Este documento resume um projeto para realizar shows da banda Coldplay em três arenas no Brasil durante a Copa do Mundo de 2014. O projeto descreve a equipe, objetivos, requisitos, cronograma e riscos. Serão realizados shows para 60-100 mil pessoas em arenas localizadas em diferentes regiões do país.

1. Gerenciamento de
Aquisições em Projetos
GP26 – Salvador, Bahia

3. EQUIPE
• Breno Magalhães
• Cristiano Veiga
• Carlos Geraldo
• Ricardo Pichardo
• Rodrigo Dantas

4. TAP do Projeto
• Nome do Projeto: Coldplay Salvador
• Descrição:
O presente projeto deverá realizar eventos nas novas arenas da copa do mundo de 2014 (três shows em tres locais distintos) com a
Banda Coldplay e mais uma banda nacional em cada show.
• Justificativa:
O Brasil está finalizando a construção de 12 novas Arenas que sediarão a Copa do Mundo de 2014. O
projeto dessas Arenas foi concebido, dentre outras características, para receber eventos musicais de
grande porte. Apesar disso, a agenda maior parte dessas Arenas estão completamente vazias de eventos
musicais para 2014. Temos ainda o apelo da Copa do mundo para viabilizar o evento, pois o objetivo é
realizar os show em datas bem próximo os jogos da Copa aproveitando assim também parte dos
turistas internacionais que estarão no pais.
Outro ponto importante, é que a banda acaba de lançar um novo álbum, e estará turnês mundiais na
época proposta, mostrando ao seu público seu novo trabalho

5. TAP do Projeto
• Objetivo S.M.A.R.T.:
Aproveitar o apelo e repercussão da copa do mundo no
Brasil, assim como as estruturas das novas Arenas
construídas para a copa e trazer a banda Coldplay para uma
pequena turnê no país. O objetivo é realizar três shows em
três das 12 Arenas durante as semanas imediatamente
anteriores ou posteriores à Copa do Mundo. Serão eventos
para publico entre 60 e 100 mil pessoas a serem realizados
em uma única semana após a Copa do Mundo.

6. TAP do Projeto
• Requisitos:
O evento deverá acontecer nas cidades escolhidas como sede
da Copa do Mundo 2014, além de estarem localizadas em
regiões distintas;
A data escolhida deve estar entre uma semana antes do início
da Copa e uma semana após o término dos jogos;
O evento terá o apoio da FIFA, que deverá agir como
facilitadora na realização do evento, principalmente no
quesito divulgação;

7. TAP do Projeto
• Designação:
• Breno Magalhães
• Carlos Reis
• Cristiano Veiga
• Rodrigo Santos Dantas
• Ricardo Javier Pichardo Lugo

8. TAP do Projeto
• Lista de Milestones
1. Definição/Contratação da Banda;
2. Definição de data e Preparação do Local;
3. Marketing e Vendas;
4. Montagem do Evento;
• Orçamento
Para a conclusão deste projeto está previsto um orçamento de R$ 1,0 Milhão, a ser consumido durante os 10 meses de duração
estimada.
• Riscos:
Problemas com a produção dos ingressos, Problemas com a venda de ingressos, Equipamentos extraviados ou parados na alfandega,
Atraso na montagem das estruturas do evento,Não entrega ou entrega parcial dos suprimentos para o evento (bebidas e alimentos),
Não entrega ou entrega parcial das estruturas para banheiros, incluindo banheiros móveis, Problemas na iluminação do palco,
Problemas com o sistema Áudio-Visual no palco, Atraso no transporte da banda, Problema no check-in no hotel onde a banda ficará
hospedada, Segurança no hotel, Falta de apoio policial.

9. WBS

10. WBS
Detalhe do PT

11. Pacotes Buy
• 1.1.3 Contratos
• 1.2.2.1 Produção de Ingressos
• 1.2.2.2 Venda de Ingressos
• 1.3.1.3 Frete Internacional
• 1.3.2.1 Passagens Aéreas
• 1.4.1.1 Acceso
• 1.4.2.1 Montagem
• 1.4.2.3 Som
• 1.4.2.4 Vídeo
• 1.4.2.5 Iluminação
• 1.4.3.3 Bastidores Segurança
• 1.5.2.1 Transporte Internacional
• 1.5.2.2 Transporte Local
• 1.5.3.1 Segurança Pessoal
• 1.5.3.2 Segurança Local
• 1.5.4.2 Serviço

12. Critérios Make or Buy
1) Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe
2) Necessidade de fornecimento especializado
3) Necessidade de absorção da tecnologia
4) Restrições de custo
5) Restrições de prazo
6) Restrições de subcontratação
7) Existência de fornecedores confiáveis.
8) O core business da empresa
9) Compartilhamentos de riscos
10) Problemas legais ou de segurança da informação

13. MAPA DAS AQUISIÇÕES
Concorrência Item
Ref.
WBS
Vendor List Cronograma Orçamento
Critério
Make
Or Buy
001 Produção de
Ingressos
1.2.2.1 •IngressoFacil
•Casa Do
Ingresso
R$323.500,00 1; 8
002 Venda de
Ingressos
1.2.2.2 •Pida
•Ticketmix
R$50.000,00 1; 8
003 Som, Video e
Iluminação
1.4.2.3
1.4.2.4
1.4.2.5
•Artsom
•Caco de Telha
R$50.000,00 1; 2; 8; 9
004 Passagens
Aéreas
1.3.2.1 •Tam
•Gol
R$10.000,00 2; 8
005 Segurança Local 1.5.3.1 •Seguforte R$10.000,00 1; 2; 8; 9

14. Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco
Ingresso confeccionado de baixa
qualidade, sem garantia contra
falsificação
•Selecionar empresa que apresente
melhor sistema contra fraudes de
ingressos
•Adicionar cláusulas contratuais que
garantam o reembolso de quantias
referentes à ingressos falsos
SEL, PQ,ESP, CONT
Indisponibilidade ou dificuldade na
compra de ingressos pela internet
•Fazer testes no site das empresas de
venda de ingressos, a fim de
confirmar se a experiência de compra
do ingresso é satisfatória
•Adicionar cláusulas contratuais
visando multas em caso de
indisponibilidade do site
SEL,PQ, ADM, CONT,

15. Registro de Riscos
Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao
Risco
Equipamentos de Som, Vídeo e
Iluminação não estarem configuradas
corretamente
•Verificar o portifólio das empresas a serem
contratadas
•Realizar testes antes do dia do evento
SEL,PQ,ESP
Queda de energia em função da
grande demanda energética na região
no período de realização do evento
•A empresa contratada deverá providenciar
além dos equipamentos de Som, Vídeo e
Iluminação, equipamentos (ex.: Geradores) que
garantam a realização do evento mesmo
SEL,ESP,PQ
Falha de funcionamento das catracas
na validação dos ingresos no dia do
evento
• Fazer testes das catracas 1 mês antes do
evento a fim de confirmar o correto
funcionamento na validação dos ingresso seja
satisfatória
• Preveer catracas de reserva para
substituição em caso de falha
• Prever no contrato clausula obrigando a
manter pessoal técnico capacitado para
diagnostico, configuração e troca de catracas no
dia do evento
ESP, ADM,CONT

16. Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Especificação Funcional:
• Fornecimento de facilidades de internet “site” para venda segura (pagamento com todas as bandeiras de cartões de
credito e boleto bancário) de ingressos pela internet
• Fornecimento de ingressos em meio físico de alta qualidade e segurança
• Fornecimento de catracas para controle e validação dos ingressos no dia do evento
• Treinamento ao pessoal de segurança do evento para operação das catracas
• Suporte técnico especializado para assistência no dia do evento
• Prazos:
• A produção de ingressos deve ser finalizada 3 meses antes do evento e permanecer até o dia do evento.
• As catracas devem estar instaladas e testadas no local do evento, 48 horas antes do evento
• A entrega dos ingressos deverão ser entregues ao clientes até 15 dias antes do evento.
• Suporte Técnico:
• A equipe de manutenção das catracas deverá estar disponível no momento do evento para garantir o perfeito
funcionamento desses equipamentos.

17. Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Nível do serviço de manutenção desejado:
• A contratada deverá estar diariamente monitorando o perfeito funcionamento do site
de venda do ingresso.
• Local de Entrega:
• Os ingressos comprados pela internet deverão ser disponibilizados para serem
retirados pelos clientes num local a definir, a partir de 15 dias antes do evento.
• Qualidade Requerida:
• O site para compra do evento deverá ser simples, rápido, funcional e seguro para o
usuário.
• Os dados devem ser salvos em banco de dados de seguros com a funcionalidade de
backups periódicos.

18. Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Treinamento Desejado:
• A equipe de recebimento/operação das catracas deverão receber
treinamentos para identificação e validação dos ingressos
• Garantia:
• Cada hora que o site de cadastramento e aquisição ficar
indisponível haverá uma multa estipulada em contrato.
• Cada ingresso falso identificado, será cobrado o valor do ingresso
ao fornecedor contratado.

19. Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)
• Pesos das Entregas:
Vendas de Ingressos pela Internet 40%
Entrega de Ingressos 20%
Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso 10%
Suporte técnico no Evento 15%
Instalação de Cancelas 15%

20. • Quantidades:
Ingressos 15.000
Treinamento 60 Pessoas
Suporte Técnico, Antes, Durantes e Depois 40hrs
Instalação de Cancelas 30
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)

21. • Critério de Medição:
o Venda de Ingressos pela Internet, proporcional ao numero
de ingressos vendidos
o Entrega de Ingressos, proporcional ao numero de ingressos
entregue
o Treinamento de pessoal por numero de pessoa treinada
o Suporte Técnico por hora executada
o Instalação de cancela, 50% na instalação e 50% na
desinstalação das cancelas
Declaração de Trabalho
(Linha do MA: Produção de Ingressos)

22. Fluxograma do Contrato
Kick off Meeting
Indicação do Gestor
De Contratos
Avaliar os
Requisitos do
Contrato
Acompanhar o
Atendimentos dos
Requisitos do
Contrato
Gerar Relatório de
Acompanhamento
do Contrato
Houve Problema no
Atendimento aos Requisitos
Agir Para Corrigir ou
Aprovar as
Mudanças
Reportar aos
Stakholders a
situação do
Contrato
Registrar as Lições
Aprendidas
Encerrado
Não
Sim

23. Critérios Eliminatórios
• Não possuir site para venda segura (pagamento com todas
as bandeiras de cartões de credito e boleto bancário) de
ingressos;
• Não ter a capacidade de produzir ingressos na escala
necessária ao evento;
• Não ter a capacidade de adicionar os itens de segurança
necessários ao ingresso impresso (ex.: selo holográfico);
• Não ter a capacidade de entregar o total de ingressos
solicitados no prazo;
• Não possuir pelo menos 1 ano de mercado.

24. Critérios Eliminatórios
Critério Eliminatório
Fornecedor A
(Ingresso Fácil)
Fornecedor B
(Casa do Ingresso)
Possui site para venda segura (pagamento com
todas as bandeiras de cartões de credito e boleto
bancário) de ingressos
SIM SIM
Tem a capacidade de produzir ingressos na escala
necessária ao evento
SIM SIM
Tem a capacidade de adicionar os itens de
segurança necessários ao ingresso impresso (ex.:
selo holográfico);
SIM SIM
Tem a capacidade de entregar o total de ingressos
solicitados no prazo
SIM SIM
Possui pelo menos 1 ano de mercado SIM SIM

25. Critérios Classificatórios
• Prazo ofertado
• Posicionamento no mercado
• Preço
• Condições de pagamento
• Capacidade Técnica
• Tecnologia oferecida

26. Critérios Classificatórios
Critério Classificatório Pontuação
Prazo ofertado
Antes prazo solicitado 10
No prazo solicitado 6
Depois do prazo solicitado 4
Posicionamento no mercado
10 anos ou mais 10
5 anos ou mais 5
Menus de 5 anos 0
Preço
Preço menor em 15% ou mais do valor estimado 8
Preço entre +/- 15% do valor estimado 4
Preço maior ou mais do 15% do valor estimado 0

27. Critérios Classificatórios
Critério Classificatório Pontuação
Condições de pagamento
60 dias após emissão Nota Fiscal 8
30 dias após emissão Nota Fiscal 5
15 dias após emissão Nota Fiscal 2
Capacidade Técnica
Experiencia técnica comprovada maior a 10 anos 8
Experiencia técnica comprovada maior ou igual a 5 anos 6
Experiencia técnica comprovada menor a 5 anos 0
Tecnologia oferecida
Tecnologia do momento – Ultima tecnologia 8
Tecnologia de até 5 anos 6
Tecnologia maior a 5 anos 3

28. Critérios de Avaliação
• Os critérios de avaliação serão apresentados aos
fornecedores previamente, visando proporcionar
transparência ao processo e permitindo que os
mesmos se adequem.

29. Sistema de Pontuação
Critério Peso Fornecedor A
(Ingresso Fácil)
Fornecedor B
(Casa do Ingresso)
Nota Média Nota Média
Tecnologia Oferecida 25% 8 200 6 150
Posicionamento no
Mercado
10% 10 100 5 50
Prazo Ofertado 15% 4 60 6 90
Preço 15% 8 120 8 120
Condição de
Pagamento
10% 8 80 8 80
Capacidade Técnica 25% 8 200 6 150
Total 100% 760 640

30. Documentos de Aquisição Adotado
• O Documento de aquisição adotado foi o a RFP
(Solicitação de Proposta), uma vez que não se tem
conhecimento técnico ou especializado para
elaboração de DE e a decisão não levará em conta
somente o fator preço, mas sim, diversas
especificações de técnicas e de qualidade entre elas
Tecnologia oferecida e capacidade técnica.

31. Meio Adotado para Envio do
Convite
• Como o Vendor List para este pacote de trabalho é
reduzido (apenas 2 fornecedores), o convite será
realizado diretamente aos fornecedores através de
email.

32. Tipo de Contrato
• O tipo de contrato selecionado será o de Preço Fixo,
uma vez que deseja-se transferir o risco para o
contratado.

33. Concorrência Privada
Inicio
Identificação de
fornecedores
Qualificação dos
fornecedores
Elaboração da RFQ
Envio do RFQ para
os fornecedores
qualificados
Respostas às
duvidas dos
fornecedores
Recebimento das
Propostas
Avaliação técnica da
proposta
Envio da avaliação
técnica ao setor de
compras
Avaliação eescolha
do fornecedor
Elaboração do
contrato
Avaliação do
contrato
Assinatura do
Contrato
Fim

34. Atitudes e Fiscalização
• Autorização de Trabalho
• Cobrar o respeito ao contrato pela contratada
• Auditorias de Qualidade
• Controle de Qualidade
• Monitoramento dos Riscos

35. Controle da Aquisição
• O controle da aquisição será realizado através de
Boletins de Medição
• Tamplate do BM:
ID
WBS do Contrato
Fases/Pacotes de Trabalho
Unid. Preço Peso Planejada Executada Criterio Planejado Realizado %
1.2.2.1.1 Vendas de Ingressos pela Internet Ingresso R$ 180.000,00 40% 15000 7500 R$ 180.000,00 7500 20,00%
1.2.2.1.2 Entrega de Ingressos Ingresso R$ 90.000,00 20% 15000 5000 R$ 90.000,00 5000 6,67%
1.2.2.1.3 Treinamento de Pessoal de Controle de Acesso Pessoa R$ 30.000,00 10% 60 20 R$ 30.000,00 20 3,33%
1.2.2.1.4 Suporte técnico no Evento hora R$ 10.000,00 15% 40 0 R$ 10.000,00 0 0,00%
1.2.2.1.5 Instalação de Cancelas R$ 13.500,00 15% R$ -
1.2.2.1.5.1 Cancela Instalada Unidade 30 10 67% R$ 9.045,00 R$ 3.015,00 5,00%
1.2.2.1.5.2 Cancela Desintalada Unidade 30 0 33% R$ 4.455,00 R$ -
Total Contrato R$ 323.500,00 100% 35,00%
Quantidade Avanço Fisico

36. Fluxograma para Controlar o
Contrato
Início
Assinatura do
Contrato
Execução das
Atividades
Medir o
Desempenho
Desempenho
conforme
Planejado
Analisar
necessidade de
alteração do
contrato
Necessário
alterar o
contrato
Executar alteração
do contrato
Ação corretiva
Não
Sim
Não
Validação do
desempenho
Documentar lições
aprendidas
Todo o trabalho
finalizado
Aceite das entregas
Fim
Não
Sim
Sim

37. Fluxograma para Encerramento do
Contrato
Inicio
Recebimento das
Entregas
Entregas todas
Recebidas
Cobrar
Recebimento das
Entregas Faltantes
Validação das
Entregas
Realizar
Pagamentos
Todos Pagamentos
Foram Realizados:
Realizar
Pagamentos
Faltantes.
Arquivar o Contrato
Fim
Não
Sim
Não
Sim