2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos:
Alfabético y numérico.
Estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus
variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con
ellos.
SISTEMAS ALFABÉTICO
Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en
consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la
cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente
por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades
(geográfico), por categoría o tema (asunto).
3. Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres
de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los
diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.
Ventajas:
La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita
de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan
con facilidad en estricto orden alfabético.
4. USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO
En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida
En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para
sus asuntos profesionales, sociales y personales.
Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus
operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales,
regionales, etc.
En las empresas en general para la correspondencia de sus
clientes
5. El sistema alfabético se subdivide en:
1.Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son
todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su
edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil)
2.Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el
nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe
registrarse en la Cámara de Comercio.
3.Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo
geográfico.
4.Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia:
Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas,
o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o
contenido.
6. NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
«Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por
consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este
comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo»
(Código Civil)
Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los nombre
de las personas naturales constan de dos unidades importantes:
los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).
Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias
UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se desglosan
de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO ALFONSO
COSTA TABARES.
7. Algunas personas llevan un solo apellido, por razones personales
o por costumbres. En tales casos, la primera unidad sólo tendría
un solo elemento e irá separado de la segunda unidad con una
coma.
8. REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES
PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de dos
unidades: los apellidos y los nombres. Eje:
Gaspar Contreras Vélez
José Daniel Betancur Muñoz
Genaro Atistizábal Torres
Gloria María Colón Ch.
Luis Felipe Castro
Ramón Cruz Colorado
PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento Primer elemento
ARISTIZÁBAL
Torres,
Genaro
BETANCUR
Muñoz,
José
CASTRO,
Segundo elemento
Luis
Felipe
María
COLÓN
Ch.,
Gloria
CONTRERAS
Vélez,
Gaspar
CRUZ
Colorado,
Ramón
9. Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya
característica es que todos los apellidos empiezan por la misma
letra. Para facilitar la organización de cada unidad de
clasificación, es conveniente descomponerla por letras así:
NOMBRE COMPLETO
NOMBRE POR UNIDADES
Gaspar Carazo Vélez
CARAZO Vélez, Gaspar
Oliver Castelar García
CASTELAR García, Oliver
Luis Felipe Castro
CASTRO, Luis Felipe
Michael Castañeda Jaramillo
CASTAÑEDA Jaramillo, Michael
Gloria María Canales Paéz
CANALES Páez, Gloria María
Lidia Casas Solano
CASAS Solano, Lidia
Ramón Carranza Jaramillo
CARRANZA Jaramillo, Ramón
Teodoro Camacho Cano
CAMACHO Cano, Teodoro
10. Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se
observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y
correcto orden alfabético.
OBSERVEMOS:
C
A
M
A
C
H
O
C
A
N
A
L
E
S
C
A
R
A
Z
O
C
A
R
R
A
N
Z
A
C
A
S
A
S
C
A
S
T
A
Ñ
E
D
C
A
S
T
E
L
A
R
C
A
S
T
R
O
A
11. VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:
PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elemento
Segundo
elemento
Primer elemento
CAMACHO
Cano,
Teodoro
CANALES
Páez,
Gloria
CARAZO
Vélez,
Gaspar
CARRANZA
Jaramillo,
Ramón
CASAS
Solano,
Lidia
CASTAÑEDA
Jaramillo,
Michael
CASTELAR
García,
Oliver
CASTRO,
Luis
Segundo elemento
María
Felipe
12. SEGUNDA REGLA:
Si los nombres tienen la primera unidad
igual, se considera la segunda unidad para el ordenamiento.
PRIMERA UNIDAD
APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD
NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento
Primer elemento
Segundo elemento
RÍOS
ROJAS
Alberto
RÍOS
ROJAS
Ana
Cristina
RÍOS
ROJAS
Ana
María
RÍOS
ROJAS
Dagoberto
RÍOS
ROJAS
John
RÍOS
ROJAS
José
RÍOS
ROJAS
José
Manuel
13. TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son
totalmente iguales, se considerará el documento de identidad,
la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo
dato no representa una unidad, sino un elemento adicional.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
ROSAS TABARES,
Carmen Cecilia
Calle 40 40ª-21
ROSAS TABARES,
Carmen Cecilia
Diagonal 20 80-10
REYES ALVAREZ,
Fabio Alfonso
Cédula 3.976.220
REYES ALVAREZ,
Fabio Alfonso
Cédula 5.227.310
14. CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos compuestos:
las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen
parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados
dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada
elemento.
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo
elemento
Primer elemento
Segundo
elemento
De la Fuente
Rizo,
María
José
De la Osa
Mejía,
Raúl
De la Rosa
Amado,
Ángel
De la Torre,
De la Vega
O`Neill,
Juan
Delgado,
Fabián
Rober
Diego
15. QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares,
nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo,
porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre
paréntesis.
OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO
Cardenal Aníbal Duque
DUQUE, Aníbal (Cardenal)
Coronel Fausto Martínez
MARTÍNEZ, Fausto (Coronel)
Ingeniero Antonio Páez
PÁEZ, Antonio (Ingeniero)
Sor Consuelo Pérez
PÉREZ, Consuelo (Sor)
Hermana Mariana Restrepo
RESTREPO, Mariana (Hermana)
Monseñor Ángel Trujillo
TRUJILLO, Ángel (Monseñor)
16. SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas.
criterios originados por dos necesidades específicas:
Existen dos
En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece
para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las
entidades toman como primer apellido el paterno y la clasificación
es así según el ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez
Rueda de Pérez, María Victoria
Martha Dora García de Suárez
García de Suárez Martha Dora
Emilia Posada viuda de Escobar
Posada viuda de Escobar, Emilia
Martina Morales de Mora
Morales de Mora Martina
Rosario Espinosa de Polanco
Espinosa de Polanco, Rosario
Gloria Cristina Russo de Gómez
Russo de Gómez, Gloria Cristina
17. Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente
y por sus respectivas unidades:
PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS
SEGUNDA UNIDAD NOMBRES
Primer elemento
Segundo elemento Primer elemento
Segundo elemento
ESPINOSA (de)
Polanco,
Rosario
GARCÍA (de)
Suárez
Martha
MORALES (de)
Mora
Martina
POSADA (viuda
de)
Escobar,
Emilia
RUEDA (de)
Pérez,
María
Victoria
RUSSO (de)
Gómez,
María
Cristina
Dora
La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es
indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.
Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez)
para efectos de archivo.
18. El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y
oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar
como primer apellido el del esposo y con base en este criterio,
observemos el siguiente ejemplo:
María Victoria Rueda de Pérez
Pérez, María Victoria Rueda de
Martha Dora García de Suárez
Suárez, Martha Dora García de
Emilia Posada viuda de Escobar
Escobar, Emilia Posada viuda de
Martina Morales de Mora
Mora, Martina Morales de
Rosario Espinosa de Polanco
Polanco, Rosario Espinosa de
Gloria Cristina Russo de Gómez
Gómez, Gloria Cristina Russo de
Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es
conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación
19. NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES
«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil)
PRIMERA REGLA:
Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. Eje:
Banco Mundial
REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O
FIRMAS SOCIALES
Primera unidad
Segunda unidad
20. Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales,
hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas,
civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.
Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el
caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se
consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán
considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón
social, por ejemplo:
La Casa de los Jóvenes
Primera unidad
Segunda unidad
Tercera unidad
21. Descompongamos en unidades los siguientes nombres de
empresas:
Industria Nacional de Automóviles
La Industria del Calzado
La Ermita
Bar y Restaurante «La Cabaña»
Diario «El Liberal»
Diario «Tribuna Libre»
PRIMERA UNIDAD
SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
Industria
Nacional de
Automóviles
La
Industria del
Calzado
La
Ermita
Bar y
Restaurante «La
Diario El
Liberal
Diario
Tribuna
Cabaña»
Libre
22. En las razones sociales o firmas se debe evitar
toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté
registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de
siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que
ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato
aclaratorio.
SEGUNDA REGLA:
Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)
Asociación Protectora de Animales
Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario (IDEA)
Observemos la división en Unidades de estas empresas:
23. PRIMERA UNIDAD
SEGUNDA UNIDAD
TERCERA UNIDAD
Instituto
Colombiano de
Administración
Asociación
Protectora de
Animales
Instituto de
Desarrollo
Económico
CUARTA UNIDAD
Agropecuario
Cuando en el nombre de una empresa existen
números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras.
Sin embargo cuando en el nombre de una razón social existe un
número que es consecutivo, como es el caso de notarías,
juzgados, almacenes de cadena, etc., este conserva el orden y
la escritura numéricos. Eje:
TERCERA REGLA:
Juzgado 25 civil municipal
Emisora 1110
Almacén Avenida 39
Notaría 13
Juzgado 25 civil municipal
Emisora mil cien
Almacén Avenida treinta y nueve
Notaría 13
24. Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:
PRIMERA
UNIDAD
SEGUNDA
UNIDAD
TERCERA
UNIDAD
CUARTA
UNIDAD
Emisora
Mil
Cien
Juzgado
25
Civil
Municipal
Almacén
Avenida
Treinta y
Nueve
Notaría
QUINTA
UNIDAD
13
CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en algunas
ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más común para
organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero también existe otra
norma que es aceptada y es ordenarla tal como se hace con los nombres de las
personas naturales o sea por el primer apellido. Eje:
Juan Iguazú e Hijos Limitada
Iguazú e Hijos Limitada, Juan
25. QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales
como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un
archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas
constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de
orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad.
Observemos los siguientes ejemplo:
NOMBRE NORMAL
NOMBRE ORGANIZADO
Empresa Colombiana de Gas S.A.
Empresa Nacional de Electricidad S.A.
Empresa Venezolana de Aviación & Cía.
Empresa Mexicana de Módulos S.A.
Colombiana de Gas S.A. (Empresa)
Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)
Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)
Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)
