Deze publicatie over visieontwikkeling is het eerste deel uit een reeks van publicaties over ‘Online succes in 4 stappen’. In deze publicatie zetten we uiteen hoe we visie op online ontwikkelen. Het is geschreven voor de online professional die op zoek is naar een ‘kapstok’, een richtinggevend document, die het makkelijker maakt om hierna een online strategie te kunnen opstellen. Auteur is Jacqueline Westerbeek, online strategist van Present Media.
Fotoverslag webmanagersnet 27 mei 2010 versie 1 10 juni 2010
Online succes in 4 stappen stap 1 visie
1. ONLINE SUCCES IN 4 STAPPEN
STAP 1 Ontwikkel een visie op online
April 2012 – versie 1.0
1
2. Inhoud
Deze publicatie over visieontwikkeling is het eerste deel uit een reeks van publicaties over ‘Online
succes in 4 stappen’. In deze publicatie zetten we uiteen hoe we visie op online ontwikkelen. Het is
geschreven voor de online professional die op zoek is naar een ‘kapstok’, een richtinggevend
document, die het makkelijker maakt om hierna een online strategie te kunnen opstellen.
De opbouw is als volgt:
1. Inleiding
2. Definitie Visie op online
3. Benodigde input: ontwikkelingen, trends en organisatiebeleid
4. Het opstellen van een visie op online
5. Het borgen van een visie op online
6. Stappenplan
7. Tips
1. Inleiding
Bij onze klanten zien wij een groeiende behoefte aan een visie op het
online domein. Te vaak is men in het verleden vastgelopen, door
Te vaak is men in het
keuzes voor internet te maken op een “te laag” niveau, met een
verleden vastgelopen,
beperkte horizon of door te weinig onderbouwing. Maar ook positieve
door keuzes te maken
ervaringen uit het verleden zijn nog geen garantie voor de toekomst.
op ‘te laag’ niveau of
De (online) wereld ontwikkelt zich hiervoor te snel.
zonder onderbouwing
Er is nog een aantal redenen waarom er steeds meer behoefte is aan een visie op online.
• Het online vakgebied wordt complexer, terwijl de onderbouwing voor nieuwe plannen
achterblijft. Een visie op online kan voor een deel voor deze onderbouwing zorgen.
• Daarnaast worden nieuwe (o.a. strategische/e-business) plannen besproken en keuzes
gemaakt op steeds hoger niveau in organisaties besproken. Vanuit dit ‘hogere niveau’ is een
sterke behoefte aan een richtinggevend stuk op basis waarvan beslissingen gemaakt
kunnen worden.
• Veel organisaties kampen met een verscheidenheid aan online projecten en eigen
initiatieven, die moeilijk te managen en te beheersen zijn. Een visie zorgt voor een paraplu
waardoor er meer lijn komt in het geheel.
• Tenslotte biedt een visie op online de mogelijkheid om zowel intern als extern draagvlak te
verwerven. Met de beschrijving van een visie, worden plannen concreter en raken mensen,
door duidelijkheid in de richting, enthousiaster.
Voordat we ingaan in de wijze waarop je een visie op online opstelt, geven we eerst onze definitie.
2
3. 2. Definitie visie op online1
Onze definitie van een visie op online is:
“Het lange(re) termijn (wereld)beeld dat een organisatie heeft, de factoren die voor een organisatie
relevant zijn en de rol die online hierin zal spelen”
Deze definitie bestaat uit drie elementen:
1. Termijn: bij de meeste organisaties kijken we in de visie 3 tot 5 jaar vooruit. Dit doen we
onder meer door naar (wereldwijde) onderzoeksrapporten te kijken en daar bijvoorbeeld
relevante sociaal-culturele, demografische, technologische en politieke ontwikkelingen uit te
halen.
2. Relevante factoren: factoren zijn voor een organisatie relevant als ze van invloed (kunnen)
zijn op de huidige of toekomstige klant-, organisatie of andere processen van een
organisatie.
3. Rol van online: hierbij gaat het om de wijze waarop je online wilt inzetten, rekening houdend
met deze factoren.
In deze publicatie worden deze elementen verder toegelicht en uitgewerkt.
3. Benodigde input
Het opstellen van een visie is een
proces waarbij diverse personen –
niet alleen medewerkers, maar 2. Trends
1.
bijvoorbeeld ook stakeholders2 - Ontwikkelin-
gen
betrokken worden. Er moeten
vanuit diverse invalshoeken en 3. Organisatie
Figuur 1.
beleid
disciplines lange termijn keuzes Benodigde
gemaakt worden, die grote input voor visie
consequenties kunnen hebben. Als
uit de visie blijkt dat een
organisatie de dienstverlening Rol van online
volledig wil digitaliseren, dan heeft
dit natuurlijk grote gevolgen voor de organisatie, ten aanzien van benodigde capaciteit, kennis en
kunde en bijvoorbeeld nieuwe processen die ingeregeld moeten worden.
De benodigde input voor het opstellen van een visie, en de gewenste rol van online, bestaat uit een
analyse van:
1. Ontwikkelingen
2. Trends
1 Met online bedoelen we: het totaal aan (mogelijke) digitale middelen die een organisatie kan inzetten om haar
doelen te verwezenlijken, zoals een website, campagnepagina, extranet, intranet, enz.
2 Stakeholder of belanghebbende of organisatie die invloed ondervindt (positief of negatief) of zelf invloed kan
uitoefenen op een specifieke organisatie (Wikipedia)
3
4. 3. Organisatiebeleid, bestaande uit o.a. de beleidsuitgangspunten en speerpunten van de
organisatie
3.1. Ontwikkelingen
Hierbij kijken we naar wat er speelt in de buitenwereld, en naar wat van belang kan zijn voor een
organisatie.
We starten met het kijken naar de omgeving, op wereldwijd, landelijk en regionaal/lokaal niveau.
Denk hierbij ook aan verschuivingen in de sector of branche.
Voor het bepalen van de relevante ontwikkelingen voor een specifieke organisatie maken we gebruik
van de SEPTED-factoren (sociaal-culturele, economische, politieke, technologische, ecologische en
demografische factoren).
Een overzicht:
FACTOREN ONTWIKKELINGEN WAAROM RELEVANT?
voorbeelden
Sociaal-cultureel Individualisering van de Deze kunnen organisaties stimuleren om persoonlijker met
maatschappij hun doelgroep te willen communiceren, onafhankelijk van
Flexwerken tijd en plaats. Voor online betekent dit bijvoorbeeld
Any time, any place communicatie via een mobiele pagina of een extranet.
Economisch Globalisering Economische omstandigheden kunnen zorgen voor kansen
Marktverschuivingen in de markt, of de noodzaak je te focussen. Denk aan het
Recessies aanboren van nieuwe markten of productontwikkeling bij
Inflaties het uitbouwen van bestaande.
Het online kanaal kan in deze marktontwikkeling bijdragen
door het opzetten van online marketingcampagnes. Online
kan aan productontwikkeling bijdragen door de inzet van
crowdsourcing en co-creatie.
Politiek Nieuwe wetgeving Bezuinigingen stimuleren vaak de creativiteit van
Bezuinigingsplannen organisaties. In het onderwijs kunnen bezuinigingen o.a.
Veranderende internationalisering stimuleren.
machtsverhoudingen Online kan in dit speerpunt een belangrijke rol spelen,
bijvoorbeeld door het bieden van ‘leren op afstand’.
Technologisch Mobiel Technologische ontwikkelingen zorgen er bijvoorbeeld voor
Toepassingen als apps, dat er nieuwe mogelijkheden zijn voor een organisatie om
augmented reality, video een doelgroep beter te bereiken, nog beter in hun
Cloud computing informatiebehoefte te voorzien of services te verlenen.
Ecologisch Duurzaamheid van producten Ecologische ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld van belang bij
en diensten organisaties die willen werken aan een duurzamer
4
5. Milieubewustzijn distributieproces, zoals bestellingen,
ontvangstbevestigingen en status updates die via internet
verlopen in plaats van per papieren post.
Demografisch Leeftijdsopbouw Inzicht in demografische ontwikkelingen helpen een
Gezinssamenstelling organisatie –met behulp van internet- in te spelen op de
Afkomst behoeften van bijvoorbeeld diverse klant levensfasen.
Regionale verschuivingen
% stadsbevolking
3.2. Trends
Naast ontwikkelingen kijken we ook naar de trends die van belang zijn voor een bepaalde organisatie
in een specifieke branche.
Trends definiëren we in dit kader dan ook als meer korte termijn veranderingen t.a.v.:
1. Doelgroep: Wat verandert er in het (online) gedrag en mediagebruik?
2. Branche: Wat zijn nieuwe samenwerkingsverbanden? Is er sprake van ketenintegratie?
3. Online: Wat zijn de (nieuwe) mogelijkheden voor gebruikers op dit moment?
3.2.1. Doelgroep trends
De bezoeker van een website vandaag de dag heeft andere Er is een ruim aanbod van relevant
verwachtingen dan een aantal jaren geleden. Hij verwacht onderzoek die voor het inzichtelijk
dat hij de site naar zijn eigen smaak kan inrichten, in één maken van doelgroep trends
klik antwoord op zijn vraag krijgt, dat er op elk niveau van gebruikt kunnen worden. Denk
de site interactie (onder andere via sociale media) met de hierbij aan rapporten van onder
organisatie mogelijk is of dat hij kan inzien wat anderen van andere: Centraal Bureau voor
een bepaald product of dienst vinden. Een site moet ook via Statistiek, Forrester, AC Nielsen
het mobiel eenvoudig toegankelijk zij en ook handige apps en MorganStanley.
bieden die hem het leven makkelijker maken.
Deze data gebruiken we om de
Bij het in kaart brengen van de doelgroep trends, kijken we algemene trends bij de doelgroep
naar de volgende punten: in kaart te brengen, en vullen
• Verwachtingen: zijn er bewegingen, algemeen of deze aan met de kennis en
specifiek voor deze doelgroep, die de ervaring uit de branche en die de
verwachtingen ten aanzien van de organisatie organisatie zelf al over de
hebben veranderd? Bijvoorbeeld: doelgroep heeft.
– De aanwezigheid van organisaties op
Twitter of andere sociale media. Waar nodig wordt een nieuw
– De mogelijkheid alles (over jezelf en de onderzoek gestart, waarvoor
organisatie) in te kunnen zien een organisatie daarvoor
(transparantie). gespecialiseerde
onderzoeksbureaus kan inhuren.
5
6. – Geïnformeerd worden over de voor hun relevante informatie (personalisatie).
• Gebruik: verandert het gebruik van online? De opkomst van apps kan er bijvoorbeeld toe
leiden dat men via deze apps bepaalde taken uitvoert en de website van een organisatie
alleen nog voor achtergrondinformatie raadpleegt.
• Gedrag: ook in het gedrag zijn er ontwikkelingen te benoemen die voor een organisatie van
belang zijn. Denk aan de behoefte om eigen content te kunnen plaatsen (user generated),
meningen van anderen te kunnen inzien (peer influence) en hierop te reageren.
3.2.2. Branche trends
Voor een organisatie is het belangrijk om in de gaten te houden wat er in de eigen branche gebeurt:
• Zijn er veranderende machtsverschuivingen, bijvoorbeeld van producent naar consument?
• Wat is de positie van het intermediaire kanaal?
• In hoeverre bundelen ketenpartners hun krachten?
• Hoe positioneert de concurrentie zich en wat doet zij op internetgebied?
• Is er specifieke wetgeving of zijn er overheidsrichtlijnen die voor deze branche gelden?
Om goed inzicht te krijgen,
hanteren wij het hiernaast Toe-
treders
afgebeeld model (afgeleid van
het Porter model), waarbij we
naar de ‘vijf krachten’ kijken die Leveran-
ciers Markt Afnemers
er binnen de branche spelen: de
entree van nieuwe
concurrenten, dreiging van Substitu-
Figuur 2. Model
ten
substituten, om trends in een
onderhandelingspositie van branche te
leveranciers en afnemers, en de rivaliteit onder de huidige spelers. analyseren.
Branchetrends bij een reisorganisatie
In de reisbranche kunnen we de trends met behulp van bovengenoemd model analyseren:
• Denk aan de toenemende macht van de afnemer, de consument. Deze maakt de keuze voor
een reis na raadpleging van ratings van anderen (Zoover) of boekt direct na vergelijking met
andere aanbieders/reizen (Expedia).
• Internet heeft er voor gezorgd dat consumenten direct een hotel of camping kunnen
reserveren zonder tussenkomst van een reisadviseur. De aanbieders van de accommodatie
zijn daarmee ook concurrent geworden.
• Er zijn, als gevolg van ketenintegratie, steeds meer aanbieders in de vrijetijdssector
bijgekomen. Denk aan restaurants en wellnesscentra, die ook online complete
vakantiearrangementen bieden die rechtstreeks bij hen te boeken zijn.
Gevolg van deze brancheontwikkelingen is dat de reisadviseurs zich moeten blijven richten op de
eigen rol op het online domein. Misschien vindt binnen afzienbare tijd de verkoop van reizen wel
op sites van ketenpartners plaats en is de eigen website de plek waar je alleen nog informatie
krijgt over de landen, streken en culturen en waar er serviceverlening rondom de reis plaatsvindt
(zoals status updates, downloads, tips, alerts en veel gestelde vragen).
6
7. 3.2.3. Online trends
Tenslotte wordt bij de trends gekeken naar de mogelijkheden en kansen Wat nu actueel is, is
die online nu al, of binnen afzienbare tijd, gaat bieden. Deze trends morgen alweer
geven belangrijke input bij de beschrijving van de mogelijke rol van achterhaald. Daarom
internet voor een organisatie in de toekomst. is constante oriëntatie
nodig.
Een aantal voorbeelden:
• De razendsnelle opkomst van het mobiel internet, het gebruik van video (YouTube),
beschikbaarheid van WiFi, en het succes van sociale media, zorgen ervoor dat het niet
alleen draait om een goede website. Een organisatie heeft rekening te houden met een snel
ontwikkelend medialandschap.
• Steeds meer communicatie vindt plaats buiten het domein en dus buiten de regie van de
organisatie zelf. Discussies worden gevoerd op bijvoorbeeld digitale platformen met een
specifiek thema en op de sociale media. Ook in de eigen organisatie vinden collega’s elkaar
via online communities, videoconferencing en webinars.
• Online werkomgevingen staan ter beschikking die het nieuwe werken mogelijk maken. Hier
wordt gezamenlijk aan documenten gewerkt, gediscussieerd en geïnnoveerd.
• Via online kun je je waar ook ter wereld oriënteren. Diverse vergelijkingssites maken het
mogelijk producten en diensten te vergelijken. Dit betekent dat de klant steeds beter
geïnformeerd is, en hierdoor steeds meer de macht naar zich toetrekt.
Bovenstaand overzicht is slechts een greep uit het totale palet van factoren die voor de organisatie
van belang zijn. De wereld staat niet stil, en wat nu actueel is, is morgen alweer achterhaald. Daarom
is constante oriëntatie op deze ontwikkelingen en trends nodig.
3.3. Organisatiebeleid
Nadat ontwikkelingen en trends in de buitenwereld onder de loep zijn genomen, komt de organisatie
zelf aan bod. Online succes bereik je niet door alleen maar naar de buitenwereld te kijken. Online
maakt integraal onderdeel uit van de totale organisatie strategie en die van de beleidsterreinen.
Missie, visie, en strategische plannen laten zien welke rol de organisatie wil vervullen en op welke
manieren dat kan worden bereikt. Alle intern beschikbare beleidsstukken zoals ICT-, HR-, sales-,
marketing- en communicatiebeleidsplannen zijn van belang. Ze worden gebruikt om de volgende
vragen te beantwoorden:
7
8. 1. Hoe ziet de organisatie de wereld over 3 tot 5 jaar? Waar wil zij op dat moment staan? Wat
zijn de speerpunten? Bijvoorbeeld: meer internationalisering, meest innovatieve speler in de
markt of beste werkgever.
2. Wat zijn de kernwaarden van een organisatie? Bijvoorbeeld: open, eerlijk, betrouwbaar of
maatschappelijk betrokken.
Waarom is deze input belangrijk voor een visie op online? Internet is als bedrijfsinstrument een
onlosmakelijk onderdeel van de organisatie geworden. Als we weten wat de richting van de organisatie
is en wat de belangrijke (beleids-)focuspunten, dan kan ook het online kanaal hierop focussen zodat
organisatiedoelen nog sneller gerealiseerd worden.
Voo rbe eld 1 Voo rbe eld 2
Als het speerpunt is de bes te we rkge ver Is het speerpunt de m ee st inno vatie ve
van Nederland te zijn, dan kan online spe ler in de markt te willen zijn,
hieraan bijdragen door: bijvoorbeeld door continue
• de organisatie te profileren, productontwikkeling om zo voorop te
bijvoorbeeld op sociale media blijven lopen in de markt, dan kan online
waar de doelgroep zich bevindt. bijdragen door:
• de dialoog met de doelgroep aan • de doelgroep mee te laten
te gaan, om te achterhalen wat bepalen over de
potentiële werknemers’ wensen vorm/samenstelling van het
en eisen zijn. product, bijvoorbeeld door ideeën
• aan te tonen dat ze de beste aan te dragen.
werkgever is, door faciliteren van • medewerkers samen te laten
online instrumenten die het werken aan productinnovaties,
thuiswerken mogelijk maken. door gebruik van online
samenwerkingstools (co-creatie).
Ook kernwaarden zijn een belangrijke input bij de bepaling van de rol van online. Bijvoorbeeld
openheid naar de klant. Dit betekent dat het online kanaal dit ook faciliteert. Bijvoorbeeld door:
• inzicht te geven in de status van een aanvraag, aanschaf of service.
• meningen en standpunten te delen, wat kan via een website maar ook via sociale media.
• resultaten terug te koppelen, bijvoorbeeld over de status van de organisatie zelf, via online
jaarverslagen.
8
9. 4. Het opstellen van een visie op online
Het uitschrijven van de visie op online is een uitdaging op zich. Een visie is namelijk kort en krachtig,
en verwoordt precies genoeg aanknopingspunten waarmee een organisatie een vertaling kan maken
naar het online domein. Soms lukt het om een visie op één A4 te krijgen, soms zijn enkele pagina’s
nodig.
De kunst is om vanuit alle verzamelde input en relevante ontwikkelingen en trends een toekomstvisie
te filteren, en vervolgens de wijze te bepalen waarop online kan bijdragen. De visie is de kapstok voor
alle hierna volgende stappen, zoals de ontwikkeling van de online strategie, dat onderwerp is van deel
2 van deze publicatiereeks.
Om een beeld te krijgen bij een visie, wordt een aantal voorbeelden ter inspiratie gegeven:
Voo rbe eld (de el uit) visie voor ZOR G
In de zorg is een belangrijke ontwikkeling dat patiënten steeds meer ‘in control’ zijn, omdat zij
bijvoorbeeld ziekenhuizen met elkaar kunnen vergelijken en bereid zijn te reizen voor betere
zorg. Reputatiemanagement is voor een zorginstelling dus essentieel.
De rol van online is dan de patiënt van haar kwaliteiten te overtuigen door bijvoorbeeld:
te laten zien wat haar speerpunt domeinen zijn, posities in rankings te publiceren, of over
samenwerking met andere toonaangevende zorgorganisaties te communiceren.
Voo rbe eld (de el uit) vis ie voo r ON DE RWIJS
Een belangrijke ontwikkeling in het onderwijs zijn de bezuinigingen en de noodzaak om de
inf orm atie naar de vele doelgroepen met hun (persoonlijke) informatiebehoeften efficiënt te
ontsluiten.
De rol van online is dan de doelgroep op efficiënte wijze in haar proce sse n te
on dersteune n. Bijvoorbeeld door: de ontwikkeling van een portaal, die naar eigen behoefte
aan te passen is door de doelgroep. Of door de mogelijkheid de docenten en studenten via
mobiele applicaties in hun belangrijke taken te ondersteunen.
Voo rbe eld (de el uit) vis ie voo r INDUS TRIE
Voor grote industriële organisaties is het van belang innovatief te zijn om voorop te blijven lopen
in de markt. Vooral in sterk concurrerende markten selecteert de doelgroep op de mate waarin
een product nog beter aansluit op de behoefte.
De rol van online voor een organisatie met als speerpunt innovatie, kan dan ook zijn het
betrekken van de doelgroep om samen tot productvernieuwing te komen.
Bijvoorbeeld door: het faciliteren van samenwerkingsplatformen (co-creatie) waar klanten hun
ideeën kunnen uiten, kunnen discussiëren over verbeteringen of nieuwe producten kunnen
testen.
9
10. Voo rbe eld (de el uit) vis ie voo r R ETAIL
In de retail ligt op dit moment een grote uitdaging de balans te vinden tussen online verkoop en
de verkoop in de winkel. De verschuiving die er plaatsvindt heeft ook gevolgen voor de wijze
waarop klanten zich gebonden (blijven) voelen, aangezien het persoonlijke contact wegvalt.
De rol van online is dan het bevorderen van de klantenbinding. Dit kan door het structureel
binden van een klant door het bieden van een eigen pagina of het koppelen van specifieke
services die zijn afgestemd op het aangeschafte product.
Ook kan de binding op sociaal-emotioneel gebied: door in te spelen op wat er speelt en leeft bij
de klant. Hiervoor bevindt de organisatie zich steeds vaker buiten haar eigen online domeinen.
Namelijk waar de klant zich bevindt, zoals op de sociale media.
5. Het borgen van een visie op online
Een belangrijke stap tijdens de visievorming is deze gedragen te krijgen binnen de organisatie. Geef
regelmatig tijdens het proces presentaties aan, of houdt terugkoppelmomenten met, sleutelpersonen
en stakeholders binnen en buiten de organisatie die ‘meegenomen’ moeten worden in de
ontwikkeling. Als voor hen het toekomstbeeld over de plek van online in de organisatie duidelijk is,
zullen ook de hierna volgende stap naar strategie logisch zijn.
Onze ervaring leert dat door de visie op online te presenteren aan een
groep stakeholders op het juiste niveau, er enthousiasme ontstaat die
Stakeholders zien voor
afstraalt op de hele organisatie.
hun eigen
Er ontstaat vertrouwen omdat er een kapstok is ontstaan waar die
beleidsterreinen
houvast biedt en waarin met zowel interne als externe factoren rekening
ineens mooie kansen
is gehouden.
verschijnen.
Daarnaast is de visie op een dusdanig (hoog) niveau opgesteld, dat er op
diverse beleidsterreinen op aangehaakt kan worden. Stakeholders zien daardoor voor de eigen
beleidsterreinen ineens mooie kansen of spannende uitdagingen verschijnen.
10
11. 6. Stappenplan
Voor wie aan de slag wil met het opstellen van een visie op online, geven we hieronder de stappen nog
eens kort weer.
Stap 1 Bepaal je speelveld
Bepaal wie en welke factoren van invloed zijn, of kunnen zijn, op jouw toekomstbeeld. Zijn
dit alleen consumenten, of is dit ook bijvoorbeeld de politiek of het milieu?
Stap 2 Bepaal je termijn
Bepaal voor welke termijn je de visie wilt opstellen. Gezien de snelheid waarmee
ontwikkelingen gaan, wordt een visie in de regel voor maximaal 3 jaar ontwikkeld.
Stap 3 Bepaal wat relevant is
Analyseer en leg vast wat er binnen het speelveld (op basis van input van SEPTED,
trends/ontwikkelingen en de organisatievisie en –strategie) de verwachtingen zijn, die van
invloed zijn op de organisatie of omgeving. Beargumenteer waarom ze van belang zijn. Of
met andere woorden: geef vanuit de organisatie gezien antwoord op de relevante trends en
ontwikkelingen.
Stap 4 Weeg en kies de relevante factoren
Bepaal op basis waarvan je de keuzes maakt in de verzamelde relevante factoren en wie
deze maakt. Bijvoorbeeld op basis van: welke hebben de meeste invloed, hoe kunnen we
ermee omgaan, of welke passen het beste in de totaalvisie?
Stap 5 Werk rol van online uit in visie
Voor de meest relevante factoren wordt vervolgens uiteengezet hoe online hieraan kan
bijdragen. De kunst van het vastleggen van een visie is dat het zo kort en krachtig mogelijk
gebeurt, vaak in de vorm van een Powerpoint slide of een kort Word document.
Stap 6 Presenteer en borg de visie
Zorg voor de juiste presentatie, aan de juiste personen die zich aangesproken voelen op
punten die voor hen relevant zijn. Maak ze deelgenoot van het proces.
7. Tips
Tenslotte een aantal tips die van belang kunnen zijn voor iedereen die een visie op de rol van online
opstelt:
• Denk niet te snel in online ontwikkelingen. Kijk breder, en gebruik hiervoor de SEPTED-
methode.
11