Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati, recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. La gestione elettronica dei documenti offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo tangibile ed altri, invece, di natura intangibile. La somma dei benefici determina per l’azienda la possibilità di perseguire al meglio il proprio business. Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione documentale può apportare all’azienda, occorre quindi intraprendere un corretto percorso di valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.

1. 09
26 settembre 2009
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Quaderni
Le sfide della gestione
elettronica dei documenti
Contenuti:
Premessa
Strategia di attacco
Convinzione e sponsor aziendale
Individuazione precisa delle esigenze
Comprendere e utilizzare esempi di successo
simili
Procedere con progetti pilota
Il metodo e le “best practices”
e
Premessa
E’ evidente a tutti come, oggi, in ogni attività umana ed in particolare di business,
siano generate enormi quantità di informazioni e documenti, spesso in formati anche
molto diversi tra loro.
Anche le aziende di piccola o media dimensione devono quotidianamente
La gestione confrontarsi con un grande numero di documenti che devono essere archiviati,
recuperati e condivisi durante lo svolgimento della propria attività. Il flusso dei
documentale: documenti e delle informazioni da essi recate assume spesso i connotati di un
un’opportunità percorso lungo, ed a volte tortuoso, che si sviluppa dalla fonte alla destinazione,
passando attraverso numerosi intermediari. In assenza di uno strumento che
spesso consenta di gestire per i documenti il “workflow”, la versine, lo stato e la scrivania su
“dimenticata” cui cui si trovano, il rischio è spesso quello di perdersi in ricerche estenuanti su
caselle di posta elettronica, server aziendali, cartelle di sistema, raccoglitori cartacei,
telefonate a colleghi.
Naturalmente quando dei documenti non vengono facilmente e rapidamente reperiti,
non sono solo i singoli ed i gruppi di lavoro direttamente interessati a risentirne, ma è
l’intera azienda che subisce un danno, a volte anche grave. Infatti la legislazione di
ogni paese, ed anche quella italiana, impone da tempo di rispettare regole ben
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2. precise nel trattamento dei dati e dei documenti, al fine di garantire la privacy, per non
creare danno ai propri clienti, partner e collaboratori, per garantire uno stato di qualità
per la propria organizzazione.
In ogni caso ognuno di noi sa quanto
possa essere grande la frustrazione del
condividere documenti con i colleghi.
Senza un adeguato sistema di raccolta e
gestione, i documenti sono normalmente
archiviati su singoli computer, server,
caselle di posta elettronica e, nel caso dei
documenti cartacei, in raccoglitori
ingombranti e difficili da gestire. Peggio
ancora, a volte accade che quando un
collaboratore lascia l’azienda, i documenti,
La gestione le informazioni e di conseguenza la
documentale conoscenza correlata si perdono
parzialmente o completamente con lui, per
consente la la difficoltà di recuperare e correlare tutto il
riduzione della materiale documentale prodotto nel corso
proliferazione degli anni.
incontrollata dei Un sistema di gestione documentale è inoltre uno strumento in grado di contribuire
documenti alla riduzione della proliferazione incontrollata di documenti.
Tuttavia, oggigiorno, il clima economico in cui le aziende vivono, la ristrettezza dei
budget e le crescenti pressioni sostenute dall’ambiente, rischiano di far passare in
secondo piano queste importanti esigenze.
In queste pagine si cercherà di analizzare, brevemente, alcuni dei benefici tangibili ed
intangibili dell’introduzione di un sistema di gestione documentale, cercando anche di
indicare una serie di concrete strategie per la sua valutazione, la scelta e
l’avviamento.
Compito dell’ingegnere dell’informazione, a supporto dell’azienda e per l’azienda, è
quello di mantenere ben presenti questi aspetti, correlarli direttamente alle esigenze
pratiche dell’organizzazione, agendo nel completo interesse dell’impresa e nella piena
indipendenza dalle pressioni esercitate dalle società commerciali che propongono sul
mercato le diverse soluzioni.
La gestione elettronica dei documenti è considerata parte del più ampio settore dell’
Catturare, “Enterprise Content Management” (ECM), la cui ormai consolidata definizione può
essere tradotta in italiano come “strategie, metodi e strumenti utilizzati per catturare,
gestire, gestire, archiviare, preservare, distribuire e condividere documenti, mantenedoli
archiviare, anche correlati ai processi aziendali in cui vengono impiegati”.
preservare,
distribuire e
condividere
documenti in
relazione ai
processi
aziendali La gestione elettronica dei documenti, nel ricadere all’interno di questa definizione,
offre alle organizzazioni un’ampia varietà di benefici, alcuni quantificabili in modo
tangibile ed altri, invece, di natura intangibile.
La valutazione e la scelta di una sistema di gestione documentale comporta pertanto
una precisa comprensione, valutazione e misura di tutti i benefici tangibili ed
intangibili.
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© ing. Roberto Gallerani

3. Tangibili Intangibili
Incremento della produttività Il riuso di contenuti pre-esistenti, permette
attraverso l’accesso e la di risparmiare tempo, riduce gli errori e
disponibilità più rapida dei favorisce una standardizzazione in grado,
documenti e la riduzione della tra l’altro, di migliorare l’immagine ed il
gestione della carta posizionamento aziendale
Riduzione dei costi legata Aumento della qualità dei documenti e dei
all’introduzione ed all’utilizzo di loro contenuti attraverso l’adozione di
percorsi di workflow dei documenti processi di firma digitale, gestione dello
stato e della versione dei documenti
(gestione del ciclo di vita dei documenti)
Riduzione del rischio di non essere Drastico aumento della soddisfazione,
aderenti alle normative nazionali nell’accesso e uso dei documenti, per
per la corretta gestione delle clienti, partner e collaboratori, attraverso il
Benefici informazioni e dei documenti concetto dell’ “avere quanto serve quando
tangibili ed serve”
intangibili Maggiore rapidità nel ritorno in Riduzione dell’uso della posta elettronica
produzione a seguito di disastri o come strumento continuo di invio ed
cadute di sistema archiviazione personale di documenti
Riduzione dei costi per la drastica Consolidamento della conoscenza
riduzione delle necessità di aziendale, derivata da informazione e
mantenimento e gestione della documenti, in un sistema centrale di
carta impresa
Eliminazione dei costi relativi alla Miglioramento dei servizi offerti dall’azienda
gestione dei documenti perduti attraverso il più agevole, rapido ed
accurato accesso a documenti e
informazioni
Accesso anche remoto ai Incremento del livello di controllo e di
documenti, sicuro e controllato, sicurezza nella gestione delle informazioni e
attraverso internet, documenti (password, cifratura, ecc.).
indipendentemente da dove è
collocato l’interessato (cliente,
partner, collaboratore, ecc)
La somma dei benefici elencati determina per l’azienda la possibilità di perseguire al
meglio il proprio business.
Le iniziative di successo richiedono però un team di progetto con delle competenze e
il tempo per raccogliere, analizzare e valutare le esigenze di tutti i soggetti, interni ed
esterni, coinvolti nell’utilizzo dei differenti tipi di documenti. Un approccio alla gestione
dei documenti, che si sviluppi a partire dal contesto di business ed attività quotidiana
dell’azienda, è alla base della determinazione finale del “necessario e sufficiente” per
l’azienda nel suo oggi e per il suo prossimo futuro.
Una volta condivisi il significato e la validità dei benefici che un sistema di gestione
documentale può apportare all’azienda, occorre intraprendere un corretto percorso di
L’importanza valutazione della scelta migliore per le proprie esigenze presenti e future.
del modo di
procedere Strategia di attacco
nell’innovare
1 Convinzione e sponsor aziendale
2 Individuazione precisa delle esigenze
3 Comprendere e utilizzare esempi di successo simili
4 Dimostrare sin dall’inizio i vantaggi con dei risultati
5 Grande attenzione al metodo (“best practices”)
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© ing. Roberto Gallerani

4. Convinzione e sponsor aziendale
Un forte mandato aziendale è cruciale per ogni progetto di trasformazione dei
processi aziendali. La gestione di un qualsiasi cambiamento non può avvenire con
successo senza un forte “sponsor aziendale”, il coinvolgimento del management ed
un’attenta ponderazione degli effetti e delle azioni necessarie sulla cultura aziendale.
In assenza di ciò il rischio di conflitto con la cultura aziendale, di un fallimento per
rigetto, sarebbe drasticamente maggiore.
Essenziali
Il mandato deve provenire
Un forte mandato chiaramente e direttamente
aziendale dalla proprietà, dal vertice
Il coinvolgimento del direttivo dell’impresa,
management indicando con precisione gli
obiettivi generali e le
Lo “sponsor“ qziendale aspettative. Il processo di
coinvolgimento deve
essere trasversale ai
diversi uffici, reparti o
dipartimenti aziendali, al
fine di promuovere
un’azione complessiva e
globale sull’azienda nella
sua interezza. Lo “sponsor
aziendale” deve incoraggiare la comunicazione e l’ascolto da parte dei diversi gruppi
di interesse al riguardo di bisogni, esigenze e richieste; inoltre deve sostenere
l’organizzazione, nelle sue diverse componenti coinvolte, al presentarsi di difficoltà o
dubbi durante il percorso.
Individuazione precisa delle esigenze
E’ necessario legare i benefici tangibili della gestione documentale con dei risultati
misurabili, e cercare di determinare dei metodi di misura indiretta dei benefici
intangibili. Prima di dare corso al progetto è importante identificare quali sono i più
importanti benefici che l’azienda si aspetta. Se tutti i benefici attesi fossero intangibili,
occorre mettere in preventivo delle maggiori difficoltà rispetto al caso in cui fossero in
combinazione con benefici tangibili. In generale si parte dal modo con cui l’azienda
misura i costi, i rischi e la produttività, integrando con metodi qualitativi per la parte
intangibile, cercando di qualificare complessivamente i risultati ottenibili. Per la
componente intangibile possono ad esempio essere utilizzati questionari per
Conoscere se confrontare le aspettattive delle risorse aziendali coinvolte in uno scenario pre e post
stessi cambiamento. In questa fase può essere utile raccogliere, sintetizzare e presentare
alcuni dati relativi al comportamento attuale
dell’organizzazione ed ai risultati, da confrontare con
l’ipotesi dei risultati attesi.
Questa fase è assai difficile per l’azienda in quanto i
processi sono complessi, i benefici sono difficili da
quantificare ed i dati sono difficili da trovare; tuttavia
senza un’attenta valutazione, le scelte successive
sarebbero basate su fondamenta assai deboli e
rischierebbero di portare inevitabilmente a scelte
affrettate o, peggio ancora, facilmente condizionabili
dagli interessi delle società commerciali.
Comprendere e utilizzare esempi di successo simili
Spesso è anche molto importante prendere in considerazione e riflettere sui casi di
successo e le testimonianze di altri soggetti indipendenti che hanno precedentemente
affrontato le stesse esigenze. Dedicare del tempo e delle risorse alla raccolta ed
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© ing. Roberto Gallerani

5. all’analisi di indicazioni derivanti da situazioni analoghe, parlare con persone di
imprese in settori simili che abbiano già affrontato lo stesso tipo di cambiamento,
possono costituire un importante fattore di forza per la
composizione delle esigenze e degli obiettivi. Vedere e
Conoscere capire come altre imprese abbiano operato e quali tipi di
anche le benefici e risultati stiano ottenendo, sono elementi in grado di
esperienze degli favorire le valutazioni e le decisioni.
altri In questa fase le informazioni possono esser ricavate da
“case studies” pubblicati su internet, da contatti diretti con
altre imprese e dall’esperienza di ingegneri dell’informazione
indipendenti dalle società commerciali.
Procedere con progetti pilota
Se si desidera essere sicuri di poter dimostrare il prima possibile il ritorno
dell’investimento, è opportuno operare attraverso la predisposizione di un sistema
pilota. Un sistema pilota non è una configurazione ridotta della azienda su cui fare
degli esperimenti, ma è un sottoinsieme
significativo per esigenze, tipi di documenti,
processi e criticità per il quale è possibile
immediatamente identificare, qualificare e
Procedere per misurare obiettivi e risultati. Il modo
migliore è quello di applicarsi sulle
gradi esigenze dell’azienda ma su scala ridotta in
anticipando i termini di volumi di documenti e risorse
risultati coinvolte, al fine di avvicinare, senza
perdita di qualità, il raggiungimento di una
prima serie di risultati, anche allo scopo di
alimentare la motivazione aziendale.
Il metodo e le “best practices”
Ogni azienda ha probabilmente avuto nel suo passato qualche brutta esperienza di
innovazione tecnologica, nella quale l’allungamento dei tempi, l’aumento dei costi e un
impatto sull’organizzazione non ben calcolato o gestito, hanno ridotto in misura più o
meno sensibile i risultati.
Nella maggior parte dei casi molti degli insuccessi
sono dipesi dal poco tempo dedicato,
dall’insufficienza delle risorse e delle competenze
disponibili, per il periodo di tempo di conduzione
Anche il metodo del progetto di innovazione. Occorre dedicare le
ed il modo di risorse giuste per il tempo necessario a
operare hanno comprendere la realtà, interpretare al meglio i
segnali di evoluzione dell’azienda e del mercato,
la loro senza ripetere gli errori del passato.
importanza
La continuità ed il conformismo talvolta impediscono di trovare la soluzione più
efficace ad un problema, perché, come diceva Albert Einstein, “Non si può risolvere
un problema con lo stesso pensiero che l’ha originato”; una dose di discontinuità
rispetto al pensiero dominante e l’utilizzo di ingegneri dell’informazione professionisti
per il periodo di conduzione del progotto, possono portare talvolta a soluzioni
innovative ed altamente competitive
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6. ing. Roberto Gallerani
a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:
Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:
• Gestione elettronica dei documenti
• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
• CRM: Customer Relationship Management
• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico
Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
e la “business continuity”:
• Architetture di elaborazione in cluster
• Virtualizzazione e consolidamento
• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS
Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:
• Electronic Document Management
• Product Data Management / Product Lifecycle Management
• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
• Gestione dei processi di formazione aziendali
Progetti speciali
• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile
Quaderni 09 26 SETTEMBRE 2009
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
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