Introducción a la gestión eficiente del correo electrónico

1. La mejora de la productividad
en nuestras organizaciones
#Buenas prácticas de uso del correo electrónico
Ramon Costa
Business Productivity Advisor. MIC Productivity. ramonc@micproductivity.com
http://www.micproductivity.com http://www.iproductividad.com
Associate Professor. EADA. rcosta@eada.edu. www.eada.edu
Associate Professor. EUG. rcosta@eug.es www.eug.es
Member of:

2. MIC Productivity
¿Cómo obtener más valor de
negocio en las inversiones de TI?
Ayudamos a las organizaciones a
mejorar la productividad de sus
empleados gracias al uso eficiente de
tecnologías de la información y la
aplicación de buenas prácticas en los
procesos de negocio
• Somos un centro orientado al negocio, no a
la tecnología.
• Estamos especializados en la mejora de la
productividad de las personas.
• Es el único centro de estas características
New World of the Work
que Microsoft tiene en Europa.

3. TI y Productividad en las Organizaciones
PROCESOS PROCESOS NO
ESTRUCTURADOS ESTRUCTURADOS
AUTOMATIZAR AMPLIFICAR

4. iProductividad: Herramientas y Tecnologías
Foco del taller
Comunicaciones Espacios de Productividad
Productividad colaboración
eficientes móvil
Individual
Búsqueda Gestión de
Nuevas Contenidos
interfaces
Redes
Análisis de la Gestión de
Sociales
Información Procesos /Proyectos
Foco del taller

5. Comunic. , colab.y redes sociales
Comunicaciones Entornos y Espacios
Eficientes de Colaboración
Redes Sociales
y Empresa 2.0

6. Herramientas de comunicación
Correo electrónico
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita
...

7. Trabajo en equipo

8. Herramientas colaborativas
Pizarra compartida, acceso remoto
a herramientas, agendas,
documentos, calendarios,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Intranet, extranet, Offline-online

9. Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

10. Uso eficiente del correo

11. Productividad más allá del correo

12. Usos recomend. y buenas prácticas
• ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?
• Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.
• Evitar distribuir información crítica a través de correo
• No enviar ficheros adjuntos pesados
• Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo
• No 'Responder a Todos' por defecto
• Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:
• Intentar tratar un solo asunto en cada correo
• Evitar escribir acrónimos en los mensajes
• Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores
• Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo
• Conceder importancia al Título del Correo
• Utilizar recursos de escritura
• Introducir y finalizar un correo
• Ser ejecutivo con los correos ejecutivos
• Correos contenidos en el Asunto

13. Usos recomend. y buenas prácticas
• Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar
interrupciones.
• Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.
• Metodología de trabajo:
 Borrar los correos electrónicos que sean inútiles
 La regla de los 2 minutos
 Incubar
 Posponer
 Seguimiento
 Referencia
 Delegar
 Leer LIFO (Last In-First Out)
• Marcar los correos electrónicos
• Aplicar reglas de correo o filtros
• Aplicar reglas de colores a correos electrónicos

14. Herramientas com.: buenas prácticas
Herramientas Comunicación interna
Correo “… cuando puedas, lo miras…”
Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…”
Blog interno “… para vuestra información…”
Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…”
Herramientas Colaboración
interna
Espacios Tareas
colaborativos conjuntas
Mensajería inst. Colaboración
en tiempo real
Wiki Para
información
viva y en
cambio
Foros Espacios de
debate

15. Microblogs-redes sociales: herr.

16. Acceso a blogs, microblogs, alertas…

17. Acceso a redes sociales: herr.

18. Material completo en….
http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada

19. Referencias, bibliografía
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

20. ¡Gracias!
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Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com
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