3. PENDAHULUAN
ukuran
lingkungan sasaran
Struktur
Organisasi
4. STRUKTUR ORGANISASI
• Komponen dasar definisi struktur organisasi : statis
▫ Pembagian tugas & tanggungjawab
▫ Hubungan pelaporan banyaknya hirarki dan
rentang kendali
▫ Pengelompokkan individu menjadi bagian organisasi
▫ Sistem hubungan dalam organisasi
komunikasi, koordinasi, integrasi
dinamis
5. Pimpinan
• Hubungan pelaporan
Perusahaan
• Garis otoritas
Alokasi tugas
Kepala Kepala Kepala Kepala Kepala
Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian
Umum Pemasaran Produksi Keuangan Personalia
Pengelompokan
fungsi
Kepala Seksi Kepala Kepala
Kepala Seksi
Pengendalian Seksi Seksi
Perawatan
Mutu Produksi Logistik
6. SISTEM HUBUNGAN - VERTIKAL
• koordinasi & integrasi berbagai tingkat hirarki
• ukuran organisasi & tingkat ketidakpastian
kualitas hubungan vertikal
• Alat :
▫ Hirarki
▫ Peraturan & prosedur
▫ Rencana & jadwal
▫ Penambahan posisi pada hirarki
▫ Sistem informasi vertikal
7. Alat Hubungan Vertikal (1)
Tinggi
Sistem Informasi
Vertikal
TINGKAT KOORDINASI VERTIKAL
Penambahan
YANG DIBUTUHKAN
Tingkat (Posisi)
pada Hirarki
Rencana
dan Jadwal
Peraturan
dan Prosedur
Hirarki
Rendah
Rendah KAPASITAS ALAT HUBUNGAN Tinggi
VERTIKAL
8. Alat Hubungan Vertikal (2)
• Hirarki : hubungan perintah & pelaporan
• Peraturan & prosedur :
▫ Permasalahan berulang
▫ Keputuasan berulang
• Rencana & jadwal :
▫ Hirarki rendah tidak perlu pengawasan
▫ Menyangkut aspek waktu
▫ Contoh : anggaran
9. Alat Hubungan Vertikal (3)
• Penambahan posisi pada hirarki :
▫ Ukuran organisasi bertambah mengurangi
besarnya rentang kembali
▫ Ketidakpastian lingkungan meningkat
▫ Contoh : staf khusus
• Sistem informasi vertikal :
▫ kapasitas pengolahan informasi meningkat
▫ Contoh : SIM-SDM absensi, dashboard kinerja
10. SISTEM HUBUNGAN – HORISONTAL (1)
• Kompleksitas & ketidakpastian lingkungan
tinggi elemen lingkungan bertambah
• Tuntutan elemen lingkungan beragam
sasaran bagian organisasi beragam perlu
KOORDINASI & INTEGRASI
11. SISTEM HUBUNGAN – HORISONTAL (2)
Tingkat
Derajat saling ketidakpastian
ketergantungan
Jenis
sasaran
KUALITAS HUBUNGAN HORISONTAL
13. SISTEM HUBUNGAN – HORISONTAL (3)
• JENIS SASARAN
▫ Dirumuskan dalam “dominant competitive issue”
INDUSTRI ELEKTRONIK INDUSTRI PUPUK
Pimpinan Pimpinan
Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian
Produksi Litbang Pemasaran Produksi Litbang Pemasaran
Perlu Hubungan Kuat / Koordinasi Tinggi Perlu Hubungan Kuat / Koordinasi Tinggi
14. Alat Hubungan Horisontal (1)
Tinggi
Integrator
Permanen
TINGKAT KOORDINASI HORISONTAL
Tim
YANG DIBUTUHKAN
Satuan Tugas
(Task Force)
Penghubung
(Liaison)
Kontak
langsung
Dokumen
Rendah Tertulis
Rendah KAPASITAS ALAT HUBUNGAN Tinggi
HORISONTAL
15. Alat Hubungan Horisontal (2)
1.Dokumen Tertulis
• Paling sederhana, kapasitas paling rendah
2.Kontak Langsung
• Antara pimpinan unit yang terlibat permasalahan
• Kelemahan :
• Pimpinan tidak menguasai detail
permasalahan, bawahan mengerti detail tetapi
pemahaman tidak komprehensif
3.Penghubung (Liaison)
• Petugas khusus untuk komunikasi/koordinasi dengan unit
lain tentang tugas bersama
• Hanya menghubungkan 2 unit
16. Alat Hubungan Horisontal (3)
4.Satuan Tugas (Satgas/Task Force)
• Menghubungkan banyak bagian
• Tidak permanen, bubar setelah tugas selesai
5.T i m
• Satuan Tugas yang bersifat permanen (implementasi
proyek)
6.Integrator Permanen
• Unit atau bagian yang dibentuk untuk melaksanakan
koordinasi
• Perlu keterampilan khusus : wewenang
terbatas, tanggung-jawab besar
17. STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL DAN PRODUK
• Perancangan bentuk organisasi: membagi
tugas-tugas, menetapkan hirarki, hubungan vertikal &
horizontal berbeda sesuai aliran:
• Klasik:
▫ Pembagian & pengelompokan tugas sesuai
fungsi, koordinasi vertikal melalui
peraturan, rencana, hirarki
• Modern:
▫ Pembagian dan pengelompokan tugas dalam
self-contained units, koordinasi vertikal dan
horisontal muncul Struktur Fungsional dan Produk
20. STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL
• Kegiatan yang fungsinya sama dikumpulkan pada satu
bagian
• Contoh:
▫ Bagian Pengetikan melayani:
Produksi, Pemasaran, Logistik, dll.
• Berarti pengelompokan orang (kegiatan) menurut
sumber
• Efisien, menuntut keahlian fungsional & mutu
pekerjaan yang baik
21. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI
FUNGSIONAL (1)
• Lingkungan:
▫ Ketidakpastian: Rendah sampai dengan sedang
▫ Masalah (isue) utama: Spesialisasi
Teknis, Efisiensi, Perbaikan Mutu
• Kelebihan:
▫ Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
▫ Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing-
masing bagian
▫ Merangsang berkembangnya keterampilan yang
bersifat fungsional
22. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI
FUNGSIONAL (2)
• Kelebihan:
▫ Mampu mencapai sasaran bagian (sasaran fungsi)
▫ Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedang
▫ Baik bagi organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil
jenis produk
• Kekurangan:
▫ Respon organisasi terhadap perubahan kondisi lingkungan agak
lambat
▫ Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak
organisasi, sehingga beban pimpinan menjadi terlalu berat
▫ Koordinasi antar bagiain (fungsi) tidak terlalu baik
▫ Inovasi terbatas Pandangan terhadap sasaran organisasi agak
terbatas, anggota cenderung hanya memperhatikan sasaran
bagiannya sendiri visi terbatas, tidak ada integrasi
23. STRUKTUR ORGANISASI PRODUK
• Terdiri dari bagian-bagian yang memiliki seluruh fungsi yang
dibutuhkan secara lengkap
• Berarti pengelompokan orang (kegiatan) menurut output
• Fleksibel - mudah beradaptasi
• Koordinasi tinggi, tetapi efisiensi rendah
• Lingkungan:
▫ Ketidakpastian: Sedang sampai dengan tinggi
▫ Masalah (isue) utama: Merebut atau melayani suatu segmen
pasar, kepuasan konsumen, kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi
menurut suatu jenis output/produk
24. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI
PRODUK (1)
• Kelebihan:
▫ Paling sesuai untuk lingkungan yang tidak stabil dengan
perubahan yang cepat
▫ Penanggungjawab produk jelas, sehingga konsumen bisa
merasa puas
▫ Koordinasi antar fungsi menjadi baik
▫ Bagian-bagian dapat beradaptasi dengan baik terhadap
tuntutan dari luar
▫ Sesuai untuk organisasi berukuran besar
▫ Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak jenis
produk
25. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI
PRODUK (2)
• Kekurangan:
▫ Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
▫ Koordinasi antara produk sulit
▫ Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi
fungsional
▫ Integrasi ataupun standardisasi antara produk sulit
tercapai
26. STRUKTUR ORGANISASI
YANG DISESUAIKAN (1)
• Bentuk dasar organisasi: Struktur Fungsional & Struktur Produk
• Kadang-kadang perlu disesuaikan karena tuntutan lingkungan
Struktur Geografis & Struktur Hibrid
• Struktur Geografis:
▫ Organisasi dengan daerah operasi yang luas sering tidak dapat
dikoordinasikan dari kantor pusat, & tiap daerah berbeda
sifatnya.
▫ Setiap unit yang menangani suatu daerah tertentu mempunyai
seluruh fungsi yang dibutuhkan secara lengkap
27. STRUKTUR ORGANISASI
YANG DISESUAIKAN (2)
• Struktur Campuran (Hibrid):
▫ Gabungan Fungsional-produk: struktur produk
memiliki secara lengkap fungsi-fungsi yang
dibutuhkan, tetapi beberapa fungsi lainnya tetap
dikuasai pusat perusahaan
▫ Fungsi yang tidak didesentralisasi : memerlukan
efisiensi dan keahlian fungsional
30. STRUKTUR MATRIKS (2)
• Kondisi yang Sesuai untuk Struktur Matriks:
▫ Tekanan ganda dari dua/lebih sektor kritis secara
simultan
▫ Lingkungan kompleks, sering berubah, memerlukan
hubungan vertikal & horizontal yang efektif
▫ Perlu penggunaan sumber secara efisien, sehingga
sesuai untuk organisasi ukuran sedang
• Contoh: Struktur Organisasi Matriks pada Perguruan
Tinggi
31. STRUKTUR MATRIKS
Rektor
Pimpinan
Puncak Perguruan Tinggi
(3)
Dir. Direktur
Pengabd Pendidi
ian kan S3
Masyara
kat
Direktur Direktur
Peneliti Pendidi
an kan S2
Direktur Direktur
Konsul- Pendidi
tasi kan S1
Pimpinan
Matriks
Pimpinan Dekan
Dua Atasan Fakultas Teknik
Tenaga Non-
Dosen Edukatif Laboratorium Perpustakaan
32. STRUKTUR MATRIKS (4)
• Dekan Fakultas Teknik mempunyai lebih dari satu
atasan, antara lain:
▫ Direktur Lembaga Pendidikan S1 & Direktur Lembaga
Konsultasi
• Bisa konflik, contoh:
▫ Direktur Lembaga Konsultasi maupun Direktur Pendidikan
S1 menginginkan Penggunaan Laboratorium yang berada di
bawah Dekan Fakultas Teknik & masing-masing
menginginkan penggunaan secara maksimal
▫ Bisa terjadi konflik jika jam yang tersedia teryata tidak
mencukupi dalam matriks perlu koordinasi
33. STRUKTUR MATRIKS (5)
• Struktur matriks hanya terdapat di puncak organisasi (tidak
semua anggota mempunyai atasan ganda):
34. STRUKTUR MATRIKS (6)
• Jabatan Penting dalam Struktur Matriks:
• Pimpinan Tertinggi (Top Leadership):
▫ Harus menyeimbangkan kekuatan fungsi dan produk, jika gagal
jadi Fungsional/produk
▫ Delegasi keputusan oleh bawahan
▫ Merangsang kontak dan koordinasi
• Pimpinan Matriks (Matrix Boss):
▫ Pimpinan salah satu sisi matriks
▫ Masalah utama: kewenangan terhadap bawahan tidak 100%
perlu berunding
▫ Harus berani konfrontasi
▫ Menghabiskan waktu, perlu komunikasi, kesabaran &
keterampilan kerja sama
35. STRUKTUR MATRIKS (6)
• Pimpinan 2 Atasan (Two-Boss Manager):
▫ Jabatan sulit: menghadapi tuntutan yang
berbeda, tetapi sah, dari 2 atasan
▫ Perlu keberanian melawan atasan, hubungan baik &
loyalitas ganda terhadap atasan
36. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS (1)
• Lingkungan:
▫ Ketidakpastian: Tinggi
▫ Masalah (isue) utama: Bersifat ganda, seperti: lokasi-
fungsi, produk-fungsi, mutu-efisiensi
• Kelebihan:
▫ Mampu mencapai tingkat koordinasi yang cocok untuk
tuntutan ganda
▫ Pemanfaatan karyawan fleksibel, menurut jenis produk
maupun kegiatan
▫ Sesuai untuk pengambilan keputusan yang sifatnya rumit
serta untuk lingkungan yang tidak stabil dengan frekeunsi
perubahan tinggi
37. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS (2)
• Kelebihan:
▫ Memberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan
keterampilan fungsional maupun keterampilan integrasi
menurut produk
▫ Sesuai untuk organisasi ukuran sedang dengan beberapa
jenis produk
• Kekurangan:
▫ Wewenang ganda menyebabkan munculnya kebingunan
dan frustasi
▫ Karyawan perlu dilatih agar terampil saling berhubungan
dalam matriks
38. KARAKTERISTIK STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS (3)
• Kekurangan:
▫ Menghabiskan banyak waktu untuk koordinasi
penyelesaian masalah
▫ Lancar jika karyawan mengerti sifat matriks, menganut
hubungan kolegial, bukan vertikal
▫ Perlu tuntutan ganda dari lingkungan agar organisasi
seimbang
39. PERBANDINGAN STRUKTUR
FUNGSIONAL, PRODUK DAN MATRIKS (1)
• Struktur Matriks bukan obat bagi semua permasalahan organisasi
sulit digunakan, suilt dijaga
• Kegagalan matriks umumya karena:
▫ Kekuatan kedua sisi tidak seimbang
▫ Personil kurang terlatih bekerja dalam matriks
• Lebih tepat penggunaan bentuk wewenang tunggal
(Fungsional/Produk) dengan menambah alat hubungan horizontal
agar koordinasi baik
40. PERBANDINGAN STRUKTUR
FUNGSIONAL, PRODUK DAN MATRIKS (2)
• Umum:
▫ Organisasi muncul dalam bentuk fungsional, membesar &
jadi rumit
▫ Berubah bentuk jadi struktur produk kadang-kadang
beberapa bagian tetap fungsional (struktur hibrid)
▫ Jika bentuk ini tidak lagi berfungsi dengan baik banyak
yang mencoba menggunakan bentuk matriks
42. BAGAN STRUKTUR ORGANISASI PT. KERETA API
(Persero)
DIREKSI PENGAWAS I
KETUA : DIREKTUR UTAMA
PENGAWAS II
SATUAN
ANGGOTA : 1. DIREKTUR KEUANGAN PENGAWASAN
2. DIREKTUR TEKNIK INTERN ( SPI ) PENGAWAS III
3. DIREKTUR OPERASI
4. DIREKTUR PERSONALIA DAN UMUM PENGAWAS IV
5. DIREKTUR PENGEMBANGAN USAHA
BIDANG
RENCANA
JANGKA PANJANG
PERUSAHAAN
PUSAT BIDANG
PENELITIAN &
DIREKTORAT DIREKTORAT DIREKTORAT PERENCANAAN & PENGEMBANGAN
DIREKTORAT DIREKTORAT PRASARANA & SARANA
KEUANGAN PERSONALIA DAN PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN
TEKNIK OPERASI
UMUM USAHA
BIDANG
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT PERUSAHAAN
SUB DIREKTORAT PERENCANAAN SUB DIREKTORAT PERENCANAAN, INVESTASI
ANGGARAN TEKNIK LALU LINTAS PENGEMBANGAN &
PENGENDALIAN SDM BIDANG
PENCEGAHAN
KECELAKAAN
SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT
JALAN REL DAN PEMASARAN SUB DIREKTORAT PEMANFAATANASET PUSAT
ADMINISTRASI
JEMBATAN ANGKUTAN ADMINISTRASI SDM NON-PRODUKTIF DAN KESELAMATAN BIDANG
KEUANGAN
PENUMPANG KERJASAMA USAHA PENANGGULANGAN
DAN PENELITIAN
SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT KECELAKAAN
SUB DIREKTORAT TANAH DAN PEMASARAN SUB DIREKTORAT
AKUNTANSI BANGUNAN ANGKUTAN ORGANISASI DAN
TATALAKSANA BIDANG
BARANG HUBUNGAN
MASYARAKAT
SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT
PAJAK, PSO, SINYAL, TELKOM,
IMO & TAC DAN LISTRIK
UUK SEKRETARIAT BIDANG
PERUSAHAAN HUKUM
SUB DIREKTORAT SUB DIREKTORAT BIDANG
SEDIAAN TEKNIK SARANA UMUM
KANTOR PUSAT
DIVISI REGIONAL I DIVISI
DIVISI DIVISI DIVISI DAERAH OPERASI 1
SUMATERA UTARA ANGKUTAN PERKOTAAN
SARANA PELATIHAN PROPERTI JAKARTA
JABOTABEK
DIVISI REGIONAL II DAOP 2 BANDUNG
SUMATERA BARAT
DAOP 3 CIREBON
DIVISI / DAERAH DIVISI REGIONAL III DAOP 4 SEMARANG
OPERASI SUMATERA SELATAN
DAOP 5 PURWOKERTO
DAOP 6 YOGYAKARTA
DAOP 7 MADIUN
DAOP 8 SURABAYA
DAOP 9 JEMBER
