Na een migratie traject vanaf Lotus Notes mail, moet de mail infrastructuur worden afgebouwd. Lees in deze white paper enkele opties over de afbouw van Lotus Notes mail.

1. Notes mail uitfaseren
White paper: Lotus Notes mail uitfasering
Overweeg de opties voor Lotus Notes mail migratie of archivering
Voor: IT medewerkers die betrokken zijn bij de uitfasering van Lotus Notes
Auteur: Richard van Delft
Date:
Referentie:
7 Februari 2012
WP2013020710
G-workplace © whitepaper page 1 of 7

2. Notes mail uitfaseren
Introductie
Bij een Lotus Notes uitfasering ontstaat vaak de vraag, "Wat doen we met de mail die we niet gemigreerd
hebben?".
In dit document worden de opties opgesomt om de (persoonlijk) mail box te bewaren. Als eerste worden
de begrippen rondom Notes mail, verschillende bestandsformaten en verschillende opslag
mogelijkheden uiteen gezet. Vervolgens worden de oplossingsrichtingen in een tabel met elkaar
vergeleken, met daarbij een beschrijving van veel gebruikte scenario's. Tenslotte worden de
mogelijkheden van G-workplace benoemt.
Lotus Notes mail archief en Google mail archivering
Medewerkers zien hun mail file vaak als hun persoonlijke knowledge base. In het mail bestand zijn
immers alle afspraken, samenvattingen en documenten te vinden die een medewerker in zijn carrière
heeft uitgewisseld binnen het bedrijf. Op de mail server is meestal een beperking op de mail file van
toepassing. Een groep medewerkers heeft dan vaak zijn toevlucht gezocht in het maken van een lokaal
mail archief. In een Notes mail migratie project is het vaak ondoenlijk om alle mail, inclusief de lokale
archieven, van alle medewerkers te migreren. Meestal wordt slechts een beperkte set (3 maanden, 1 jaar
of 3 jaar) van mail data gemigreerd in een mail migratie project. Dit is echter niet altijd wenselijk voor
elke medewerker, dit gezien vanuit de persoonlijke werkwijze of vanuit juridische redenen, waardoor de
vraag ontstaat om de email nog in te zien.
Vanuit IT oogpunt is het vaak wenselijk (of noodzakelijk) om de Notes client van de desktop te
verwijderen en de Domino mail servers af te bouwen.
Google Apps bood via Google Postini en tegenwoordig via Google Vault de mogelijkheid om een mail
archief bij te houden. Een organisatie kan eenvoudig mail direct migreren richting Google Vault. Dit is
echter gezien de projectkosten, project doorlooptijd en compliancy redenen vaak niet wenselijk voor
persoonlijke mail archieven.
Bestandsformaat opties
Een mail bericht kan in verschillende bestand formaten worden opgeslagen. Het Notes formaat is een
*.NSF (Notes Storage Format) bestand. Dit type bestand kan alleen door een Notes client gelezen worden
of via een web browser indien er een Domino server beschikbaar is. Geen andere mail clients zijn
beschikbaar voor dit bestandstype.
Het *.PST formaat is een ander veelvoorkomend mail bestand. Dit omdat MS-Outlook dit mail bestand
gebruikt. Daarnaast zijn er vele tools (conversie en lees) beschikbaar voor dit type bestand.
Tenslotte is er het *.MBOX bestand. Dit bestand is een Open Standaard voor mail bestanden. Dit bestand
wordt door veel Open Source mail clients ondersteunt.
Andere generieke bestandstype worden ook gebruikt om mails op te slaan. Denk hierbij aan *.PDF
bestanden. Een mail bericht wordt dan naar een PDF bestand omgezet. Een nadeel hierbij kan zijn dan
meta-data zoals de mail servers hops uit het PDF mailbericht verdwijnen. Dit kan voorkomen worden
door deze meta data in het PDF bestand op te slaan om op die manier een volledig bestand te houden.
Het gemak van een PDF bestand is dat het eenvoudig gelezen kan worden (overal is wel een gratis PDF
viewer te vinden). Een ander bestandsformaat is het *.EML formaat. Dit formaat is een open standaard
formaat op het gebied van mail berichten. Er zijn verschillende viewers beschikbaar die lokaal
geïnstalleerd kan worden, daarnaast zijn er enkele online viewers, en G-workplace levert een EML viewer
voor Google Drive.
De mail kan natuurlijk ook in een mail archiveringsoplossing worden opgeslagen, zoals Google Vault of
G-workplace © whitepaper page 2 of 7

3. Notes mail uitfaseren
andere (on-premise) oplossingen. Deze hebben vaak een eigen opslag formaat en de mogelijkheid om
een mail of mail bestand op enige manier te restoren naar 1 van bovenstaande formaten.
Storage
Voor de opslag van de gegevens zijn de mogelijkheden in 2 varianten te splitsen, als eerste de alleen
lees mogelijkheid of de lees/schrijf mogelijkheid zodat in het archief nog een opschoning of herschikking
van gegevens mogelijk is. Hieronder volgen enkele voorbeelden.
USB opslag: Via een USB stick kan data eenvoudig worden opgeslagen. Gebruikers kunnen de data nog
eenvoudig wijzigen of verwijderen. USB sticks zijn in allerlei capaciteiten te verkrijgen met verschillende
beveiligingsmogelijkheden (zoals fingerprint beveiliging). Dit maakt het geschikt om eindgebruikers zelf
verantwoordelijk te maken voor hun eigen mail archief. Bijkomend voordeel is dat een Lotus Notes client
geïnstalleerd kan worden op een USB stick. Hierdoor is direct de viewer voor *.NSF bestanden
beschikbaar op de stick, waardoor een Notes client op de PC niet meer nodig is. De mail bestanden
hoeven dan ook niet gemigreerd te worden maar kunnen rechtstreeks geplaatst worden op de USB-stick.
Desgewenst kan natuurlijk ook de PDF of EML bestanden op de USB erbij gezet worden.
CD/DVD opslag: Deze opslag is waarschijnlijk de meest goedkope opslag. De data kan er alleen vanaf
worden gelezen, en een eigen Notes client blijft nodig op enige wijze.
Cloud opslag: In de cloud zijn natuurlijk verschillende opslag mogelijkheden zoals Google Drive, en
Google Cloud Storage. Google Drive is gericht op persoonlijke opslag van data terwijl Google Cloud
storage meer gericht is om data voor een organisatie op te slaan.
On-premise: Data kan natuurlijk ook eenvoudig opgeslagen worden in het eigen data center via een
harddisk of tape oplossing.
G-workplace © whitepaper page 3 of 7

4. Notes mail uitfaseren
Best Practice oplossingen
Na bovenstaande introductie worden hieronder enkele standaard oplossingen geschetst. Dit zijn niet alle
mogelijke oplossingen en soms kan een mix van oplossing de juiste keuze zijn. Uiteraard denkt
G-workplace graag mee over de meest geschikte oplossing voor uw omgeving.
Optie 1. Geen migratie
De eerste optie is om het Lotus Notes NSF formaat te behouden. Dit houdt in dat voor elk mail bestand
een NSF bestand opgeslagen moet worden. Eventueel naast het NSF bestand voor de mail file, een ander
NSF bestand voor het mail archief. Om de mail nog te lezen is een IBM Notes client nodig of een Domino
server met een internet browser.
Een nadeel is dat er geen garanties zijn dat er na meerdere jaren nog een omgeving is waarin de Lotus
client opgestart kan worden. Bij het gebruik van een Domino server blijft er beheer (en kennis) nodig van
het Domino platform, daarbij is het risico dat een nieuwere internet browser niet meer gebruik kan
maken van de Domino server. Oplossingen voor deze problemen kan zijn om een Virtual Machine (VM)
te gebruiken. De Notes client in de VM kan dan gebruikt worden om de email te openen.
Een eenvoudigere aanpak kan zijn om de Notes client op een USB stick te installeren en deze aan de
medewerker uit te reiken. Op de USB stick staan dan zowel het NSF bestand als de Notes client. De
gebruiker kan de USB stick in elke PC of laptop stoppen en de Notes client opstarten om de mail te lezen,
te printen of te kopieren. Dit maakt deze oplossing zeer geschikt voor eindgebruikers die af en toe nog in
hun mail file willen kijken.
Indien USB sticks te duur zijn of 'te makkelijk' in gebruik, dan wordt ook wel een DVD gebruikt met daarop
de Notes client installatie bestanden, de mail bestanden en de installatie instructies.
Optie 2. Mail brichten omzetten in een ander formaat
Mail berichten kunnen worden gemigreerd naar PDF of EML bestanden. Dit komt er op neer dat van elke
email bericht een PDF of EML document wordt gemaakt. Elk PDF of EML bestand bevat dan een complete
email, inclusief eventuele attachments. De PDF bestanden zijn ook eenvoudig doorzoekbaar en kunnen
op een lokaal medium opgeslagen worden, of in een Cloud oplossing zoals Google Drive of Google Cloud
Storage.
De storage behoefte kan wel wijzigen na migratie. Afhankelijk van de huidige opslag methode op de
Domino mail server kan de benodigde capaciteit flink stijgen. Het NSF formaat voert namelijk enige
compressie uit op de mail berichten, daarnaast kan op de mail server DAOS actief zijn die van elk mail
bericht maar 1 kopie opslaat, een mail file heeft dan een verwijzing (pointer) naar dit betreffende
bericht. Nader onderzoek is geboden om de benodigde storage behoefte te inventariseren.
Archiveren naar een ander mail formaat zoals PST of MBOX
Door het gebrek aan een (eenvoudige) Notes mail viewer worden de NSF bestanden ook wel omgezet
naar een *.PST of *.MBOX bestand. De gebruiker krijgt dan dit bestand met een (eventueel gratis) mail
client geleverd zodat de gebruiker nog eenvoudig bij zijn mail kan. De Notes mail gebruiker heeft dan na
migratie wel meerdere mail clients, naast Gmail beschikt de gebruiker dan nog over een andere mail
client om de gemigreerde mail te bekijken. Dit kan ook weer leiden tot extra beheer (en benodigde
G-workplace © whitepaper page 4 of 7

5. Notes mail uitfaseren
kennis) voor de IT afdeling. Naast het feit dat de Notes gebruiker 2 nieuwe mail clients heeft na migratie,
Gmail en een mail client voor zijn archief.
Advies
De hierboven geschetste oplossingen kunnen door G-workplace worden geïmplementeerd. Ervaring
hiermee is opgedaan in eerdere projecten. Hierbij inventariseren wij enkele requirements om tot de
juiste oplossing te komen. Een versimpelde tabel is hieronder weergegeven die verschillende opties met
elkaar vergelijkt.
G-workplace © whitepaper page 5 of 7

6. Notes mail uitfaseren
Oplossingsoverzicht
Eindgebruiker
heeft toegang
nodig
Legal
e-Discovery
nodig
Operationele kosten
Notes client in vmware met NSF
bestand
- - +/- beheer, licenties,
storage
Web interface op Domino server + +/- beheer, licenties,
storage
Notes client op USB stick met NSF
bestand
++ -- geen,
alleen de eenmalige
project kosten
Archiveren naar PDFEML bestand op
DVD
++ -- geen,
alleen de eenmalige
project kosten
Archiveren naar PDFEML bestand in
Google Drive
++ -- Google storage kosten
>30 GB
Archiveren naar PDFEML bestand in
Google cloud storage
+/- +/- Google Cloud storage
Migratie naar PST of Mbox formaat
met nieuwe mail client
+ +/- beheer, licenties,
storage
G-workplace © whitepaper page 6 of 7

7. Notes mail uitfaseren
G-workplace
Google biedt gratis tooling voor Notes mail migraties, te weten, de Google Apps Migration for Lotus
Notes (GAMLN). G-workplace is de specialist op het gebied van Notes migraties naar Google Apps.
G-workplace biedt onder meer de dienst om Notes mail te migreren voor organisaties (op basis van
GAMLN). Voor Notes applicaties biedt G-workplace de tool Notes2Apps om data vanuit Notes applicaties
te migreren naar Google Apps (Google Drive of Google Sites).
Daarnaast biedt G-workplace een tool voor een self-service aanpak van mail migratie. Uit de praktijk
blijkt dat veel gebruikers het niet nodig vinden om al hun mail te migreren. De IT afdeling kan
bijvoorbeeld besluiten om alleen mail van de afgelopen maand te migreren waarna de eindgebruiker
zelf mag beslissen of ze nog meer mail gemigreerd willen hebben. Uiteraard kunnen die aanvragen via de
IT servicedesk worden gekanaliseerd of de eindgebruiker kan zelf een migratie starten. De laatste aanpak
maakt het direct mogelijk dat de eindgebruiker lokaal beschikbare mail archief bestanden kan migreren.
Tevens maakt de laatste methode het mogelijk dat de mail niet eerst naar een Notes server omgezet
hoeft te worden maar direct vanaf lokaal gemigreerd kan worden.
Deze self-service aanpak waarborgt dat de migratie tegen minimale kosten en minimale inspanning
vanuit de IT afdeling wordt uitgevoerd. Terwijl de eindgebruiker wel alle vrijheid heeft.
Hieronder volgt een stappen overzicht over het gebruik van de G-workplace self-service migratie tool.
Gebruik van de G-workplace self service mail migrator
1. Notes beheerder plaatst de Mail migrator (notesSMM.nsf) on the Notes server
a. Notes beheerder vult het configuratie profiel in voor de toegestaande migratie opties
2. Gebruiker opent de Notes application via the Notes client
a. Gebruiker accepteert de migratie van zijn mail bestand en eventueel zijn mail archief
betand
b. Gebruiker geeft aan welke data gemigreerd moet worden:*
i. all mail
ii. specific folders
iii. specific emails
c. Gebruiker geeft de doel optie aan:*
i. to Google mail, provides Google mail address
ii. to EML file
iii. to PDF file
d. Indien gekozen voor een bestand (EMF of PDF) dan volgt de keuze voor de locatie*
i. local Drive
ii. Google Drive
iii. Google cloud storage
e. Gebruiker geeft migratie opties aan:*
i. remain folder structure (Yes/No)
* afhankelijk van ingestelde migratie profiel door Notes beheerder
Vragen / Feedback / Contact informatie
Deze white paper is geschreven met de beste bedoelingen. Voel je vrij om informatie uit te kopiëren van
deze white paper is echter altijd de bron vermeldt. In geval van vragen of opmerkingen over deze white
paper contact opnemen met de auteur, Richard van Delft op richard.van.delft@g-workplace.com. Zie voor
meer white papers en diensten de website van G-workplace, www.g-workplace.com.
G-workplace © whitepaper page 7 of 7