Hyvä intranet on pikaohje organisaatioon. Vinkkejä intranetin sisällöntuotantoon. Esitys pidetty keväällä 2011.

1. Top-10 vinkit Intranet-sisällöntuotannon

2. 1) Intranet on hymyilevä aulan täti Intran tärkein tehtävä: opastaa eksyneet tiedon lähteelle, saada hyvälle mielelle ja auttaa etenkin uusia ihmisiä ymmärtämään että miksi asiat toimivat kuten ne toimivat.  Kun kirjoitat intraan, niin ajattele sitä mukavaa aulan tätiä ja mieti millaisen vastauksen haluaisit että täti antaa kulloiseenkin kysymykseen!

3. 2) Ihmiset esiin Organisaation tietopääoma koostuu ihmisistä ja tietovarastoista. Intran keskeisimpiä tehtäviä on kertoa kuka vastaa mistäkin, ja tämä tieto on myös tärkeää sitoa sisältöihin.

4. 3) Mieti aina ”mihin tieto kuuluu”. Organisaatiot ovat täynnä väärässä paikassa olevaa tietoa. Sisällöntuotantoprojekteissa pitää uskaltaa miettiä, että ”olemmeko nyt laittamassa näitä tietoja oikeaan paikkaan”. Intranet, toimintajärjestelmä, dokumenttienhallintajärjestelmä, ym. usein kilpailevia.  Eri varastojen roolit pitää selkeyttää. Kaaosta syntyy kun eri osastot/yksiköt käyttävät tietovarastoja eri tavoin. Tietovarastojen roolit pitää olla selkeät!

5. 4) Valitse käsitteet lukijoiden mukaan Esimerkki: ”H1N1” ei koskaan yleistynyt hakuterminä. Sen sijaan ”sikainfluenssa” sanalla hakivat niin kansalaiset kuin ammattilaiset. Lopulta terveysviranomaistenkin oli ryhdyttävä käyttämään selkokielistä nimeä dokumenteissaan, ja etenkin verkkoaineistoissa, jotta nämäkin tiedot löytyisivät hakukoneiden avulla. Intraneteissa vakiintuneet organisaatiolyhenteet usein sallitaan, mutta substanssijargonia tulisi välttää. Hakukone on sisällöntuottajan paras kaveri käsitteiden valitsemisessa.

6. 5) Tee pikaohjeita, älä manuaaleja Hyvää intranet-sisältöä: ”Opi matkalaskun tekeminen 3 minuutissa” ”Pikaohje: Sähköpostit puhelimeen 5 minuutissa” ”Yrityskauppojen parhaat vinkit ja yleisimmät virheet” ”Pikaohje: Word-tiedostosta pdf-tiedosto” ”Outlook-kalenteriohjelman top-10 vinkit projektipäällikölle” ”Matkustajan muistilista” ”Muistilista projektin perustamiseen” ”Tarkistuslista: Sopimus alihankkijan kanssa” Vinkki sisällöntuotannon aloitukseen: tunnista top-30 asiat joita osastoltasi/tiimiltäsi jatkuvasti kysytään.

7. 6) Opasta osioiden pääsivuilla Esim. "Henkilöstö" -osion pääsivu EI SAA alkaa lauseella "Henkilöstöhallinto on yksikkö jossa huolehditaan organisaation hyvinvoinnista ja ...”  Osioiden pääsivut auttavat hakijaa löytämään eniten haetut asiat, joten sivun PITÄÄ ALKAA "Henkilöstö-osiosta löydät vastaukset työsuhteeseen liittyviin toistuviin kysymyksiin, kuten palkkaukseen ja työsuhteeseen.”

8. 7) Sivun otsikko on supertiivistelmä Älä otsikoi pelkästään nimellä "Ohje" tai "Raportti" tai Usein kysytyt kysymykset". Pyri täsmällisiin otsikoihin, kuten "Ohje matkalaskun tekemiseen" tai "Raportti vuoden 2010 it-laitehankinnoista" tai "Henkilöstöön liittyvät usein kysytyt kysymykset” tai ”Pikaohje matkalaskun tekemiseen” tai ”Pikaohje: Sähköposti kännykkään viidessä minuutissa”. Sivun otsikko oltava sama kuin sivun nimi. Sivulla näkyvä pääotsikko tulee myös olla sama kuin sivun nimi.  Ei kikkailua otsikoilla!

9. 8) Sisältösivu alkaa tiivistelmällä Hyvän sisältösivun rakenne: Vastaus kysymykseen & tiivistelmä sivusta Linkit lomakkeisiin, sovelluksiin tai oikean henkilön yhteystiedot Perustelut, tarkemmat vaihe-vaiheelta etenevät ohjeet, erityistilanteet (poikkeukset). Listojen käyttö erityisen suositeltavaa. Linkit eteenpäin (esim. ulos intrasta, tai syventäviin sisältöihin), linkit rinnakkaisiin sisältöihin (esim. matkalaskuohje linkittää matkalaskuohjelmaan, jne.).

10. 9) Ristiinlinkitys täydentää palapelin Intranetin tulisi toimia verkkomaisesti, kuten toimiva kaupunkikaava jossa on hyvin vähän umpikujia. Intrassa umpikujat ovat sivuja joista ei johda linkkejä eteenpäin. Tällaisia sivuja ei intrassasaisi olla! Jokaisesta sivusta pitäisi johtaa vähintään kolme (3) linkkiä eteenpäin, kolme (3) linkkiä rinnakkaisiin asioihin ja yksi (1) linkki takaisin ylätasolle. Täten jokaisella sisältösivulla pitäisi olla seitsemän linkkiä ulos kyseiseltä sivulta!

11. BONUS: Uutiset + ihmiset Tämä tiedetään: intratoimii erittäin hyvin nimitysuutisille, "mitä kuuluu?" -uutisille ja ylipäätään sille että rakennetaan tietoisuutta eri ihmisten vastuualueista ja työrooleista. Tätä pitäisi kuitenkin hyödyntää vieläkin voimakkaammin intraneteissa! Ihmiset pitäisi tuoda esiin ja uutiset ja asiat pitäisi nivoa siihen ketkä asioita tekevät ja mitä he ovat asioista mieltä. Esim. uutisoidaan uudesta johtajanimityksestä ja kerrotaan samalla johtajan uusista tehtävistä ja roolista, eikä uutisoida vain organisaatiomuutoksesta ja uudesta strategisesta painopistealueesta. (Esim. Erilliset ”Viikon ihminen” –esittelyt ovat ihan usein hyvin turhia ja ne voisi tehdä paremmin tuomalla tavallisiin uutisiin enemmän ihmiskulmaa.)

12. BONUS: Uutiset + ihmiset Tämä tiedetään: intratoimii erittäin hyvin nimitysuutisille, "mitä kuuluu?" -uutisille ja ylipäätään sille että rakennetaan tietoisuutta eri ihmisten vastuualueista ja työrooleista. Tätä pitäisi kuitenkin hyödyntää vieläkin voimakkaammin intraneteissa! Ihmiset pitäisi tuoda esiin ja uutiset ja asiat pitäisi nivoa siihen ketkä asioita tekevät ja mitä he ovat asioista mieltä. Esim. uutisoidaan uudesta johtajanimityksestä ja kerrotaan samalla johtajan uusista tehtävistä ja roolista, eikä uutisoida vain organisaatiomuutoksesta ja uudesta strategisesta painopistealueesta. (Esim. Erilliset ”Viikon ihminen” –esittelyt ovat ihan usein hyvin turhia ja ne voisi tehdä paremmin tuomalla tavallisiin uutisiin enemmän ihmiskulmaa.) Asiat ja ihmiset pitää yhdistää intran uutisissa ja sisällöissä! Esimerkiksi strategiamuutos konkretisoidaan henkilökunnalle kertomalla Pekan ja Marjan muuttuneista työrooleista. (Ei uutisoimalla strategiamuutoksesta.)

13. Yhteenveto Intranet on hymyilevä aulan täti. Ihmiset esiin (ja mukaan sisältösivuihin). Mieti aina ”mihin tieto kuuluu”. Valitse käsitteet lukijoiden mukaan. Tee pikaohjeita, älä manuaaleja. Opasta osioiden pääsivuilla. Sivun otsikko on supertiivistelmä. Sisältösivu alkaa tiivistelmällä. Ristiinlinkitys täydentää palapelin. Vaikuttava intranet-uutinen = ihmiset + asia

14. Kysymyksiä?