1.
BAB 3
ANALISIS DAN EVALUASI SISTEM BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan
PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah perusahaan yang bergerak di bidang
jasa konstruksi (kontraktor), dengan konstruksi gedung perkantoran dan prasarana
umum sebagai kegiatan usaha pokok. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985
oleh 4 (empat) orang yaitu Balo M arulloh, Kartono Hartawan, Hauw Lucky
Susanto, dan Kwok Jimmy Kurniawan, yang berlokasi di Jalan Tasangkapura
No.71A, Jayapura, Papua. Saat ini perusahaan memiliki kantor cabang yang
berlokasi di Jalan Batu Ceper No. 50A, Jakarta Pusat. Berikut ini proyek-proyek
yang pernah ditangani oleh PT Sumber Rejeki Pramesti yaitu Proyek
Jalan/Jembatan
Fundwi
29
termasuk
laboratorium
tanahnya,
Proyek
Jalan/Jembatan Boroway – Genyem, Proyek Jalan/Jembatan M aribu-Demta,
Proyek Jalan/Jembatan M onokwari – M armare, Proyek Jalan/Jembatan Linkar
Sorong, Proyek Jalan/Jembatan Fak – Fak, Proyek Transmigrasi Jayapura, Proyek
Transmigrasi Sorong, Proyek Transmigrasi M erauke, Proyek Pengairan Jayapura,
Proyek Pengairan M anokwari, Proyek Air Bersih Jayapura, Proyek Air Bersih
Wamena, Proyek Air Bersih Serui, Proyek Air Bersih Nabire, Proyek Air Bersih
Sorong, Proyek Kantor Gubernur Provinsi Irian Jaya termasuk reklamasi
didepannya, Proyek Gedung Irian Indah, Proyek Gedung LLD, Proyek
Perumahan PT Tjigombong di Kota Raja, Proyek Pembangunan Gedung Kantor
45

2. 46
Bappeda Provinsi Irian Barat di Jayapura, Proyek M anager Jalan M erauke –
Bupul, Proyek BLPP Sentani Jayapura, Proyek WITEL XII Jayapura, Proyek
Gedung Arsip Kangub Irian Jaya di Jayapura, Proyek Air Bersih M erauke, Proyek
IJJDF Jayapura, Proyek Air Bersih Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung Bank
Papua di Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung DPRD Tingkat I Irian Jaya di
Jayapura, Proyek Pembangunan Tribun Lapangan Olah Raga M andala di
Jayapura, Proyek Pembangunan Gedung Serbaguna Kantor Walikota Jayapura,
Proyek Pembangunan Gedung Kantor Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua dan
Proyek Pembangunan Tribun M andala di Kota Jayapura.
PT Sumber Rejeki Pramesti merupakan perusahaan berbadan hukum
perseroan terbatas dengan No SIUJK (Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi)
2603.2.12.01.06.32.M 1/B2,
No
SITU
(Surat
Ijin
Tempat
Usaha)
503/143/INDAG, No SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) 510/109/PB/INDAG,
dan No TDP (Tanda Daftar Perusahaan) 260814400023 disertai pengesahan
M enteri Kehakiman pada tanggal 24 April 1986 dengan Nomor : C2 –
3051.HT.01.01.TH.1986, dan Persetujuan
M enteri Kehakiman Atas Akta
Perubahan Anggaran Dasar pada tanggal 20 Agustus 2001 dengan Nomor : C08270.HT.01.04.TH.2001, serta Penerimaan Laporan Perubahan Anggaran pada
tanggal 29 M ei 2006 dengan Nomor : C – 15455 HT.01.04.TH.2006. PT Sumber
Rejeki Pramesti memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dengan Nomor
01.127.581.5-952.000.

3. 47
Berdasarkan Surat Keterangan No. 883/GAPENSI/35-78/06/06 pada tahun
2006 Badan Sertifikasi Asosiasi Gabungan Pelaksana Konstruksi Nasional
Indonesia (GAPENSI) secara sah menetapkan PT. Sumber Rejeki Pramesti
sebagai perusahaan yang tergabung dalam GAPENSI dan menetapkan akreditasi
kepada perusahaan dengan kualifikasi Besar yaitu mampu mengerjakan proyek di
atas Rp. 10 milyar s/d tak terbatas.
Dalam melaksanakan kegiatannya, PT. Sumber Rejeki Pramesti didukung
oleh para profesional yang handal di bidangnya masing-masing, baik itu
engineers, estimators, constructors, finance, quality control, marketing dan lainlain yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kliennya.
M aksud dan tujuan PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah untuk memberikan
layanan dalam mewujudkan impian atau keinginan pelanggan di bidang jasa
konstruksi, baik perencanaan dan pelaksanaannya yang meliputi: pemborongan
bangunan-bangunan, pembangunan perusahaan – perusahaan perindustrian,
jembatan – jembatan, perumahan, gedung, konstruksi baja, konstruksi jalan,
pengembangan desain interior dan sebagainya. Perusahaan dalam melakukan
kegiatan usahanya dilandasi dengan sebuah motto yaitu One Team One Vision
yang berarti keberhasilan dari suatu usaha dicapai dengan satu tekad yang sama
melalui kerja sama yang terbaik.

4. 48
3.2 Visi dan Misi
Visi PT. Sumber Rejeki Pramesti :
•
M enjadi perusahaan jasa konstruksi pilihan utama yang handal dengan kinerja
kelas dunia.
•
M enjadi perusahaan kontraktor terkemuka dengan menawarkan jasa yang
komprehensif dengan jangkauan signifikan ke seluruh Indonesia.
•
M enjadi mitra pilihan utama dalam bidang usaha konstruksi, perekayasaan
pembangunan dan investasi.
M isi PT. Sumber Rejeki Pramesti :
•
Berperan aktif dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan sarana
dan prasarana melalui jasa konstruksi.
•
M enumbuhkan citra yang baik di mata pelanggan dan mendapatkan
kepercayaan dari pelanggan melalui profesionalisme.
•
M enciptakan nilai bagi para pemegang saham.
•
M emenuhi kebutuhan pelanggan dengan produk dan layanan konstruksi yang
handal dan bermutu.
•
M enyediakan lingkungan kerja yang aman, serta mensejahterakan dan
memberikan
kesempatan
untuk
berkembang secara profesional bagi
karyawan.
•
M eningkatkan kemampuan dan daya saing SDM dengan mengutamakan pada
pengembangan keahlian teknik dan manajemen proyek.
•
Serta turut berpartisipasi dalam pembangunan negara Republik Indonesia.

5.
3.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Sumber : PT. Sumber Rejeki Pramesti
49

6. 50
3.4 Tugas dan Wewenang
Sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan, Dewan Komisaris dan Dewan
Direksi diangkat dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk masa jabatan
tertentu dan dapat diangkat kembali. Dewan Direksi (Board of Director) dipimpin
oleh seorang Direktur Utama bersama dengan Direktur Umum dan Direktur Operasi
(Penanganan Proyek) yang dibantu oleh beberapa manajer yang membawahi
beberapa staf dan supervisor.
a) Dewan Komisaris
•
M elakukan pengawasan atas jalannya usaha PT dan memberikan
nasihat kepada direktur.
•
M elakukan pengawasan atas kebijakan dan kinerja Direksi dalam
menjalankan rencana bisnis Perusahaan.
•
M endorong penerapan tata kelola yang baik di lingkungan
Perusahaan.
•
M elakukan pengawasan dan penilaian kerja direksi mengenai
pengelolaan perusahaan serta mengawasi komisi yang berada di
bawah Dewan Komisaris.
•
Kewenangan khusus dewan komisaris, bahwa dewan komisaris
dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas
tertentu direktur, apabila direktur berhalangan atau dalam keadaan
tertentu.

7. 51
b) Dewan Direksi (Board of Director)
Tugas Dewan Direksi :
•
M emimpin dan menjalankan perusahaan sesuai dengan tujuan serta
visi dan misi, juga rencana dan strategi bisnis yang telah ditetapkan.
•
M emimpin dan mengendalikan semua kegiatan perusahaan.
•
M erencanakan dan menyusun Program Kerja Perusahaan untuk
jangka panjang.
•
M embina pegawai khususnya para bawahannya yaitu para manajer.
•
M engurus dan mengelola kekayaan perusahaan.
•
M ewakili perusahaan baik di dalam dan di luar Pengadilan.
•
M enyampaikan Laporan berkala mengenai seluruh kegiatan
termasuk Neraca dan perhitungan laba/rugi kepada badan pengawas
/ pemerintah melalui kantor pajak.
Wewenang Dewan Direksi :
•
M engangkat dan memberhentikan pegawai.
•
M enandatangani pinjaman setelah mendapat persetujuan rapat
direksi.
•
•
M enandatangani Neraca dan Perhitungan Laba/Rugi.
M enandatangani ikatan hukum dangan pihak lain.

8. 52
c) Direktur Utama
•
M emimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan Direktur Umum
dan Direktur Penanganan Proyek
•
M elakukan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi instansi terkait.
•
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Utama bertanggung jawab
kepada Dewan Direksi.
d) Direktur Umum
•
M engkoordinasikan
dan
mengendalikan
kegiatan
di bidang
administrasi dan kepegawaian.
•
M erencanakan dan mengembangkan sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
•
M engendalikan uang pendapatan dan hasil dari penagihan untuk
pembayaran keperluan kantor dan proyek konstruksi.
•
M elaksanakan tugas yang diberikan Direktur Utama dan dalam
melaksanakan tugas tersebut, Direktur Umum bertanggung jawab
kepada Direktur Utama.
e) Direktur Operasi (Penanganan Proyek)
•
M engelola proyek sesuai cakupan tugasnya dan memimpin
departemennya agar lancar dalam pelaksanaan proyek.

9. 53
•
M engkoordinasikan dan memimpin para manajer di bawahnya agar
efisien dalam pelaksanaan proyek hingga pengeluaran dapat
ditekan.
•
M engkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi dan
sumber-sumbernya.
•
M engkoordinasikan kegiatan proyek termasuk pengujian peralatan
teknik dan bahan.
•
Dalam menjalankan tugasnya, Direktur Operasi atau Penanganan
Proyek bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
f) M anajer Keuangan (Finance Manager)
•
M emimpin departemennya hingga arus kas (cash flow) lancar.
•
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pembukuan perusahaan
dan pelaporan pajak.
•
M engendalikan semua kegiatan di bidang keuangan.
•
M emeriksa segala kegiatan pencatatan keuangan perusahaan baik
untuk kegiatan rutin kantor ataupun kegiatan proyek.
•
M engendalikan program dan pendapatan pengeluaran keuangan.
•
M erencanakan dan mengendalikan sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
•
M elaksanakan
pemeriksaan
pembayaran perusahaan.
atau
vertifikasi
terhadap
buku

10. 54
•
M elaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dan dalam
menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Umum.
g) M anajer Kontrol (QA / QC Control)
•
M engecek berbagai bahan dan material yang digunakan dalam
menjalankan operasional di lapangan.
•
M elaksanakan
pengawasan
secara
rutin
dalam
perjalanan
pelaksanaan proyek.
•
M emantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicpai, hal itu
dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan.
Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan pengambilan keputusan
terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan.
•
M emeriksa pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan oleh pihak
konstruksi.
•
M emeriksa kegiatan testing hingga pekerjaan layak disebut selesai
dan diterima oleh klien.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Operasi.
h) M anajer Pengadaan (Procurement Manager)
•
M enentukan barang-barang yang layak dibeli oleh suatu proyek.
•
Bertanggung jawab dalam keperluan kantor dan pengadaan bahan
bahan baku yang ada di lapangan.

11. 55
•
M enangani masalah tentang pendanaan dalam pengadaan logistik
suatu konstruksi. Dalam hal pembayaran pengadaan material,
peminjaman atau pembelian.
•
M engatur distribusi material secara merata kepada bagian proyek
yang membutuhkan dan menetapkan rencana angsuran di bagian
pengadaan.
•
M emberikan alternatif kepada M anajer Proyek ataupun M anajer
Teknik (Engineering Manager) barang-barang yang bisa dipakai.
•
M engkoordinir penawaran kepada vendor atas suatu barang dan
pencarian barang dengan harga murah dengan kualitas yang
memenuhi syarat.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Operasi.
i) M anajer Proyek (Project Manager)
•
M enentukan perihal barang apa saja yang akan dibeli oleh suatu
proyek.
•
M enentukan kapan suatu pekerjaan dalam suatu proyek mulai
dikerjakan.
•
M enentukan personil kunci dalam suatu proyek.
•
M erumuskan metode konstruksi, menghitung volume pekerjaan dan
menyiapkan data untuk evaluasi pelaksanaan proyek, mutu dan
biaya.

12. 56
•
M enafsir dan menetapkan jumlah dan biaya, kualitas bahan dan
upah yang dibutuhkan untuk mendirikan sebuah bangunan dan
memberi nasihat biaya pada klien, mempersiapkan keterangan,
kuantitas
dan
dokumen
kontrak serta menetapkan
gambar
konstruksi.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertangung jawab langsung kepada
Direktur Operasi.
j) M anajer Teknik (Engineering Manager)
•
M enangani, mengatur, mengkoordirnir pekerjaan dan hal teknis di
suatu tempat konstruksi atau lapangan.
•
M emimpin departemennya dalam menangani suatu proyek, baik
untuk perhitungan maupun dalam pemilihan peralatan teknis hingga
layak untuk digunakan.
•
M emimpin departemennya dalam menangani suatu tender.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Operasi.
k) M anajer Pemasaran (M arketing M anager)
•
M encari order atau proyek yang akan ditenderkan.
•
M enyusun suatu proposal dalam tender.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Operasi.

13. 57
l) M anajer Personalia (HRD)
•
M emimpin departemennya dalam menangani segala masalah
pekerja.
•
M emimpin kegiatan sosial dan training bila diadakan oleh
perusahaan.
•
M elaksanakan tata usaha kepegawaian yang meliputi seleksi
penerimaan, pengangkatan, penggajian, dan pemberhentian pegawai
dan memeriksa laporan kepegawaian perusahaan secara berkala.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, bertanggung jawab langsung
kepada Direktur Umum.
m) M anajer Lapangan (Site Manager)
•
M engkoordinir masalah logistik, masalah teknikal dan ketenagakerjaan di lapangan.
•
M engatur pekerjaan proyek konstruksi di lapangan dan membawahi
para staff, tenaga ahli, supervisor ataupun superintendant baik
dalam bidang teknik sipil, mekanikal dan elektrikal, piping, dan
sebagainya yang meliputi instalasi, pengaturan, pengamanan dalam
hal pemasangan, pengaturan instrumen, tata lingkungan, dan
sebagainya.

14. 58
•
Bertanggung jawab dalam semua pekerjaan di lapangan atau lokasi
proyek seperti mengawasi pekerjaan yang ada di lapangan,
melakukan pemeriksaan di lapangan secara berkala, mengatur
mobilisasi dan pending item, serta menata tenaga kerja di lapangan.
•
Dalam melaksanakan tugasnya, M anajer Lapangan bertanggung
jawab langsung kepada M anajer Proyek.
Selain para personil manajer yang mewakili bagian-bagian inti dalam PT.
Sumber Rejeki Pramesti, beberapa personil lain yaitu :
Engineering Staff Drafter bertugas merancang konsep
atau
rancangan gambar untuk konstruksi.
Superintendant atau Supervisor bertugas di tingkat pelaksanaan
suatu proyek di bagian-bagian tertentu dan bertanggung jawab atas
pekerjaan karyawan secara tepat dan efisien sesuai dengan tugas
yang ditentukan oleh atasannya. Di bawah supervisor ini dapat
berupa sub-kontraktor pekerjaan tertentu atau juga mandor.
M andor (Foreman) bertugas mendatangkan sejumlah tenaga kerja
sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang
kayu, besi batu dan memimpin serta mengawasi pekerjaan mereka.
M andor tidak ada hubungan ikatan kerja dengan kontraktor dan
tidak pada hubungan tanggungjawab yang kokoh, tetapi lebih pada
ketergantungan yang bersifat sangat sederhana dari proyek ke
proyek.

15. 59
Tenaga Kerja (Helper) melakukan suatu pekerjaan dari tingkat yang
terendah yaitu kuli bangunan sampai pada level tertinggi seperti
kontraktor.
3.5 Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan
3.5.1 Proses Tender
Gambar 3.2 Proses Tender
Proses bisnis yang sedang berjalan mengenai pengadaan jasa
konstruksi pada PT Sumber Rejeki Pramesti dimulai dengan upaya
Bagian Pemasaran PT. Sumber Rejeki Pramesti dalam mencari
pengumuman
mengenai
tender
diumumkan oleh Owner.
(biasanya
melalui
koran)
yang

16. 60
Setelah
informasi
tender
diperoleh,
Bagian
Pemasaran
akan
menginformasikan ke Bagian Proyek yang ditunjuk sebagai Estimator
untuk melakukan perhitungan harga proyek dan hasil perhitungan
tersebut
diserahkan
pertimbangan
untuk
kepada
Bagian
menyiapkan
Pemasaran
dokumen.
sebagai
Selanjutnya
bahan
Bagian
Pemasaran akan menyiapkan dokumen – dokumen administrasi dan
dokumen penawaran harga yang akan diserahkan kepada panitia lelang
untuk dikoreksi dan biasanya jangka waktu untuk pra-kualifikasi yaitu 1
– 2 minggu dan jangka waktu pasca-kualifikasi biasanya 1 - 1,5 bulan.
Apabila informasi mengenai pemenang tender jatuh pada PT. Sumber
Rejeki Pramesti, maka panitia lelang akan mengirimkan
Pemberitahuan
Pemenang
Tender
kepada
Bagian
Surat
Pemasaran.
Selanjutnya, PT. Sumber Rejeki Pramesti akan mengadakan perjanjian
kontrak dengan Owner dimana dalam dokumen perjanjian kontrak
tersebut pada umumnya berisi rincian detail kontrak yang terdiri dari
lingkup pekerjaan, spesifikasi, metode pelaksanaan, jadwal waktu dan
kualitas, prosedur pengukuran, ketentuan pembayaran, dan berbagai
garansi. Hubungan kontrak antara pihak Owner dan Kontraktor ini
dilandasi oleh Surat Perjanjian Kontrak Kerja. Surat Perjanjian Kontrak
Kerja adalah surat yang berisi tentang kesepakatan bersama antara pihak
Owner dan Kontraktor, yang bertujuan mengikat kedua belah pihak
secara hukum. Kedua belah pihak yang terikat dalam kesepakatan ini

17. 61
harus tunduk dan patuh dalam melaksanakan syarat-syarat yang
tercantum.
3.5.2
Proses Pengadaan Material (Procurement)
$
Gambar 3.3 Proses Pengadaan M aterial (Procurement)
Proses pengadaan bahan dan material dimulai ketika ada
permintaan pembelian dari bagian di perusahaan yang membutuhkan baik
di kantor maupun di lapangan untuk keperluan pelaksanaan proyek.
Formulir Permintaan Pembelian dibuat oleh bagian yang membutuhkan
dan dikirimkan ke Bagian Pengadaan (Procurement) untuk diproses.
Bagian Pengadaan setelah menerima Formulir Permintaan Pembelian
akan melakukan pemilihan Supplier yang sesuai dengan kriteria
perusahaan. Setelah Supplier ditetapkan, Bagian Pengadaan akan
membuat Formulir Pesanan Pembelian dan dikirimkan ke Supplier.

18. 62
Setelah barang beserta Faktur Pembelian diterima dari Supplier, Bagian
Pengadaan akan mencocokkan barang dan Faktur Pembelian tersebut
dengan Formulir Pesanan Pembelian. Jika sudah sesuai, Bagian
Pengadaan akan membuat Bukti Barang M asuk, dan mengirimkan copy
atas Faktur Pembelian ke Bagian Keuangan. Kemudian, Bagian
Pengadaan akan mengarsip dokumen yang bersangkutan (Formulir
Pesanan Pembelian, Bukti Barang M asuk) dan mendistribusikan material
ke bagian yang membutuhkan. Bagian Keuangan akan membuat Bukti
Kas Keluar dan melakukan pembayaran ke Supplier sesuai jatuh tempo
pembayaran yang tertera di Faktur Pembelian. Pihak supplier kemudian
akan mengirimkan kuitansi pembayaran yang disertai dengan cap lunas
ke Bagian Keuangan.

19. 63
3.5.3
Proses Pengadaan Tenaga Kerja (Helper)
Gambar 3.4 Proses Pengadaan Tenaga Kerja (Helper)
Proses pengadaan tenaga kerja (outsourcing) untuk proyek
dimulai ketika ada Surat Permintaan Pengadaan Jasa Pekerja dari Bagian
Proyek yang diterima oleh Bagian Personalia (HRD). Lalu, Bagian HRD
akan menyeleksi dan menghubungi pihak perusahaan penyedia jasa
pekerja (outsourcing / labour supply) untuk mengadakan perjanjian
hubungan kerja. Setelah ada konfirmasi dari pihak outsource, dari pihak
outsource akan membuat Surat Perjanjian Penyediaan Jasa Pekerja yang
berisi uraian mengenai hubungan kerja, jangka waktu kontrak, syaratsyarat kerja, tanggung jawab, dan sebagainya kepada Bagian HRD.
Pembayaran untuk penyediaan jasa pekerja dilakukan ketika pihak HRD
menerima surat tagihan dari pihak Outsource. Lalu, Bagian HRD akan
mengkonfirmasi Bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran dengan

20. 64
menyertakan surat tagihan tersebut. Bagian Keuangan kemudian akan
membuat Bukti Kas Keluar dan melakukan pembayaran kepada Pihak
Outsource. Setelah menerima pembayaran, Pihak Outsource akan
membuat kuitansi pembayaran yang dikirimkan ke Bagian Keuangan.

21. 65
3.5.4
Proses Penyewaan Alat Berat
Gambar 3.5 Proses Penyewaan Alat Berat

22. 66
Proses penyewaan alat berat dimulai pada saat Bagian Teknik
(Engineering) membuat Surat Izin Penggunaan Alat Berat, dan
dikirimkan ke Bagian Proyek untuk diperiksa kebutuhannya.
Dari Bagian Proyek, Copy Surat Izin Penggunaan Alat Berat akan
dikirimkan ke Bagian Pengadaan (Procurement) untuk memproses
penyewaan alat berat. Bagian Pengadaan akan membuat Formulir
Penyewaan Alat Berat yang dikirimkan kepada Penyedia Sewa Alat
Berat. Setelah itu, Pihak Penyewa akan membuat Surat Perjanjian Sewa
Alat Berat yang akan ditandatangani oleh M anajer Pengadaan.
Kemudian, Pihak Penyewa akan mengirimkan alat berat beserta Bukti
Pengiriman ke Bagian Proyek yang membutuhkan. Oleh Bagian Proyek,
Bukti Pengiriman
tersebut akan dicocokkan dengan
Surat Izin
Penggunaan Alat Berat. Jika sesuai, Bukti Pengiriman tersebut akan
diberikan kepada Bagian Pengadaan untuk diarsip. Pembayaran sewa alat
berat dilakukan pada saat jatuh tempo pembayaran sewa sesuai yang
tercantum pada Surat Perjanjian Sewa Alat Berat. Saat jatuh tempo tiba,
Penyedia Jasa Alat Berat akan mengirimkan Surat Tagihan kepada
Bagian Pengadaan dan oleh Bagian Pengadaan, Surat Tagihan tersebut
akan diteruskan kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan
membuat Bukti Kas Keluar dan melakukan pembayaran kepada Pihak
Penyewa.
Setelah
menerima pembayaran,
Pihak
Penyewa akan
memberikan Kuitansi Pembayaran kepada Bagian Keuangan untuk
diarsip.

23. 67
3.5.5
Proses Pengerjaan Proyek
Gambar 3.6 Proses Pengerjaan Proyek
Berdasarkan kontrak kerja, Bagian Proyek akan membuat target
pelaksanaan proyek secara harian, mingguan dan bulanan yang akan
diserahkan ke Bagian Teknik sebagai instruksi dan panduan untuk target
pengerjaan proyek. Selama pengerjaan proyek, Bagian Teknik membuat
Laporan Pengerjaan Konstruksi secara harian, mingguan dan bulanan.
Sementara itu, Bagian Kontrol (QA/QC) mengawasi jalannya pekerjaan
proyek dan melaporkan hasil inspeksi tersebut yang dicatat ke dalam
Laporan Inspeksi secara harian, mingguan dan bulanan. Laporan
Pengerjaan Konstruksi oleh Bagian Teknik beserta Laporan Inspeksi oleh

24. 68
Bagian Kontrol akan diserahkan ke Bagian Proyek untuk dievaluasi
kesesuaiannya dengan target pelaksanaan proyek.
Lalu, setiap bulannya Bagian Proyek akan membuat Laporan Bulanan
Proyek sebagai review hasil pengerjaan proyek. Copy dari Laporan
Bulanan Proyek tersebut akan dikirim ke Bagian Keuangan untuk
disertakan dalam surat tagihan pembayaran angsuran proyek.
3.5.6
Proses Penerimaan Pembayaran Proyek
Gambar 3.7 Proses Penerimaan Pembayaran Proyek
Berdasarkan syarat pembayaran (terima-jadi) yang tertera di Surat
Perjanjian Kontrak Kerja, Bagian Keuangan akan menerima pembayaran
dari pihak Owner yang dilakukan dengan sistem angsuran. Pembayaran

25. 69
angsuran akan diterima secara bertahap pada saat jatuh tempo
pembayaran tiba.
Pembayaran dimulai ketika Pihak Owner menerima Rekap Laporan
Pekerjaan Proyek beserta surat tagihan yang berisi jumlah harga angsuran
yang harus dibayar. Lalu, pihak Owner akan membayar sesuai jumlah
yang diminta kepada Bagian Keuangan dengan menyertakan Bukti
Transfer Pembayaran. Bagian Keuangan setelah menerima Bukti Transfer
akan mengecek bilamana pembayaran sudah masuk ke kas perusahaan
serta dicek kesesuaiannya dengan surat tagihan. Jika sudah sesuai, Bagian
Keuangan akan membuat Bukti Kas M asuk dan Kuitansi Pembayaran.
Pihak Owner akan menerima Kuitansi Pembayaran yang berisi
keterangan bahwa pembayaran sudah diterima.
3.6 Analisis S WOT
Tujuan dari analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan
Ancaman) adalah agar perusahaan dapat mengidentifikasi strategi-strategi yang
sesuai, searah dan tepat dengan sumber daya dan kemampuan yang dibutuhkan
oleh lingkungan di mana perusahaan beroperasi. Hasil dari analisa SWOT ini
akan berguna dalam menentukan strategi bisnis perusahaan.
Berikut adalah analisa SWOT pada PT. Sumber Rejeki Pramesti :
a) Kekuatan
-
Sumber daya manusia yang handal dan sudah memiliki pengalaman
di bidang konstruksi.

26. 70
-
M emiliki partner usaha yang cukup luas (supplier, sub-kontraktor)
sehingga mempermudah jalur dalam mendapatkan sumber daya
baik itu bahan baku, material atau tenaga kerja cadangan bila
proyek sedang banyak.
-
Telah memiliki prosedur-prosedur konstruksi yang memadai dan
sesuai dengan standar dalam pembuatan konstruksi (sertifikasi
GAPENSI).
b) Kelemahan
-
Fasilitas pendukung yang tidak memadai seperti : penggunaan
komputer, database, program aplikasi dan kurangnya jaringan untuk
komunikasi seperti fasilitas internet dan layanan web (email) yang
menghambat fungsi pengolahan data dan komunikasi baik di kantor
maupun di lapangan.
-
Sistem
yang
digunakan
perusahaan
masih
bersifat
tradisional/manual.
-
Sistem informasi yang tidak terintegrasi memperlambat dalam
perolehan informasi, pengolahan informasi, pembuatan laporan, dan
pendistribusiannya.
-
Biaya bahan baku dan material yang relatif tinggi.
-
Peralatan konstruksi milik sendiri tidak lengkap sementara sulit
untuk
melakukan
peminjaman
atau
pembelian
di samping
pengeluaran dana yang tidak sedikit untuk disesuaikan dengan
anggaran perusahaan.

27. 71
-
Kurangnya pekerja yang handal di bidang-bidang khusus,
mengingat banyaknya pekerja yang merangkap untuk bagian-bagian
lain. Contohnya : bagian HRD juga merangkap sebagai bagian
administrasi kantor maupun lapangan, Bagian keuangan melakukan
tugas akuntansi dan pembukuan, Teknisi mekanik terkadang
merangkap di bagian instrumen dan elektrikal ketika banyaknya
proyek di saat bersamaan, dan sebagainya.
-
Keperluan proyek yang terkadang tidak jelas dan berubah-ubah
menyebabkan sulitnya memperhitungkan estimasi biaya dan
anggaran secara nyata.
c) Peluang
-
Klien cukup banyak sehingga tender yang bisa diikuti cukup
banyak, sehingga memungkinkan untuk mendapatkan proyek secara
berkesinambungan.
-
Proyek yang banyak meningkatkan jumlah pekerjaan sehingga
menambah lowongan pekerjaan bagi karyawan dan pekerja menjadi
tidak menganggur di samping dapat menambah pengalaman dan
meningkatkan skill mereka.
-
Pekerjaan di bidang konstruksi sedang booming. Hal ini dapat
diketahui dari banyaknya investasi dan permintaan perbaikan
maupun pembangunan untuk gedung, perkantoran, pemukiman,

28. 72
pusat perbelanjaan, jalanan, dan sebagainya baik itu investasi
swasta lokal, domestik, asing maupun dari kalangan pemerintah.
d) Ancaman
-
Semakin banyak kompetitor bermunculan di bidang konstruksi.
-
Banyaknya proyek di luar negeri yang menjanjikan kompensasi
yang lebih baik membuat kesulitan dalam merekrut personil atau
tenaga kerja yang handal.
-
Keharusan menggunakan merek tertentu dalam pemilihan peralatan
maupun bahan apalagi klien yang cenderung mengabaikan saran
dari pihak kontraktor, sementara stok di pasar mungkin terbatas
dengan supplier yang terbatas dan harga yang tinggi.
-
Kemampuan dari kompetitor lain yang semakin tinggi dan
kebutuhan dari klien menuntut perusahaan untuk melakukan inovasi
dan mengikuti tren sistem dan teknologi yang baru.
3.7 S trategi Matriks S WOT
Tabel 3.1 Strategi M atriks SWOT
Strength – S
Weak – W
1. Sumber daya manusia yang
1. Fasilitas pendukung yang tidak
memiliki pengalaman di bidang
memadai.
konstruksi.
2.
2. Memiliki partner usaha yang
Sistem
perusahaan
yang
masih
digunakan
bersi fat

29. 73
cukup luas agar mempermudah
jalur
dalam
tradisional/manual.
mendapatkan
3. Sistem informasi yang tidak
berbagai sumber daya.
terintegrasi.
3.
Telah
memiliki
prosedur4. Biaya bahan baku dan material
prosedur pengerj aan konstruksi
yang relati f tinggi.
yang
sesuai
dengan
standar
(GAPENSI).
5. Peralatan konstruksi milik
sendiri tidak lengkap.
6. Kurangnya pekerja yang
handal di bidang khusus.
7. Keperluan proyek yang sering
berubah
menyulitkan
estimasi
biaya.
Opportunities – O
SO Strategies
1. Klien cukup banyak s ehingga
1. Pertahankan aset SDM yang
1.
tender yang bisa diikuti cukup
berpengalaman.
pendukung seperti : hardware,
banyak.
WO Strategies
Menambah
fasilitas
software / aplikasi, network,
2. Partner yang luas dan tepat
database.
2. Pekerjaan di sektor konstruksi
harus dijaga hubungannya.
sedang booming hingga tender
2.
Penerapan
banyak.
efektif
untuk
sistem
yang
menunjang
operasional perusahaan.
3.
Proyek
yang
banyak
meningkatkan jumlah pekerj aan
3. Membuat perencanaan yang
dan lowongan pekerjaan.
baik
untuk
kesalahan,
menghindari
didukung dengan
SDM dan sistem aplikasi yang

30. 74
memadai.
4.
Penggunaan
bahan
dan
material secara efisien.
5.
Melengkapi
peralatan
konstruksi untuk mengantisipasi
pekerjaan
di
lapangan
yang
banyak.
6. Memperkerjakan pekerja yang
handal di bidang-bidang tertentu.
Threat – T
1.
Semakin
ST Strategies
1. Selalu menjaga mutu dan
1.
kualitas kerja untuk menghadapi
pelayanan terhadap klien dan
bidang konstruksi.
persaingan yang ketat.
meningkatkan kualitas kinerja.
2. Banyaknya proyek asing atau
2.
di luar negeri yang menjanjikan
pengerjaan
kompensasi
yang
dipertahankan
membuat
kesulitan
kompetitor
banyaknya
WT Strategies
bermunculan
l ebih
di
baik
dalam
Prosedur
Keharus an
menggunakan
equipment dan materi al dengan
merek tertentu.
4. Kemampuan dari kompetitor
lain dan kebutuhan klien yang
semakin
tinggi
prosedur
konstruksi
dan
menuntut
harus
dijal ankan
sesuai standar Internasional.
merekrut personil yang handal.
3.
-
2.
Mempertah ankan
Mempertahankan
mutu
pas ar
dengan melakukan inovasi yang
berkesinambungan
mengikuti tren pasar.
dan
selalu

31. 75
perusahaan melakukan inovasi.
PT. Sumber Rejeki Pramesti memiliki kombinasi strategi yang harus
diambil, yang merupakan kombinasi dari kekuatan dan peluang, kekuatan dan
ancaman, kelemahan dan peluang, serta kelemahan dan ancaman. Atau biasa
disebut dengan strategi SO, Strategi WO, Strategi ST, Strategi WT.
Berdasarkan hasil dari analisa tersebut, maka strategi WO lebih
difokuskan karena terkait dengan masalah perusahaan yang berorientasi terhadap
penggunaan IT. Strategi WO yang menjadi fokus antara lain :
o Penambahan fasilitas pendukung seperti : hardware, software / aplikasi,
network, database.
o Penerapan sistem yang efektif untuk menunjang kegiatan operasional
perusahaan.
o Perencanaan yang baik untuk menghindari kesalahan, didukung dengan
SDM dan sistem aplikasi yang memadai.
3.8 Analisis Masalah dan Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi PT. Sumber Rejeki Pramesti terkait masalah
operasional teknisnya adalah:
•
Sumber informasi yang kurang dalam memperoleh informasi seperti
informasi mengenai tender.

32. 76
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan fasilitas pendukung (fasilitas
internet, layanan web) yang memadai sehingga menunjang kegiatan
operasionalnya dalam hal komunikasi, sharing file dan perolehan
informasi yang penting.
•
Tidak adanya teknologi informasi yang memadai sehingga data dan
informasi sulit di-maintain secara berkala.
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan teknologi informasi (hardware,
software,
network) yang memadai sehingga memudahkan
dalam
pengolahan data.
•
Penyimpanan dan pencarian untuk data yang jumlahnya banyak masih
menggunakan cara yang manual sehingga menghambat proses dan
memperlambat kinerja.
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan database untuk penyimpanan data
sehingga memudahkan dalam pencarian dan pengelompokkan data.
•
Peluang hilangnya data sangat besar. Data yang masih manual tidak
mempunyai back-up dan tidak adanya tempat penyimpanan seperti server
(database) sehingga sewaktu-waktu data dapat hilang dan data yang
penting harus dievaluasi dan dicatat ulang.
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan database management system
(DBM S) yang baik, yang dapat melakukan back-up data secara otomatis.
•
Tidak adanya pengawasan dan pengendalian yang jelas terhadap
pencatatan dokumen di tiap divisi yang dapat memicu adanya kesalahan
(human error) dan kecurangan.

33. 77
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan sistem aplikasi yang dapat
meningkatkan pengendalian dalam pemrosesan dokumen yaitu sistem
aplikasi yang dapat dikustomisasi sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan
perusahaan, contohnya : aplikasi yang dapat menyediakan fitur untuk
melakukan pembatalan Formulir Pesanan Pembelian yang telah dibuat.
•
Informasi yang tidak tersedia secara real time menyebabkan keterlambatan
dalam pembuatan laporan dan pengambilan keputusan.
Kebutuhan : Informasi secara real-time dibutuhkan perusahaan untuk
mendukung transparansi dan mempercepat perolehan informasi bagi divisi
yang membutuhkan.
•
Sistem perusahaan yang masih manual menyebabkan keamanan data
kurang terjamin.
Kebutuhan : Dalam hal ini, diperlukan suatu sistem yang dapat
menyediakan validasi username dan password untuk mengantisipasi
pengaksesan data oleh pihak yang tidak memiliki hak atas otorisasi
tersebut.
•
Sistem operasional yang masih berbentuk dokumen membutuhkan biaya
operasional yang tinggi.
Kebutuhan : Perusahaan memerlukan program aplikasi yang dapat
melakukan pemrosesan data dan informasi secara otomatis.
•
Tidak terintegrasinya data dan informasi dari setiap divisi sehingga
memperlambat dalam pengolahan dan pendistribusian informasi.

34. 78
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat
mengintegrasikan divisi-divisi yang ada di dalam perusahaan, sehingga
pencatatan data hanya dilakukan sekali saja, dan divisi lainnya dapat
mengakses data tersebut sesuai kebutuhan dan hak akses yang telah
ditentukan.
•
Tidak adanya prosedur penanganan proyek yang baik yang dapat
memenuhi kebutuhan proyek sepenuhnya contohnya: manajemen proyek
untuk perhitungan nilai proyek, serta jadwal pelaksanaan proyek.
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan aplikasi khusus di bidang
konstruksi yang menyediakan fitur untuk membantu dalam merencanakan
dan mengelola kegiatan yang berhubungan dengan proyek serta
mendorong terjadinya effisiensi dan benefit pada setiap tahapannya.
•
Prosedur pengadaan dan pengelolaan material masih manual sehingga
terkadang tidak sesuai dengan perencanaan proyek.
Kebutuhan : Perusahaan membutuhkan software khusus yang dapat
mengelola kegiatan logistik sehingga mampu menyediakan barang dengan
harga yang kompetitif, jumlah dan waktu yang tepat serta kualitas yang
sesuai untuk setiap proyek.
Dari masalah-masalah yang ada, perusahaan menyadari bahwa
sistem yang berjalan saat ini tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan
secara maksimal. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sebuah sistem
informasi terkomputerisasi yang terutama dapat menjadi solusi untuk
masalah dan kebutuhan perusahaan serta mendukung penyediaan

35. 79
informasi secara real-time dan terintegrasi dalam mendukung jalannya
proses bisnis.
Jika dikaji dari masalah yang ada, masalah perusahaan pada
umumnya terletak pada penanganan data transaksi proyek, pembuatan
laporan serta masalah perihal kebutuhan informasinya seperti masalah
tidak terintegrasinya data, tidak tersedianya informasi secara real-time,
dan sebagainya.
Dalam menjawab masalah dan kebutuhan perusahaan terkait
penggunaan IT tersebut, maka solusi IT yang dikaji dalam studi kelayakan
nantinya, diharapkan mampu menangani semua proses dan menyelesaikan
masalah-masalah yang ada serta aplikasi software yang dijadikan solusi
tersebut harus sesuai dengan posisi, kondisi serta kriteria yang diinginkan
perusahaan.
Dalam hal ini, perusahaan membutuhkan aplikasi software yang
selain
dapat
menutupi
kebutuhan
teknisnya,
perusahaan
juga
menginginkan software yang sesuai untuk kategori perusahaan menengah
ke atas di mana PT. Sumber Rejeki Pramesti adalah perusahaan dengan
kategori menengah ke atas yang memiliki omset ±50 miliar setahun dan
termasuk ke dalam kategori perusahaan konstruksi berkualifikasi ”Besar”
yaitu mampu mengerjakan proyek di atas Rp. 10 milyar s/d tak terbatas.
(sertifikasi dari Badan GAPENSI).
Dengan demikian, salah satu aplikasi yang dapat dijadikan solusi
tepat bagi perusahaan yaitu dengan menerapkan penggunaan software

36. 80
ERP karena penggunaan ERP memang ditujukan untuk perusahaan yang
menengah ke atas di samping kemampuan teknisnya yang bisa membawa
manfaat
lebih
kepada perusahaan.
Untuk
keunggulan
teknisnya,
penggunaan ERP memberikan keuntungan bagi perusahaan yaitu berupa
peningkatan profit dan pengurangan anggaran operasional secara
maksimal, dengan demikian biaya proyek dapat ditekan dan pada
gilirannya pangsa pasar dapat ditingkatkan secara signifikan. Dalam hal
ini, perusahaan juga dapat memperoleh manfaat lain yaitu, menghemat
waktu untuk pekerjaan administrasi, dan tidak perlu membuat laporan
secara manual, selain itu perusahaan dapat selalu melakukan kontrol pada
setiap proses bisnisnya, serta manfaat yang terpenting adalah adanya
integrasi data yang bersifat menyeluruh antar-divisi dan real-time.
Dalam hal ini, perusahaan tertarik untuk menerapkan sistem ERP
dan dengan demikian, diusulkan beberapa alternatif software yang sesuai
dengan hasil analisa di atas yaitu Software Siap Kontraktor dan Software
Microsoft Dynamic SL. Adapun yang mendasari pertimbangan ini adalah
dikarenakan kedua software ini menyediakan solusi yang paling dapat
memberikan cakupan yang paling luas bagi perusahaan yang memiliki
penghasilan menengah ke atas. Dengan memiliki sistem ini juga dapat
membantu perkembangan bisnis perusahaan ke arah yang lebih baik.
Namun, perusahaan dalam menerapkan ERP tidak sembarangan,
perusahaan membutuhkan beberapa pertimbangan. Salah satunya adalah
dengan cara melakukan studi kelayakan terhadap kedua software ERP

37. 81
yang dijadikan alternatif. Oleh karena itu, dalam pembahasan berikutnya
akan dilakukan analisa lebih lanjut mengenai kelayakan kedua software
tersebut dalam menjawab masalah dan kebutuhan perusahaan dari segi
kebutuhan dan finansial perusahaan.