PMO em Lisarb

MBA em Gerenciamento de projetos
Project Office e Nivel de Maturidade

PMO em Lisarb
Fernanda Cristina Ferreira Moura
Renata Carraresi di Fonzo
Renata Juliano Mateus
Sandra Mara de Camargo Teixeira

GEEP 08 – Berrini, SP

Junho 2012

Singular
©2011 Deloitte Touche Tohmatsu. Todos os direitos reserva

Projeto PMO em Lisarb
Por que Singular?

Uma empresa sólida, com 15 anos de experiência no mercado e uma equipe formada por
profissionais multidisciplinares com abordagem focada na implementação e gerenciamento
de projetos alinhados aos objetivos estratégicos do cliente, com serviços customizados,
oferecendo soluções integradas e adequadas a cada novo desafio.

A missão da Singular é ser reconhecida como a empresa referência em gerenciamento de
projetos e implementação de PMO.

Sua visão é ser uma empresa extraordinária para fazer negócios e ajudar os nossos clientes
alcançar seus objetivos.

Singular

A Equipe

Singular

Objetivos do PMO

Proposta para implementar o PMO e prestar consultoria
apresentando soluções e projetos que englobem os objetivos
estratégicos de Lisarb, por meio de um portifólio de projetos.

Singular

Objetivos Estratégicos de Lisarb

Aliança por um
Combate à Lisarb mais justo Economia
corrupção para uma
sociedade
sustentável

Política cidadã
baseada em
princípios e Proteção Social
valores Educação para a
sociedade do
conhecimento

Qualidade de
vida e segurança
para todos os
Lisarbeanos Política Externa
Cultura e para o século 21
fortalecimento da
diversidade
Singular

Projetos Identificados – Brainstorming
LISARB
LISARB LISARB LISARB
LISARB LISARB TOLETANTE
PROTEGE MULHER ECONOMIA
SEGURA DEMOCRATIC
LISARB SEM A
LISAR
DROGAS LISAR
LISARB B LISARB
B
SENIOR VERDE ACESSO
EDUCA LISARB EM
LISARB LISARB DO MOVIMENTO
LISARB SEU JEITO LISARB
AGIL LISARB COM AMANHA
INCLUI LISARB O MUNDO
CIENCIA LISARB
LISARB LISARB
SEM
INDÚSTRI LISARB ENERGIA LISARB
LISARB MISERIA
LISARB A LISARB DIVERSIFICADA CONECTADA
VIVA
LEGAL SAÚDE

LISARB LISARB
TRABALHADORE LISARB SANEAMENTO LISARB
LISARB LISARB
LISARB S COMÉRCIO AGRÁRIO
PAZ LISARB SOCIAL
SERVIÇO MODERNA
LISARB
LISARB DEFESA
LISARB LISARB BEM
CIDADÃ LISARB
ESTRATÉGIA VIVER SUSTENTAVEL
LISARB LISARB
LISARB PESCA FAMILIA
PREVI LISARB
INOVA LISARB INFÂNCIA LISARB
LISARB
TRABALHO A LISARB SEM
LIMPA LISARB TRANSITO
TODOS
DIPLOMACIA
LISARB FUTURA
LISARB LISARB
CULTURAL LISARB
INFRA TOLERÂNCIA
ZERO Singular

Categorização

Social
Segurança

Infraestrutura

Política Interna

Saúde

Educação

Sustentabilidade

Política
Externa
Justiça
Singular

Projetos Selecionados

LISARB
LISARB
SAÚDE
SEGURA
LISARB
EDUCA
LISARB
TRABALHO LISARB
A TODOS LISARB ECONOMIA
SANEAMENTO

Singular

Critérios de Avaliação e Pesos
Foram escolhidos 7 critérios de
avaliação e respectivos pesos: Urgência
25
Risco - não atingir as metas
estabelecidas Risco Impacto
Urgência – baseada nas necessidades 5 20
prioritárias de Lisarb;
Impacto – maior capilaridade; Alavancagem
Alavancagem – sinergia entre os 10
projetos;
Prazo – projetos de curta, média e
Prazo Investimento
longa duração;
RH – recursos humanos suficientes
10 20
para a consecução dos projetos;
Investimento – necessidade de RH
fundos necessária à elaboração dos 10
projetos.

Singular

Critérios de Seleção e Priorização
 As categorias foram baseadas em cada ministério de Lisarb, de forma a permear
todos os seus objetivos estratégicos.

 Em seguida foram estabelecidos critérios para a avaliação dos projetos ponderando a
sua relevância com relação aos requisitos. Foram classificados e priorizados seis
projetos em ordem decrescente de pontuação.
 LISARB SEGURA
 LISARB TRABALHO A TODOS
 LISARB SANEAMENTO
 LISARB EDUCA
 LISARB SAÚDE
 LISARB ECONOMIA

 Com base nos objetivos estratégicos, categorias e peso, os projetos foram
selecionados, de forma a otimizar a capilaridade de atuação e necessidades de
Lisarb.

Singular

Balanceamento
Foram estabelecidos os
seguintes critérios:

-Eixo “X”: Projetos
- Eixo “Y”: Investimento
-Tamanho da bolha: impacto
-Cor da bolha: Urgência, sendo
a mais escura correspondente
ao projeto mais urgente.

Singular

Benefícios
 A implementação do PMO será um agente facilitador para atingir as metas de
Lisarb;
 Define o portfólio de projetos alinhados aos objetivos estratégicos de Lisarb de
maneira assertiva;
 Possibilita construir conhecimento e gerenciamento de projeto por meio de
treinamentos;
 Coleta informações, analisa e auxilia a tomada de decisão focando seus
esforços em gerenciamento de projetos.

Singular

Foco de Implementação
Para o PMO de Lisarb propomos a implementação de 1 foco:

- Reporting: Tratando-se de PMO para um país com vários projetos a serem executados
em diferentes setores, é fundamental a existência de informações precisas, atualizadas ,
honestas e coerentes sobre a situação de cada projeto ao longo do seu ciclo de vida, para
melhor tomada de decisões.
Os tipos de relatórios sugeridos são:
- Relatório de Projetos: Status, relatórios de Buffer e de Earned Values (valores
agregados)
- Relatórios de Portfolio: Relatórios de pipeline e Relatório de Lista de prioridades dos
projetos.
- Relatório de PMO: Relatórios de orçamento, de Balance Scorecard e de RH.

Singular

Funções
Analisando a pesquisa de maturidade realizada em Lisarb observou-se que Lisarb
utiliza práticas de gerenciamento de projetos como WBS, Cronograma e respectivos
softwares de apoio, apresentando atualmente o grau de maturidade de Nível 2.
Entretanto, ainda é preciso estabelecer a integração entre as áreas e apresentar a
conectividade entre os outros sistemas.

Diante desta analise a Função do PMO será a de GERÊNCIA DE INFRAESTRUTURA. Esta
função fornece assistência à estrutura organizacional, oferece suporte aos sistemas de
gerenciamento e manutenção da metodologia, permitindo também o estabelecimento
de métricas e padrões para facilitar análises e auxiliar na tomada de decisão.

Singular

Modelo
O modelo que será adotado para o escritório de projetos de Lisarb será o de Torre de
Controle (Control Tower), pois devido a importância e as características do portfólio que
será conduzido para uma Lisarb melhor, faz-se necessário que os projetos sejam
conduzidos como um processo de negócio a ser nutrido e protegido.

A Torre de Controle será adotada com as seguintes funções:
Orientação e controle dos gerentes e projetos (estabelecimento de padrões para a
gerência de projetos);
Treinamento e metodologia aplicada (suporte de como seguir estes padrões);
Ferramentas e processos (reforçar os padrões definidos) ;
Melhoria continua (promover o aprimoramento constante dos processos).

Esse tipo de PMO contribuirá para auxiliar quanto aos rumos dos projetos, entretanto,
não tem força para tomada de decisões e mudar os rumos por si só.

Singular

Nível Hierárquico Adotado
O PMO adotará a estrutura hierárquica de Nível 3, levando-se em consideração
Lisarb como um todo, uma visão estratégica.

CEO

PMO
TI Operações Finanças
Nível 3

PMO
A B C
Nível 2

Projetos
Projetos PMO
Projetos Nível 1

Singular

Profissionais
Serão Utilizados 36 profissionais dedicados exclusivamente para a implementação do
PMO em Lisarb.

Quantidade de pessoas dentro do PMO
•1 Diretor Executivo do PMO;
•6 Mentores (1 para cada projeto);
•1 Coordenador para realizar a comunicação;
•1 Coordenador Geral para analise e manipulação dos indicadores de performance;
•6 Coordenadores especialistas em Metodologia (1 para cada projeto);
•3 Especialistas em Treinamento;
•6 Especialistas em Gestão do conhecimento;
•12 Especialistas em documentação.

Singular

Etapas de Implementação
Identificação
Sponsor

Infra & Pessoal
Obtenção de RH /
Diagnóstico Preparação Piloto Roll Out
Financeiros
Comunicação
Coleta de dados e
entendimento da cultura Nesta fase recruta-se os Nesta fase conduz-se o Nesta fase inicia-se o
Plano & Orçamento
de gerenciamento de recursos humanos de projeto piloto escolhido e enquadramento dos
projetos da organização. acordo com suas todos os esforços e os demais projetos a partir
São realizadas reuniões Nesta fase obtêm-se o capacidades profissionais resultados devem ser da realização da avaliação
com os responsáveis suporte e apoio (sponsor requeridas no plano de objetos de avaliações dos projetos pilotos
pelas áreas e funções – envolve as pessoas, o projeto e a obtenção de para correções e (processos, os meios
referentes aos projetos poder e a política recursos financeiros, replanejamento materiais e equipe) e
da organização, gerando organizacional na segundo o PMBOK refinos realizados nos
um relatório de implantação); define-se (2000), tem origem no processos de
diagnóstico com o nível o escopo do PMO, os patrocinador do projeto gerenciamento, tendo
de aderência das práticas recursos humanos, que pode ser uma pessoa todos os seus passos
atuais comparadas com hardwares e softwares ou grupo de dentro da acompanhados e
as boas práticas do levanta-se os custos, organização executora avaliados
mercado. prazos e riscos; elabora- que supre os recursos
se o plano de para a execução do
comunicação e a projeto.
estrutura (relatórios,
análises, ferramentas,
templates), metodologias
Estabelecer projetos reais
Singular
para piloto; ©2011 Deloitte Touche Tohmatsu. Todos os direitos reserva

Indicadores
Serão utilizados indicadores de performance para reportar status do projeto e
auxiliar o alinhamento aos objetivos estratégicos. Eles serão coletados de maneira
simples e são de fácil interpretação.
Os indicadores de performance do projeto estão associados a desvios da linha de
base existente no plano do projeto, são eles:
•Gerenciamento do valor agregado que analisa as linhas de base de escopo, tempo e
custo ( EV, PV ,AC, BAC ,CV, CPI, SPI, SV, SPI, ETC, EAC, VAC, TAC)
•Quantidade de alteração no plano do projeto
•Diagrama de Pareto para classificar os desvios/problemas das métricas descritas no
plano de qualidade, o que auxilia o foco da tomada de decisão.
•Alterações no plano de Gerenciamento de risco e controle dos gatilhos
•Pesquisa de Clima Organizacional

Os indicadores relacionados a adesão dos projetos aos objetivos estratégicos, devem
ser confiáveis, acessíveis e práticos, como por exemplo o índice de desemprego. A
estrutura ao lado, quebra os índices em níveis menores para facilitar a quantificação
do sucesso do portfólio.

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