1. Hoe verder met de
standaardprocessen van de NVVB?
Een verkenning en advies

2. Opdracht
Serious Ambtenaar 2012/2013:
Vraag:
Hoe gaan we als NVVB door met de standaard
werkprocessen van de NVVB ?
Opdracht:
In 2 dagen een advies uitbrengen aan het bestuur van
de NVVB.
2

3. Context
De NVVB levert met de standaardprocessen een dienst
aan afdelingen burgerzaken van gemeenten.
De standaardprocessen dienen 3 doelen:
het borgen van beleids- en parate kennis, het borgen van
datakwaliteit en het genereren van opbrengsten voor de
NVVB.
Aantal deelnemende gemeenten: 178 van de 418.
De prijs van het pakket processen is eenmalig 4.000-6500
euro. Het onderhoudsabonnement is 20% vh
aankoopbedrag per jaar. De interne kosten bedragen ca
35.000 euro.
Probleem: het aantal deelnemende gemeenten loopt
3
terug en daarmee de inkomsten van de NVVB.

4. De toekomst?
4

5. Deelnemers Serious Ambtenaar
•
•
Natascha van Benthem
Thijs de Jongh
•
•
•
•
•
•
•
•
Sientjo Doornbos
Vanessa Gevers
Jasper Eschweiler
Gerald Flapper
Nel Rustenburg
Marian Herenius
Johan Niemeijer
Jelte Rondeel
•
Petra Bulk, Elise van Steenwijk
–
–
–
–
–
–
–
–
– Zzp (Inside Sense)
– Belastingdienst
RGD BZK
Politie
Gemeente Hoorn
Belastingdienst
Gemeente Enkhuizen
Mezzalama
Zzp (Powersession)
Zzp (Treetopconsultants)
5

6. Aanpak
Brainstorm over 3 scenario’s:
1. Doorgaan op dezelfde weg
2. Stoppen met de standaard werkprocessen
3. Doorgaan in alternatieve vorm
Kwalitatieve uitvraag klantbehoefte kleine schaal
combineren met eerder gehouden enquete.
Opstellen advies.
6

7. Voordelen ‘DOORGAAN’
Gemeente
Medewerkers zijn blij dat het bij het bekende blijft, is
vertrouwd.
De waarde blijft constant ook als de processen niet
helemaal meer aansluiten.
NVVB
Medewerkers zijn blij dat het bij het bekende blijft, is
vertrouwd.
Cashcow, geen investeringen in technologie/opleiding e.d.
Positieve wisselwerking tussen proceskennis en lobby.
7

8. Nadelen ‘DOORGAAN’
Gemeente
Het is een vrij ‘kaal’ product. Bovendien raakt het product
snel verouderd, vanwege vele ontwikkelingen.
Geen prikkel voor innovatie en meegaan met niet te
stoppen
trends/ontwikkelingen/dienstverleningsconcepten.
Stimuleert de samenwerking tussen gemeenten niet.
NVVB
Niet meegaan met de tijd zorgt voor negatief imago bij
gemeente en politiek.
Op termijn lastiger lobbyen door vergrote afstand tot de
praktijk, mogelijk minder goede gesprekspartner politiek.
8

9. Voordelen van‘STOPPEN’
Gemeente
Als gemeente het zelf gaat doen, vergroot het de
zelfstandigheid van gemeenten op o.a. juridisch en audit
gebied.
Er ontstaat een extra prikkel voor kennisdeling en
samenwerking tussen gemeenten.
NVVB
De NVVB stopt met een verouderde manier van
informatievoorziening.
Er komt capaciteit/resources vrij om op andere plaatsen in te
zetten.
De NVVB zal meer adviesvragen ontvangen vanuit gemeenten.
De NVVB heeft de mogelijkheid om opnieuw haar rol/strategie/
focus te bepalen (gegevensmakelaar, certificering, opleiden,
9
advies, kcc).

10. Nadelen van‘STOPPEN’
Gemeente
• De integratie van werkinstructies met ICT verdient bij
de gemeenten nu extra aandacht en expertise.
• Gemeenten moeten extra kosten maken om de
informatiebehoefte af te dekken (FTE,
ontwerpkosten), in tijden van bezuiniging.
• Risico van versnippering in de wijze van uitvoering en
kwaliteit van processen aan de kant van gemeenten.
• Gemeenten werken mogelijk met verouderde
informatie aangezien updates op de werkinstructies
achterblijven.
10

11. Nadelen van‘STOPPEN’
NVVB
• Verlies aan inkomsten voor de NVVB.
• De NVVB biedt haar leden minder service dan
voorheen: verantwoorden.
• Minder contact momenten tussen de NVVB en haar
leden. Verlies van kennis en expertise op dit vlak bij de
NVVB.
• Risico dat de NVVB gaat opereren vanuit een ’ivoren
toren’ door gebrek aan direct contact met haar leden.
• Eenduidig aanspreekpunt op processen voor externe
partijen (vb software ontwikkelaars en opleidingen)
verdwijnt.
11

12. Voordelen ‘ANDERE VORM’
Gemeente
Er is behoefte bij gemeenten om gefaciliteerd/ontzorgd te
worden in: tijd, geld en expertise (wet- en regelgeving +
kaders).
NVVB voegt waarde toe door zoveel mogelijk relevante
ontwikkelingen toe te passen in de werkprocessen (het
‘wat’):
-
Digitalisering en standaardisering dienstverlening.
MGBA, BRP, RNI… (I-Nup)
Nieuwe processen op gebruik & beheer basisregistratie.
Lean, GEMMA, Zaakgericht werken, Basisgemeente.
Informatiebeveiliging en management (Identity theft).
12

13. Voordelen ‘ANDERE VORM’
NVVB
NVVB voegt extra waarde toe met aansluitende diensten
(op het ‘hoe’) zoals:
- Organiseren van masterclasses/ themabijeenkomsten.
- Verzorgen van inhoud voor cursussen, Wiki’s,
‘Communities’, handboeken, content FAQ’s KCC’s, etc.
- Sluiten van partnerships met marktpartijen voor
certificeringen.
- Organisatorische ontwikkelingen (KCC,
samenwerkingsverbanden etc).
Goede aansluiting bij doelgroep en goede lobbypositie in
de politiek.
Kans om verdienmodel te13herzien+vergroten geldstroom.

14. Nadelen ‘ANDERE VORM’
Gemeente
Stimuleert de samenwerking tussen gemeenten niet.
NVVB
Op korte termijn stevig investeren in het upgraden van
processen: voor 2015 moeten gemeenten zaken op orde
hebben.
Vervolgens investeren in aanvullende diensten zoals
hierboven genoemd.
Er zijn veel mogelijkheden, alles willen doen leidt
mogelijk tot verlies aan focus op kernactiviteiten.
14

15. Wat willen de klanten nu eigenlijk?
15

16. 1999
Ontwikkeling
2013

17. 1999
Werkproces NVVB
Ontwikkeling
2013
Werkproces NVVB

18. Overpeinzingen gebruik
Niet
gebruikt
Verouderd
Maar
2 updates
per jaar
Alleen het
“WAT”
Statisch
Naslagwerk
Wet en
Regelgeving
NVVB
Examens
ISO, gba
audit,
AO
“Wat +
Hoe”

19. Haalt de NVVB de eigen
productdoelen?
Het borgen van beleids- en parate kennis;
het borgen van datakwaliteit en het;
genereren van opbrengsten voor de NVVB.
19

20. Klanten zien kansen voor het product
• Focus ligt nu op burgerzaken. In het licht van
ontwikkelingen verbreed ook naar ketenprocessen. Denk
bijvoorbeeld aan het verstrekken van vergunningen.
• Processen aanleveren in een format dat in te lezen is met
softwarepakketten (workflow). Sluit hierbij aan bij (top 3/5
zaaksysteem pakketten). Zo zijn ze ingebouwd in het
werkproces ipv papieren tijger/statisch.
• Inhoudelijk vooruitziend processen modelleren: beste
jongetje van de klas.
• Denk na over waarop je het proces zou moeten sturen:
neem dat op in het proces: data-integriteit
(basisregistraties) en managementinformatie.
20

21. Klanten zien kansen voor het product
• Modelleer de processen Lean. Levert een kostenbesparing =
toegevoegde waarde (hot in tijden van bezuinigingen) op
voor gemeenten en ze hoeven niet allemaal zelf het wiel uit
te vinden (vb iets niet uitprinten).
• Maak de standaardprocessen Gemma-proof.
• Ga meer de boer op met het product: productmarketing!
• Product erg bruikbaar bij: fusies/samenwerkingsverbanden
gemeenten, (tot standkoming) KCC’s etc.
21

22. Beslissing zonder inzicht…
…geeft
resultaten
zonder
uitzicht
22

23. (Aanvullend) Advies
1. Denk na over de positionering van de NVVB i.r.t. alle
nieuwe ontwikkelingen (visiediscussie), wat is de
kern van toegevoegde waarde voor stakeholders.
2. Gemeenten zijn zoekende in hoe om te gaan met de
huidige ontwikkelingen. Speel hier dus op in en
wees hun gids op dit vakgebied.
3. Onderzoek de wensen van de klant meer diepgaand.
4. Ga met het product standaardprocessen door in een
andere vorm.
5. Richten je met het product op het peloton (niet op
de voor-/achterlopers).
23

24. Visie?

25. Aan het eind van de regenboog…
Communities
Samenwerkende gemeenten
Consultancy
Partnerships
KCC’s /
Publieksdiensten
e-(basis) gemeente
Klantbeeld
Zaakgericht
werken
GEMMA
LEAN
Management Informatie
mGBA / BRP/ NUP