Collaborative BI Whitepaper

COLLABORATIVE BI
TOMA DE DECISIONES COLABORATIVA EN EL DIGITAL WORKPLACE
SKILLS
WHITEPAPER
MAYO
2018

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ABOUT RAONA
José Luis Montes es account manager
y experto en soluciones de Business
Intelligence en raona, aportando su
conocimiento a numerosos clientes
como experto en trabajo colaborativo y
soluciones de BI.
Ha liderado implantaciones de solu-
ciones en clientes de diversos sectores
como el farmacéutico, seguros, servi-
cios o distribución, y cuenta con más
de 15 años de experiencia realizando
proyectos en plataformas Microsoft.
También es un experto en la gestión de
proyectos certificado con el PMP.
Consultora en nuevas tecnologías especializada en el desarrollo de soluciones tec-
nológicas a medida que aportan valor al negocio y que ofrece soluciones de intranets
sociales, desarrollo de software, SharePoint, Touch&Mobility, portales web, Cloud
integration y user experience.
Nace en 2003 en Barcelona y cuenta con oficinas en Madrid, Londres, Andorra y Ar-
gentina. Con más de 150 ingenieros, es Gold Partner de Microsoft y una de las empre-
sas líderes en el desarrollo de soluciones en el mercado español con fuerte presencia
internacional.
Sobre nosotros
COLLABORATIVE BIWHITEPAPER
Adrián González es experto en solu-
ciones de Business Intelligence en Rao-
na, especialista en las herramientas
de BI de Microsoft y en la definición de
procesos de integración de datos y de
creación de modelos de datos.
Participa en numerosos proyectos defi-
niendo la arquitectura e implementan-
do el modelo de datos, las integracio-
nes de las diferentes fuentes y creando
las estructuras complejas de informa-
ción.
Pere Egea es ingeniero certificado por
Microsoft en el área de Business Intelli-
gence con la titulación MCSA. Participa
en numerosos proyectos de clientes
ayudando a los usuarios a definir sus
cuadros de mando y dando formación
a los usuarios en cómo utilizar las he-
rramientas de BI para que ellos mismos
creen sus propios informes.
Es ponente habitual de seminarios y
conferencias relacionados con la trans-
formación digital y la dinamización de
empresas a través de la tecnología.

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Photo comment: Ude-
mus omplinv eniquesa
conduciordi, cantur.
Colaborar para tomar decisiones,
una oportunidad y un reto
Usar los datos de forma eficaz en beneficio de que la empresa pueda tomar las decisiones oportunas es la base del concepto del
Business Intelligence (BI). Almacenar datos y realizar la interpretación de los mismos permite comprender el funcionamiento de la
empresa en la actualidad, así como anticiparse a acontecimientos futuros. Su importancia hace, por tanto, que sea indispensable
para la compañía poseer una información estructurada, trabajada y con unos indicadores fiables y claros.
Esto es lo que, a nivel general, proporciona el BI tradicional. Sin embargo, como ya vimos en el whitepaper de Digital Workplace,
las empresas que van a prosperar en un futuro son aquellas que ponen al trabajador en el centro, los llamados empowered em-
ployees. Estos han de poder trabajar desde cualquier parte y en cualquier momento, deben sentirse parte de la corporación,
ver reducido su tiempo en tareas rutinarias, tener a su disposición sistemas que les faciliten el trabajo y colaborar de forma
transversal con los departamentos de la compañía.
Analizar la información y tomar decisiones es una parte fundamental de las actividades que realizan los Empowered Employees,
así que tenemos que asegurarnos que los cinco beneficios del Digital Workplace también se aplican en nuestro entorno de análisis
de la información y a la forma en que lo concebimos. En el presente whitepaper veremos cómo se relacionan el BI y el DW, y cómo
estos no se entienden sin la toma de decisiones en equipo, el Collaborative BI. Porque hoy ya no tomamos las decisiones de forma
individual, si no que necesitamos la suma de talentos para tomar las mejores decisiones.
Veremos cómo las plataformas de BI corporativas se están complementando con nuevas herramientas colaborativas que permiten
el trabajo en equipo y la autogestión de la información para tomar decisiones en equipo priorizando la agilidad requerida por
el negocio. Por último, nos centraremos en los pasos para hacer realidad el CBI en nuestras empresas con Power BI, que integra
herramientas de colaboración y entornos en la nube.

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Business Intelligence
en el Digital Workplace
¿Has pensado qué ha cambiado hoy día la forma en que tra-
bajamos en la mayoría de las empresas? Sin duda, los cambios
generados por el nuevo paradigma del Digital Workplace han
transformado nuestro entorno y nuestra forma de trabajo de
forma global.
Ha cambiado, por ejemplo, la manera en la que consumimos la
información: Antes los reports en los que se incluían los indica-
dores eran estáticos y se compartían vía correo, con un fichero
Excel o en un espacio físico como una pizarra. Sin embargo, aho-
ra consumimos información en nuestros móviles y en tiempo
real, tenemos acceso desde cualquier parte y recibimos indica-
ciones sobre los cambios relevantes en los datos.
Y no sólo eso: queremos generar información, compartirla y
colaborar con ella para aportar nuestros conocimientos a una
mejor toma de deciones en la empresa.
El entorno de Business Intelligence no puede ser ajeno a esta
realidad y debe alinearse con las nuevas necesidades de los
usuarios. La manera de plantear un proceso de BI ha de ir más
allá de proporcionar informes. Si estamos de acuerdo en que el
trabajador es el centro de la transformación digital, éste ha de
tener a su disposición las herramientas necesarias para consu-
mir y producir, alineadas con la realidad en la que vive. Como
veremos, esto implica conocer los principios del Digital Workpla-
ce aplicados a los entornos de BI.

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Pero, ¿cuáles son los beneficios del DW
para la empresa y cómo se aplican a
los entornos de BI? El Digital Workplace
hace referencia al conjunto de aplicacio-
nes y herramientas que potencian las
capacidades del empleado y su com-
promiso con la empresa, por lo que tam-
bién alcanza a todas las herramientas y
métodos de consulta de información y
toma de decisiones.
El paradigma del Digital Workplace se
resume en los cinco beneficios que re-
ciben los Empowered Employees, los
auténticos protagonistas de los nuevos
entornos de trabajo:
1. Work anytime, anywhere. Gracias a
aplicaciones como el cloud office, enter-
prise mobile apps, y sus propias apps y
dispositivos personales, los empleados
pueden trabajar en cualquier momento
y desde cualquier lugar. De esta manera,
el trabajo se realiza de forma ubicua, sin
limitaciones y con acceso permanente.
Enlazándolo con el BI, el trabajador
debe poder consultar los indicado-
res en cualquier momento y lugar,
sin necesidad de estar físicamente en la
oficina.
Ello implica disponer de herramientas
multiplataforma, recibir avisos de la in-
formación relevente que se ha actualiza-
do y recibir resúmenes que pueda escu-
char en su coche sin necesidad de abrir
ningún informe.
2. Increase Employee Engagement.
Al utilizar aplicaciones más usables, les
proporcionan una experiencia positiva
a nuestros empleados y estos se sienten
mucho más integrados y comprometi-
dos con la estrategia de la empresa. El
design thinking, el cloud acceleration, la
consumerización, las user engagement
platforms y la positive user experience
son algunas de las metodologías que se
utilizan para favorecer la implicación de
los usuarios con las herramientas.
En el BI tradicional, los informes se po-
dían consultar diariamente en el espa-
cio destinado a ello. Sin embargo, para
el trabajador es mucho más motivador
y favorece su compromiso si puede par-
ticipar en su elaboración y adaptarla
a sus necesidades como hace con el
resto de la información que consume,
recibir opiniones de otros e interactuar
con los comentarios en tiempo real.
3. Boost Personal Performance. A tra-
vés de reducir el tiempo que destina el
trabajador a las tareas rutinarias como
procesar un pedido, aprobar una factu-
ra o pasar una nota de gastos se mejo-
ra el rendimiento del trabajador. Para
conseguirlo, la empresa proporciona al
empleado las herramientas adecuadas
para trabajar, le ofrece una formación a
medida y automatiza sus procesos me-
diante asistentes virtuales.
Con el BI tradicional, para acceder a los
reports el trabajador debía conectarse a
unaweboiraunespaciofísicodentrode
la empresa destinado a ello. Si se orienta
el BI al DW el trabajador ya dispondrá
de toda la información al alcance de
su mano, evitando perder el tiempo en
tareas engorrosas y aumentando su pro-
ductividad. Los datos ya no estarán más
en grandes hojas de Excel que requieren
meses de aprendizaje para conocer su
sentido y sacar partido a los indicadores
que ofrecen. El propio usuario será ca-
paz de evolucionar el modelo de datos
corporativo, adaptado las métricas a las
necesidades del negocio para mejorar la
productividad personal y del negocio de
la empresa.

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MICROSOFT TEAMS, LA NAVAJA SUIZA DE MICROSOFT PARA EL DIGITAL WORKPLACE
Cuando se teoriza sobre el Digital Workplace y sus beneficios sobre los usuarios, muchas veces nos olvidamos de concretar
las herramientas que permiten hacerse una idea concreta de las propuestas de los fabricantes para su implementación.
Microsoft Teams es una de las herramientas de las que dispone Microsoft para ello y permite actividades tan básicas para
los usuarios como comunicarse al instante y poder estar informados a todas horas. Ofrece la posibilidad de chatear, llamar
y reunirse con otros miembros del equipo, ya sea en conversaciones privadas como en grupos reducidos.
Integra las capacidades de Skype para que los trabajadores puedan programar y unirse a reuniones online con opciones de
audioconferencia de acceso telefónico local, VoIP y videoconferencia de alta definición. Teams proporciona al usuario un
acceso integrado a las aplicaciones de Office 365 y ficheros compartidos mediante One Drive o Sharepoint. Se pueden crear
canales basados en los temas o flujos de trabajo que más le interesen, explorar datos y obtener actualizaciones de las apps
más usadas, anclar los archivos y sitios que se utilizan de forma habitual para consultarlos con facilidad y agregar bots que
trabajen para hacer que la gestión del día a día sea mucho más cómoda.
Y como parte integral de este modelo, Power BI, siendo la solución de Microsoft para el análisis de la información, usa los
equipos de Teams como mecanismo para compartir los informes y datos que los usuarios elaboran y comparten. Sin ser
una herramienta de BI, Teams puede ser la forma de conducir a los usuarios finales a ser activos generadores de conteni-
dos y a compartirlos mediante todo lo que nos ofrece Teams, esta vez también para el mundo BI.
4. Foster Collaboration Culture. Las
team management tools, las enterprise
social networks o los silo busters son
las herramientas que utilizan los em-
pleados para trabajar en equipo y poder
compartir información. De esta manera,
aunque exista una jerarquía dentro de la
empresa, se puede colaborar de forma
transversal entre los diferentes departa-
mentos de la compañía. Ya no se pue-
den tomar las decisiones de forma
individual, porque la complejidad, ve-
locidad y cantidad de datos disponibles
lo hacen inalcanzable para la capacidad
de un sólo individuo.
El propio título indica nuestra visión
que, sin duda, este es el cambio con
mayor impacto a corto y medio plazo: la
toma de decisiones colaborativa va a lle-
gar a nuestras empresas y sólo aquellos
que sepan adaptar su cultura al consen-
so, la suma de talentos y la diversidad de
opiniones conseguirán avanzarse a las
dinámicas de su mercado. Veremos en
los siguientes apartados este paradigma
aplicado al BI.
5. Intelligence Powered Company. Los
sistemas de la empresa son capaces de
ofrecer información de interés, acelerar
los procesos o dar soporte a tareas. Esto
repercute en hacer más fácil el traba-
jo de los empleados. En la práctica se
concretaría en bots que reservan salas
de reuniones, el promoted search en el
que la intranet proporciona contenido
que puede interesar al usuario o la en-
terprise social graph, que muestra los
contactos e interacciones del trabajador
y que le ofrece información de su interés
en base a ello.
En este campo, gana especial relevancia
el papel del Machine Learning para sa-
car partido de las herramientas de BIg
Data y detectar tendencias y informa-
ción relevante que muchas veces queda
oculta en las profundidades de los gran-
des volúmenes de datos que generan las
empresas en su día a día. Los asistentes
nos alertarán de cambios repentinos
y nos urgirán a actuar, evitando el gran
defecto de la procrastinación en el dia a
día de las decisiones empresariales.
Estos beneficios del Digital Workpla-
ce implican cambios organizativos, de
metodologías y de capacidades de los
usuarios. Y especialmente, de los de-
partamentos de IT y de Inteligencia de
negocio, que deben redefinirse como
facilitadores y mentores de los usuarios
más que cómo productores de herra-
mientas y informes. Si algo veremos con
esta transformación será el fin de la de-
pendencia de los usuarios finales de los
departamentos de IT para la generación,
consumo y explotación de la informa-
ción de negocio.
Así pues, la herramienta que se utilice
para el BI ha de ser hoy tan fácil de usar
que no se requiera depender del de-
partamento de IT en el día a día. El
trabajador ha de poder crear sus pro-
pios informes usando tecnologías como
el lenguaje natural, en las que el usuario
solo se ha de preocupar por consumir
la información, no de cómo está estruc-
turada. Quizá entonces ellos mismos se
empezarán a dar cuenta de qué poder
tiene un Empowered Employee.

Collaborative BI,
toma de decisiones en equipo
¿Qué objetivos suelen tener los proyectos de inteligencia em-
presarial? Cuando una empresa desea mejorar su BI, sus princi-
pales propósitos son incrementar la rentabilidad detectando
patrones y tendencias; reducir costes a través del análisis de
costos detallados y la optimización de inventarios; mejorar
la atención al cliente mediante el análisis del CRM de la em-
presa y la correlación con otras variables de calidad; y reducir
los riesgos gracias al análisis de patrones que puedan indicar
fraudes o riesgos de aceptar una persona como cliente, etc.
El enfoque que se ha venido aplicando en los Sistemas de In-
formación desde hace más de una década, que llamaremos BI
tradicional, se fundamenta en la recogida de datos de los siste-
mas operacionales, su tratamiento programado y la generación
de informes a medida. Esto permite crear entornos estables y
que no requieren que el usuario tenga conocimientos del mod-
elo de información de la empresa.
El cambio de paradigma del Digital Workplace ha venido a trans-
formar este modelo, haciéndolo más colaborativo y dinámico
por dos razones principales: un time to market muy corto que
convierte en lento el proceso tradicional y la complejidad y vol-
atilidad de la información disponible. Analicemos pues qué car-
acterísticas tiene y que herramientas nos permiten realizar una
transición a una nueva plataforma de BI que cubra las necesi-
dades de nuestros Empowered Employees.

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Antes de ver qué características y herra-
mientas caracterízan los dos modelos
de Business Intelligence que vamos a
analizar, queremos dejar claro que no se
tratan de alternativas excluyentes, si no
de enfoques distintos que tienen que su-
marse para tener un entorno de análisis
completo.
De hecho, la arquitectura de sistemas
de información que hemos desarrollado
durante años no se va a quedar obsole-
ta, si no que va a transformarse en un
nuevo entorno que permitirá adaptar-
lo a la realidad del mundo en que nos
movemos, pero por suerte no se trata
de tirar la costosa inversión que hemos
hecho durante los años.
Veamos pues las principales característi-
cas de cada modelo de BI y los compo-
nentes que los definen.
Traditional BI
Las empresas u organizaciones que
aplican el BI tradicional disponen de
diferentes tipos de orígenes de datos.
Con las herramientas de bases de datos
se consolida toda la información prove-
niente de distintas fuentes en el proceso
de agrupación de contenidos.
El paso siguiente es extraer los datos
convirtiéndolos a un formato conocido
con las herramientas conocidas como
ETL -Extraction, Transformation & Load-
que incorporan la mayoría de sistemas
de bases de datos. Se aplican las reglas
de negocio definidas, manipulado los
datos extraídos para su posterior carga y
dejando una información más depurada
y sin datos no normalizados.
Estos datos limpios se suelen centralizar
en un repositorio conocido como Da-
tawarehouse. Aquí se cargan los datos
provenientes de las diferentes fuentes
de información a un entorno estructura-
do, seguro y con una estructura homo-
génea. Las herramientas tradicionales
como cubos, modelos de data mining y
consultas multidimensionales se com-
binan con el enfoque del Big Data para
datos no estructurados, permitiendo el
análisis de grandes volúmenes de infor-
mación.
A continuación, los expertos de IT mane-
jan todos los datos existentes explotán-
dolos desde diferentes puntos de vista
o dimensiones, creando modelos ana-
líticos que superan las limitaciones de
las bases de datos relacionales y tradu-
cen la información a los conceptos del
usuario final.
Interacción, exploración y visuali-
zación conforman el día a día de los
expertos en BI de los departamentos de
IT. Dedican su talento a crear los indica-
dores de negocio, los cuadros de mando
o informes según su experiencia o según
las peticiones de los usuarios. Una tarea
laboriosa y lenta, convirtiéndose en el
cuellos de botella del análisis de la infor-
mación, tanto por el tiempo de respues-
ta como por la acumulación de trabajo.
El BI tradicional se centra en la generación de informes e indicadores para que un usua-
rio concreto pueda analizarlo a partir de datos estructurados, tratados y controlados por
el departamento de IT de la empresa
Este paradigma de construcción de un
BI que hemos seguido durante las últi-
mas décadas se centra en el elemento
más valioso que teníamos: los datos y el
conocimiento que podemos obtener de
ellos. La generación de la información
se realizaba en sistemas operados por
técnicos especializados y facilitándo su
estructuración y explotación.
Pero un sólo cambio ha sido suficien-
te para cambiar este modelo en pocos
años: la ingente cantidad de datos que
podemos obtener, analizar y aprove-
char proveniente de fuentes internas o
externas. Los dispositivos IoT, las redes
sociales, los registros en Internet, las in-
tegraciones B2B y B2C, las visitas a nues-
tros portales,... En pocos años hemos
llegado a experimentar lo que se conoce
como Information Overload, traducido
con acierto como Infoxicación.
Esta problemática ha mostrado las dos
grandes limitaciones del BI tradicional:
un time to market excesivo en un en-
torno tan cambiante y la falta de recur-
sos cualificados para ateneder a las
necesidades de los usuarios de negocio.

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Si nos detenemos a pensar un momen-
to nos daremos cuenta que en ningún
momento hemos contemplado cómo
se toman las decisiones o cómo tra-
bajan los empleados. Los usuarios de
negocio necesitan tener acceso inme-
diato a los datos corporativos y poder
combinarlos con la información propia
obtenida desde fuentes no corporativas.
Si queremos que los trabajadores se
sientan más implicados con la empresa,
fomentar la cultura colaborativa y que
puedan trabajar en cualquier momento
y lugar operando de forma autónoma, el
enfoque del BI tradicional no nos sirve.
¿Cómo se puede mejorar entonces la in-
teligencia empresarial de la compañía?
A través del BI colaborativo, que com-
bina las herramientas tradicionales
con las tecnologías colaborativas,
con el objetivo de mejorar la toma de
decisiones empresariales. El foco se tras-
lada de los datos al usuario de negocio,
buscando respuestas a cómo consume
la información y como va a compartirla
con sus compañeros, dándole autono-
mía y herramientas adecudas a su perfil
profesional para que la limitación sólo la
marque su capacidad y talento.
El papel del departamento de BI de la
empresa pasa a ser el de facilitador,
mentor y formador de los usuarios
finales mas que el de guardianes de la
integridad de los datos. Garantizar que
los datos corporativos son fiables y fácil-
mente compresible es un nuevo rol para
el que también tendremos que transfor-
marnos al igual que el paradigma que
hasta ahora había sido válido.
El papel del departamento de BI de las empresas evoluciona para ser un facilitador de
conocimientos a los usuarios de negocio para que sepan sacar partido de toda la infor-
mación a su alcance para tomar mejores decisiones.
Ello también requiere un reciclaje de
capacidades para estos profesionales,
dado que deberán potenciar más sus
dotes de trabajo en equipo y detección
del valor de negocio para ser un partí-
cipe más con criterio y opinión en los
procesos de toma de decisiones colabo-
rativos, donde tomarán un rol de exper-
tos en la información de la empresa que
asesore al resto del equipo.
MICROSOFT: MÁS DE UNA DÉCADA SIENDO LÍDER DEL MAGIC QUADRANT DE GARTNER
Una de las grandes virtudes de Microsoft es su capacidad de adaptación: saber adaptarse a un mercado tan cambiante como
el tecnológico, crear visión con sus productos, corregir errores y sobretodo, crear soluciones líderes a un mejor precio que
la competencia. Ha sorprendido a propios y a extraños como ha reconvertido en un tiempo récord sus soluciones de BI en
entorno onpremise de SQL Server y Excel a una herramienta de análisis y
visualización de datos rápida y efectiva, una plataforma de BI moderna y
sencilla de usar, totalmente cloud e integrada con Office 365.
Este es el onceavo año consecutivo que Gartner reconoce la visión y la
ejecución de Microsoft como líder en el cuadrante mágico de inteligencia
de negocios y plataformas analíticas. Microsoft ha actualizado durante
los últimos años y de forma intensa su Power BI, con el objetivo de ofre-
cer una herramienta mejorada y enfocada a que las empresas consigan
mayor agilidad en sus decisiones. Y parece ser que está logrando ser la
referencia de las nuevas tendencias en el mundo BI.

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Collaborative BI
El BI colaborativo es un concepto en
constante desarrollo, dado que ha sido
objeto de estudio teórico desde hace
décadas en los ámbitos académicos
universitarios, interesados en el modelo
conceptual para extender la toma de de-
cisiones a grupos de expertos externos
al ámbito de decisión y a permitir la con-
sulta de información de bases de datos
distribuidas en diferentes ubicaciones
físicas.
De estos estudios, se han derivado tres
grandes áreas de despliegue del BI cola-
borativo, que hoy en día los fabricantes
y los equipos de tecnología están adop-
tando en las empresas para aplicarlos
según el paradigma del Digital Workpla-
ce. Por lo tanto, estamos hablando no
de una funcionalidad concreta, si no de
un conjunto de características que se ex-
tienden, amplian y potencian contínua-
mente. Es importante tomar buena nota
para analizar qué beneficios son priori-
tarios y aplicables a nuestros entornos.
Collaborative Interaction
En el BI colaborativo los usuarios de
negocio toman sus decisiones colabo-
rando con otras personas, por lo que la
interacción entre ellos es clave para un
resultado satisfactorio. Los indicadores
de negocio deben ser fácilmente accesi-
bles por todos los miembros del equipo
y pueden ser compartidos con quien sea
necesario.
En esta interacción, se genera informa-
ción y documentación de las discu-
siones del equipo, accesible de forma
cómoda y ágil. El acceso está controla-
do y permite saber cómo y quién lo ha
creado, así como mantener un histórico.
Estos documentos se comparten, se co-
mentan y editan colaborativamente, se
chatea respecto a los puntos de vista y
se incorporan recursos que enriquecen
el contenido y permiten argumentar las
decisiones a tomar.
Evidentemente, se prioriza el acceso a
toda estos datos desde cualquier lugar y
dispositivo, facilitando las microinterac-
ciones -tipo "Like" o votación- y la reali-
zación de reuniones en remoto, más que
la necesidad de reuniones presenciales
que requieren tiempo y suelen generar
conflictos. Cabe contemplar como prác-
tica cada vez más habitual la presencia
de "expertos externos" que dan su
opinión en partes concretas del proceso
sin necesidad de intervenir ni conocer la
totalidad de la información
Information Enhancement
Dado que el equipo de negocio suele
estar formado por los mejores expertos,
son los primeros capaces de extender
la información corporativa con bases
de datos externos, fuentes de datos pú-
blicas o valores propios que aportan su
visión al conjunto. Complementando la
información, mejoramos la experiencia
de los usuarios, lo que les permite inter-
pretar los resultados publicados en los
indicadoresdesde una nueva perspecti-
va que ofrece agilidad y adaptación sin
necesidad de intervención técnica.
El BI Colaborativo requiere que tanto la información compartida como las herramientas de colaboración que implementemos se pue-
dan utilizar desde cualquier ubicación y dispositivo para agilizar los tiempos de respuesta y evitar reuniones innecesarias.

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En este ámbito tiene especial interés la
integración de los intelligent bots, que
son capaces de detectar tendencias,
proponer indicadores y generar alertas
sobre conjuntos de datos dispersos que
las personas no son capaces ni de tratar.
Esto rompe el esquema mental que sólo
las personas intervienen en la toma de
decisiones, abriendo un nuevo campo
de desarrollo y mejora.
El propio entorno colaborativo reduce
el time to learning, uno de los retos
tradiconales del BI. De esta manera,
cualquier persona que entra a trabajar
en la compañía puede acceder a toda la
información y procesos para aprender
rápidamente el funcionamiento de las
herramientas y los conceptos de los in-
dicadores sin formación previa.
Collaborative Decision-Making
Llegados al momento de tomar decisio-
nes, se pueden diversificar los mecanis-
mos incorporando herramientas cola-
borativas como votaciones, encuestas
ponderadas o rondas de eliminación
de forma integrada en las propias herra-
mientas de análisis.
El BI Colaborativo pone su foco en el usuario para darle total autonomía y agilidad para
explorar la información, compartirla con su equipo y colaborar en tomar decisiones de
forma colegiada y participativa
Podemos hacer un seguimiento de las
decisiones tomadas y el análisis de su
impacto. El análisis produce retroali-
mentación a los usuarios para mejorar
todo el proceso.Los trabajadores se nu-
tren de la experiencia y enriquecen la in-
formación. Se registran las mejores prác-
ticas y se puede hacer un seguimiento
de la información útil para la toma de
decisiones en el futuro
La toma de decisiones en colaboración
también incluye el uso de gamification
como mecanismo de motivación del
empleado y a la vez, para mejorar las
decisiones futuras ponderando automá-
ticamente a aquellos usuarios que acier-
tan más a menudo. Y sin duda, el uso
de decision bots que participen activa-
mente y aprendan de sus errores para
que sean un actor más en el proceso.
POWER BI, UNA MEJORA INDISPENSABLE PARA LA PRODUCTIVIDAD DE LA EMPRESA
Power BI es el servicio en la nube para el análisis y la visualización de la información de Microsoft. Lanzado al mercado en
2011, ha evolucionado hasta ser una herramienta que combina visualizaciones interactivas con la inteligencia empresarial sin
que el usuario tenga que depender de terceros u otros departamentos de la compañía. Son los mismos trabajadores los que
pueden crear los informes y dashboards. Además, permite explorar los datos de negocio en cualquier dispositivo y tenerlos
actualizados de forma automática.
La solución que plantea Microsoft Power BI une diferentes fuentes de datos, las modela y analiza para presentar la infor-
mación mediante gráficos, paneles e informes que se pueden consultar de una manera muy sencilla, atractiva e intuitiva.
El acceso a esta información no solo es una experiencia individual ya que se puede compartir y debatir entre los diferentes
usuarios que formen parte de la organización de manera que los datos se enriquecen. Los datos que se pueden integrar en
Power BI son tanto los propios de la compañía como los externos sin importar su ubicación. Por ejemplo, se pueden incluir
datos que estén en nuestro CRM o un documento Excel guardado localmente, como información de la web, instituciones,
gobiernos, etc. De esta manera, los trabajadores disponen de toda la información relevante para su interés en una misma
plataforma y de forma visual.

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Claves para la transición al
Collaborative BI
Como sucede muchas veces en la transformación tecnológica
de las empresas, el proceso de evolución se inicia más con un
cambio de perspectiva que con un gran salto de las herramien-
tas o las plataformas. Parece que eso se va a repetir también en
el giro que están dando las soluciones de Business Intelligence y
cómo las empresas las están aplicando en la realidad.
Hemos explicado que el cambio de enfoque del Collaborative
BI es fundamental: el centro de gravedad se desplaza del
informe al usuario, de manera que todas las acciones que
tomemos en adelante parten de qué hace el usuario con la in-
formación de qué dispone, cómo puede sacarle más partido y
qué herramientas ponemos a su alcance para que deje de ser un
mero consumidor y sea un generador de conocimiento.
Aunque, por mucho que los fabricantes se esfuerzen en em-
paquetar la solución de Collaborative BI en un producto o plata-
forma, la experiencia de Raona en los proyectos de Business
Intelligence y Collaboration de múltiples clientes nos ha pro-
porcionado la visión que no existe una solución mágica para
implementar este paradigma.
Sólo un proceso de cambio paulatino, persistente y con una
visión de futuro clara permitirá a cada empresa evolucionar su
entorno de Business Intelligence hacía un modelo participati-
vo de suma de esfuerzos. Y tratándose de usuarios de negocio
avanzados, díficilmente conseguiremos el cambio sin el apoyo
de expertos en las herramientas, metodologías y el proceso de
cambio al que tendremos que enfrentarnos.

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Un BI colaborativo sólo se puede afron-
tar desde una metodología iterativa que,
sin definir los límites de la solución, em-
piece a andar en la dirección marcada.
El porqué lo permite ver claramente el
Analytic Ascendancy Model de Gartner,
marco para analizar el grado de valor
que aportan nuestros procesos analíti-
cos al global de la empresa.
El BI tradicional hunde sus raices en el
análisis de la información, focalizando
a los usuarios en el qué ha sucedido en
el pasado -el Descriptive Analysis- y
en algunas ocasiones, permitiendo ver
porqué ha pasado -llamado Diagnostic
Analysis-. Dada la limitación inherente
de las herramientas y el modelo, pocas
veces se va más allá sin escenarios para-
lelos donde intervienen especialistas en
estadística y algoritmos matemáticos.
Introducir el modelo colaborativo en
nuestro BI proporciona mejoras eviden-
tes en estos dos campos -mejor com-
prensión de los indicadores, compartir
conclusiones, tomar medidas correcti-
vas,...- pero, ante todo, permite desarro-
llar en nuestra empresa los dos niveles
de optimización y predicción del mode-
lo: el Predictive Analysis y el Prescrip-
tive Analysis. En estos escenarios, más
allá de aplicar algoritmos estadísticos y
machine learning a su elaboración, la co-
laboración entre los miembros del equi-
po es fundamental para sacar partido de
su talento y experiencia.
Por ello, el proceso de implantación de
un BI colaborativo es fundamentalmen-
te un cambio en el foco de las deci-
siones de los usuarios de negocio,
ayudándolos con herramientas y acom-
pañamiento a centrarse en detectar qué
pasará en el futuro según los datos dis-
ponibles y qué acciones se pueden to-
mar para influir en los resultados mucho
antes que se produzcan... Algo tan difícil
como cambiar las inercias adquiridas.
El modelo de Gartner sobre la complejidad ascendente del análisis de la información
también nos muestra como el valor de la optimización para el negocio es muy superior
que quedarnos en el mero análisis de la información.
Así, el papel de facilitadores de un equi-
po de consultores experto es fundamen-
tal para desplegar un BI colaborativo.
Estos deben unir tres vectores clave para
el éxito: una metodología iterativa, capa-
cidad de acompañamiento de los usua-
rios y conocimiento de las plataformas y
herramientas. La suma de estos factores
es la garantía del éxito.
Centrándonos en el último de estos vec-
tores -el único que no hemos tratado-,
el estado del arte actual desacon-
seja realizar grandes inversiones
en desarrollar plataformas propias
o personalizaciones que no tengan un
gran retorno para la empresa. Todos los
fabricantes, conscientes del cambio de
paradigma y buscando liderar el mer-
cado, están evolucionando a un ritmo
trepidante sus soluciones, haciendo
desaconsejable apartarse de la línea que
están marcando hasta que se consiga
una estabilidad y madurez en la tecno-
logía. Es mucho más rentable focalizarse
en hacer que los usuarios las sepan usar
y sacar partido de las posibilidades que
incorporan que no cesan de crecer y me-
jorar cada día.
Sólo nos queda destacar algunas de las
herramientas de referencia que forman
parte de los entornos de Collaborative BI
en las empresas que han apostado por
plataformas Microsoft.
En primer lugar, la principal apuesta
para la colaboración en equipos: Mi-
crosoft Teams. Entre sus características
principales encontramos la posibilidad
de compartir documentos, chatear con
otros miembros de la empresa, crear es-
pacios de comentarios, tener una traza-
bilidad de la actividad y un acceso fácil y
cómodo para poder ver y modificar los
informes.
La opción más tradicional para los acos-
tumbrados a colaborar en Intranets es
la integración de Power BI con Sha-
rePoint. En SharePoint se puede crear
un entorno estructurado y dinámico en
forma de workspace en el que poder
debatir y buscar información, compartir
dashboards y participar en la creación
de contenido de valor en encuestas,
foros, comentarios, votaciones,... Con
la ventaja que en muchos casos es una
plataforma ya madura en la empresa.

14
VENCA, ACELERANDO LA TOMA DE DECISIONES
Con más de 30 años de trayectoria Venca es la compañía de moda líder en e-commerce en España, con una avalada experi-
encia en la venta de moda, textil y hogar, a través de catálogo e Internet. Venca tiene el 60% de la cuota de mercado respec-
to a la venta online de artículos textiles, siendo líder destacado en múltiples segmentos de clientes multigeneracionales.
Venca partía de una situación heredada donde el entorno para analizar los datos tenía una gran complejidad intrínseca
al modelo de negocio y, además, se manejaba manualmente, con un gran esfuerzo de proceso del equipo de Business
Intelligence (BI). Esto implicaba un tiempo esencial para tomar decisiones y ofrecía poca autonomía de los responsables de
negocio en poder modelar y adaptar los informes recibidos.
La puesta en marcha del proyecto propuesto por Raona llevó a Venca hacia un cambio estructural de su BI. Se pasó de
unos sistemas de información orientados a informes bajo demanda a poner a disposición de la empresa una fuente de
información actualizada, siempre disponible y única para que cualquier usuario pudiera elaborar de forma automática sus
informes. Descúbre más detalles de este caso de éxito en nuestra página web.
Finalmente, llegamos al producto estre-
lla de Microsoft: el servicio de BI en la
nube Power BI, una auténtica revolu-
ción que en pocos años ha casi enterra-
do la herramienta más usada para hacer
análisis de la información: Microsoft Ex-
cel.
La similitud que tiene la herramienta
Power BI Desktop con el uso de Excel,
permitiendo crear campos calculados y
indicadores ad-hoc según la necesidad
del propio usuario, junto con la posibi-
lidad de acceder y extender los modelos
de datos corporativos de forma fácil y
visual, la hacen una solución indispen-
sable para los usuarios avanzados.
Además, si le unimos la fácil generación
de dashboards personalizables, infor-
mes visualmente atractivos y la facilidad
de compartición con otras personas, te-
nemos una herramienta que con poca
formación permite tener resultado in-
mejorables y muy funcionales.
Finalmente, la capacidad de cone-
xión con múltiples fuentes de datos
en la nube -de Dynamics CRM a Google
Analytics-, así como la integración de
servicios Saas de Azure -reconocimien-
to de patrones, análisis de tendencias o
Los dashboards compartidos permiten combinar información relevante de distintas
fuentes, modificar su contenido para adaptarlo según se requiera y aunar las perspecti-
vas de los distintos miembros del equipo para conseguir una decisión de consenso.
algoritmos de machine learning- permi-
ten que sea más fácil la implementación
que la capacidad de crear nuevos esce-
narios de valor para la empresa.
Con eso volvemos al mismo punto de
partida que al inicio de este whitepaper:
la transformación del Digital Workplace
empieza en los beneficios que aporte-
mos a nuestros Empowered Employees.
Las herramientas que tenemos al al-
cance están muy por delante de lo que
podemos abarcar. Es nuestro turno de
crear equipos interdisciplinares con la
mente abierta y focalizada en aportar
nuevas soluciones de valor a la empresa
sacando partido de las plataformas he-
redadas, las posibilidades de las nuevas
herramientas y el potencial ilimitado
que surge de la suma de talentos.

15
"El Digital Workplace sitúa al empleado como centro de la transfor-
mación digital, siendo ya una realidad para las empresas de todos los
sectores. Por eso, es indispensable que la inteligencia empresarial
vaya unida a este cambio y no se quede atrás como motor de cambio
y de valor de negocio.
En este whitepaper hemos repasado qué proporciona el BI tradicio-
nal, pero también hemos visto que en sus raíces no se contempla
como són los que toman las decisiones en la empresa y cómo trabajan
en su día a día. Habitualmente existe un departamento dedicado a la
inteligencia empresarial, focalizado a crear los informes e indicadores
que pueden consultar los trabajadores, así como a organizar fuentes
de datos, procesos y modelos de datos para que los reports sean fácil-
mente consumibles. Pero, ¿están focalizados a la colaboración?
Que nuestros trabajadores estén más implicados y que su talento re-
vierta en crear un valor diferencial respecto a sus competidores re-
quiere de algo más que datos. El enfoque del BI tradicional no sirve
para ello. Los trabajadores necesitan acceder a los datos en cualquier
momento y lugar, ser capaces de generar sus informes sin depender
de nadie y colaborar en la toma de decisiones: compartir, discutir y
que todas estas acciones queden registradas fácilmente.
Para implementar el paradigma del Collaborative BI, la empresa ne-
cesita contar con plataformas líder en el mercado de la inteligencia
empresarial, como es el caso de Power BI. Pero sólo con la combina-
ción de Power BI y las tecnologías colaborativas -como SharePoint o
Teams-, desplegadas en la empresa por especialistas en acompañar
a los usuarios en la transición y adaptación de su forma de trabajo,
las empresas conseguirán la desaeada trasnsición al modelo que pro-
pone el Digital Workplace. Y conseguirán un mayor poder de marcar
su camino y la oportunidad para tomar las decisiones estratégicas de
hoy y del futuro."
José Luis Montes - Project Manager en Raona

COLLABORATIVE BI
TOMA DE DECISIONES COLABORATIVA EN
EL DIGITAL WORKPLACE

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