การเขียนจดหมายธุรกิจ
•Télécharger en tant que PPT, PDF•
1 j'aime•40,413 vues
การเขียนจดหมายธุรกิจ จดหมายสั่งซื้อ และตอบรับการสั่งซื้อ คือในสไลด์ใช้ฟอนต์ Little star นะค่ะ มันเลยดูแปลกๆ ตั้งแต่สมัย ปวส.แล้ว
Recommandé
Contenu connexe
Tendances
Tendances (20)
En vedette
En vedette (20)
การเขียนจดหมายธุรกิจ
- 2. ความหมายของ จดหมายสั่งซื้อ คือ จดหมายที่ลูกค้า เขียน ไปถึงผู้ผลิตหรือผู้จำาหน่าย สินค้าหรือบริการนั้น เพื่อ ขอให้ส่งสินค้าหรือบริการ ไปให้
- 3. ประเภทของ จดหมายสั่งซื้อจำาแนกได้เป็น 2 แบบ ดังนี้ 1. จดหมายสั่งซื้อที่มีใบสั่งซื้อ แนบไปด้วย เป็นจดหมายที่มีความยาวไม่ มากนัก แยกใบสั่งซื้อไว้ต่างหาก ในใบสั่งซื้อที่แนบมามีรายละเอียด
- 4. 2. จดหมายสั่งซื้อที่ไม่มีใบสั่ง ซื้อแนบไปด้วย เป็นจดหมายที่รวมเอา จดหมายและใบสั่งซื้อเข้าไว้ด้วย กัน เขียนเป็นรูปจดหมาย มี ความยาวประมาณ 2 - 3 ย่อหน้า ระบุรายละเอียดการสั่งซื้ออย่าง สมบูรณ์ไว้ในจดหมาย
- 5. ลักษณะที่ดีของ จดหมายสั่งซื้อควรต้องใช้ความรอบคอบ ระมัดระวังเป็นพิเศษ และควรมี สำาเนาเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง เมื่อจำาเป็น เพราะจดหมายสั่งซื้อ ก่อให้เกิดข้อผูกพันต่อผู้เขียน จดหมายทันที ฉะนั้น จดหมายสั่ง ซื้อมีความสำาคัญมากกว่า
- 6. โครงสร้างการ เขียนจดหมายสั่ง ซื้อ จดหมายสั่งซื้อโดยทั่วไป มีโครงสร้างสำาคัญ 3 ส่วน ดังต่อไปนี้
- 7. 1.ความนำา อาจเป็นข้อความนำาก่อนการสั่ง ซื้อ หรือข้อความแจ้งความประสงค์สั่ง ซื้อ ถ้าเป็นจดหมายสั่งซื้อที่แนบใบสั่ง ซื้อไปด้วย นิยมแจ้งให้ผู้อ่านทราบใน ส่วนความนำานี้ โดยระบุเลขที่ในใบสั่ง ซื้อด้วยตัวอย่าง : กรณีไม่ได้แนบ ใบสั่งซื้อสินค้าร้านไทยรุ่งได้รับจดหมายลงวันที่ 5 กุมภาพันธ์ 2554 เสนอราคาวัสดุก่อสร้าง จากท่านแล้วด้วยความยินดี ร้านจึงขอสั่งซื้อ สินค้าดังรายการต่อไปนี้
- 8. 2. ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดการสั่ง ซื้อ ได้แก่ รายละเอียดของสินค้า ทั้ง ซื้อสินค้าลักษณะ รุ่น แบบ เลขที่ สินค้า จำานวน ราคา ส่วนลด และ ราคาสุทธิ ในกรณีที่เป็นการสั่งซื้อ หลายรายการต้องเรียงลำาดับรายการ สินค้าให้ชัดเจน หากเป็นจดหมายที่มี ใบสั่งซื้อแนบไปด้วย ไม่ต้องเขียนราย
- 10. 3. ส่วนท้าย เป็นส่วนที่ระบุกำาหนดการส่ง วิธีส่ง เงื่อนไขการชำาระเงิน รวมทั้ง การแสดงความหวังว่าจะได้รับ สินค้าตามต้องการตัวอ ย่างโปรดส่งสินค้าดังกล่าวถึงร้าน ภายในวันที่ 20 กุมภาพันธ์ 2554 โดยรถบริการของบริษัท และลงรายการสั่งซื้อในบัญชีเงินเชื่อของร้าน อัตราลด 20 % เช่นเคยจะขอบคุณยิ่ง
- 15. การเขียนจดหมายตอบรับการสั่ง ซื้อมักใช้ใน 5 กรณี ดังนี้ 1. ใบสั่งซื้อหรือจดหมายสั่งซื้อผิด หรือไม่ชัดเจน 2. การส่งสินค้าล้าช้า 3. การต้อนรับลูกค้ารายใหม่ 4. การขอบคุณลูกค้าที่สั่งซื้อ สินค้ามากเป็นพิเศษ
- 16. ลักษณะที่ดีของจดหมาย ตอบรับการสั่งซื้อต้องมีการระวังและวิธีการเขียน ข้อความแตกต่างกันบ้างเล็กน้อย เช่น ใน โอกาสที่ใบสั่งซื้อ ผิดหรือไม่ชัดเจน ผู้ เขียนต้องพึงระวังที่จะไม่กล่าวโทษว่าเป็น ความผิดหรือความบกพร่องของลูกค้าไม่ว่า ในด้านใดทั้งสิ้น อย่าคาดคั้นเอาผิดกับผู้ซื้อ หรือพูดเป็นเชิงบังคับให้แจ้งรายละเอียด ใหม่ แต่ควรเขียนข้อความเชิงขอความร่วม มือให้แก้ไขอย่างสุภาพ ในโอกาสที่ผู้ขาย
- 17. โครงสร้างการเขียน จดหมายตอบการสั่งซื้อ 1. ความนำา เป็นส่วนที่ตอบรับทราบการสั่ง ซื้อของลูกค้า โดยระบุวันที่สั่งซื้อ และเลขที่ใบสั่งซื้อกรณีที่สามารถ ส่งสินค้าให้ได้ทันทีโดยปราศจาก ปัญหาหรืออุปสรรคใด ๆ ควรแจ้ง ด้วยว่า ได้จัดส่งให้แล้วด้วยวิธีใด
- 18. ตัวอย่าง : กรณี ไม่มีปัญหาใดๆ บริษัทธนาพืชผล ได้รับจดหมาย สั่งซื้อฉบับลงวันที่ 16 มีนาคม 2554 และใบสั่งซื้อเลขที่ 181 จากท่านแล้ว ด้วยความขอบคุณ
- 19. 2. ส่วน เนื้อหารายละเอียดส่วนนี้แตกต่าง กัน ตามโอกาสที่เขียนถึงลูกค้า ดังนี้ 2.1 กรณีจดหมายสั่งซื้อผิด หรือไม่ชัดเจน การเขียน จดหมายกรณีนี้พึงระวังไม่กล่าว โทษว่าเป็นความผิดหรือความ บกพร่องของลูกค้า แต่ต้องเขียน ความร่วมมือให้
- 20. ตัวอ ย่าง รายการสั่งซื้อสินค้าของท่านรายการที่ 3 ขอสั่งซื้อแชมพูมะกรูดขนาด 200 ซีซี จำานวน 1 โหล แต่สินค้าดังกล่าวมีเพียง 2 ขนาด คือ 1 50 ซีซี และ 250 ซีซี บริษัทจึงใคร่ขอความร่วม มือจาก ท่าน โปรดแจ้งขนาดของแชมพูมะกรูด ที่ต้องการไปให้ทราบอีกครั้งหนึ่ง
- 21. 2.2 กรณีส่งสินค้าล่าช้า หากผู้ ขายไม่สามารถส่งสินค้าได้ทันตาม กำาหนดไม่ว่าจะด้วย เหตุใดก็ตาม ผู้ ขายจะต้องรีบตอบรับการสั่งซื้อและ แจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงสาเหตุของ ความล่าช้า ตลอดจนระบุวิธีดำาเนิน การแก้ไขให้ดีที่สุด
- 22. เนื่องจากวัตถุดิบภายในประเทศ ที่นำา มาใช้ผลิตอาหารสัตว์ขาดแคลนเป็นอย่าง มากทำาให้ การผลิตสินค้าดังกล่าวล่าช้า บริษัทจึงไม่สามารถส่งสินค้าให้ท่านได้ทัน ตามกำาหนด แต่บริษัทได้พยายาม แก้ไขด้วย การสั่งซื้อวัตถุดิบจากต่างประเทศแล้ว บริษัทขอรับรองว่า เมื่อวัตถุดิบมาถึง และบริษัทผลิตอาหารสัตว์ได้ตามปกติแล้ว บริษัทจะรีบจัดส่งสินค้าให้ท่านทันที คาดว่า ตัวอย่ าง
- 23. 2.3 กรณีต้อนรับลูกค้ารายใหม่ เป็นการตอบรับจดหมายเพื่อส่งเสริม การขายด้วย การต้อนรับแสดงความ ยินดีที่ได้รู้จักติดต่อค้าขายกัน และ เพิ่มเติมคำาแนะนำาอื่น ๆ ได้ตาม โอกาส
- 24. บริษัทมีความยินดียิ่งที่ได้รับการสั่งซื้อ เครื่องสูบนำ้าจากท่าน บริษัทขอรับรองว่า เครื่องสูบนำ้าของเราประชาชนได้ให้ความไว้ วางใจและนิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ทั้งนี้ หากมีปัญหาเกี่ยวกับการใช้หรือการบำารุง รักษาเครื่องสูบนำ้า โปรดติดต่อได้ที่ศูนย์ บริการและอะไหล่ของบริษัทประจำาจังหวัด ของท่าน ศูนย์บริการของเราพร้อมที่จะให้ ความร่วมมือแนะนำาช่วยเหลือทุกประการ ตัวอย่ าง
- 25. 2.4 กรณีขอบคุณลูกค้าที่สั่งซื้อ สินค้ามากเป็นพิเศษ ข้อความใน จดหมายควรเขียน ยกย่องความ สามารถในการจำาหน่ายสินค้าของ ลูกค้าพร้อมทั้งอาจจัดส่งอุปกรณ์ ช่วยการขายไปให้เพิ่มเติมเป็น พิเศษ
- 26. ตัวอย่ าง จากผลการตรวจสอบยอดสั่งซื้อในช่วงปี นี้ บริษัทมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ยอดการสั่ง ซื้อจากร้านของท่านเพิ่มขึ้นเป็นลำาดับ นับ เป็นการแสดงถึงความสามารถและความ สำาเร็จของท่านพร้อมกันนี้ บริษัทได้ส่งแคตตา ล็อกรายการสินค้าใหม่ล่าสุดมาเพื่อช่วยให้ท่า นบริการลูกค้าได้ง่ายขึ้นด้วย
- 27. 2.5 กรณีสินค้าที่สั่งซื้อไม่มี จำาหน่ายและเสนอสินค้าอื่นทดแทน การเขียน จดหมายกรณีนี้เป็นการแจ้ง ให้ทราบว่าไม่สามารถส่งสินค้าตามที่สั่ง ซื้อไปได้ และเสนอสินค้าอื่นที่มีคุณภาพ และราคาใกล้เคียงกันให้พิจารณา ซึ่งผู้ ขายสามารถแทรกการโฆษณาเข้าไปใน เนื้อหาเพื่อเพิ่มความมั่นใจหรือเร่งเร้าให้ ผู้ซื้อต้องการซื้อสินค้าอีก
- 28. บริษัทรู้สึกเสียใจเป็นอย่างยิ่งที่จะเรียน ให้ทราบว่าผู้ผลิตโทรทัศน์ซิงเกอร์ได้หยุด การผลิตไปแล้ว เนื่องจากต้นทุนการผลิตสูง แต่ได้ผลิตโทรทัศน์โซนี่ซึ่งมีคุณภาพสีคม ชัด ระบบเสียง สเตอริโอไฮไฟ หากท่านสนใจบริษัทพร้อม จะส่งโซนี่ให้ท่านโดยคิดราคาเท่ากับซิง เกอร์ ตัวอย่ าง
- 29. 3. ส่วนท้าย ข้อความลงเอยตอนท้ายมักใช้ ข้อความเรียบ ๆ นิยมกล่าวคำา ขอบคุณและ แสดงความเต็มใจที่จะ ให้บริการหรือให้ความช่วยเหลือร่วม มือแก่ลูกค้าในโอกาสต่อไป
- 30. “ บริษัทต้องขออภัยท่านเป็น อย่างมากไว้ ณ ที่นี้ และหวังว่า บริษัทคงได้รับใช้ท่านอีกในโอกาส ต่อไป ” “ จึงเรียนมาเพื่อทราบ และขอ ขอบคุณท่านมา ณ โอกาสนี้ ”
- 31. 1.นางสาวกันยารัตน์ จิ้วปัญญารหัส 5332040002 2.นางสาวจิราพร จิตธำารง ศาสตร์ รหัส 5332040006 3.นางสาวนิลวัลย์ แดงโคนา รหัส 5332040013 4.นางสาวพรทิพย์ ปรีชาชนรหัส 5332040014 ชั้น ปวส.2/1 แผนกวิชา คอมพิวเตอร์ธุรกิจ คณะผู้ จัดทำา
- 32. ขอบคุ ณค่ะ