El documento analiza la relación entre los programas de gestión documental (GD) y gobierno electrónico (GE) en la administración distrital de Bogotá. Plantea que existe una desarticulación entre las iniciativas de GD y GE. El objetivo es analizar esta relación evaluando la participación de los archivistas, su conocimiento sobre GE y el nivel de desarrollo de la GD en los proyectos de GE. Los resultados muestran que hace falta coordinar mejor las políticas de GD y GE e involucrar más a los archivistas en los proyectos de GE.

1. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS
PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:
ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE
BOGOTÁ
Carlos Alberto Zapata Cárdenas
Bogota, febrero 25 de 2010
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011

2. AGENDA
1. Origen del proyecto de
investigación
2. Hipótesis
3. Objetivos
4. Metodología
5. Resultados
6. Conclusiones
7. Recomendaciones
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  2

3. 1 ORIGEN DE LA INVESTIGACION
Necesidad de comprender la
dinámica de la gestión de
documentos dentro del
concepto de administración
electrónica.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  3

4. ¿Porque un proyecto sobre Administración
Electrónica?
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  4

5. La Gestión Documental en el Gobierno
Electrónico
Alineando las políticas publicas
En practicamente todas las La gestión documental esta
prestaciones del Gobienro estrechamente ligada a las
Electrónico se gestionan prestaciones y servicios del
documentos e información gobierno electrónico
ALINEACION
POLITICAS
GOBIERNO GESTION
ELECTRONICO DOCUMENTAL
ARTICULACION
Page  5

6. FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO
 Mejorar la información, la comunicación y la prestación de
servicios a través de las TIC.
 Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos.
 Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios.
TODOS ESTOS FINES NO SON
 Reducir el costo de tramitaciones.
POSIBLES SIN UNA ADECUADA
 Resolver trámites “en línea”.
GESTION DE DOCUMENTOS
 Aumentar la transparencia.
 Aumentar la participación ciudadana.
 Aumentar la calidad transacciones.
Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  6

7. SERVICIOS DEL GOBIERNO
ELECTRONICO
G2G
La gestión documental
es TRANSVERSAL a e-
G2B G2C
los servicios del GE. Gob.
G2E
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  7

8. 2 HIPOTESIS
¿Cómo se relacionan los programas de
Gobierno en Línea y Gestión Documental
en la administración Distrital de Bogotá?
Existe desarticulación entre las iniciativas
de Gestión Documental y el Gobierno en
Línea que se están implementando en el
Distrito de Bogotá
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  8

9. Consolidar la gobernabilidad
electrónica y los servicios a la
comunidad a través del uso articulado
de las herramientas y recursos que
ofrecen las tecnologías de la
información y la comunicación
Plan de Desarrollo
de Bogotá
2008-2012 Consolidar y fortalecer la gestión
documental pública para promover la
eficiencia de la administración y
garantizar la información como un
activo, un derecho de la comunidad y
un patrimonio de la ciudad
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  9

10. 3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
General
Analizar la relación entre los programas
de GD y GE de Bogotá
Específicos
Analizar la participación de los
archivistas en el GEL
Conocimientos de los archivistas acerca
del GEL
Nivel de desarrollo de la GD en el GEL de
Bogotá
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  10

11. 4 METODOLOGIA
 Población objeto de análisis: 92
entidades del Distrito
 Métodos y técnicas: Se aplicaron
2 tipos de encuestas
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  11

12. Metodología de la Investigación
Encuesta 1 Encuesta 2
 Perfil profesional de los  Adecuación de los servicios
responsables de GD. Web.
 Conocimiento sobre el GEL de  Prestaciones y proyectos del
Bogotá. GEL.
 Desarrollo de la GD en el Distrito  Alfabetización digital en GEL.
de Bogotá.
 Conocimiento de las políticas del
 Participación de los archivistas GEL.
en el GEL.
 Relación entre la GD y el GEL de
Bogotá
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  12

13. 5 RESULTADOS
 Acerca de los responsables de
GD
 Acerca del conocimiento del GEL
 Acerca del conocimiento sobre
GD
 Acerca del desarrollo de la GD en
el GEL
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  13

14. Resumen de los Resultados
Perfil de los Archivistas
• Un alto porcentaje de personal tiene contrato a término fijo.
• La mayoría tiene profesiones diferentes a la Archivística.
• Alta rotación en los cargos.
• Baja antigüedad en sus cargos.
Conocimiento sobre GD y GE
• Adecuado nivel de capacitación en temas de gestión documental.
• Deficiente conocimiento teórico sobre gobierno electrónico.
• Confusión en cuanto al uso de términos similares o relacionados
• Se desconocen los proyectos de GE del Distrito.
Percepción sobre la GD y el GE
• Mejor percepción sobre los avances de la GD documental frente a la GEL.
• La GD no abarca todos los ámbitos posibles de aplicación en el GEL.
• Rezago en el desarrollo de proyectos de Gestión de Documentos Electrónicos.
• Desbalance en los avances de la GD frente al nivel de implementación GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  14

15. RESUMEN DE RESULTADOS
Participación de los Archivistas
• Baja participación en los proyectos de documento electrónico y GE.
• Bajo reconocimiento en cuanto al papel que puede cumplir en el GE.
• Escaso dominio de temas tecnológicos.
• Trabajo descoordinado entre los archivos y los responsables del GE.
Presencia de los Archivos en el GE
• No ofrecen información sobre el archivo
• No ofrecen servicios de información.
• No publican las Tablas de Retención Documental en la web.
• No tienen catálogos en línea.
La Gestión Documental en el GE
• No hay un modelo de GD que apoye el GEL.
• Ausencia de normalización en la GD en la fase de información.
• No se hace gestión documental al documento electrónico.
• El Comité de Archivo no se coordina con el Comité del GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  15

16. 6 CONCLUSIONES
 Pérdida de aprovechamiento de la
capacidad del recurso humano de
los archivos que resulta clave para
apoyar el desarrollo del gobierno
electrónico.
 Existen desniveles en el
desarrollo del gobierno
electrónico frente a la gestión
documental.
 La administración electrónica y el
gobierno electrónico se
constituyen en un nuevo
escenario para los profesionales
de la información.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  16

17. CONCLUSIONES
 La gestión documental al ser
transversal, abarca todos los ámbitos
de acción de la administración y del
gobierno y por lo tanto debe ser
incluida en las iniciativas del GEL.
 Dada la relación entre los SI, las TIC y
la gestión de documentos, la
participación de los archivistas en los
comités de GEL debe ser una
exigencia.
 Los archivistas deben aportar sus
conocimientos en el mejoramiento de
los sistemas de información del GEL.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  17

18. CONCLUSIONES
 Las políticas sobre gobierno
electrónico de Bogotá no involucran el
componente de gestión documental.
 Se deben llevar a cabo nuevos trabajos
de investigación en el ámbito de la
gestión documental en el GEL desde
sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E,
G2G).
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  18

19. 7 HACIA DONDE IR AHORA?
 Coordinación de las iniciativas de GD y GEL.
 Establecimiento de relaciones entre los fines
de la GD y el GEL del Distrito.
 Participación de los archivistas en los comités
de GEL.
 Coordinación de las unidades responsables de
los aspectos del GEL y la GD.
 Incorporación de las la políticas de GD en el
GEL.
 Profesionalización de la gestión documental
en la entidades distritales.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  19

20. GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA
Transformar la Gestion
Documental desde el GEL
Sincronizar la Gestión
Documental con el Determinar avance de
Gobierno en Línea los Servicios y
Sincronizar
Implementar la
Desarrollo del Gestión Documental
PGD
de acuerdo con los
Definir Políticas servicios del GEL
articuladas Desarrollo de las
Fases del GEL
Alinear la Gestion
Documental con las fases
Ciclo de Vida del
Documento
del Gobierno en Linea
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  20

21. LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO
ELECTRONICO
Ejes de la Gestión
Gobierno a
Ciudadanos
Documental
Gobierno a Gobierno a Sistemas de
Empleados Gobierno Gestión
Gobierno a Sistema Sistemas de
Empresas Normativo Información
Sistemas de
Calidad
Ejes del Gobierno
Electrónico.
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  21

22. ALINEANDO INICIATIVAS
No es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de
información y documentos que lo soporte
El gobierno electrónico requiere 1 Las políticas del gobierno
un gobienro de la información Diseño del electrónico deben incorporar
PGD políticas de gestión documental
GOBIERNO A GOBIERNO A
GOBIERNO EMPRESAS
GOBIERNO A
CIUDADANOS
2 3
Formulación Análisis de las
de Políticas TI
El documento electrónico es
el contenido del gobierno Las tecnologías no son la base
GOBIERNO A
electrónico EMPLEADOS del GE, es la INFORMACION
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  22

23. ROL DEL ARCHIVISTA
Planeación de documentos
Planeación de la AI
GD Planeación de la AT
Planeación del Marco Legal
GE
Planeación de procesos
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  23

24. ARQUITECTURA DEL GOBIERNO
ELECTRONICO
Provee el marco necesario
para la organización,
Orientada al Negocio y a
acceso y preservación de
los Procesos
la información
Gobierno
Electrónico
Gestión
Documental
Provee el marco Orientada a soportar los
normativo para la servicios y prestaciones
eficiente gestión del GEL
documental
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  24

25. ¡Gracias por su Atención!
Carlos Alberto Zapata
czapata@unisalle.edu.co
II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
Page  25