Soluzione SMART OR

1. SMART OR – UNA SOLUZIONE PER LA PIANIFICAZIONE DELL’ATTIVITÀ
CHIRUGICA IN ELEZIONE
http://www.smartoperations.it
info@smartoperations.itSede Legale: Via Madonna del Piano 6, CAP 50019 - Sesto Fiorentino (FI) P.IVA 06498400487
Sede Operativa: Piazza Ciardi, 25 59100 Prato (PO) - c/o PIN s.c.r.l.
Smartoperations s.r.l.
A spin-off company from:

2. SMART OR
• è un applicativo per la pianificazione dell’attività chirurgica in elezione
• si basa su un approccio innovativo alla pianificazione denominato Enhanced Master Surgical
Scheduling (EMSS)
• implementa un modello di programmazione lineare mista multi-obiettivo che determina il
numero ed il tipo (famiglia) di interventi da eseguire in ogni sala operatoria per ogni giorno
dell’orizzonte di pianificazione (2 settimane/1 mese)
• consente di ottenere schedule efficienti, robuste, orientate al lungo periodo ed eque.
• consente di valutare on-line gli effetti di eventuali modifiche da approntare, ex-post, alla
programmazione prodotta dal modello.

3. La pianificazione dell’attività chirurgica in elezione
• è un processo complesso, richiede, infatti, di:
• contemperare esigenze, spesso in conflitto, di molteplici stakeholder
• gestire risorse scarse che si trovano upstream e/o downstream rispetto alla sala
operatoria e che sono spesso condivise tra più specialistiche (e.g. i letti per la degenza)
• gestire l’incertezza (sui tempi di sala/degenza e sulla disponibilità delle risorse)
• è un processo critico, in quanto:
• influenza pesantemente la produttività dell’ospedale e quindi i suoi costi e ricavi
• influenza i tempi di attesa e quindi la soddisfazione del paziente
• può essere causa di tensioni e conflitti
• può creare situazione di rischio clinico dovute al sovraffollamento dei reparti e al protrarsi
delle sedute oltre gli orari previsti

4. L’ Enhanced Master Surgical Scheduling (EMSS)
E’ un approccio alla programmazione di medio
termine che prevede:
• La clusterizzazione, basata sulla codifica
ICD9CM, delle procedure chirurgiche in gruppi
omogenei (denominati famiglie iso-risorse)
rispetto al consumo di risorse (sale
operatorie, letti per la degenza, equipe
chirurgiche ecc..)
• L’assegnazione di ogni paziente in lista di
attesa ad una famiglia iso-risorse
• L’individuazione su base mensile/quindicinale
del numero di interventi da effettuare in
ciascuna seduta operatoria e della famiglia
alla quale tali interventi debbono
appartenere
29/07/2019 OR1 OR2 OR3 OR4 OR5
08.30-09.00 URO-0-60-1 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 PED-0-60-0 ORA-0-60-0
09.00-09.30 URO-0-90-1 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 PED-0-60-0 ORA-0-60-0
09.30-10.00 URO-0-90-2 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 PED-0-60-0 ORA-0-60-0
10.30-11.00 URO-0-90-1 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 PED-0-60-0 ORA-0-60-0
11.30-12.00 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 ORA-0-60-0
12.30-13.00 ORL-0-60-0 ORT-0-90-1 ORA-0-60-0
13.30-14.00 URO-0-90-1 OPH-0-60-1 ORT-0-90-1 NEO-0-60-2 ORA-0-60-1
14.30-15.00 URO-1-120-4 OPH-0-60-1 ORT-1-120-1 NEO-0-60-3 ORA-0-60-1
15.30-16.00 OPH-0-90-1 ORT-0-90-1 NEO-0-60-1 ORA-0-60-1
16.30-17.00 OPH-0-60-1 ORT-0-90-1 NEO-0-60-2 ORA-0-60-1
17.30-18.00 OPH-0-60-1 ORT-1-60-1
18.30-19.00
19.30-20.00
URO-0-90-1
URO-0-60-1
URO-0-90-2
POST SURGICAL BEDS

5. Modello di ottimizzazione - input
Riceve in input:
• liste di attesa (organizzate in famiglie iso-risorse)
• il numero di letti per degenza allocati all’attività in elezione
nei vari reparti (DS, week-hospital, chirugia ecc)
• una griglia di programmazione che indica per ogni
giorno/sessione/sala, la specialità che occuperà la sala, il
regime di ricovero dei pazienti che saranno operati (DS, ORD,
ecc..) e la durata della sessione
• (eventuali) preassegnate ovvero delle indicazioni,
provenienti dagli specialisti, sul numero ed il tipo di
interventi da collocare all’interno di specifiche sessioni.

6. Modello di ottimizzazione - output
• uno schema di programmazione che indica, per ogni
giorno/sessione/sala il numero di interventi da eseguire e la
famiglia iso-risorse di ciascun intervento
• Statistiche in merito a:
• la durata attesa di ogni sessione
• l’occupazione dei letti di degenza per ogni giorno
dell’orizzonte di pianificazione
• Il case mix realizzato

7. 7
Modello di ottimizzazione - obiettivi
5 obiettivi
• il rispetto delle due-date, si dà la priorità alla
programmazione di interventi appartenenti a famiglie per le
quali, in lista di attesa, è presente un numero elevato di
interventi in scadenza (soprattutto se in Classe 1)
• il consumo delle liste più lunghe, si dà la priorità alla
programmazione di interventi appartenenti a famiglie per le
quali, in lista di attesa, è presente un numero molto elevato
di interventi
• il livellamento dell’utilizzazione delle sale su un valore
target da fissare
• il livellamento dell’utilizzazione dei letti su un valore target
da fissare
• la schedulazione del maggior numero possibile di interventi
L’importanza di ciascun obiettivo può essere “pesata” in modo tale che la soluzione ottenuta
“assomigli” maggiormente alla soluzione che si otterebbe ottimizzando rispetto all’obiettivo a cui
si assegna il peso maggiore

8. Input: parametri del modello
Input: eventuali preassegnate

9. Input: durata, tipo e specialità assegnata ad ogni sessione

10. Letti allocati all’attività in elezione in ciascun reparto

11. Output: numero e tipo di interventi da eseguire e occupazione attesa
delle sale

12. Output: Letti allocati, occupati e liberi per ogni giorno dell’orizzonte di pianif.

13. Prima implementazione: progetto di ricerca IBIS-Lab - AOU Meyer
• Periodo di analisi:
• Gennaio 2013-Ottobre 2013 (Prima),
• Novembre 2013-Luglio 2014 (Dopo)*.
• La sperimentazione si riferisce a una versione del modello
appositamente studiata e parametrizzata per l’ospedale in esame.
RISULTATIPRIMAIMPLEMENTAZIONE
I risultati di questo progetto sono riportati in dettaglio in:
Visintin, F., Cappanera P., Banditori C., Danese P. (2017). Development and Implementation of an Operating Room Scheduling Tool: An Action Research, Production Planning and Control, Vol 28(9), p.
758-775
I modelli studiati e parametrizzati ad-hoc per l’ospedale in esame sono riportati in:
Banditori C., Cappanera P., Visintin F. (2013). A combined optimization–simulation approach to the master surgical scheduling problem. IMA Journal of Management Mathematics (ISSN:1471-6798),
Vol 24 (2), p. 155-187
Cappanera P., Visintin F., Banditori C. (2014) Comparing resource balancing criteria in master surgical scheduling: a combined optimisation-simulation approach, International Journal of Production
Economics, Vol 158(12), p.179-196
Visintin F., Cappanera P., Banditori C. (2016). Evaluating the impact of flexible practices on the master surgical scheduling process: an empirical analysis, Flexible Services and Manufacturing Journal, Vol
28(1), p.182-205
Cappanera P., Visintin F., Banditori C. (2018). Addressing Conflicting Stakeholders' Priorities in Surgical Scheduling by Goal Programming, Flexible Services and Manufacturing Journal, 30(1-2), p.252-271
M'Hallah, R., Visintin, F. (2019). Stochastic model for scheduling elective surgeries in a cyclic Master Surgical Schedule, Computers and Industrial Engineering, Vol. 129, March, p. 156-168

14. INTERVENTI ESEGUITI & UTILIZZAZIONE SALE
PRIMA DOPO Δ
Ore sala disponibili (spending review) 201.9 176 -12.8%
Media interventi/settimana eseguiti
[N interventi/Ore sala disponibili]
0.48 0.54 +28.8%
Utilizzazione media sale operatorie [%] 69.3 78.1 +8.8 %
Utilizzazione media letti in chirurgia [%] 74.6 72.5 -2.1 %
Utilizzazione media letti in day surgery [%] 66.42 77.14 +10.72 %

15. 15
COMPLESSITÀ DEL CASE MIX
PRIMA DOPO Δ
Tempo sala medio interventi ordinari [min] 97.96 103.94 +5.98 (+6%)
Degenza media interventi ordinari [giorni] 2.7 2.9 +0.2 (+7.41%)
Tempo sala medio interventi Day Surgery [min] 52.28 52.37
+0.09
(+0.17%)
Degenza media Day Surgery [day] 0.05 0.02 -0.03 (-60%)

16. 16
UTILIZZAZIONE LETTI
PRIMA DOPO Δ
LETTI ORDINARI
Letti disponibili [letti] 28 28 0 (0%)
Utilizzazione media [letti] 20.9 20.3 -0.6 (-0.03%)
Overbooking % 9.23% 1.07% -8.16%
DAY SURGERY
Letti disponibili [letti] 14 14 0
Utilizzazione media [letti] 9.3 10.8 +1.5 (16.1%)
Overbooking % 6.65% 2.2% -4.45%

17. CONTACT
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Filippo Visintin
Co-founder, Senior Partner
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