Presentación sobre la necesidad del uso de sistemas ERP en la estrategia de emprendedores y pymes.

1. Pascual Parada Torralba
Certificado de profesionalidad:
Creación y Gestión de microempresas
ERP

2. eBusiness
 El negocio electrónico o e-business, (acrónimo del idioma
inglés electronic y business), se refiere al conjunto de
actividades y prácticas de gestión empresariales resultantes
de la incorporación a los negocios de las tecnologías de la
información y la comunicación (TIC) generales y
particularmente de Internet

3. eBusiness - categorías
ERP - Enterprise Resource Planning
 ERP o planificación de recursos empresariales, son sistemas de
información que integran todos los datos y procesos de una
organización en un único sistema.
CRM - Customer relationship management
 CRM es la gestión de la relación con los clientes a través del
conocimiento de sus hábitos y necesidades de consumo.
BI - Business Intelligence
 BI es un tipo de sistema que realiza análisis detallados y
búsqueda de información estratégicas en grandes bases de
datos para toma de decisiones en las empresas.

4. eBusiness - categorías
SCM-Supply Chain Management
 Es una solución de negocios enfocada en optimizar la
planeación y las operaciones de la cadena de suministro de
la empresa.
BPM- Business Process Management
 Su objetivo es la identificación, modelización, análisis,
ejecución, control y mejora de los procesos de negocio
KM - Knowledge Management
 Es una tecnología que pretende asimilar el conocimiento y
experiencia existente en los empleados, para utilizarlo como
un activo en la organización.

5. ERP - ¿Qué es?
 Los sistemas de planificación de recursos de la
empresa (en inglés ERP, enterprise resource
planning) son sistemas de gestión de información
que integran y automatizan muchas de las
prácticas de negocio asociadas con los aspectos
operativos o productivos de una empresa.

6. ERP - ¿Qué es?
 Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la
empresa.
 Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes
integradas en una única aplicación. Por ejemplo:
 producción,
 Ventas
 Compras
 Logística
 Contabilidad
 gestión de proyectos
 GIS
 inventarios y control de almacenes
 pedidos, nóminas, etc.

7. ERP - ¿Qué es?

8. ERP – Ventajas que aporta a la
empresa
1. Un ERP aporta mayor eficiencia
Al tener todas las operaciones de la empresa contenidas en un mismo sistema,
podemos obtener importantes mejoras en eficiencia automatizando tareas
adminstrativas. Los procesos operativos de cualquier empresa llevan siempre
asociados la generación de documentos como albaranes, pedidos, facturas,
etc.. además de la necesaria ejecución de los procedimientos que garantizan
una colaboración fluida.
Un buen ERP ha de ser capaz de automatizar parte de esos procesos (ejemplo:
generación automática de órdenes de trabajo o de pedidos compra una vez
que se ha aceptado un pedido de un cliente) y ayudar a mejorar la seguridad
de los mismos. Además, evitan la inserción de datos duplicados y los errores
asociados, ahorrando una gran cantidad de horas de trabajo. Por otro lado el
disponer de un único depósito de datos fácilmente accesible reduce el
esfuerzo necesario para acceder a la información.

9. ERP – Ventajas que aporta a la
empresa
 2. Un ERP aumenta la capacidad operativa
Una mejora en la eficiencia puede ser utilizado para atender a más clientes,
fabricar más productos o procesar más facturas. Esto depende de la estrategia u
orientación de la empresa, pero es siempre un paso imprescindible para todas las
organizaciones que quieren crecer. Por lo tanto, el ERP ha de estar presente en
cualquier plan de expansión por parte de una empresa..
 3. Mayor control y trazabilidad
Un ERP es básicamente un sistema transaccional, esto significa que se encarga
de recoger y reflejar una gran cantidad de los cambios que tienen lugar en la
organización como consecuencia de su actividad. Esto nos permite tener un
mayor control sobre todas las operaciones realizadas dando respuestas a
preguntas del tipo:
¿Cuando se vendió este producto a ese cliente? ¿Que transportista se encargó
de llevarlo? ¿Cuántas unidades me quedan de este producto? ¿Cuántas
facturas no han sido pagadas este mes dentro de plazo?

10. ERP – Ventajas que aporta a la
empresa
 4. Mayor rentabilidad
Si la prioridad de su empresa no es el crecimiento usted
puede utilizar las mejores conseguidas en eficiencia para
incrementar la rentabilidad de su empresa.
 5. Menores costes, más competitividad
Si la competencia en precios es un factor clave en su
sector, su ERP puede convertirse en su mejor aliado a la
hora de ofrecer un precio más competitivo sin distorsionar
su modelo de negocio ni disminuir el valor ofrecido a sus
clientes. Si usted consigue incrementar la eficiencia
obtenida y reflejarla en una bajada de los precios, estará
ganando una ventaja competitiva que le permitirá
mejorar con respecto a sus competidores.

11. ERP - Problemas
 Los problemas a los que se enfrenta una Pyme a la hora de
pensarse si implantar o no un ERP, pueden ser:
 ¿Qué ERP es el que mejor se adapta a mi empresa?
 ¿Qué tecnología debe tener el ERP? ¿tipo de base de datos?
¿aplicación web? ¿PDAs? ¿Código libre?
 ¿Con qué implantador lo pongo en marcha? ¿necesito
implantación?
 ¿Va el ERP a solucionarme algo?
 ¿Están mis empleados preparados para adaptarse al ERP?
 ¿Cuánto me va a costar?, en serio ¿cuánto me va a costar?
¿tiempo? ¿dinero? ¿recursos?

12. ERP – Objetivo principal
 El objetivo fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los
clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus
problemas así como un eficiente manejo de información
que permita la toma oportuna de decisiones y disminución
de los costos totales de operación.

13. ERP – Proceso implantación
 1. Análisis de las necesidades de la empresa
Durante este fase se tiene que recopilar información sobre las carencias que
deseamos cubrir y posibles puntos de mejora que ha de cubrir la solución.
Este fase puede llevarse a cabo de manera interna o contando con la ayuda
de una consultora especializada en este tipo de procesos. En cualquier caso,
todas las voces relevantes dentro de la empresa, que conozcan en detalle los
distintos procesos de gestión han de ser escuchadas. Con esto además
evitaremos la natural resistencia al cambio que se da en muchas
organizaciones.
La cantidad de esfuerzo y dedicación que invirtamos en esta fase inicial será
crucial para que al final podamos contar con una solución eficaz y que
permita a la empresa desarrollar todo el potencial de su modelo de negocio.
Una vez terminada esta fase deberíamos de contar con un documento
denominado como Toma de Requerimientos o RFP (Request for proposal), que
recogerá todos los requisitos funcionales y técnicos que se exigen a la nueva
solución. También es interesante incluir una estimación sobre las fases y
duración del proyecto de implantación.

14. ERP – Proceso de implantación
 2. Selección de producto e implantadora
En esta fase habrá que ponerse en contacto con los distintos
proveedores preseleccionados para hacerles llegar el documento
de toma de Requerimientos.
Esta fase incluye reuniones de presentación, demos de producto y
negociaciones. Esta fase suele alargarse varios meses ya que es un
decisión crucial que implica a mucha y que es muy difícil de
rectificar. Al igual que en la fase anterior se puede hacer de manera
interna o se puede contratar la ayuda de un tercero que facilite la
gestión del proceso.
Generalmente cada consultora asocia su propuesta de
implantación a un producto. Lo más frecuente es elegir a una
consultora por producto, aunque si hay una especial predilección
hacia la funcionalidad de un determinado producto

15. ERP – Proceso de implantación
 3. Fase de diseño
En esta fase se profundiza en las necesidades de cada empresa, más allá del
documento de toma de requerimientos. En esta fase se realiza un análisis
funcional completo de la solución a implementar. También es necesario
configurar los requisitos técnicos: servidores, redes y equipos que se serán
necesarios para dotar al sistema de un funcionamiento aceptable. Para un
correcta marcha del proyecto es imprescindible que todas estas cuestiones sean
reflejadas por escrito y aceptadas formalmente por ambas partes.
En esta fase también ha de estar perfectamente establecido cual será el Plan del
Proyecto, detallando cada una de las fases, tareas y documentos entregables, así
como las fechas previstas para cada una de ellas. Los equipos también han de
estar configurados.
Una vez acometidas todas estas tareas se puede proceder con el lanzamiento del
proyecto

16. ERP – Proceso de implantación
 4. Fase de prototipo
En esta fase se realiza una instalación plana del ERP y sobre ella se comienza a
parametrizar el prototipo que más tarde se convertirá en la solución. También se
han desarrollar todas las interfaces con terceras aplicaciones así como los
desarrollos adicionales que hayan sido especificados en fases anteriores.
Paralelamente se debe de ir desarrollando toda la documentación del sistema, lo
que reducirá la carga de proyecto al final del trabajo.
Es importante también comunicar más detalles de la solución a todos los agentes
de la empresa implicados en el proyecto. Facilitando así la gestión del cambio.
Una vez que se ha procedido con todo esto, se han de realizar las pruebas
unitarias. Que consisten en probar por separado cada uno de los componentes
de la solución para pode depurar su funcionamiento. La empresa ha de mostrar
su conformidad con las pruebas realizadas.

17. ERP – Proceso de implantación
 5. Fase de aprobación
Cuando el prototipo ha sido aprobado por el cliente se procede a
realizar la carga de datos, que permitirá realizar una integración de los
distintos componentes trabajando con datos reales, lo que facilitará las
posteriores pruebas integradas.
Una vez realizadas las pruebas de integración será necesario preparar el
entorno de producción o lo que será la solución definitiva a implantar
en la empresa. Para ello hay que realizar un proceso de migración de
datos en el que se extraerán los datos del anterior sistema,
sometiéndolos a un proceso de depuración y validación para
garantizar su integridad y consistencia.
Es conveniente comenzar en este fase con la formación a los principales
usuarios ya que esto permite acortar el tiempo de adopción de la
solución por parte de los usuarios finales.

18. ERP – Proceso de implantación
 6. Fase de Arranque
En esta fase se debe de terminar con la preparación del entorno de
producción y continuar con la formación a usuarios. Se debe
disponer de un plan que permita abordar las posibles contingencias
tras el arranque. Con todo esto se puede proceder al arranque.
Es recomendable también que haya un buen soporte post-arranque,
dado que este es el periodo en el más incidencias surgen.
Este soporte ha de ser constante y con un alto nivel de servicio, al
menos hasta que el sistema se encuentre "estabilizado".

19. ERP – Proceso de implantación
 7. Seguimiento y evaluación
Es fundamental establecer unos indicadores sobre la consecución
de la estrategia de implantación que nos permitan medir el
progreso y cambiar aquellos procesos que sean necesarios.

20. Software libre vs propietario
 El término software libre (o programas libres) se refiere a libertad,
tal como fue concebido por Richard Stallman en su definición.
En concreto se refiere a cuatro libertades:
 Libertad para ejecutar el programa en cualquier sitio, con cualquier
propósito y para siempre.
 Libertad para estudiarlo y adaptarlo a nuestras necesidades. Esto
exige el acceso al código fuente.
 Libertad de redistribución, de modo que se nos permita colaborar
con vecinos y amigos.
 Libertad para mejorar el programa y publicar las mejoras. También
exige el código fuente.
 ¿El software libre es igual a software gratis?

21. Ventajas del Software libre
 Bajo coste de adquisición y libre uso
 Requisitos de hardware menores y durabilidad de las soluciones
 Desarrollo y evoluciones por la comunidad pública
 Independencia del proveedor
 Adaptación del software

22. Desventajas del Software libre
 La curva de aprendizaje es mayor
 El software libre no tiene garantía proveniente del autor
 Los contratos de software propietario no se hacen responsables
por daños económicos, y de otros tipos por el uso de sus
programas
 Se necesita dedicar recursos a la reparación de errores
 La mayoría de la configuración de hardware no es intuitiva
 Únicamente los proyectos importantes y de trayectoria tienen
buen soporte, tanto de los desarrolladores como de los usuarios
 El usuario debe tener nociones de programación

23. Lectura
 Munich analiza abandonar Linux y volver a Windows
 http://www.linuxadictos.com/munich-analiza-abandonar-
linux-y-volver-windows.html

24. Trabajo
 Buscar tres aplicaciones de software libre ERP y comentar
tres ventajas y tres desventajas.

25. ERP – Aplicaciones ERP
 Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de
implantar debido a que necesitan un desarrollo
personalizado para cada empresa partiendo de la
parametrización inicial de la aplicación que es común.
 Algunas aplicaciones ERP Open Source son las que os
mostramos a continuación:
 http://www.openbravo.com/es/
 http://www.openerp.com/es
 http://abanq.org/
 Otros ERP Open Source:
 http://walhez.com/2012/07/lista-de-software-erp-gratis-y-libre/

26. ERP – Open Bravo
 Openbravo es un sistema ERP de código abierto ideal para
la gestión de pequeñas y medianas empresas. Sobre todo
para aquellas empresas que no pueden realizar una gran
inversión, pero desean tener una herramienta de excelente
calidad que les permita facilitar la administración de sus
empresas.

27. ERP – Open Bravo
 Las grandes áreas que integra actualmente el sistema de gestión son:
 Gestión de los datos maestros: productos, componentes, listas de materiales, clientes,
proveedores, etc.
 Gestión de los aprovisionamientos: tarifas, pedidos de compra, recepción de mercancías,
verificación de facturas de proveedores, evaluación de proveedores, etc.
 Gestión de almacenes: almacenes y ubicaciones, unidades de almacén, lotes, número de serie,
bultos, etiquetas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoración de
existencias, transportes, etc.
 Gestión de proyectos: proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc.
 Gestión de servicios: recursos, servicios, gastos, gastos refacturables, facturación de servicios,
nivel de servicio, etc.
 Gestión de la producción: estructura de planta, hojas de ruta y BOM’s, órdenes de fabricación,
partes de trabajo, incidencias de trabajo, partes de mantenimiento, etc.
 Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM): pedidos de venta, tarifas,
albaranes, facturación, comisiones, CRM, etc.
 Gestión económico-financiera: plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad
general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de
resultados, activos fijos, etc.
 Business Intelligence (BI): reporting, análisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando
predefinidos.

28. ERP – Open Bravo
 Opciones de uso:
 Descarga de la aplicación, esta es la típica acción en la que el cliente
se descarga la aplicación y la instala, bien en un pc, o bien, en un
servidor web.
http://www.openbravo.com/es/resources/product-download-users
 Bajo demanda. En este caso, no instalo nada, sólo la uso.

29. ERP – Open Bravo
 Vídeo de introducción a Open Bravo.
 https://www.youtube.com/watch?v=oVaFGIrMRBE

30. ERP – Open Bravo
 Para ver una demo entrar en:
 http://www.openbravo.com/es/product/demo-center/erp/

31. ERP – Open Bravo
 Trabajo
 Crear tres productos
 Crear una factura