1. UNIDAD 4 SISTEMAS DE GESTION DOCUENTAL
ROMILDA LOZANO VALENZUELA
Trabajo de Gestión Documental II, Grupo 4
DOCENTE:
MARÍA NANCY URIBE CUELLAR
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística, Especialista en Administración de Empresas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y
ARCHIVISTICA
BOGOTA
2015
2. INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Gestión Documental permiten a las organizaciones recuperar de
forma rápida y eficiente la información. Facilitando el manejo de los documentos
brindando mayor seguridad, transparencia, veracidad y confidencialidad.
Con el aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información es mas fácil
lograr un mejor flujo de trabajo en las entidades logrando mayor competitividad
en el mercado. Alcanzando la excelencia en los servicios con un alto nivel de
calidad.
3. QUE ES UN SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de
bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el
tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos
sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de
bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se
utilizan para la gestión de documentos administrativos.
4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL
Las entidades públicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que
permita:
a. Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de
cuadros de clasificación documental.
b. Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
c. Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos
establecidos en las TRD o TVD.
5. d. Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa
(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
e. Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales,
en series y subseries.
f. Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte
de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
6. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
CONFORMIDAD
Incluye los sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE). Deben respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de
las entidades.
INTEROPERABILIDAD Los sistemas de gestión documental deben permitir el
funcionamiento con otros sistemas de información a lo
largo del tiempo basados en el principio de neutralidad
tecnológica.
SEGURIDAD Deben mantener la información en un entorno seguro.
METADESCRIPCIÓN
Se deben generar metadatos normalizados manuales o
automatizados desde los mismos sistemas aplicativos.
7. ADICION DE
CONTENIDOS
Los sistemas de gestión documental deben permitir que
sean agregados nuevos contenidos a los documentos en
forma de metadatos sin que se altere la autenticidad del
documento.
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
La creación y captura de los documentos debe ser de fácil
manejo para los usuarios.
GESTION
DISTRIBUIDA
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer
capacidades para importar y exportar masivamente los
documentos.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben
asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad.
Accesibilidad, interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original; también de
ser procesados en cualquier momento.
NEUTRALIDAD
TECNOLOGICA
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normativas de los organismos internacionales. Garantizando
la prestación de los servicios.
8. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO
SISTEMA
FUNDACION HOMI HOSPITAL DE LA MISERICORDIA
ENTREVISTADO: Ingeniero Cesar Maldonado Carillo.
9. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA
SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?
Desde comienzos del 2008 el hospital decide adquirir el programa CDS/ ISIS, Con el
fin de automatizar las historias clínicas.
Criterios que tuvieron en cuenta:
Brindar un mejor servicio a los usuarios.
Agilizar la consulta de la historia clínica.
Evitar la perdida de información importante para el paciente como en el caso de los
estudios para clínicos.
10. permite construir y administrar bases de datos estructuradas no numéricas, es decir,
bases de datos constituidas principalmente por textos.
CDS/ISS
11. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
Es un programa que solamente tiene acceso el personal asistencial del hospital es
decir los médicos y las enfermeras. A cada uno se le asigna una clave y un usuario
para el acceso al mismo. Quien se encarga de la administración es el área de sistemas
de información.
El objetivo principal es garantizar la seguridad, confidencialidad y la integridad de la
información del paciente.
12. CONCLUSIONES
1. La implementación de un Sistema de Gestión Documental en una entidad ya
sea publica o privada trae grandes beneficios; hace que sea mas competitiva y
controle de forma mas eficaz el flujo de la información.
2. Gracias a los avances tecnológicos ahora las entidades están optando por
automatizar la información para poder cumplir con la implementación de la
política la oficina sin papel.
13. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Archivo General de la Nación. Decreto 1080 de Mayo 26 de 2015. consultado el 6 de
septiembre de 2015. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_
10802015.pdf
Manual de CDS/ISIS. Consultado el 8 de septiembre de 2015. Disponible en:
www.cindoc.csic.es/isis/indice.htm
Que es un sistema de Gestión Documental. Consultado el 6 de septiembre de 2015.
Disponible en: elprofesionaldelainformacion.com.
