Intervento della dr.ssa Enrica Massella Ducci, Agenzia per l’Itali Digitale, al workshop sulla "Conservazione sostitutiva" organizzato dalla Provincia di Bergamo e ANAI Lombardia. Nembro, 14 maggio 2013

1. 1
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
L’attuazione del CAD nel sistema di
conservazione
dei documenti informatici
Enrica Massella Ducci Teri
Agenzia per l’Italia digitale

2. 2
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Europa 2020: i 5 obiettivi strategici
Europa 2020 è la strategia di crescita della UE per il prossimo decennio.
Demandando ad ogni Stato membro l’adozione di propri obiettivi nazionali la UE ha definito gli obiettivi
strategici da raggiungere in cinque aree per il 2020:
1. occupazione
 75% della popolazione tra i 20 e i 64 anni impiegata
2. Ricerca & Sviluppo / innovazione
 3% del PIL dell'UE (combinato pubblici e privati) da investire in R & S / innovazione
3. cambiamento climatico / energia
 20% (o addirittura 30%, se le condizioni lo permettono) di riduzione dei gas serra, rispetto
al 1990
 20% di energia da fonti rinnovabili
 20% di aumento dell'efficienza energetica
4. istruzione
 riduzione del tasso di dispersione scolastica al di sotto del 10%
 completamento dell'istruzione di terzo livello da parte di, almeno, il 40% della
popolazione tra i 30 e i 34 anni
5. povertà / esclusione sociale
 almeno 20 milioni di persone in meno a rischio di povertà ed esclusione sociale
http://ec.europa.eu/europe2020/index_en.htm

3. 3
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Europa 2020: le priorità
La futura crescita europea dovrà prioritariamente e contemporaneamente
essere:
 intelligente, cioè fondata sempre più su fattori come
istruzione, ricerca/innovazione, nonché società digitale;
 sostenibile, cioè capace di ottimizzare l’uso delle risorse naturali e, al
tempo stesso, tutelare l’ambiente;
 inclusiva, cioè in grado di essere più solidale, uniforme ed ampia possibile
tenendo conto delle peculiarità di ciascuno.
La crescita trae impulso dalle iniziative della Agenda digitale europea

4. 4
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Agenda digitale europea
Iniziativa finalizzata ad accelerare la diffusione di internet ad alta velocità e a
sfruttare i vantaggi di un mercato unico digitale per famiglie e imprese
attraverso lo sviluppo delle seguenti azioni:
 Realizzare un mercato unico digitale
 aprire l’accesso ai contenuti legali on line
 agevolare le fatturazioni e i pagamenti elettronici
 ovviare alla mancanza di fiducia degli utenti per quanto riguarda la sicurezza dei
pagamenti e la protezione della riservatezza.
 unificare i servizi di telecomunicazione
 Aumentare l’interoperabilità di dispositivi, applicazioni, banche dati e servizi e
promuovere le politiche di standardizzazione
 Rafforzare la politica in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali
 Promuovere un accesso ad Internet veloce e superveloce per tutti
 Investire nella ricerca e nell’innovazione
 Migliorare l’alfabetizzazione, le competenze e l’inclusione nel mondo digitale
 Sfruttare il potenziale offerto dall’utilizzo delle ITC nei settori della telemedicina,
dell’ambiente e dei trasporti
http://ec.europa.eu/digital-agenda

5. 5
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Agenda Digitale Italiana
 ADI istituita l’1/3/2012
 suo organo operativo è la cabina di regia che ha raccolto le indicazioni e i
suggerimenti inviati da cittadini e stakeholders
 con il D.L. n. 179/2012 sono state previste le misure per l'applicazione
concreta dell'ADI
 i principali interventi riguardano:
 identità digitale e servizi innovativi per i cittadini
 amministrazione digitale e open data
 istruzione digitale
 sanità digitale
 banda larga e ultralarga per azzeramento divario digitale
 pagamenti elettronici
 giustizia digitale
 l’Agenzia per l’Italia digitale, istituita con il D.L. n. 83/2012, avrà il
compito di portare avanti gli obiettivi definiti dall'ADI, promuovendo e
monitorando l'attuazione dei piani di ICT delle pubbliche amministrazioni
in linea con l’Agenda digitale europea e assicurando il coordinamento
informatico dell’amministrazione statale, regionale e locale
a

6. 6
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Cittadini
Imprese &
Professionisti
SITI
WEB
PEC
ALBO ON-LINE
CONSERVAZIONE
DIGITALE
FATTURAZIONE
ELETTRONICA
IDENTITÀ
INFORMATICA
FIRME
ELETTRONICHE
INTEROPERABILITÀ
PROTOCOLLO
INFORMATICO
SPC
L’ «ecosistema» della gestione documentale

7. 7
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La funzione documentaria per una
“amministrazione digitale”
Il sistema documentario assume un ruolo essenziale di supporto
 è lo strumento cardine per il raggiungimento della “amministrazione digitale”
 è il fulcro di tutte le attività amministrative
 garantisce trasparenza e controllo
 soprintende il “Ciclo di Vita del documento” dalla formazione alla
conservazione
Ma come i sistemi documentari attuali possono sostenere l’innovazione
senza ridurre le proprie funzioni di certezza?
Le organizzazioni pubbliche tendono a gestire con prudenza, quasi con
diffidenza, questi processi. Per quali ragioni?
 non conoscenza della materia
 cautela/ostilità all’innovazione
 mancanza di risorse
 insufficiente comprensione delle potenzialità
 consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere
 …?

8. 8
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Documento informatico
Firmadigitale
Protocollo informatico
Fascicolo elettronico
Procedimento
Conservazione
Postaelettronicacertificata
I principali pilastri
del Sistema documentario

9. 9
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La cornice normativa in tema di
digitalizzazione e semplificazione
 Innovare implica legiferare/regolamentare per introdurre
tecnologie dell’informazione e della comunicazione diffuse e
sostitutive nello svolgimento dell’azione amministrativa
 La digitalizzazione dell’azione amministrativa è una vera e propria
funzione di governo, imperniata sui principi di effettività,
risparmio ed ottimizzazione delle risorse, che riveste un ruolo
centrale nell’azione di ammodernamento della PA
 La semplificazione abbina innovazione tecnologica e
innovazione amministrativa, utilizzando in modo integrato
l’innovazione normativa e organizzativa per la
reingegnerizzazione dell’attività amministrativa
 Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro
legislativo entro cui deve attuarsi la digitalizzazione e la
semplificazione dell’azione amministrativa per il passaggio ad una
“amministrazione digitale”
 Anche il recente D.L. n. 179/2012 racchiude disposizioni che
incidono sull’e-government, integrando e modificando quanto
previsto dal CAD e intervenendo sulla digitalizzazione di ambiti
specifici, quali scuola, sanità e giustizia

10. 10
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Testo Unico
DPR 445/2000: T.U. in materia
di documentazione amministrativa
PEC
DPR 68/05: Posta elettronica
Certificata
DPCM 6/05/2009
Disposizioni in materia di rilascio
e di uso della casella
di PEC assegnata ai cittadini
Circ. DDI 18/02/2010
Uso della PEC nelle
amministrazioni pubbliche.
Codice
Amministrazione Digitale
Dlgs. 82/2005
L. 133/08: Disposizioni urgenti
per lo sviluppo …
L. 2/09:
Misure urgenti per il sostegno …
L. 69/09: Disposizioni per
lo sviluppo econ. …
Protocollo Informatico
DPCM 31/10/2000 - Regole tecniche
per il protocollo informatico
Circ. AIPA n. 28/2001 - Standard
per il protocollo informatico.
DM 14/10/2003 Linee guida per
l’adozione del protocollo informatico e per
il trattamento informatico dei proc.i amm.
Principali riferimenti normativi
Misure per la crescita del Paese
D.L. n 179/2012
Vari DPCM, DM, Circolari e
Deliberazioni:
Regole di attuazione
e norme particolari
Conservazione digitale
Delib. CNIPA n. 11/2004
Regole tecniche ….
Firma elettronica
DPCM 13/01/2004
Regole tecniche ….
DPCM 30/03/2009
Nuove Regole tecniche…
Delib. CNIPA n.45/2009

11. 11
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I pagamenti elettronici (art.5)
Le comunicazioni tra
imprese e
amministrazioni
(art.5 bis)
Conservazione
digitale dei
documenti
informatici
(art. 43-44 bis)
Moduli e
formulari
sempre
disponibili
(art.57)
La validità dei
documenti
informatici (art.
20-23 quater)
I servizi online
(art. 54 e 63-65)
La PEC: canale di
comunicazione e
semplice strumento
di identificazione
(artt. 6 e 65)
Far viaggiare le
informazioni e non le
persone (art. 58)
Dare voce ai cittadini anche
su Internet (art.54)
Continuità operativa
e disaster recovery
(art.51)
La sfida degli open
data (art. 52 e 68)
Siti pubblici e
trasparenza
(art. 54)
Protocollo
informatico;
Procedimento e
Fascicolo informatico
(art.40-bis e 41)
Il CAD: le tessere del mosaico
Le priorità del CAD sono incentrate sulla gestione del documento
informatico e sui servizi ai cittadini.
Le regole tecniche in emanazione diventano lo strumento abilitante
Le firme
elettroniche
(art. 24-29)
Istanze e
dichiarazioni
dei cittadini
alla PA per
via
telematica
(art.65)

12. 12
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Le regole tecniche: un approccio organico
Il nuovo scenario
Un insieme organico e coordinato di
testi frutto di un lavoro collaborativo
svolto nell’ambito dei gruppi di lavoro
istituiti dall’allora DigitPa, che hanno
visto insieme Amministrazioni e
Operatori di mercato.
Lo scenario di partenza
Un insieme di regole tecniche non più allineato all’evoluzione normativa e alle
esigenze legate al processo di digitalizzazione della PA.
Molte lacune: Non sono state mai emanate regole tecniche sul documento
informatico!
1. glossario/definizioni
2. formati
3. misure, standard, specifiche
tecniche
4. specifiche tecniche del pacchetto
di archiviazione
5. metadati

13. 13
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Il documento informatico
Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti
È un insieme di valori binari la cui materialità è data dal sistema e dal
supporto informatico in cui è memorizzato
Può essere modificato o riprodotto infinite volte, ottenendo duplicati
assolutamente identici all’originale
Il suo contenuto è svincolato dal supporto
Le norme definiscono principi e regole per la formazione, l'archiviazione e la
trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
Sono pubblicate anche specifiche tecniche relative agli strumenti ad esso
connessi quali:
 la firma digitale
 il protocollo informatico
 la posta elettronica certificata
 la conservazione digitale

14. 14
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I nuovi documenti informatici
Forme
Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di
appositi strumenti software
Documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail,
documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico
Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti
dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici
Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una
struttura logica determinata (viste)
Caratteristiche
essere identificato in modo univoco e persistente
essere immodificabile, cioè formato in modo che forma e contenuto non
siano alterabili e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione
essere prodotto in uno dei formati idonei alla conservazione
essere memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di
conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi
avere associati almeno un set minimo di metadati

15. 15
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I formati dei documenti informatici
 La scelta dei formati dei documenti informatici deve:
• tenere in considerazione le caratteristiche individuate nelle regole
tecniche, nel caso della formazione
• essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di
immodificabilità e di staticità nel tempo, nel caso della conservazione
 È importante scegliere fin dalla formazione un formato che riduca
al minimo i processi di migrazione dei formati.
 Elementi di valutazione:
• privilegiare i formati legati a standard internazionali (de jure e de
facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche
tecniche siano pubbliche
• analizzare il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le
singole tipologie di documenti informatici
 Formati diversi possono essere scelti quando la natura specifica
del documento informatico lo richieda. In tal caso devono essere
documentati nel manuale di conservazione con la motivazione
delle scelte effettuate

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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
… i formati dei documenti informatici
Primo elenco di formati che possono
essere usati per la conservazione
(l’elenco sarà periodicamente
aggiornato)
PDF - PDF/A (ISO 32000-1, ISO
19005-1:2005, ISO 19005-2:2011)
TIFF (ISO 12639 - TIFF/IT;
dell'ISO 12234 - TIFF/EP)
JPG (ISO/IEC 10918:1, ISO/IEC
15444-1)
Office Open XML - OOXML (ISO/IEC
DIS 29500:2008)
Open Document Format – ODF
(ISO/IEC 26300:2006, UNI CEI
ISO/IEC 26300)
Formati testo famiglia XML, TXT
Formati messaggi di posta
elettronica (RFC 2822/MIME)
Criteri
• Apertura (conformità a specifiche
pubbliche)
• Sicurezza (grado di modificabilità del
contenuto del file e la capacità di
essere immune dall’inserimento di
codice maligno)
• Portabilità (facilità con cui i formati
possano essere usati su piattaforme
diverse)
• Funzionalità (varietà di funzioni
messe a disposizione dell’utente)
• Supporto allo sviluppo (modalità
messe a disposizione ai fini della
manutenzione e sviluppo del formato)
• Diffusione (l’estensione dell’impiego
di uno specifico formato)

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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Le principali tematiche collegate al
documento informatico
Formazione del documento informatico nativo
Sostituzione della carta
 Procedure per il riversamento del documento cartaceo tramite tecnologie
hw (scanner) e sw (OCR Optical Character Recognition)
 Valore legale del documento informatico ottenuto
 Efficacia nelle transazioni commerciali
Sottoscrizione elettronica
Trasmissione attraverso posta elettronica o PEC
Gestione corretta e trasparente
 Lavorazione attraverso sistemi di Workflow Management
 Conservazione dei documenti in archivi digitali
Mantenimento del valore culturale e storico

18. 18
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I compiti del protocollo informatico
È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documenti
nel momento della loro formazione o del loro ingresso nel
perimetro della AOO
Assicura – con il titolario – una struttura organizzata all’archivio
Regola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologia
Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti
(assegnazione)
Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documenti
Censisce la mole documentaria posta in essere da un ente
produttore
Il Protocollo informatico

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14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Protocollo
Informatico
Il fascicolo
informatico come
perno dell’azione
amministrativa
Il workflow come
supporto all’azione
amministrativa
L’integrazione dei sistemi di
automazione d’ufficio per un
reale valore aggiunto percepito
dell’utilizzatore finale
La PEC e firma
elettronica per una reale
dematerializzazione
Gli archivi digitali e la
conservazione: completo
supporto al ciclo di vita del
documento e del fascicolo
Il protocollo e la gestione documentale

20. 20
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali
nell’ambito di un sistema di conservazione allo scopo di mantenerne
l’integrità, l’autenticità, leggibilità, accessibilità e riservatezza nel tempo
CAD - La conservazione digitale
43 - Conservazione dei documenti
1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la
corrispondenza, ed ogni atto, dato o documento di
cui è prescritta la conservazione per legge o
regolamento, ove riprodotti su supporti informatici
sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la
riproduzione e la conservazione nel tempo siano
effettuate in modo da garantire la conformità dei
documenti agli originali, nel rispetto delle regole
tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
44 - Requisiti per la conservazione dei
documenti informatici
1. Il sistema di conservazione dei documenti
informatici assicura:
a. l'identificazione certa del soggetto che ha
formato il documento …;
b. l'integrita' del documento;
c. la leggibilita' e l'agevole reperibilita' dei
documenti e delle informazioni
identificative, inclusi i' dati di registrazione e di
classificazione originari;
d. il rispetto delle misure di sicurezza ….
viene attuata con le modalità previste dalle regole tecniche
di cui all’articolo 71: fino a che non vengono definite restano
in vigore le regole tecniche stabilite dalla deliberazione
CNIPA n. 11/2004
ogni documento è riconducibile al soggetto che lo ha formato
e mantiene le sue caratteristiche di
integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza

21. 21
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Il sistema di conservazione è gestito dal Responsabile della conservazione
in accordo con gli altri Responsabili con possibilità di avvalersi di soggetti
terzi pubblici o privati
CAD - La conservazione digitale
44 - Requisiti per la conservazione dei
documenti informatici
1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti
informatici è gestito da un responsabile che opera
d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati
personali di cui all'art. 29 del decreto legislativo 30
giugno 2003, n. 196 e ove previsto con il
responsabile del servizio per la tenuta del
protocollo informatico, di cui all’articolo 61 del
decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione
delle attività di rispettiva competenza.
1-ter. Il responsabile della conservazione può
chiedere la conservazione dei documenti
informatici o la certificazione della conformità del
relativo processo di conservazione a quanto
stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi
previste, nonché dal comma 1 ad altri
soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee
garanzie organizzative e tecnologiche.
Il Responsabile della conservazione gestisce il sistema di
conservazione in accordo con il responsabile del protocollo
informatico e il responsabile del trattamento dei dati personali
Il Responsabile della conservazione si può avvalere di soggetti
esterni per:
• la conservazione dei documenti informatici
• la certificazione dei processi di conservazione

22. 22
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
La conservazione digitale
I compiti del sistema di conservazione
Tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, assicura la
conservazione dei documenti informatici/fascicoli informatici
garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità
Prevede la gestione dei documenti informatici/fascicoli informatici in
strutture che garantiscono l’interoperabilità tra sistemi di
conservazione
Opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti nel
manuale di conservazione
È logicamente distinto dal sistema di gestione documentale
Per alcune tipologie di documenti, mantenimento del valore
culturale e storico

23. 23
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole – La conservazione digitale
Il processo di conservazione, dalla presa in carico dal
produttore, prevede la gestione dei documenti informatici / fascicoli
informatici in strutture definite che garantiscono l’interoperabilità tra
sistemi di conservazione
I documenti informatici conservati utilizzano i formati definiti ovvero
scelti e motivati dal Responsabile della conservazione
Il sistema di conservazione, logicamente distinto dal sistema di
gestione documentale, opera secondo modelli organizzativi
esplicitamente definiti
Il Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche
complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione
con piena responsabilità ed autonomia
Il manuale della conservazione illustra dettagliatamente
l’organizzazione, l’architettura, le infrastrutture, il processo, le
misure di sicurezza e ogni altra informazione utile alla gestione e
alla verifica del sistema di conservazione nel tempo
viene attuata con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n.
11/2004 (fino alla emanazione delle nuove regole tecniche)

24. 24
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - struttura XML per la conservazione
struttura XML descrittiva dell’indice
del pacchetto di archiviazione;
assicura l’interoperabilità tra sistemi
di conservazione;
fa riferimento allo standard
nazionale UNI-SInCRO 11386: 2010
contiene le informazioni:
generali dell’indice del pacchetto
di archiviazione
proprie del pacchetto di
archiviazione
relative ai raggruppamenti di uno
o più file contenuti nel pacchetto
riguardanti il processo di
produzione del pacchetto

25. 25
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Le figure coinvolte nel sistema di
conservazione
Nel sistema di conservazione operano:
il produttore: di norma diverso dal soggetto che forma il
documento, è responsabile del pacchetto di versamento e
provvede alle operazioni di versamento nel sistema di
conservazione. Nel caso di pubblica amministrazione tale figura
si identifica con il responsabile della gestione documentale
l’utente: richiede al sistema di conservazione l’accesso ai
documenti informatici per acquisire le informazioni di interesse
il Responsabile della conservazione: definisce e attua le
politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa
la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione
al modello organizzativo adottato

26. 26
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Il Responsabile della conservazione
opera d’intesa con:
responsabile del trattamento dei dati personali
responsabile della sicurezza
responsabile dei sistemi informativi
responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico (nel caso
delle PA)
definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione al fine di
assicurare il mantenimento delle caratteristiche di
autenticità, integrità, accessibilità e intelligibilità dei
cura l’aggiornamento periodico e in presenza di cambiamenti
normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti
gestisce il processo di conservazione secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
garantisce il corretto svolgimento del processo di conservazione assicurandone
nel tempo la conformità alla normativa vigente
verifica periodicamente l’effettiva integrità degli archivi e della leggibilità degli
stessi, provvedendo alla duplicazione o copia dei documenti informatici
all’evolversi del contesto tecnologico
adotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di
conservazione
nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale

27. 27
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Responsabile della conservazione:
capacità richieste
manageriali e di gestione di applicazioni complesse
(organizzative)
comprensione della normativa e dei procedimenti amministrativi
(giuridiche)
gestione di archivi della documentazione amministrativa
(archivistiche)
gestione di risorse tecnologiche e di piattaforme innovative
(informatiche)
gestione di contratti con fornitori di tecnologie e di servizi
(amministrative)

28. 28
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Modelli organizzativi per la
conservazione
La conservazione può essere svolta:
all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei
documenti informatici da conservare
affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o
privati che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia
per l’Italia Digitale
Il Responsabile della conservazione, sotto la propria
responsabilità, può delegare formalizzandolo lo svolgimento del
processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di
specifica competenza ed esperienza
Il Responsabile della conservazione può affidare le attività del
processo di conservazione a soggetti esterni, che offrano idonee
garanzie organizzative e tecnologiche, se del caso
accreditati, attraverso un contratto o convenzione di servizio che
preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione

29. 29
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Regole - Il manuale della conservazione
È un documento informatico aggiornato periodicamente contenente:
la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle
responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono
nel processo di conservazione
la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a
conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei
metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle
eventuali eccezioni
la descrizione del processo di conservazione, delle modalità di presa
in carico dei pacchetti di versamento e del trattamento dei pacchetti
di archiviazione
la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di
esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del
pacchetto di distribuzione
la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le
componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente
documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle
medesime

30. 30
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
I soggetti pubblici o privati possono richiedere l’accreditamento alla
Agenzia per l’Italia digitale
CAD – L’accreditamento
44-bis - Conservatori accreditati
1. I soggetti pubblici e privati che svolgono
attività di conservazione dei documenti
informatici e di certificazione dei relativi
processi anche per conto di terzi ed intendono
conseguire il riconoscimento del possesso dei
requisiti del livello più elevato, in termini di
qualità e di sicurezza, chiedono
l’accreditamento presso DigitPA.
2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli
26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera
a) e 31.
3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono
costituiti in società di capitali con capitale
sociale non inferiore a euro 200.000.
.
L’accreditamento presso DigitPA permette il riconoscimento del
possesso del livello più elevato dei requisiti di qualità e di sicurezza
DigitPA ha stabilito le regole per l’accreditamento in analogia con
quanto previsto per l’accreditamento dei certificatori di firma digitale
e dei gestori di posta elettronica certificata

31. 31
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Circolare DigitPA n. 59/2011:
Accreditamento dei conservatori
La Circolare DigitPA n. 59/2011, pubblicata in GU n. 32 - 8 febbraio
2012 fornisce le modalità di presentazione della domanda di
accreditamento all’Agenzia per l’Italia Digitale da parte dei soggetti
pubblici o privati che svolgono attività di conservazione digitale
Come previsto dall’articolo 44-bis del CAD, l’accreditamento
permette il riconoscimento del possesso del livello più elevato dei
requisiti di qualità e di sicurezza
Ad oggi, la domanda può essere presentata ma l’accreditamento
potrà essere completato solo dopo la pubblicazione delle regole
tecniche relative al sistema di conservazione

32. 32
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
Circolare DigitPA n. 59/2011
Requisiti per l’accreditamento …
Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta di
accreditamento devono:
possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono
funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche
dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per
svolgere attività di conservazione
avvalersi di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e
delle competenze necessarie per i servizi forniti
applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e
conformi a tecniche consolidate
avere un capitale sociale non inferiore a Euro 200.000

33. 33
14 maggio 2013 Enrica Massella Ducci Teri
... requisiti per l’accreditamento …
Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatori
che fanno richiesta di accreditamento devono :
indicare il nominativo del Responsabile del servizio di conservazione, degli
eventuali delegati e il quadro delle diverse responsabilità
fornire copia del Manuale della conservazione redatto secondo le
disposizioni contenute nel decreto delle regole tecniche previste dal CAD
fornire documentazione del sistema di conservazione realizzato che deve
essere gestito in conformità alle disposizioni contenute nel decreto delle
regole tecniche in emanazione
implementare procedure di sicurezza con riferimento agli standard ETSI
indicare la tipologia di documenti conservati e i formati dei file gestiti
specificare l’Ente Certificatore che ha rilasciato la firma digitale e le
marche temporali
fornire l’elenco del software dei programmi in uso nelle eventuali diverse
versioni succedute nel tempo

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... requisiti per l’accreditamento
Per quanto riguarda qualità e sicurezza, i sistemi di conservazione
dei conservatori che fanno richiesta di accreditamento devono essere
conformi agli standard indicati nelle regole tecniche. In particolare:
ISO 14721: 2003 (OAIS- Open Archival Information System – Reference
model), per la gestione del processo di conservazione
ETSI TS 101 533-01, relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità tecnici,
organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi di
conservazione affidabili
UNI-SInCRO 11386: 2010, per la struttura dei dati gestiti dal sistema di
conservazione in modo anche da garantire l’interoperabilità tra sistemi
ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core
metadata element set, Sistema di metadati del Dublin Core

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Funzioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale
per l’accreditamento
L’Agenzia per l’Italia Digitale deve attivare una iniziativa analoga a
quella esistente per i certificatori accreditati di firma digitale. In
particolare:
predisporre una procedura per la verifica delle domande di
accreditamento
istituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l’elenco dei conservatori
accreditati e dei certificatori del processo di conservazione
emanare le circolari che indichino le modalità di vigilanza e di
ispezione da effettuare periodicamente per la verifica del
mantenimento dei requisiti di accreditamento
svolgere attività di vigilanza periodica sugli accreditati

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Grazie
massella@agid.gov.it