Ilze Ārnesta, PROVIDUS Prezentācija nodarbību cikla "Projektu vadība" ietvaros projektā "Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3" aktivitātē "Mentoringa programma"

1. Prezentācija sagatavota mentoringa programmas ietvaros projektā „Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3” ietvaros
(līg.Nr.IF/2013/1.a/1), ko īsteno biedrība „Patvērums „Drošā māja”’ sadarbībā ar biedrību „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Projektu (līdz)finansē
Eiropas Savienība. Projekta īstenošana tiek līdzfinansēta 75% apmērā no Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda un 25% apmērā no valsts
budžeta līdzekļiem. Prezentācija ir veidota ar Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda atbalstu. Par mentoru programmas saturu atbild
biedrība „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”.
Mentoringa programma.
Projektu vadība. 4.daļa

2. Nodarbības plāns
Plan of workshop
• Finansējuma avoti
• Projektu konkursu prasības
• Projekta ieviešanas
pārraudzība
– Dokumenti
– Budžets (t.sk. budžeta
sagatavošana un sekošana
tēriņiem)
– Izmaiņu lūgumi
– Atskaišu sagatavošana
• Sources of funding
• Guidelines of calls for
proposals
• Implementation of projects:
– Documents
– Budget (incl. preparation of
budget and expenses)
– Changes in project
– Reporting in project

3. Finansējuma avoti (1)
Sources of funding
Fonds/programma //
Fund/programme
Vadošā iestāde / Funder Informācija / Information
Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo
integrācijas fonds / European Fund
for the integration of third-country
nationals
Eiropas Komisija / European
Commission
Latvijā: Kultūras ministrija /
Ministry of Culture
http://ec.europa.eu/dgs/home-
affairs/financing/fundings/calls-
for-proposals/index_en.htm
http://www.km.gov.lv/lv/es/finans
/etvvif.html
„Pilsoniskās līdzdalības
veicināšanas programma (atbalsta
programma diasporas NVO
darbības atbalstam)"
Sabiedrības integrācijas fonds /
Society Integration Fund
http://www.sif.gov.lv/index.php?o
ption=com_content&view=article&
id=67&Itemid=77&lang=lv
Ārpusskolas pasākumu programma
– „diasporas un Latvijas bērnu
nometņu organizēšana"
Sabiedrības integrācijas fonds /
Society Integration Fund
http://www.sif.gov.lv/index.php?o
ption=com_content&view=article&
id=9535&Itemid=127&lang=en

4. Finansējuma avoti (2)
Sources of funding
Fonds/programma Vadošā iestāde Informācija
Sabiedrības integrācijas projektu
konkursi nevalstiskajām organizācijām
Rīgas domes Izglītības, kultūras un sporta
departaments / Rīga City Council’s
Education, Culture and Sports
Department
http://www.iksd.riga.lv/public/31601.ht
ml
Eiropa pilsoņiem / Europe for Citizens Izglītības, audiovizuālās jomas un
kultūras izpildaģentūra (EACEA) /
Education, Audiovisual and Culture
Executive Agency (EACEA)
Latvijā: ES programmas "Eiropa
pilsoņiem" informācijas punkts Latvijā /
Information point for EU funded
programme «Europe for Citizens»
http://eacea.ec.europa.eu/europe-for-
citizens/funding_en
http://www.km.gov.lv/lv/eiropapilsonie
m/par-programmu/
Eiropas Komisijas Tieslietu
ģenerāldirektorāts / EC DG Justice
Tēmas: līdztiesība, cietušo tiesības, naida
runa, ksenofobiju u.tml. / Main topics for
proposals: equality, rights of victims,
hate speech, xenophobia
Eiropas Komisija / European Commission Aktīvie konkursi / Open calls:
http://ec.europa.eu/justice/grants1/ope
n-calls/index_en.htm
Plānotie konkursi / Upcoming calls:
http://ec.europa.eu/justice/grants1/upc
oming-calls/index_en.htm

5. Finansējuma avoti (3)
Sources of funding
Citas iespējas
Informācija Latvijas Pilsoniskās alianses
sagatavotajās Finanšu ziņās / Information
published in Finances news prepared by
Latvian Civic Alliance
Tiek izsūtīta LPA biedru organizācijām 1x
mēnesī / Available to member
organisations and sent out 1x in month
Kā kļūt par biedru (iespējams kā fiziskai,
tā juridiskai personai) / How to become a
member (available both to individuals
and organisations)
http://nvo.lv/lv/news/page/klusti-par-
biedru-155/
Maksa: 36 EUR gadā / Fee: 36 EUR per
year
Ja neesi biedrs, pakalpojums pieejams
par samaksu / if not a member, you can
receive the information by paying a fee
per month or per year
(http://nvo.lv/lv/news/page/finansejuma
-piesaiste-9/)
Maksa: ~3,55 EUR/mēnesī vai ~ 36
EUR/gadā / Fee: ~3,55 EUR/month or
~36 EUR/year

6. Finansējuma avoti (4)
Sources of funding
Citas iespējas
Pašvaldību nodrošinātais finansējums /
Funding provided by local municipalities
Piemērs / Example:
• Stopiņu novada pašvaldība / Stopini
municipality: http://goo.gl/q4nclt
• Jēkabpils pašvaldība / Jēkabpils
municipality: http://goo.gl/CH8V7c
• Liepājas pašvaldība / Liepāja
municipality: http://goo.gl/37Ax9I
Svarīgi: jābūt sadarbībai ar vietējo
kopienu / Important: one has to establish
collaboration with local community
Novadu fondi / Region Funds Piemērs / Example:
• Valmieras novada fonds / Valmiera
Region Fund: http://www.vnf.lv/
• Talsu novada fonds / Talsi Region
Fund: http://www.tnf.lv/
• Liepājas novada fonds / Liepāja
Region Fund: http://www.lnf.lv/
Svarīgi: atbalsts vietējās sabiedrības
veidotajiem projektiem / Important:
support for projects implemented by
local community
ES mājas piedāvātie informatīvie
semināri / Inforamtive seminars
organised by EU House
http://www.esmaja.lv/kalendars

7. Finansējuma avoti (5)
Sources of funding
Citas iespējas
Dalība tīkla organizācijās Piemēram / Example:
• Latvijas Pilsoniskā alianse /
Latvian Civic Alliance
(www.nvo.lv);
• Latvijas Platforma attīstības
sadarbībai / Latvian Platform
for Development Cooperation
(www.lapas.lv)
• Policy Association for an Open
Society (www.pasos.org)
• Network of Education Policy
Centers (www.edupolicy.net)
Svarīgi: lielākoties dalība tīkla
organizācijās ir par maksu /
Important: usually participation in
networks needs to be financed by
annual participation fee

8. Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (1)
Preparation of project proposal – guidelines
• Projekta konkursa nolikums un nosacījumi
– Kultūras ministrija: http://goo.gl/iDg8ih
– Sabiedrības integrācijas fonds:
http://goo.gl/RJSGwd
– Eiropas Komisijas Tieslietu ģenerāldirektorāts:
http://goo.gl/7Eobp6
• Projekta pieteikuma veidlapa
– Kultūras ministrija: http://goo.gl/8R67Id
– Sabiedrības integrācijas fonds:
http://goo.gl/IXh2D6
– Eiropas Komisijas Tieslietu ģenerāldirektorāts:
• Organizācijai jābūt reģistrētai sistēmā PRIAMOS
• Pielikumi
– CV
– Juridiskā statusa pierādījums
– Partnerības apliecinājumi
• Call for proposals and guide for call for
proposals
– Ministry of Culture: http://goo.gl/iDg8ih
– Society Integration Fund:
http://goo.gl/RJSGwd
– EC DG Justice: http://goo.gl/7Eobp6
• Mandatory template
– Ministry of Culture: http://goo.gl/8R67Id
– Society Integration Fund:
http://goo.gl/IXh2D6
– EC DG Justice:
• The organisation has to be registered in
PRIAMOS
• Mandatory/compulsory annexes
– CVs
– Approval of legal status
– Partnership declarations

9. Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (2)
Preparation of project proposal – guidelines
• Prasības pretendentam (arī
sadarbības partneriem):
– Juridiskā forma
– Pieredze
– Projekta ieviešanas kapacitāte
– Finansiālā kapacitāte
– Peļņas negūšanas faktors
• Requirements for applicant
(also for co-applicants):
– Legal status;
– Experience;
– Operational capacity;
– Financial capacity
– Non - profit

10. Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (3)
Preparation of project proposal – guidelines
• Vērtēšana:
– Atbilstība nolikuma prasībām
((ne)precizējamie vērtēšanas
kritēriji);
– Piedāvātā projekta satura
izklāsts;
– Plānotie rezultāti, to
izplatīšana, ilgtspējība,
izmaksu efektivitāte
– EK projektiem – Eiropas
pievienotā vērtība
• Award criteria
– Relevance to the priority of
the call
– Quality of the proposed
action
– Expected results,
dissemination, sustainability
and long-term impact
– Cost-effectiveness
– European added value of the
project (for projects financed
by EC)

11. Projekta pieteikuma sagatavošana – prasības (4)
Preparation of project proposal – guidelines
• Lielākoties kā galvenais
iesniedzējs drīkst iesniegt
tikai 1 pieteikumu konkrētā
jomā projekta konkursa
ietvaros (neskaitot
partnerības)
• In most cases only 1 project
proposal per organisation
per call for proposals (not
including partnerships)

12. Budžeta plānošana (1)
Planning of the budget
• Kas jāņem vērā:
– Cik aktivitātes
– Aktivitāšu apjoms, ilgums
– Aktivitātē iesaistāmais
personāls – noslodze
– Nepieciešamie ārpakalpojumi
– Partnerim nepieciešamās
izmaksas aktivitātes
īstenošanai (ja attiecināms)
• What to keep in mind:
– How many activities?
– Dimension and period of
activity,
– Planned staff (workload)
– Necessary outsourced
services
– Budget for co-beneficiary (if
applicable)

13. Budžeta plānošana (2)
Planning of the budget
Ārpakalpojumi
• 2.1.3. Projekta iesniedzējs un sadarbības
partneri nedrīkst darboties kā starpnieki,
tiem jābūt tieši iesaistītiem projekta
iesnieguma sagatavošanā un projekta
īstenošanā. Projekts jāīsteno pamatā ar
saviem cilvēkresursiem (pastāvīgiem vai
piesaistītiem, tajā skaitā uz darba vai
uzņēmuma līguma pamata). Atsevišķu
aktivitāšu īstenošanai var piesaistīt
pakalpojumu sniedzējus, bet šādi
pakalpojumi nedrīkst veidot vairāk nekā pusi
no projektā paredzētajām aktivitātēm vai
plānotajām izmaksām.
Sabiedrības integrācijas fonds, Latvijas valsts
budžeta finansētā programma
„Ārpusskolas pasākumu programma.
Vasaras nometnes Latvijas un diasporas bērniem”
Konkursa nolikums
Outsourcing
• 2.1.3. Project applicant and partners must
not act as intermediaries, they must be
directly involved in the project application, in
the preparation and implementation of the
project. The project should be based with its
human resources (detached or attached to,
including access to employment or
enterprise agreement). The implementation
of certain activities may attract service
providers, but such services shall not
comprise more than half of the project
planned activities or planned costs.
Society Integration Fund, State financed budget
programme «Extra-curricular activities program.
Summer camps and Latvian diaspora children»
Call for proposals

14. Budžeta plānošana (3)
Planning of the budget
• Noteikumi (skatāmi konkursa
nolikumā):
– Tiešās/netiešās izmaksas
– Attiecināmās/neattiecināmās
izmaksas
– Administratīvās/ieviešanas
izmaksas
• Procentuālais dalījums
– Likmju limiti
• Personālizmaksas
• Ekspertu atalgojums
– Pamatojums
– Līdzfinansējuma apjoms
• Rules (stated in call for
proposals):
– Direct/in-direct costs;
– Eligible/in-eligible costs;
– Administrative/Implementation
costs
• Percentage
– Unit cost limits
• Staff costs
• Expert costs
– Substantiation
– Amount of co-financing

15. Budžeta plānošana (4)
Planning of the budget
Vadošā
iestādes
finansējums /
Co-financing
from Funder
Organizācijas
finansējums /
Co-financing
from
organisation
Kopējais
projekta
finanšu apjoms
/ Total project
budget
80% 20%
60% 40%
95% 5%
100%

16. Budžeta plānošana (5)
Planning of the budget
Līdzfinansējums
• Organizācijai jāsedz no
brīvajiem līdzekļiem
• Izvairīšanās no dubultā
finansējuma
• Līdzfinansējums natūrā (nav
iespējams EK finansētajos
projektos)
– Brīvprātīgais darbs
– Telpas/tehnika
Co-financing
• Covering from free funds of
organisation
• Avoidance of double-
financing
• Co-financing in-kind (not possible
in EC financed projects)
– Volunteering
– Room/equipment

17. Budžeta plānošana (6)
Planning of the budget
Bulciņa /
Cinnamon
bun
100 %
Projekts 1 /
Project 1
Projekts 2 /
Project 2
Projekts 3 /
Project 3
Projekts 4 /
Project 4

18. Budžeta plānošana (7)
Planning of the budget
Budžeta pozīcijas (piemēri)
• Personālizmaksas:
– Administratīvais personāls
– Eksperti
• Transporta izdevumi:
– Sabiedriskie/starptautiskie transporta
izdevumi
• Aktivitāšu izdevumi:
– Lektors aktivitātei;
– Nodarbību materiāli;
– Ēdināšana nodarbībās;
– Tulku pakalpojumi;
– Nodarbību telpas
• Biroja izdevumi (var tikt iekļauti
administratīvajās/netiešajās izmaksās):
– Papīrs, toneris
– Ikdienas saimniecības izdevumi
Budget positions (examples)
• Staff costs:
– Administrative staff
– Experts
• Travel costs:
– Local/international transport
• Activity costs:
– Lecturer for activity;
– Materials for activity;
– Catering for activity;
– Translation/interpretation;
– Room for activities
• Office expenses (might be included in
administrative/in-direct costs):
– Paper, cartridge;
– Office supplies

19. Budžeta plānošana (8)
Planning of the budget
Budžeta pozīcija
/ Budget
position
Vienība / Unit Vienības izmaksa
/ Unit costs
Vienību skaits /
Number of units
Kopā / Total
Iespējamās vienības:
• Personālizmaksas:
• Stunda/diena/mēnesis
• Transports:
• Biļete
• Turp/atpakaļceļš
• Aktivitāšu izdevumi:
• Lektora stundas/gabaldarbs;
• 1 materiāls (1 komplekta izmaksas);
• Persona (ēdināšanai)
• Stundas (tulku pakalpojums/telpu noma)
• Zīmju/lappušu skaits (rakstiskā tulkošana)
Possible units:
• Staff costs:
• Hour/day/month
• Transport:
• Ticket
• Roundtrip
• Activity costs:
• Hours/agreement;
• Material (cost of 1 set);
• Person (catering)
• Hours (interpretation/room rent)
• Amount of characters/pages (translation)

20. Budžeta matrica
Pozīcija Vienība
Vienību
skaits
Vienības
izmaksa KOPĀ
1. Kancelejas preces 0,00
1.1. 0,00
1.2. 0,00
2. Ēdināšana 0,00
2.1. 0,00
2.2. 0,00
3. Transporta izdevumi 0,00
3.1. 0,00
3.2. 0,00
KOPĀ: EUR 0,00

21. Dokumentu pārraudzība
Work with project documentation
• Projekta dokumentu
kārtošana ikdienā
• Projekta identifikācija uz
visiem dokumentiem
• Projekta dokumentu
glabāšana līgumā noteiktajā
termiņā
• Audita vizītes
• Every-day work with project
documents
• Identification of project on
all supporting documents
• Project documents available
in accordance with grant
agreement (for on-site
visits, audits)
• Audit

22. Budžeta administrēšana
Administration of budget
• Regulāra izdevumu uzskaite
• Darba laika uzskaites tabeles
• PVN attiecināmība
• Atsevišķs projekta konts
• Līdzfinansējuma nodrošinājums
• Ieņēmumi projektā:
– Latvijā no valsts iestāžu puses
finansētajos projektos nav
iespējami;
– EK ļauj gūt finanses, piemēram, no
pasākuma dalības maksas, to
attiecinot uz līdzfinansējumu
– Ieņēmumi nedrīkst radīt peļņu!
• Regular accounting
• Timesheets
• VAT
• Separate project account in bank
• Co-financing
• Income in project:
– Not possible in projects financed
by state institutions in Latvia;
– It is allowed from EC to gain
income, for example, from
participation fee in conference
organised in project, indicating it as
co-financing for project
– No profit from project income!

23. Izmaiņu lūgums projekta gaitā
Request for changes in project
• Pamatojums (izmaiņu
nepieciešamība)
• Laika grafiks
• Izmaiņas budžetā
• ! Jārēķinās, ka izmaiņu
apstiprināšana var aizņemt
2-4 nedēļas
• Reason
• Time-frame
• Changes in budget
• ! Changes could be
approved in period of 2-4
weeks

24. Atskaitīšanās Vadošajai iestādei
Reporting to Funder
• Regularitāte
• Prasības
– Piemēram, izlases kopa
• Regularly
• Requirements
– For example, sample of
expenditures

25. Publicitātes prasību ievērošana
Publicity
• Obligātas
• Neievērošanas gadījumā –
procentuāls granta apjoma
samazinājums
• Mandatory
• In case of failure to ensure –
reduction of the amount of
the grant

26. PALDIES PAR UZMANĪBU!
@providuslv
facebook.com/providuslv
vards.uzvards@providus.lv
providus@providus.lv
+37167039251
PROVIDUS.LV
cietusajiem.lv
socialauznemejdarbiba.lv
democracyoneday.com
dzivotlatvija.lv
korupcijas-c.wikidot.com