Como organizar a participação em eventos. Estratégias para participação em eventos. Montagem de estande em eventos. Dicas para organizar a participação em eventos.

2. PLANEJAMENTO AÇÕES DE RELACIONAMENTO

4. Disponibilizar atrativos para esse público, como brindes e serviços.

5. Explorar a identidade visual da empresa – cores e logotipo – fazendo com que o local chame a atenção dos públicos em potencial;

6. Treinar a equipe para atender o público alvo;

7. Divulgar os canais de comunicação abertos pela empresa – site e telefone;

8. Distribuir material gráfico atraente, sobre a empresa;

9. Cadastrar prospects;

10. Divulgar eventos, ações promovidas pela organização;

12. PLANO DE AÇÃO IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL AVALIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO

13. IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL

15. Local onde o evento será realizado;

16. Espaço destinado a empresa (visitar previamente);

17. Verificar quando o estande deverá ser montado (data e horário);

18. Tema ou área de estudo do evento;

19. Característica do evento: palestra, feira, congresso, reunião etc.;

20. Listar os recursos de infraestrutura disponíveis.

21. Relacionar nome e contato(celular; e-mail) dos organizadores do evento;

22. Identificação dos meios onde o evento está sendo divulgado;

24. PLANEJAMENTO

26. Definir e listar os materiais promocionais (banners, folders, brindes, cartazes, jornal, tapetes);

27. Definir e listar os materiais de suporte (mesa, cadeiras, papel, caneta, computador, projetor, copos, xícaras, colheres, açúcar, adoçante, lixo, geladeira, formulários de associação, fichas de cadastro);

28. Atrativos (café, chá, água, balas, bolachas, chocolate);

30. Verificar quem está mais apto para prestar o atendimento;

31. Escala de funcionários;

33. Montagem do estande;

34. Transporte e alimentação da equipe;

35. Determinar logística de reposição de materiais;

36. Avaliar riscos (chuva, falta de luz);

37. Cobertura fotográfica e/ou de vídeo;

38. Enviar ofícios instituições públicas (Brigada, EPTC, Bombeiros etc);

39. Verificar necessidade de apoio médico;

40. Elaborar lista de contatos de todos os envolvidos no evento;

42. FERRAMENTA 2: Check List– Planejamento e acompanhamento das atividades.

43. FERRAMENTA 3: Orçamento – Planejamento e acompanhamento das atividades.

44. FERRAMENTA 4: Cronograma – Planejamento e acompanhamento das atividades.

45. EXECUÇÃO

51. O evento foi bem organizado? Os responsáveis cumpriram o acordo?

52. Existiram problemas de infra-estrutura e de organização? Quais?

54. Quantas vendas/negócios nós realmente fizemos? Quantas associações nós planejamos?

55. Quais os principais pontos positivos? Onde acertamos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)

57. Nossas expectativas foram atingidas?

59. Compartilhe, divulgue, mas não esqueça os créditos.