pautas de control interno aplicables a las entidades estatales y compañías privadas.

1. Pautas
Mínimas de
Control
InternoControl Interno Institucional
(Sub Dirección de Conmutación)

2. Pauta 1
“Participación Activa del Personal en el
mejoramiento del Control Interno”
Todos somos parte activa integrante del control interno y
tiene la obligación de informar sobre acciones que bajo
su entendimiento pueden devenir en una mejora del
control interno. Igual los terceros interactúan con la
entidad pueden representar una importante fuente de
información fidedigna de situaciones que contribuyen a
mejorar el control interno institucional, a partir de su
vinculación con la empresa como usuario, beneficiario o
cliente. Por lo que se establecen en:
• COCOIN
• Personal de la Entidad
• Unidad de Auditoria Interna

3. Pauta2
“Misión, Visión, Valores
y Objetivos Estratégicos”
La Misión debe ser clara, concisa, expresa cuáles son
los propósitos fundamentales y la razón de ser de la
entidad, orientar y subordinar los esfuerzos
institucionales. La Visión debe expresar cómo se
pretende que la entidad sea “vista” al término de un
período prolongado de tiempo, por ejemplo 20 años.
Es la respuesta a cómo se desea que los terceros,
usuarios, beneficiarios y sociedad relacionada con sus
productos o servicios “vean” y valoricen a la entidad al
cabo de un largo tiempo. Los valores principios, reglas
y conductas que deben compartir y respetar los
empleados públicos de una entidad.
Los Objetivos Estratégicos representan la base para
que los responsables de las distintas unidades
organizacionales determinen los objetivos a niveles
funcionales o tácticos y diseñen los procesos para
alcanzarlos.

4. Pauta3
“Difusión, conocimiento y
aplicación de planes y
actividades institucionales”
A efecto del cumplimiento de la presente POLÍTICA, para cada
documento o decisión a ser participada entre el personal deberán
seguirse, como mínimo, los siguientes pasos, ajustando la profundidad
o detalle según sea el caso:
1. Consensuar (si es aplicable como el caso del POA) u obtener
retroalimentación.
2. Difundir.
3. Obtener formal acuse de recibo y compromiso de conocimiento.
4. Capacitar (si se considera necesario por la complejidad o
sensibilidad del tema involucrado).
5. Evaluar su cumplimiento.

5. Pauta4
“Integridad y Ética”
Se busca promover valores de integridad y ética de manera práctica,
continua y efectiva entre el personal de la entidad, para la
implementación, mantenimiento, evaluación y mejora del control
interno institucional.
Aplica a todo el personal (funcionarios y servidores), tanto en la
etapa de inducción como durante su permanencia en la entidad. Las
actividades que se realicen en cumplimiento de esta POLÍTICA
deben ser difundidas al exterior de la entidad como una forma de
mostrar y alertar a terceros que interactúan con la misma sobre los
valores de integridad y ética que condicionan las actividades
institucionales.

6. Pauta5
“Organización y funcionamiento del Comité
de Auditoría”
El Comité de Auditoría es un órgano colegiado cuyos
objetivos son: (1) Favorecer el respeto de la función
objetiva, independiente y competente de auditoría interna y
externa de la organización (2) contribuir al logro de los
objetivos del control interno institucional, y (3) Ser
informantes, vigilantes y efectivos del proceso de
información financiera y de los controles internos, siguiendo
la misión, visión y objetivos.

7. Pauta6
“Informes de Gestión Trimestrales”
Deben brindar información útil para observar los avances y verificar
el adecuado funcionamiento, así como adoptar las medidas
conducentes para subsanar cualquier limitación presente a fin de
lograr los objetivos del Comité y el Plan de Trabajo Anual.
El Informe debe ser conciso y sencillo pero elocuente para expresar
de manera clara las actividades y los resultados alcanzados
trimestralmente, en función de, como mínimo:
- Los objetivos y responsabilidades del Comité.
- El Plan Operativo Anual previamente aprobado.
- Situaciones sobrevinientes después de la elaboración del Plan
Operativo Anual.

8. Pauta7
“Organización y funcionamiento del COCOIN”
El CCI es un órgano colegiado de apoyo a la MAE de la Entidad, cuyo
objetivo principal es contribuir a la eficaz y eficiente implementación,
mantenimiento y mejora continua del control interno institucional; siendo
para ello una importante instancia de coordinación, asesoramiento,
consulta y seguimiento oportuno.
COCOIN deberá estar integrado por:
- La MAE de la entidad, o quien éste designe con la debida autoridad de
decisión.
- Un representante de Planificación o su equivalente, quien coordinará las
actividades del COCOIN Gerente Administrativo.
- El responsable de la Administración o Gerencia Administrativa.
- El responsable del área financiera.
- El responsable de cada unidad organizacional “clave”.
- El Jefe de la Unidad de Auditoría Interna.

9. Pauta8
“Organización y funcionamiento del CCIN –
Comité de Coordinación Institucional”
El CCIN es un órgano colegiado cuyo principal objetivo es contribuir al eficaz y
eficiente logro de los objetivos de la entidad, con coordinación, participación
y suma de aportes de las distintas unidades organizacionales para una mejor
toma de decisiones.
El Comité de Coordinación Institucional deberá elaborar y presentar a la
Máxima Autoridad de la Entidad, entre otros documentos, los siguientes:
- Agendas de reuniones a cargo del responsable del Comité, en donde se
incluya, como mínimo: objetivo de la reunión, temas a tratar y resultados
esperados, tiempo y responsable por tema, información o documentos de
lectura previa o para llevar a la reunión, etc.
- Actas de reunión por cada sesión realizada incluyendo, entre otros: temas
tratados, conclusiones o acuerdos arribados, responsables, fechas de
cumplimiento y, de corresponder, recomendaciones formuladas.

10. Pauta9
“Manual de Organización y
Funciones”
El objetivo del Manual es dotar a la entidad y a sus empleados de
un documento oficial que contribuya al efectivo, eficiente,
responsable, adecuado y uniforme cumplimiento de
funciones por parte de personal idóneo y, de esta forma,
contribuir al logro de los objetivos organizacionales. El Manual
representa un marco de referencia útil para la mejora continua y
la sostenibilidad de la entidad a lo largo del tiempo.
Debe contener: 1. Encabezado 2. Introducción 3. Glosario y
abreviaturas. 4. Objetivos del Manual. 5. Alcance. 6. Principios y
preceptos de control interno y conducta ética. 7. Estructura
organizativa. 8. Descripción de funciones. 9. Política de
actualización.

11. Pauta10
“Capacitación”
La POLÍTICA DE CAPACITACIÓN está orientada a fortalecer aprendizajes que
consoliden avances en la capacidad organizativa para enfrentar los problemas y
dar respuestas eficaces, los empleados deben recibir de la entidad la capacitación
adecuada para complementar su formación inicial o de acceso para apoyar su
crecimiento y desarrollo profesional.
La presente POLÍTICA de Capacitación abarca los siguientes temas a ser cumplidos
por los distintos responsables vinculados a los mismos:
1. Obligación y concepto de la capacitación.
2. Programas de capacitación o adiestramiento.
3. Fuentes de información para la identificación de necesidades.
4. Tipos de capacitación e instructores.

12. Pauta11
“Criterios técnicos para la selección de
personal”
La presente Pauta dicta los requisitos técnicos mínimos para la
selección del personal:
1. Objetivos de un perfil mínimo o requisitos del cargo pre-
establecido.
2. Criterios técnicos que integran las condiciones especiales o
requisitos mínimos.
3. Valoración relativa de los criterios.
Finalmente y una vez establecidos los criterios técnicos a tener en
cuenta para la selección de determinado personal, es necesario
asignar un peso relativo a cada uno de ellos. Es decir, se debe
asignar un valor o porcentaje a cada criterio establecido, cuya
sumatoria debe alcanzar al 100% si el candidato cumple con todos
ellos.

13. Pauta12
“Criterios técnicos para la
promoción de personal”
Las condiciones pre-establecidas para la promoción o ascenso de
personal fortalecen el Ambiente de Control, contribuyendo de esta
forma a contar en cada puesto o cargo con el personal más idóneo.
Criterios para la promoción:
- Reunir los requisitos mínimos necesarios para desempeñar el cargo al
cual se pretende promocionar.
- Haberse desempeñado en el puesto postulante mínimamente durante
12 meses. (Tiempo de Prueba)
- Haber obtenido una calificación más apropiada en las últimas
Evaluaciones del desempeño.
- Aprobar un examen de idoneidad o por oposición para ocupar el cargo
al cual se pretende promocionar al empleado.

14. Pauta13
“Evaluación del Desempeño”
Esta Pauta busca establecer un proceso planificado, sistemático,
objetivo, integral y continuo que permita evaluar el rendimiento del
personal en relación a los objetivos establecidos o resultados
esperados del desempeño de sus funciones y procedimientos
establecidos en los Manuales respectivos y, como resultado de ello,
llevar a cabo acciones orientadas a mejorar la calidad individual y en
conjunto del plantel de servidores y funcionarios públicos para un
mejor desempeño y logro de objetivos organizacionales mediante la
identificación de: (1) debilidades, para colaborar en la superación de
las mismas, y (2) fortalezas, para consolidarlas y promover su
emulación al interior de la entidad.
Calidad del Trabajo. Responsabilidad. Conocimiento del trabajo. Disciplina.
Cooperación. Iniciativa. Relaciones interpersonales. Puntualidad y asistencia.

15. Pauta14
“Transparencia y rendición de
cuentas”
siempre sean llevadas a cabo respetando los principios de transparencia y rendición
de cuentas.
Los empleados y servidores públicos que prestan sus servicios en la entidad, deben
desempeñar sus funciones y actividades considerando que las mismas son
realizadas merced al insumo de los dineros que la ciudadanía tributa para que, de
alguna forma y una vez procesados, sean devueltos a la misma en forma de
productos o servicios públicos que satisfagan sus necesidades.
Esta pauta busca incorporar en la
conciencia y responsabilidad individual y
colectiva del personal de la Entidad que
las actividades claves realizadas para la
ejecución de los procesos institucionales

16. Pauta15
“Declaración anual de
independencia del Auditor
Interno”
El objetivo de la presente POLÍTICA es establecer un documento o
declaración oficial que contribuya preventivamente a la
independencia de la actividad de auditoría interna y la
objetividad de opinión de los auditores internos.
La presente POLÍTICA abarca los siguientes temas:
1. Objetivos de la Declaración.
2. Formulario para Declaración Anual de Independencia.
3. Oportunidad de la firma y presentación de la Declaración.
4. Actualización de la Declaración.

17. Pauta16
“Controles sobre los Sistemas de
Información”
El objetivo de la presente POLÍTICA es establecer lineamientos
para la sistematización de operaciones y actividades, así como
para el mejoramiento continuo del control interno integrado en
los sistemas informáticos de la entidad.
Con esto se busca identificar y proponer un conjunto de
requerimientos que impulsen la informatización de operaciones y
actividades, precautelando por el adecuado control interno de la
producción de documentación electrónica para que ésta sea
confiable, entre otros requisitos de la información.

18. Pauta17
“Autoevaluación del
Control Interno
Institucional”
El objetivo de la presente POLÍTICA es establecer un proceso obligatorio y
sistemático para la promoción y el mejoramiento continuo del control
interno, mediante la práctica periódica de auto-evaluaciones de las
diferentes unidades organizacionales.
La presente POLÍTICA abarca los siguientes temas a ser cumplidos por los
distintos responsables vinculados al proceso de auto-evaluación del control
interno:
1. Objetivos y medios. 2. El Taller de Auto-Evaluación del Control Interno
Institucional (TAECII).
3. Responsables. 4. Alcance de la auto-evaluación.
5. Etapas de la auto-evaluación. 6. Periodicidad.