1. Ontwerp en realisatie nieuwe ICT Infrastructuur en
architectuur
Het Waterlaboratorium
(contactpersoon: Dries Krens en Leo van de Vorst )
Aanleiding / probleemstelling
Een 3-tal waterleidingbedrijven heeft met elkaar afgesproken hun laboratorium onder te brengen
in een nieuwe zelfstandige onderneming. Hierdoor is "Het Waterlaboratorium" ontstaan. De
opdracht aan Proven Workspace was: ‘Realiseer een ICT omgeving & kantoor –en laboratorium
werkplekken binnen een bedrijfspand (kantoor en laboratorium) met een omvang van ongeveer
12.000 m2 en 130 werkplekken voor Het Waterlaboratorium.’
Situatieschets
Het Waterlaboratorium heeft 130 medewerkers en beheert de waterkwaliteit van de
waterleidingbedrijven DZH, PWN en WLB. Hiernaast doet Het Waterlaboratorium ook onderzoeks-
en advieswerkzaamheden voor andere organisaties.
Aanpak
Om deze fusie te ondersteunen in deze kennisintensieve organisatie, is een programmabureau
ingericht om het programmamanagement uit te voeren. Tevens is deze klant begeleid bij de
projectcoördinatie en ondersteuning voor de uitvoering van het plan voor de inrichting van de I&A
organisatie, de I&A infrastructuur, het primaire proces en de huisvesting.
Onder leiding van Proven Workspace zijn teams samengesteld die zich gericht hebben op Locatie-
en Werkplek Inrichting (LWI), ICT (waar onder LIMS) en Ontwikkeling met KRM.
In hoofdlijnen moest het volgende gebeuren:
• Kiezen van de definitieve locatie en deze inrichten als laboratorium;
• Vanuit drie verschillend gehanteerde analyse methodieken moest er een definitieve
gekozen worden;
• De keuze voor een Laboratorium Informatie en Management Systeem maken;
• Een geheel nieuwe ICT infrastructuur ontworpen en aangelegd;
• Medewerkers moesten groeien naar een nieuwe of aangepaste rol binnen de organisatie.
Drie culturen kwamen bij elkaar en dit vergt veel aanpassingen en acceptatie;
• Het coördineren van de verhuizing van de drie laboratoria naar het nieuwe pand.
LWI
Aangezien een laboratorium een specifieke omgeving is met Lab- en Kantoorruimten, heeft Proven
Workspace nauwkeurig gekeken naar het functionele gebruik hiervan. Tachtig procent van de
medewerkers bleek voor met merendeel van de tijd in een laboratoriumruimte aan de slag met
Contact Adres Administratief
tel 070 4262249 Zürichtoren KvK 27186038
info@provenpartners.nl Muzenstraat 89 BTW nr: NL-8085.27.939.B.01
www.provenpartners.nl 2511 WB Den Haag
PROVENPARTNERS is onderdeel van de PROVEN holding

2. ICT infrastructuur en architectuur voor Waterlaboratorium
analyses. Eenvijfde deel van hun tijd gebruikten de analisten op een labkantoorplek om de
gegevens te verwerken in het Laboratorium Informatie en Management Systeem (LIMS). De
overige twintig procent van de medewerkers was staf en had eigen kantoorruimtes.
Hiervoor zijn zogenaamde ‘schrijfruimtes’ gecreëerd met flexplekken. Daarnaast is rekening
gehouden met een open omgeving door het aanbrengen van raampartijen tussen de schrijfruimtes
en de labruimtes. In de flexruimtes zijn flexplekken gecreëerd met hoge tafels waarin veel
opbergblokken zijn verwerkt. Op deze tafels kunnen rapporten worden uitgewerkt.
Met het samengaan van drie organisaties naar één en de keuze om alles te centraliseren in één
pand werd de volgende uitdaging dit alles goed te verhuizen. Proven Workspace heeft het gehele
verhuistraject begeleidt. Voor het integreren van de labprocessen en de verhuizing van
apparatuur, inrichting, voorraden, en dergelijke is een strak scenario gepland waarbij rekening
gehouden is met de benodigde vergunningen, continuïteitseisen en een uitwijkscenario. De
analyses moesten immers doorgaan om de kwaliteit van het drinkwater te waarborgen. Daarnaast
is het afstoten van oude laboratoriumpanden een belangrijk aspect geweest. Proven Workspace
heeft het proces van het leeghuizen, de opkoop en contractuele afhandelingen begeleid.
ICT
Een laboratorium stelt speciale eisen aan ICT. Ten eerste moet een ICT infrastructuur aanwezig zijn
die voorziet in een strategisch en transparant gebruik van Labinstrumenten en
Kantoorwerkplekken. Daarnaast diende een Laboratorium Informatiesysteem geïmplementeerd te
worden waarin het gehele werkproces, van opdracht, monstername, analyse, naar rapport en
factuur werd afgedekt. Daarnaast moesten de analysegegevens beveiligd voor klanten
gepubliceerd kunnen worden, wat middels een extranet is gerealiseerd. De medewerkers moesten
wegwijs gemaakt worden met het nieuwe LIMS en instructie krijgen in de procestool. Proven
Workspace heeft daarvoor samen met de klant een opleidingstraject ontwikkeld.
KRM
Proven Workspace startte daarnaast met een opleidingsplan waarbij eigen medewerkers in een
meester-gezel constructie werden opgeleid. Zodoende werd specifiek aandacht besteed aan een
andere praktische kant van de fusie, namelijk het samen laten smelten van drie manieren van
werken en analyseren.
"Proven Workspace heeft ons geholpen de juiste keuzes te maken. Uiterst professioneel en toch
pragmatisch zijn tal van projecten samen met Proven Workspace tot een goed einde gebracht.
Opvallend in de aanpak van PP is de wijze waarop ze ons meenemen, begeleiden bij het maken van
juiste keuzes. Ze staan naast de klant in plaats van, wat je toch vaak ziet, boven de klant."
Resultaat
In samenwerking met de opdrachtgever is een bedrijfspand (kantoor en laboratorium) met een
omvang van ongeveer 12.000 m2 en 130 werkplekken voor Het Waterlaboratorium gerealiseerd.
De werkplek-concepten welke zijn toegepast zijn: standaard-, flex-, informele-, en
combinatiewerplekken. Vervolgens is de ICT infrastructuur aangelegd en is het Laboratorium
Informatiesysteem geïmplementeerd waarbij een opleidingstraject is gestart voor de medewerkers
hiermee binnen hun nieuwe werkplekken aan de slag te gaan. Resultanten hiervan zijn een
reductie van de huisvestingskosten, een verhoogde efficiency van de labprocessen en verbeterde
kennisproductiviteit.
2/2