interfaz para el Consumidor

18. Gartner Califica a Coupa #1
 Fácil Uso
 Valor a Tiempo
 Plataforma Tecnológica
 Clientes Exitosos
1st 2nd 3rd 4th 5th 6th 7th 8th
“CPOs, CSOs y CIOs que estén explorando soluciones de e-procurement deben
utilizar a Coupa como el estándar en este nicho por usabilidad, valor
a tiempo y la capacidad de incorporar nuevas rápidamente”.

19. Palabras Propias de Nuestros Clientes
“Luego de una búsqueda exhaustiva, concluimos que la solución innovadora de Coupa en temas de
optimización de gastos y por su fácil uso, los convirtio en un claro ganador para IPC. Esto permitirá a
nuestras franquicias, asegurar que capturen los ahorros negociados por IPC y operar sus tiendas de manera
mas eficiente..”
Dennis Clabby
VP, Procurement @ IPC / SUBWAY®
“ Tuvimos muchos problemas de adopción con otras herramientas implementadas anteriormente, así que
estuvimos increíblemente complacidos con la manera como Coupa implementó una solución integradas.
Estuvimos en capacidad de lanzar una solución completa para 3,000 localidades en menos de 4 meses…...
es tan intuitiva que el entrenamiento es una perdida de tiempo”
Mike Wilding
CPO @ Rent-A-Center
Rápidamente nos dimos cuenta que Coupa conecta mucho mas barato que Ariba y que Oracle. El tiempo de
respuesta y de implementación es mucho menor. Verdaderamente Multi-inquilino…en la Nube…..No tuvimos
que pensar mucho en nuestra decisión.”
Greg Tennyson
CPO @ Salesforce.com
“ La dinamica de un negocio minorista (retail) requeiere un modelo operativo altamente costo efectivo.
Coupa cumple esa necesidad perfectamente. Entrenamiento NO requerido.”
Scott Jones, Purchasing Manager,
The Container Store

20. Optimización del Gasto
Supplier
Performanc
e Mgmt
Cash
Management

21. EPROCUREMENT & GASTOS
- Fácil Uso (para el usuario y el admin)
- Set completo del proceso de Compra-Pago
CONTRACTOS : BUSQUEDAS:
INVENTARIO
- Provee Funcionalidades que usted “necesita”
- Incluido como parte de la plataforma
RED DE PROVEEDORES DE COUPA
- NO cargo a compradores ni a proveedores
- Servicio de Red de proveedores NO requerido
REPORTES & BENCHMARKING
- Consolas de Gastos Pre-Configuradas
- Un Único Benchmarking en tiempo real.
INTEGRACION CON DATOS
EXTERNOS
- Experiencia con mas de 30 sistemas ERP
- Mas de 50 puntos de conexión hoy.
ARQUITECTURA BASADA EN LA
NUBE
- Amazon Web Services - 99.999%
disponibilidad.
- Innovación Rápida – Todos en la ultima versión
Que hace Coupa

22. Su Situación en Administración de Gastos
≫ Estado Actual
● Poca Visibilidad alrededor de su proceso de Requisición y Facturación.
● No esta aprovechando proactivamente el cumplimiento de los contratos
● Herramientas y Procesos actuales son difíciles de utilizar y administrar.
● Mucho Gasto “Maverick” esta sucediendo.
● Sistema actual XYZ de procurement tiene un alto costo de propiedad y no es
fácil de utilizar.
≫ Estado a Futuro
● Alta adopción y una mayor visibilidad alrededor de toda la organización.
● Cumplimiento Proactivo de los contratos negociados – Activando un mejor
precio para <Nombre del Prospecto>
● Obtenga mas valor al administrar mas el gasto (80%) en promedio con Coupa.
● Mayor Gasto siendo Administrado= Mayores Ahorros

23. Gastos
OK To Pay
Calculador de
Kilómetros
Billetera
“Drag&Drop”
Simple, Interfaz Intuitiva
Medidor
Frugal

24. Comunidad
Calificación de Proveedores
de la Comunidad
(coming soon)
Compare su desempeño
frente a la comunidad de
clientes de Coupa.

25. Contratos
Acceso en tiempo real
a los contratos con sus
proveedores, términos
y gasto incurrido.

26. Búsqueda
Respuestas
Fáciles de
Revisar
Recompense y ordene
desde el mismo
evento/transacción
Cree RFQs en minutos
Aprenda a Utilizar en
menos de una hora!

27. Presupuestos
Budget Views on
Home Page
Consolas de
Presupuestos
Información sobre el
presupuesto al momento
de chekcout
Consolas proactivas en su pagina de inicio.

28. Inventario
Customice
localidades
Reordenar
alertas toma
segundos en
configurar.

29. Optimizador de Gasto
“Turnkey” analytics
Datos en Tiempo Real
Plantillas Creadas
por Expertos en el
tema de gastos.
Totalmente
Customizable

30. Red de Proveedores
Reciba PO’s de
los Proveedores
Convierta
PO’s a
Facturas
Cree, Cargue y Administre el contenido del
catalogo
No hay costo por parte del
comprador o proveedor, no
es forzado a utilizarlo.

31. Compra para Pago – “Procure to Pay”
Estatus de las ordenes
en tiempo real
Flujo de Aprobación
Visual
Búsqueda sencilla para obtener lo que necesita