1. ADISPTROL S.A
PROGRAM DE GESTION DOCUMENTAL
Diego Armando Pinzon Acosta
Código:201512026320
Administración deSistemasde Información
Profesora:MabelEspereza FernándezHerrera
Bogota Noviembre de 2015
2. ALCENCE
El programa de gestión documental aplica desde la recepción de documentos
pensado por su trámite y consulta hasta su disposición final, el programa de
gestión documental involucra a todos los funcionarios de la compañía pues todo
son productores de documentos o interactúan con documentos,
3. INTRODUCCION
Se sabe que los archivos son muy importantes dentro de una empresa, debido a
que son los encargados de custodiar toda la memoria institucional. Por eso con los
parámetros y las publicaciones emanadas por el Archivo General de la Nación se
pretende diseñar una propuesta para la elaboración de un Programa de Gestión
Documental para la empresa Adispetrol S.A., con el fin de establecer
procedimientos para cada uno de los ocho procesos archivísticos, dando
seguridad, confianza, calidad y apoyo a la toma oportuna de decisiones.
Este trabajo que se desarrolla a manera de práctica nos acerca más a realidad
que hoy en día está pasando la archivista en Colombia y en la empresa Adispetrol,
este ejercicio académico nos amplía el espectro que tenemos como alumnos
frente a la profesión pues es tratad desde aspectos y problemáticas reales gracias
a esto se enriquece el conocimiento con el desarrollo de este trabajo
4. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los
siguientes aspectos:
Proponer una política de gestión documental
Designación de responsabilidades en cuento a la producción de
documentos custodia y manejo
Contar con las personas idóneas para la elaboración de las políticas de
gestión documental, al mismo tiempo al administración y actualización de
estas
Realizar un diagnóstico para idénticar y evaluar los aspectos críticos de la
gestión documental
Conformación del comité de archivo
Culturización de los funcionarios frente a la gestión documental
Alinear el programa de gestión documental con las políticas de calidad
existentes en la compañía
5. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS
Para el desarrollo de este trabajo se tuvo en cuenta las normas que regulan los
procesos archivísticos en Colombia, entre los cuales se encuentran principios
constitucionales, leyes, decretos, acuerdos, circulares, etc.
Dentro de la normatividad más destacada para la aplicación del Programa de
Gestión Documental se encuentra:
nación y se dictan otras disposiciones”, este ley es necesario tenerla presente en
todo el desarrollo del proyecto debido a que sin ella no habría un ente que
emanaras las normas para la organización y manejo de los archivos.
opta y se expide el
reglamento general de archivos, necesario para que en toda empresa exista el
área de archivo.
la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Este
decreto es básico para la creación del procedimiento en el proceso de
transferencia.
cual se dicta la ley general de archivos y se
dictan otras disposiciones.
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
.
1 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de
archivo. La presente circular oriento la creación del procedimiento para el proceso
Organización.
-1:2005: Gestión de documentos - Formato de Documento
electrónico de archivo para la preservación a largo plazo.
nacional de archivos, se establece la red nacional de archivos, se deroga el
decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración
de los archivos del estado”.
6. ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las
entidades del estado”.
gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por
Superintendencia de Industria y Comercio”
PLANEACION
Diseñar los documentos que reflejan la planeación estratégica del proceso de
gestión documental lo cual requerirte el desarrollo e implementación para alcanzar
los de la gestión documental y la administración de los archivos que existan en la
entidad, estos planes deben esta alineados con el plan estratégico de la empresa
También debe contener un conjunto de actividades encaminadas a la planeación y
valoración de los documentos de archivo dentro del contexto administrativo, legal,
funcional, técnico archivístico y tecnológico
PRODUCCION
La producción documental en Adispetrol está enmarcada tanto en el Sistema de
Gestión de la Calidad como en los procedimientos archivísticos, de esta manera
se dictan normas para la elaboración de documentos administrativos como las
cartas, memorandos, circulares, actas, entre otros.
Ejemplo
7. GESTION Y TRÁMITE
Realizar el conjunto de actividades necesarias para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución que incluya las actuaciones de los documentos asi como la
disponibilidad, recuperación y acceso a para la consulta, el control y seguimiento
hasta su conclusión o finalización, este paso comprende desde el registro de los
documentos hasta su resolución
ASPECTO/CRITERIO ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Diseñar el
procedimiento de
Gestión y Tramite y
su registro en el
sistema
Promover la difusión de
instrumentos que faciliten el
acceso y consulta de información
Control y seguimiento a la atención
en los tiempos de respuesta a los
tramites
Normalización de asuntos
institucionales
Seguimiento y control de las
comunicaciones oficiales
X X
ORGANIZACIÓN
Este procedimiento comprende las actividades técnicas clasificación, ordenación y
descripción en las etapas de archivo de gestión, central e histórico
ASPECTO/CRITE
RIO
ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Diseñar
procedimiento de
Organización
Documental
Capacitación a los integrantes que
conforman el área de Gestión Documental
para unificar y estandarizar criterios de
organización, así como a los funcionarios
que hacen trasferencias documentales
X X
8. TRASFERENCIA
Este procedimiento comprende las trasferencias primarias y secundarias las
cuales comprende las actividades de inventario y validación de la información
trasferida de una archivo a otro, en al caso de las trasferencias secundarias se
evidencia la necesidad de embalar los expedientes en cajas y por ultimo registrar
en el inventario la ubicación para su posterior recuperación.
ASPECTO/CRITE
RIO
ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Diseñar
procedimiento de
Trasferencias
Documentales
Difundir las tablas de retención entre los
funcionarios para tener claridad los tiempos
de permanencia en cada uno de los
archivos.
Realizar un cronograma de trasferencias
secundarias e incluir en el programa anual
X X
DISPOSICION DE DOCUMENTOS
Se realizara la selección de documentos en cualquier etapa del archivo con el
objeto de su preservación temporal o permanente o su eliminación, de acuerdo
con los tiempos estipulados en las tablas de retención documental
ASPECTO/CRITE
RIO
ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Diseñar
procedimiento de
Disposiciónde
Documentos
Consultar las tablas de retención
documental para tener claridad en los
tiempos de cada tipo documental no
importando su soporte
Realizar una revisión periódica para cumplir
con los tiempos que demanda la tabla de
retención
Elaboración del acata de eliminación esto
se hará si hay eliminación de documentos
X X
9. PRESERVACION A LARGO PLAZO
Aplicar durante el ciclo de vida de los documentos no importando su soporte
acciones necesarias para garantizar la preservación en el tiempo que sean
necesarios para la gestión administrativa de la compañía
ASPECTO/CRITE
RIO
ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Elaboración de
una política de
preservación
documental a largo
plazo
Implementar un plan de preservación
documental
Difundir la política de preservación al
interior de la compañía
Realizar un análisis para identificar los
documentos que son relevantes para la
conservación a largo plazo
X X
VALORACION
Es necesario realizar un análisis técnico para identificas los valores primarios y
secundarios de los documentos y así poder establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su disposición final, eliminación o
conservación temporal o definitiva
ASPECTO/CRITE
RIO
ACTIVIDAD A DESARROLLAR REQUISITOS
A L F T
Diseñar el
procedimiento de
valoración
documental
Elaborar fichas de valoración documental
para cada serie.
Valorar la información producida y recibida
e identificar sus valores
X X
