La crisis del coronavirus nos lanza el desafío de seguir colaborando de manera efectiva con otros compañeros. Las reuniones en línea son una excelente herramienta para conseguirlo. Sin embargo, un uso indiscriminado o inapropiado de éstas, puede provocar el efecto contrario. En esta sesión te compartiremos los 7 consejos o buenas prácticas que hemos aprendido con nuestra experiencia para que tus reuniones online sean un éxito. Encuentra los vídeos de la sesiones aquí: https://www.youtube.com/playlist?list=PLP_-cMgG_yxhhqrxAW4N-Y6Fs9vbNnsDO

1. 7 consejos para realizar reuniones
online altamente efectivas
Magda Teruel Llorente
magda.teruel@raona.com
Twitter: @magdateruel

2. Todos los webinars
10 consejos para el éxito
en el teletrabajo,
con Carles Salido
miércoles, 25 de marzo
Office 365, quick tour de
sus herramientas,
con Guillermo Tato
jueves, 26 de marzo
Microsoft Teams Quick
Deployment,
con Oscar Salobreña
viernes, 27 de marzo
¿Qué es y qué puedo hacer
con Microsoft Teams?,
con David Bernal
lunes, 30 de marzo
Aprende de los expertos.
Buenas prácticas y Tips de
Microsoft Teams,
con Guillermo Tato
martes, 31 de marzo
Gobierno de Microsoft
Teams. El NO gobierno no
es una opción,
con Ángel Carrillo
miércoles, 1 de abril
¿Cuándo usar Teams,
SharePoint, OneDrive o
Yammer?,
con Luis de Barrio
jueves, 2 de abril
¿Cómo gestionar proyectos
con las herramientas de
Office 365?,
con David Bernal
viernes, 3 de abril
7 consejos para realizar
reuniones online altamente
efectivas,
con Magda Teruel
lunes, 6 de abril
PowerPlatform, el
desarrollo ágil de
aplicaciones de negocio,
con Jordi Domenech
martes, 7 de abril

3. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
Consejos para aplicar en reuniones online
o...
“La mesa de la cocina,
la nueva sala de reuniones”
con Microsof Teams y
Office 365

4. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
Asistentes no preparados
No se comparte contexto
Distracciones
¿Aprovechamos al máximo las reuniones?
Los asistentes remotos no se sienten incluidos
Falta de seguimiento después de la reunión

5. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
Asistentes no preparados
No se comparte contexto
Distracciones
¿Aprovechamos al máximo las reuniones?
Los asistentes remotos no se sienten incluidos
Falta de seguimiento después de la reunión

6. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
Tipos de reuniones
Programadas
Reuniones estructuradas con
uno o más participantes,
normalmente planeadas con
antelación.
Incluyen participantes dentro y
fuera de la propia organización.
En este tipo de reuniones se
saca el mayor partido del ciclo
de vida de las reuniones.
Ad-hoc
Reuniones espontáneas con 1 o
más individuos
Usando la funcionalidad
“Reunirse ahora”, se invita a los
participantes a unirse
instantáneamente
Compartir pantallas, contenido,
colaborar en documentos y
más.
Canal
Reuniones planificadas que
tienen lugar en un canal de
Teams
Los miembros del canal se unen
a la reunión en tiempo real
mediante alertas
Ideales para “daily stand ups” y
colaboración en pequeños
grupos
Eventos en vivo
Edificios públicos, Webinars,
eventos de compañía.
Permite hasta 10.000
participantes en la reunión
Para facilitar el diálogo, se
ofrece un gestor de
Preguntas&Respuestas

7. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
El “ciclo de vida” de las reuniones
ANTES DURANTE DESPUÉS
Preparación de la reunión:
detalles, historial,
contexto
Asegúrate que todo el
mundo es escuchado
Toma notas, planifica
acciones y haz un
seguimiento

8. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
1 2 3 4 5 7
• Revisa la disponibilidad de
los asistentes (ojo con el
huso horario)
• Repasa las opciones de la
reunión para definir qué rol
tiene cada participante
(especialmente para
reuniones con externos o
con muchos asistentes)
• Preparar la agenda de la
reunión, a ser posible entre
24 y 48 horas antes de la
hora designada. Ponte un
aviso 1 día o 2 antes.
• Utiliza Plantillas para tipos
de reuniones recurrentes.
• Si eres el destinatario del
orden del día de una
reunión, ¡léelo!
Evita los “aquí te pillo, aquí te reuno”
ANTES DURANTE DESPUÉS
6

9. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
2 3 4 5
• Archivos, facilita el material que vas a compartir
y déjalo en el espacio de la reunión
• La pizarra (esto lo veremos cuando iniciemos la
reunión).
• Notas de la reunión, donde se puede ampliar la
agenda
• Y el Chat, que cobra relevancia sobre todo en
reuniones recurrentes
• Revisar los ajustes de audio y haz una llamada
de prueba
• Justo antes de la reunión, prepara todo lo que
necesites: ve al baño, trae agua, no trabajes en
pijama
No improvises
ANTES DURANTE
7DESPUÉS
6

10. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
• Desactiva las notificaciones de sistema, de mensajes
entrantes, etc
• Muestra tu propio vídeo desenfocando el fondo.
• Sé puntual, pero si entras en la reunión cuando ya se ha
iniciado, entra en Mute y dejar un mensaje en el chat
conforme ya te has incorporado a la sesión.
• Mantén el micrófono en mute hasta que necesites
hablar, y también mutea el teléfono móvil
• Como organizador, gestiona los participantes:
• Puedes silenciar o quitar participantes y dar rol de
asistente
• Presenta a los asistentes que no se conozcan
entre ellos
3 4 5
Mantén los buenos modales
(¡y evita las distracciones!)
ANTES DURANTE
7DESPUÉS
6

11. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
• Compartir contenido (solo el que necesitas).
• Ver en pantalla completa.
• Solicitar el control / Ceder el control
• Compartir ficheros - Edición simultánea
• Compartir la pizarra digital – Plantillas (desde Teams solo
disponible entre la organización, de momento)
• Desde el móvil:
• Compartir contenido/pantalla
• Compartir cámara en directo
• Compartir una foto
4 5
Codo con codo
(más que nunca)
ANTES DURANTE
7DESPUÉS
6

12. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
• Utiliza el chat para compartir preguntas o enlaces relacionados
con la reunión.
• Toma notas de la reunión
• Si se definen tareas, aprovecha para crearlas y asignarlas (planner
u otro gestor de tareas) – se agrega a la conversación
5
Toma buena nota
(aunque tengas mala letra)
ANTES DURANTE
7DESPUÉS
6

13. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
• Invita a alguien que no está en la reunión y a quien
requieres en ese momento, para aclarar algún
punto
• Grabar la sesión
• Subtítulos en directo
No te olvides a nadie
(y realiza un atraco si es necesario)
ANTES DURANTE
7DESPUÉS
6

14. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
• Revisa las notas de la reunión, mensajes del chat, los archivos que se hayan
compartido, la grabación de la sesión, la transcripción (en inglés, incluso
puedes buscar en la transcripción)
• Mueve a otro espacio el contenido que deba ser compartido con otras
personas
• Recuerda a los participantes los siguientes pasos, haciendo hincapié en las
conclusiones o decisiones
• Soluciona los problemas técnicos que haya habido
• Reflexiona sobre la experiencia para mejorar en la siguiente reunión: turnos,
contenido, duración
Quien la sigue la consigue
ANTES DURANTE
7DESPUÉS

15. Por favor, apaga tu micrófono y webcam, así evitamos sonido ambiente y escuchamos el audio del presentador lo mejor posible
DEMO

16. Todos los webinars
10 consejos para el éxito
en el teletrabajo,
con Carles Salido
miércoles, 25 de marzo
Office 365, quick tour de
sus herramientas,
con Guillermo Tato
jueves, 26 de marzo
Microsoft Teams Quick
Deployment,
con Oscar Salobreña
viernes, 27 de marzo
¿Qué es y qué puedo hacer
con Microsoft Teams?,
con David Bernal
lunes, 30 de marzo
Aprende de los expertos.
Buenas prácticas y Tips de
Microsoft Teams,
con Guillermo Tato
martes, 31 de marzo
Gobierno de Microsoft
Teams. El NO gobierno no
es una opción,
con Ángel Carrillo
miércoles, 1 de abril
¿Cuándo usar Teams,
SharePoint, OneDrive o
Yammer?,
con Luis de Barrio
jueves, 2 de abril
¿Cómo gestionar proyectos
con las herramientas de
Office 365?,
con David Bernal
viernes, 3 de abril
7 consejos para realizar
reuniones online altamente
efectivas,
con Magda Teruel
lunes, 6 de abril
PowerPlatform, el
desarrollo ágil de
aplicaciones de negocio,
con Jordi Domenech
martes, 7 de abril

17. RaonaEnginyersSLraona.es Raona_es raona
Magda Teruel
magda.teruel@raona.com
+34 687 410 612
¡Gracias!