2. توقعاتك من الربنامج
حدد ثالث ( أهداف / مهارات / نقاط حتسني) تود أن حتصل
عليها بنهاية الربنامج :
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
2
4. كني :
توقعات املشار
1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.
2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .
3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .
4. تطوير مهارات السكرتارية .
4
5. حماور الربنامج:
1. مقدمة عن السكرتارية .
• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )
1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .
2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .
3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.
•
5
(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )
7. ما رأيك يف تلك املقولة ؟
مديا اركت الناجح هو الذي يقوا باداء ما ال يقل
عق ......مق المسل اليومي لائيسه.
7
8. ما رأيك يف تلك املقولة ؟
لراء كل مااديااا ناج ا ااح س ا ااكات ناجح
8
9. ما رأيك يف تلك املقولة ؟
If you want to be a successful secretary, you
must have personal qualities and skills or have
the ability to acquire them.
9
10. ما رأيك يف تلك املقولة ؟
السكاتارية هي «ارنطقة الما لة» بني ارديا لموظفيه مق
جهة، لبني ارديا لمااجميه «اخلارجيني» مق جهة أخاى.
01
45. االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية
ا هداف العشر لاتصال اإلداري
6. متكني الماملني يف ارؤسسة مق التماف على ارسؤلليات كلة هلم .
ارو
7. تمايف اروظفني بالتمليسات ارتملقة باصوري تنفيذ األعساري لدلاعي تاجيلها
ال تمديل خطط التنفيذ
8. التماف على مدى تنفيذ ا عساري لارموقات ال تواجهها لسبل عالجها.
9. إجياد نوع مق التمالن بني ارؤسسة ل اجملتسع .
01.إقناع اروظفني بضالرة تطبيق اخلطط لالربامج لحتقيق األهداف .
54
46. االتصال الفعال .... ءريق قوتك ال اتية
عـ ـ ــوا ـق االتصــال الفعــال
ليُقصد هبا ارككالت ال حتد مق فاعلية االتصاري
1- ضعف ( اإلنصات ).
2- ا لفـ ـ ـ ـ ـ ـ ـ ــاظ
3- عوا ق لغـ ـ ـ ـ ــويــة
64
52. أهداف االجتماعات
1ـ ءرح املعلومات وتبادل ا فكار واآلرال هول موضوع االجتماع
2- مناقشة سياسة ءويلة ا جل
3- دراسة ظاهرة ما وحتديد أبعادها
4- االلتزام بواجب حمدد
5- دراسة موضوع مت ص
والوصول ة قرارات بشتنه
53. أهداف االجتماعات
6- تنمية وتعزيز عاقة العاملني باملن مة .
7ـ دراسة نتا ج أدال معني جلهة معينة يف وقت معني .
8- احلصول علت مساندة أو موافقة جتا املسالة .
9- التفاوض واملناقشة .
01- دراسة قضية متناعع عليها واللجول للتحكيم فيها .
55. انواع االجتماعات
اوال من حيث زمن انعقادها
2- اجتماعات طارئة
1- اجتماعات دورية
ثانيا من حيث المستوى
2- اجتماعات محلية
1- اجتماعات عالمية
ثالثا : من حيث حساسية الموضوعات
2- اجتماعات علنية
1- اجتماعت سرية
رابعا : من حيث الشكليات
2. اجتماعات غير رسمية
1. اجتماعات رسمية
56. مزايا االجتماعات
1ـ اتاحة الفرصة لجميع المشتركين فيها للتعبيرعن ارائهم
2- زيادة فهم كل مشترك وتقديره لحقيقة راي وموقف االخرين
3- الوصول الى قرارات على اساس كافي من الدراسة والمناقشة
4- الوصول الى قرارات تكون اكثر مراعاة لمصالح الجماعة
5- القرارات تكون بعيدة عن تاثير وتحكم السلطة او اصحاب المصالح الشخصية
6- القرارات التي تصدر تحوز الثقة ومن ثم التواجه مقاومة عند التنفيذ
57. عيوب االجتماعات
1ـ سيطرة بعض االفراد من خالل احتكارهم لمناقشات
2- قد التؤدي االجتماعات الى النتيجة المرجوة في حالة عدم وجوود رئيس لالجتماع
على مستوى مناسب من المهارة .
3- كثيرا ما تمثل القرارات التي تتخذ في االجتماعات الرأي الوسط .
4- تتأثر النتائج بحسن اختيار المشاركين وكذا التعاون واالنسجام بينهم .
5- - قد ياتي بعض األعضاء الى االجتماع وهم خالين الذهن عن الموضوعات موضع
المناقشة في االجتماع .
58. مقومات نجاح االجتماعات
1ـ اختيار الوقت والمكان المناسبين
2- توفير البيانات والمعلومات الكاملة
3- وضع خطة االجتماع
4-وضع الهدف من االجتماع وتحديده
59. مقومات نجاح االجتماعات
5- ان تتاح فرصة حق الرد على الرئيس .
6- تفادي انفراد الرئيس بكل السلطة
7- رئاسة فاعلة وقادرة على ادارة االجتماع بنجاح
8- اعداد جدول االجتماع قبل االنعقاد بفترة مناسبة
60. كني :
توقعات املشار
1. اخر ما وصل اليه العلم يف االجهزة املساعدة للسكرتري.
2. ماذا يدور االن يف السكرتارية .
3. ترتيب املهام للعمل بسهولة .
4. تطوير مهارات السكرتارية .
06
61. حماور الربنامج:
1. مقدمة عن السكرتارية .
• (مفاهيم ومقوالت – مفهوم السكرتارية – تعريف السكرتري – انواع السكرتارية )
1. مقومات السكرتري الناجح ومدير املكتب الفعال .
2. املهارات الواجب توافرها يف السكرتري ومدير املكتب .
3. أهم مسئوليات السكرتري ومدير املكتب.
•
16
(دور الس ــكرتري يف االجتماعات )
64. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
قبل االجتماع
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
حجز القاعة ال تقار االجتساع فيها.
توجيه الدعوة إىل كني يف االجتساع حلضوره.
اركار
إعداد كافة ارلفات ارتملقة بارواضيع اردرجة يف جدلري األعساري.
كني مبوعد االجتساع، لذلك قبل يوا مق انمقاده.
تذك اركار
التاكد مق نظافة القاعة ال سيمقد فيها االجتساع.
جتهيز القاعة باألدلات ارساعدة الال مة
تصسيم تو يع ارقاعد يف قاعة االجتساع.
لضع اسم اركرتك أماا اركان الذي سيجلس فيه على الطاللة.
65. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
قبل االجتماع
9. لضع ألراق لأقالا للكتابة على الطاللة أماا كل مقمد مق ارقاعد.
01.إعداد سجل احلضور.
11. تامني اراء لاراطبات لاألكوامل لارنافض.
21.لصق لرقة على بامل قاعة االجتساع، مكتومل عليها عبارة "اجتساع الاجاء
عدا ا عاج".
31. إعطاء التمليسات بمدا حتويل االتصاالت الواردة إىل كني، أثناء انمقاد
اركار
االجتساع، إال عند الضالرة القصوى.
41. استقباري لتوجيه كني لدى حضورهم إىل مكان االجتساع
اركار
66. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
أثنال االجتماع
1. ا لوس يف مكان مناس ميكنه مق االستساع إىل ما يقاري لتسجيل كافة
لقائع االجتساع.
2. متايا سجل احلضور على كني لالتاكد مق أن ا سيع قد لقع عليه.
اركار
3. تدليق اسم للظيفة كل شخص حضا االجتساع.
4. تدليق أمساء األشخاص الذيق تغيبوا عق حضور االجتساع، مع ذكا أعذار
هذا التغي (إذا لجدت).
5. تو يع كافة ارستندات لالوثائق الال مة على كني.
اركار
6. االستساع جيداً إىل ما جياي مق مناقكات، لاستيماهبا جيداً للتسكق مق
تسجيلها بككل سليم.
67. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
أثنال االجتماع
7. تدليق لقائع االجتساع باختصار ال خيل باكتساري اروضوع.
كني أثناء فرتة الااحة.
8. ا شااف على تقدمي الضيافة للسكار
9. تسجيل كافة ارقرتحات ال قدمها كون خالري االجتساع، لحتديد ما
اركار
إذا مت رفضها أل اعتسادها أل تاجيلها.
01.تدليق القاارات األساسية ارتخذه حافياً كسا لردت خالري ارناقكات.
11.تسجيل أمساء كني الذيق صوتوا مع أل ضد أي قاار مت اختاذه أل أي
اركار
ل
اقرتاح مت تقدميه، كذلك أمساء الذيق امتنموا عق التصويت لذلك لفقاً
لألنظسة ارتبمة يف هذا اجملاري.
21.تدليق أمساء كني الذيق كلت إليهم القياا مبهاا ممينة بمد االجتساع
أل
اركار
لتدليق هذه ارهاا بككل دقيق للاضح
68. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
بعد االجتماع
1.
2.
3.
4.
5.
6.
ماافقة الضيوف الذيق حضالا االجتساع إىل مدخل ارؤسسة.
عدا تاك أية لرقة على طاللة االجتساعات بمد مغادرة ا سيع.
مجع ارلفات لالوثائق لحمضا االجتساع لسجل احلضور، لحفظها يف مكان
آمق.
الطل إىل عامل النظافة بمد مغادرة ا سيع المسل على تنظيف غافة
االجتساع لالتاكد مق قيامه بذلك على أكسل لجه.
إعداد حمضا االجتساع النهائي لاحلصوري على توقيع رئيس االجتساع عليه،
لتصويا نسخ منه لتو يمها على األشخاص ارمنيني.
إعداد ارااسالت ال مت االتفاق على إعدادها خالري االجتساع.
69. مهام وواجبات السكرتري للتحضري لاجتماعات
بعد االجتماع
7. تسجيل أي موعد الجتساعات قادمة مت حتديدها خالري االجتساع، لذلك
يف كل مق مفكاته لمفكاة رئيس االجتساع، مبا يف ذلك موعد عقد
االجتساع ارقبل إذا ما مت حتديده.
8. فتح ملف لالجتساع ارقبل لالبدء بإعداد جدلله أعساله.
9. تذك األشخاص الذيق مت تكليفهم مبسؤللية القياا ببمض ارهاا أل متابمة
تنفيذ بمض القاارات، بالتزاماهتم هذه، لالتحقق دلرياً مق أن ذلك يتم لفقاً
را هو مقا
70. شركة /........................
اعداد جدول ا عمال
اإلدارة العامة للتشغيل والصيانة
جدول أعمال
لجنة التدريب الفني
اجتماع يوم 4 يناير 2102
الرقم
1-
2-
الموضوع
محضر االجتماع السابق
برنامج مهارات السكرتارية
3-
4-
حقيبة برنامج تنظيم االجتماعات
5-
خطة برنامج تنظيم المحفوظات
6-
المشاركون في برنامج السكرتارية
7-
8-
شبكة الحاسب اآللي
تجهيزات قاعة االجتماعات رقم (3)
9-
مهام سكرتير لجنة تطوير األعمال المكتبية
01-
07
اسكان المشاركين في البرامج التدريبية
ما يستجد من موضوعات وأعمال
71. مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار
الرؤسال
• طاعتهم لاحرتامهم لتنفيذ توجيهاهتم خاصة إذا كانت ال تتمارض
مع األنظسة لاللوائح
• ارهارة لاحلكسة يف اختيار األسالي ارناسبة للتمامل مع كل مديا.
فاسلومل التمامل مع ارديا ارتسلط خيتلف عق أسلومل التمامل مع
ارديا ارثايل. كسا أن أسلومل التمامل مع ارديا المدلاين خيتلف
عق أسلومل التمامل مع ارديا ارتداعي لهكذا
72. مهارات التعامل م الرؤسال والزمال والزوار
م الزمال
• التمامل مع ا سيع ليس بنفس الطايقة
• مهارات التواصل البناء .
• ممافة"أمناط الناس" : (المصيب/ االنبساطي/ ارتساد/
اراالغ/ ارنظم/ الفوضوي/ إخل..)
90. أهم أساليب هل املشكات
3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) Fishbone Diagram
2- اجتهد يف كتابة المناصا
األساسية اركونة أل ارؤثاة على ارنتج
أل اخلدمة مثل
09
91. أهم أساليب هل املشكات
3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) Fishbone Diagram
3- اكت كل األشياء ارؤثاة على كل سب مق األسبامل الائيسية. الحظ أنك تكت كل ما
هومؤثا يف هذا السب أل المنصا لال تستبمد أل تقيم أي شيء يف هذه اراحلة. ال هتسل أي
سب بغض النظا عق توقمك لمالقته بارككلة األصلية.
19
92. أهم أساليب هل املشكات
3- خريطة ا سباب والنتا ج ( اهليكل الع ما للسمكة ) Fishbone Diagram
رابعا: يتم حتليل كل األسبامل اردلنة يف ارخطط. بمض األسبامل ميكق استبمادها نتيجة لوجود
مملومات متاحة كد أن هذا السب غ موجود لدينا. البمض اآلخا قد حيتاج عسل فحوصات
تؤ
أل إجااءات للتاكد مق كون هذا السب حقيقي. لبالتايل فسننتهي ببمض األسبامل احملتسلة لبمد
الفحص لالقياسات نصل إىل سب أل أسبامل حقيقية
29
94. أهم أساليب هل املشكات
خريطة باريتو
• االقتصادي االيطايل باريتو - 6091 - 02% مق األفااد يستحوذلن على
08% مق الثالات يف بالده .
• جوران الباحث يف اري إدارة ا ودة - االً ألسع فلم يكسل االقتصاد
فقط بل مشل الكث مق ارناحي ل ينص ذلك اربدأ على أن 02% مق
األسبامل تؤدي إىل 08% مق النتائج .
49
95. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
ما هو التقرير؟
لعاء حيسل حقائق خاصة مبككلة ممينة ، تماض عاضا حتليليًا ، بطايقة مبسطة
ً
، مع ذكا االقرتاحات ال جي أن تتسكى مع النتائج ال مت التوصل إليها
بالبحث لالتحليل .
59
97. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
شروط التقرير الكتايب :
1.
2.
3.
4.
5.
79
جي ان يكون مكتوبًا بلغة لاضحة لمفهومة لسليسة، لخط مقالء ( إن مل
يكق مطبوعا).
ً
أن يمطى الوقت الال ا عداده لتنفيذه.
أن يقدا يف لقت مناس .
أن يكون شامالً.
أضف شالطا أخاى:
98. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
املهارة يف كتابة التقارير
مهارات يف كات التقايا نفسه تساعده على يادة فماليته، مثل:
1 – القدرة على التفك ارنطقي.
2 – القدرة على االستنتاج لالابط بني األمور.
3 – القدرة على التفس لتبسيط األفكار.
4 – القدرة على التمب لالصياغة، لاختيار األلفاظ لالتمب ات ارناسبة.
5 – التسكق مق قواعد اللغة لا مالء.
89
100. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
5.
6.
7.
8.
001
خطوات ةعداد التقرير
تنظيم احلقائق ال أسفات عنها األحباث لالدراسات السابق إجااؤها.
تفس احلقائق إذا كان التقايا تفس يًا.
إعداد ارسودة األلىل للتقايا.
لأخ ًا كتابة التقايا يف صورته النهائية، لحتاياه بمد إدخاري أل حذف
ارطلومل.
101. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
خطوات ةعداد التقرير
أوال: حتديد املشكلة أو املوضوع Defining the Problem
لالتحديد الدقيق رككلة أل موضوع التقايا يستلزا اتباع مايايت:
1- قااءة مستند التفويض بمناية.
2- إذا مل يكق مستند التفويض كافيًا عطاء صورة لاضحة عق اروضوع
ارطلومل إعداد تقايا بكانه، فيج على الكخص اركلف بإعداد التقايا
مناقكة الكخص الذي طل منه إعداد التقايا .
3- إذا كان موضوع التقايا يتطل ممافة متخصصة، فيج استكارة
ارتخصص ارناس داخل ارنكاة (كاستكارة أحد القانونيني أل ارهندسني).
101
102. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
خطوات ةعداد التقرير
ثانيا: تصميم جدول عمل Drawing a Work Schedule
حيدد الكخص اركلف بإعداد التقايا ما يلي:
1. الوقت ارطلومل فيه التقايا يف صورته النهائية.
2. ا مكانات البكاية ال ميكق االستمانة هبا – سواء مق داخل ارنكاة أل
مق خارجها – عند حتليل النتائج ال توصل إليها لتفس ها.
3. ا مكانات الفنية ارتاحة (آالت كاتبة ، آالت طباعة …إخل) لالوقت
ارتاحة فيه هذه ا مكانات.
201
103. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
خطوات ةعداد التقرير
ثالثا: البحث عن احلقا ق Researching Data, Facts, and Ideas
رابعا: تن يم احلقا ق Organizing the Findings
لهناك أربمة أنواع رئيسية مق ارملومات ميكق التصنيف على أساسها لهي:
• مملومات نوعية .Qualitative Data
• مملومات كسية .Quantitative Data
• مملومات منية .Chronological Data
• مملومات جغاافية .Geographical Data
301
104. كيف تكتب تقريرا ناجحا؟
خطوات ةعداد التقرير
خامسا: تفسري احلقا ق Interpreting the Findings
لفيسا يلي بمض األخطاء ال يقع فيها الكث مق كاتيب التقاريا لال تؤثا يف
كفاءة التقايا ارمد:
• الوصوري إىل توصيات متساعة.
• لضع افرتاضات خاطئة لبمض ارالحظات.
• االعتساد على إحصائيات غ سليسة.
• افرتاض أسبامل خاطئة لبمض الظواها موضوع البحث لارالحظة.
• إمهاري بمض الموامل لارتغ ات عند تفس احلقائق لارملومات.
401
123. مهارات االتصال اهلاتفا
أهم قواعد االتصال اهلاتفا مايلا:
القدرة علت التعامل م أجهزة اهلاتف:
جي على الساكات أن يكاون قاادراً علاى تكاغيل أجهازة اهلااتف
ارتطورة بكفاءة لفاعلية، لأن يكون قاادراً علاى صايانتها لبا تهاا
مبا خيدا مصلحة المسل لضسان عدا توقفها.
321
124. أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية
الواردة
1. الاد بساعة، لأن ال يرتك جاس اهلاتف عند مساعه ألكثا مق .... ماات.
2. حياص على التمايف بنفسه لاسم ارنكاة ال يمسل هبا.
3. جي أن تكون منصتاً جيداً كز على ما يقوله ارتصل.
لتا
4. تمطيه الوقت الكايف ألن يديل حبديثه.
5. التاكد مق مجيع النقاط ال ذكات لك لأن تستوضح مق ارتصل إذا كان
لديك غسوض أل سوء فهم عق ارملومات ال ذكات لك.
421
125. أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية
الواردة
6. عدا مقاطمة ارتحدث .
7. يوحي للستصل بانه متابع لمنصت له كقوري كلسة "نمم" بني احلني
لاآلخا.
8. أن يكون دقيقاً يف مجع ارملومات لالبيانات مق ارتصل.
9. أن تتقق مهارة تدليق ارالحظات لالاسائل مق ارتصل لأن حتاص على
ذلك.
01.أن حتاص على تزليد ارتصل بارملومات ال يايدها إذا كانت يف حدلد
صالحياتك أل توجيهه للجهة ارسؤللة بكياسة.
11. على السكات التخلص مق مجيع الموامل ارؤثاة على مساع ارتحدث
كالضوضاء لغ ذلك.
521
126. أسو معاجلة االتصاالت اهلاتفية
ماذا تفعل يف احلاالت اآلتية :
يف هالة وجود أكثر من هاتف يف املكتب والسكرتري مشغول م
اهلاتف ووردت مكاملة أخر .
621
131. االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات
1- أن يكون حتديد ارواعيد يف األلقات ال يفضلها ارديا .
2- ا قالع عق حتديد ارواعيد يف بداية األسبوع – ال قبل سفا ارديا ال
بمد حضوره مق السفا مباشاة .
3- لضع فاصل مين بني كل لقاءيق حىت يتسكق ارديا مق تسجيل مالحظاته عق اللقاء
األلري لاالطالع على بمض الوثائق ارتملقة باللقاء الثاين .
132. االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات
4- مااعاة التنسيق بني ارواعيد ال ارتبط هبا رديا بنفسه مع ارواعيد ال قاا
السكات بتسجيله يف سجل الزيارات أل األجندة
5- تسجيل ارتباطات ارديا يف سجل خاص بذلك أل يف ( األجندة ) لالتنسيق مع
ارديا باستساار يف هذا الكان .
6- عدا إدخاري أي ائا مق ج كة قبل إبالغ ارديا بذلك
خار الكا
133. االعتبارات العامة لتحديد مواعيد املقابات
7- يف حالة اعتذار ارديا عق إجااء ارقابلة جي على السكات أل السكات ة أن
يقدا اعتذاره بلباقة لان يماض على الزائا حتديد موعد آخا .
8- قد تستضيف كة شخصية مق دللة أجنبية مق أصحامل المالقات بال كة لهنا
كا
الكا
كوري لالرتتيبات الال مة يف مااحل
جي على السكات أن يتاكد مق إجااء لإعداد الربلتو
الزيارة .
331
135. هفظ وتن يم الوثا ق واحملفوظات
احملفوظات
تمين جتسيع كافة الوثائق ال حتسل مملومات ليسكق الاجوع إليها
مستقبال.
الوثيقة هي اية مادة حتسل مملومات سواء كانت لرقة ال شايطا ال
مسجال ال كتابا ال خايطة ال احصائية ال بيانيا اىل غ ذلك مق
أنواع الوثائق .
531
136. انواع المحفوظات
وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترحع
اليها ادارات -
3المنظمة بصفة مستمرة
2-
محفوظاتوهي تحفظ في وحدات
النجاز األعمال
المحفوظات في كل محفوظات
ادارة – اي انها
غير نشطة
متوسطة
تحت ايدي الموظفين حسب أعمالهم
المستديمة •
وتخصصاتهم النشاط
.
المنتهية •
631
1-
محفوظات
نشيطة
137. انواع المحفوظات
وهي ما يطلق عليها ( المؤقتة) وتتمثل
في السجالت والمستندات التي تدعو
الحاجة للرجوع اليها على فترات
متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة
وهذا النوع من المحفوظات اما ان يحفظ
بوحدات الالمركزية وذلك وفق التنظيم
اإلداري المتبع في كل منظمة .
731
2-
محفوظات
متوسطة
النشاط
138. انواع المحفوظات
وهي السجالت واألوراق والمستندات
التي التدعوالحاجة اليها ربما النتهاء
العمل او عدم الحاجة اليها او لمرور
سنوات عديدة عليها – وهذا بعد ان يتم
فرزها الى قسمين (مستديمة , ومنتهية)
831
3-
محفوظات
غير
نشطة
139. انواع المحفوظات
وهي األوراق والسجالت التي تضمن
مبادئ ملتزمات متعلقة بالمصالح العامة
او ذات اهمية تاريخية
وهذه اليستغنى عنها ابدا مثل العقود
واتفاقيات الدول واالوامر والقرارات
السارية المفعول وغيرها مما يعتبر مهما
او يشك في انها مهمة فتبقى وتحفظ
931
المستديمة
140. انواع المحفوظات
هي األوراق التي ينتهي العمل بها تماما
او ليس لها اي قيمة مثل مسودات
والصور الزائدة من الكراسالت
الصادرة والدعوات الى اجتماعات
وبطاقات التهاني باالعياد والمناسبات
التي مضى عليها وقت كبير فهذه يجب
النظر في امر التخلص منها
041
المنتهية
141. اهمية المحفوظات
1ـ ضمان وصول المعلومات الى ايدي المستفيدين
منها باسرع وقت واقل جهد وبادنى تكلفة
2- تيسير االستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق
بمعنى سرعة توصيل المعلومات الى المستفيدين
3- المحافظة على وثائق المنظمة من التلف او
الضياع او الحريق او افشاء المعلومات السرية بها
143. 1- التصنيف
ليقصد به تكويق سوعات متكاهبه مق الوثائق ذات الصفات
ال اخلصائص ارتجانسة لفصل الوثائق غ ارتكاهبة تبما لدرجة
اختالفها لذلك بغاض التماف على اي منها بسهولة.
أنواع التصنيف
1-
التصنيف
الموضوعي
341
2-
التصنيف
الجغرافي
3-
التصنيف
الزمني
4-
التصنيف
االسمي
5-
التصنيف
الشكلي
144. ثانيا : الترقيم او ( الترميز )
ويقصد به ويعرف الترقيم بانه وضع رموز لوثائق سواء باالرقام الحسابية لو بالحروف
الهجائية او االثنين معا وتعتبر هذه الرموز ارقاما للوثائق
طرق الترقيم
1-
الترقيم
العادي
المركب
441
2- الترقيم
الهجائي
3-
الترقيم
المزدوج
145. 3- اعداد الفهارس
وهى وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها
باسرع وقت واقل جهد
اشكال الفهارس
1-
فهرس
السجل.
541
2- فهرس
البطاقات.
146. الطرق الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات
الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ
المتاحة داخل االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه
الوصول الى اي وثيقة منها بسرع عند الحاجة
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة االسس
والقواعد اآلتية :
1- التاكد من انتهاء اجراءات معالجة موضوع الورقة قبل
البدء في حفظها .
147. الطرق الحديثة
في حفظ واسترجاع المعلومات
الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل
االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها
بسرع عند الحاجة
وعند الحفظ يجب على السكرتير
مراعاة االسس والقواعد اآلتية :
2- التاكد من وجود تاشيرة لموظف المختص بما يفيد الحفظ في
مكان متفق عليه
148. الطرق الحديثة
في حفظ واسترجاع المعلومات
الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل
االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها
بسرع عند الحاجة
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة
االسس والقواعد اآلتية :
3- حفظ األوراق المطلوب حفظها بسرعة اول باول ودون تأجيل.
4- تحديد رقم الملف الذي ستحفظ فيه الورقة بدقة
149. الطرق الحديثة
في حفظ واسترجاع المعلومات
الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل
االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها
بسرع عند الحاجة
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة
االسس والقواعد اآلتية :
5- ترقيم اوراق الملف الواحد بارقام مسلسسلة حسب تواريخ
حفظها وموضوع الرقم سواء باليد او بالرقامة في الجهة
اليسرى العلوية .
150. الطرق الحديثة
في حفظ واسترجاع المعلومات
الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بانواعها المختلفة في اوعية الحفظ المتاحة داخل
االرشيف بنظام محدد يضمن سالمتها ويمكن بموجبه الوصول الى اي وثيقة منها
بسرع عند الحاجة
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة
األسس والقواعد اآلتية :
6- اعداد قائمة محتويات كل ملف تسجل فيها كافة
اوراقه اول باول .
152. اسس تنظيم الحفظ
باالرشيف
1- تجهيز مكان مناسب يصلح لعملية الحفظ
2- تزويد المكان باوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية او المعدنية ذات
االرفف (الشانون )
3- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( راسي – افقي – واقف )
4- اتباع اجراءات محددة لحفظ األوراق في الملفات
5- فهرسة كل الوثائق المرادج حفظها لتسهيل عملية االسترجاع
251
153. إجراءات حفظ األوراق في
الملفات
1- ترميم األوراق الممزقة ان وجدت
2- تخريم األوراق وذلك بطي الورقة من المنتصف تماما لتحديد مكان
التخريم
3- تهذيب األوراق اي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا او السفلى
4- ترتيب األوراق تبعا لرموزها او تواريخها
5- ايداع األوراق بالملفات
351
154. إجراءات حفظ األوراق في
الملفات
6- ترقيم األوراق بالرقم التسلسلي (باليد او الرقامة )
7- اثبات األوراق في قائمة محتويات والتي تثبت بغالف الملف الداخلي
8- اجراءات المراجعة الالزمة لتاكد من سالمة الحفظ
9- حفظ الملفات في االوعية ان كانت ارفف او ادراج او دواليب
451
155. صيانة المحفوظات
1- تحديد اغلفة الملفات التي تتمزق نتيجة لكثرة االستعمال
2- اعادة تثبيت األوراق التي تتمزق نتيجة استعمال الملفات
4- حماية الملفات مما تتعرض له من عوامل التعرية والحشرات
5- وقاية الملفات من اخطار الحريق
6- المحافظة على سرية الملفات والوثائق التي قد يضر افشاء اسرارها بالمصلحة العامة
551
156. رابعا : تنظيم سفريات المدير
عندما يبلغك المدير برغبته فى السفر خذ منه المعلومات االتية:
التاكد من عدم ارتباطه بمواعيد او اجتماعات
يوم وتاريخ السفر والفترة التى ينوى قضاءها
البلد الذاهب اليه
مواصفات الفندق الذى يرغب النزول فيه
651
157. رابعا : تنظيم سفريات المدير
وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :
االتصال بالجهة واالشخاص المقصودين بالزيارة هاتفيا ثم رسالة تاكيدية رسمية
عن طريق الفاكس
الحصول على جدول الرحالت لشركة الطيران خالل تلك الفترة
أخذ فكرة عن المناخ وحركة المواصالت والعادات والتقاليد
قم بحجزالفندق برسالة رسمية بالفاكس وانتظار التاكيد
قم باعداد جدول أعمال سفر المدير فى نموذج كالتالى :
751
159. رابعا : تنظيم سفريات المدير
وبعد تاكيد هذه المعلومات قم باالتى :
خذ من المدير التعليمات الخاصة بادارة مكتبه خالل غيابه
رتب للمدير البريد الوارد بصورة منظمة
رتب للمدير قائمة المتصلين خالل غيابه
اتصل به يوميا لالطمئنان عليه وتذكيره ببعض اعماله
951