Formularios y registros de contabilidad

UNIVERSIDAD TECNICA DE
MANABI
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CATEDRA:
Sistematización Contable Y Financiera
CATEDRATICA:
Ing. Rosa Maricela Cedeño Zambrano
ESTUDIANTE:
Casquete Burgos Maryuri Carmen
Castro Intriago Jennifer María
Miranda Espinales Stefany Narcisa
Moreira Macías Karen Gabriela
Nieto Valle Luciana Isamar
Ponce Wieringa Adriana Margarita
Suarez Santana Andrea Elizabeth
Zamora Chávez Tatiana Monserrate
NIVEL:
Séptimo “B”

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD
La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los inicios de la
historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma
escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los
formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un
deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar
evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregado, luego de ser
validada por el cajero en señal de conformidad.
Todas las empresas requieren documentar sus transacciones y dejar evidencia de todo el
trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran mayoría
de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una empresa, son
plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo sustituidos
por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las operaciones y
transacciones que soportan los registros contables son iniciadas, autorizadas y procesadas
en forma electrónica. Por ejemplo las bolsas de valores transan las operaciones no llegan a
conocerse personalmente.
Una de las características de la oficina del futuro y hasta de la actual, es la tendencia a
eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las
transacciones: formularios computarizados.
Los formularios no desaparecerán de las oficinas ni de las empresas, pero su uso deberá
minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidez en el proceso de las transacciones.
El objetivo del presente capitulo es el estudio de los formularios y su utilización en la
organización.
10.1 IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Imagínese por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10
empleados, comparada con una de 3000 empleados. Como puede suponer, en la primera
empresa la complicación de controlar la información no representa mayores
inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello no resulta trivial. Esta comparación nos
hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un plan para
controlar los formularios y la información en ellos contenida. Existen algunas señales que
indican la necesidad de implantar el control de los formularios, estas son las siguientes:
 Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.

 Autorización en el cuerpo del formulario que no se entienden.
 Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo:
fecha, persona que inicia la transacción o autorización.
 Falta de pre numeración.
 Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
 Errores en el llenado de formularios, debido a la mala explicación de los campos.
 Formularios no codificados.
 Poca estética en el diseño de las formas.
 Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las
formas. Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables
para cada una de ellas.
 Área de efectivo
 Área de compras e inventarios
 Área de personal
 Área de distribución y comercialización
AREA DE EFECTIVO
El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe
llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o
disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de
operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que
recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por
inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de
dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los
desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios, pagar
al personal, pago de deudas o inversiones de excedentes de efectivo en general.
Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar el
beneficio que se espera de los mismos. Algunos de los formularios comúnmente usados
para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:
 Vales de caja
 Recibos de caja chica
 Reposición de fondo fijo
 Orden de pago
 Arqueo de fondos fijos
 Planillas de deposito
 Avisos de cheques devueltos

 Movimiento diario de caja
AREA DE COMPRAS E INVENTARIOS
La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el
manejo de compras e inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder
determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las
adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores
condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e
inventarios, deben ser los siguientes:
 Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad
adecuada y en la oportunidad que se requiere.
 Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
 Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.
Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios son los
siguientes:
 Requisición de materiales
 Órdenes de compra
 Entradas al almacén
 Salidas del almacén
 Tarjetas de inventario
 Notas de entrega de mercancía
El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este
documento es la vía por la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las
necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio. Una vez que la
requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe ser enviada al
departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen autorización de
acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.
El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe
especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del
bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para
procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra, este pre
numerada y se controle sus correlatividad en forma minuciosa. Otra información que debe
contener una orden de compra, es la referencia a la unidad solicitante.
Al igual que la solicitud de materiales, las órdenes de compra deben estar autorizadas por
personas competentes para ello. Típicamente un formulario de orden de compra debe estar
aprobado por el jefe de compras y uno o dos gerentes de mayor nivel a este. Cuando la

orden de compra es emitida, una copia de esta debe ser enviada al departamento o almacén
encargado de recibirla, según sea el caso. Este control permitirá a través del formulario de
orden de compra, recibir únicamente bienes o servicios con base en una autorización
previamente aceptada. Al recibir el bien o servicio, la orden de compra debe tener algún
tipo de identificación de recibida. Un aspecto que debe ser tomado en cuenta, es el referente
a la distribución de la orden de compra. Normalmente esta distribución es la siguiente: el
original va al proveedor, la primera copia es enviada al departamento que emitió la
solicitud de material, la segunda copia, al correlativo de control de órdenes de compra
emitidas y la última copia al departamento responsable de recibir la orden de compra.
Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento encargado, deben
emitirse las conformaciones de recepción que correspondan. La conformidad de lo recibido,
generalmente, es capturada mediante algún formulario, normalmente en el informe de
recepción el cual refleja toda la información referente a la recepción del bien o servicio
requerido y sus correspondientes conformidades. Esta conformación debe ser comparada
con la orden de compra que corresponda, para así asegurarse que el bien o servicio recibido
este acorde con lo solicitado.
AREA DE PERSONAL
Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el área de
personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de
personal, son los siguientes:
 Recopilar toda la información referente a los datos del personal
 Procesar los ingresos y egresos del personal
 Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal
 Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de
carrera del personal.
En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los
siguientes tipos de formularios:
 Solicitud de empleo
 Ficha del trabajador
 Recibo de pago
 Planificación de vacaciones
 Contrato de trabajo
 Evaluación del personal
 Requisición de personal
 Liquidación de prestaciones
 Control de asistencia

 Tarjeta de tiempo
AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION
Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos,
está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y
posteriores a la misma.
Los formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben
cumplir con los siguientes objetivos:
 Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas
 Controlar el proceso de facturación
 Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
 Cumplir con el manejo de las políticas de inventario
Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los
inventarios, los controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la
custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos formularios
que deben ser llevados en esta área:
 Notas de entrega de mercancías
 Factura
 Orden de pedido
 Transferencias entre almacenes
 Cotizaciones
 Reporte de vendedores
 Arqueo de facturas
Cuando se procede al envió de los productos solicitados por los clientes, las facturas
pueden ser enviadas junto a las mercancías, o en fecha posterior. Cuando la factura no es
enviada junto a los productos, es práctica común el anexar un formulario de nota de entrega
de mercancías. Este formulario es un documento sin valor comercial, por lo que no puede
ser utilizado para el registro de alguna operación. Cuando la factura es entregada junto a los
productos, deben establecerse controles fuertes sobre la entrega de tales documentos, ya
que son la única prueba y soporte que tiene una compañía para hacer exigibles sus cuentas
por cobrar.
10.2. TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIO
Uno de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño
de formulario. En esta sección, se expondrá una serie de herramientas que ayuda a mejorar
el proceso para diseñar estos formularios.

Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común
que se deba aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.
Características de los formularios
Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere
diseñado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente en todo
momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste el
procedimiento en que se ha utilizado. Las características mínimas que debe tener todo
formulario son las siguientes:
 Sencillez en su diseño
 Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico
 El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma
secuencia en la cual se generaba los datos.
 Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforme un informe de
recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una
obligación.
 Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos
que manejan la información que contienen los mismos.
 En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto/beneficio, se deben
establecer formularios pre numerados.
 Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y /o
autorizaciones.
 Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificación y asociación del formato a una función o área
específica y se indique la última fecha de revisión.
Clasificación de los formularios
Los formularios pueden ser clasificados:
De acuerdo a su presentación pueden ser:
 Simples.- Son aquellos documentos que están presentados por una sola forma y que
no poseen copias anexas. En algunos casos tales como los depósitos a una cuenta de
ahorro, requieren una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta
correspondiente. Las cartas con membrete de una empresa, son otro ejemplo de este
tipo de formularios.
 Compuestos.- Poseen más de una hoja y son elaboradas con base en un formato
predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de
este renglón podemos distinguir los siguientes tipos:

 De bloques
 Talonario
 Juego listo o snap out
 Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
 Para originar una acción.- Tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la
emisión de una requisición de materiales pueden dar origen a la emisión de una
orden de compra.
 Para registrar una acción.- Están orientados a guardar información que puede ser
consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado correcto es importante desde
el principio, dado que cualquier información omitida puede ser requerida después.
Ejemplos típicos de este tipo de formularios, lo presentas las hojas de vida del
personal o las planillas de solicitud de emplea.
 Para informar resultados.- Son aquellos que son usados para mostrar cifras o
análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de este tipo de
formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las instituciones
financieras, y que se encargan de comunicar a un comité acerca de los resultados del
análisis de la situación financiera, o de resultados del solicitante del crédito.
De acuerdo a su elaboración pueden ser:
 Manuales.- Son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es decir,
no interviene el elemento máquina para su confección.
 Semimecanizados.- Se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un
elemento máquina como un computador o una máquina de escribir.
 Mecanizados.- Son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora,
tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
Diseño de formularios
Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios
deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos
involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:
 Facilidad para su relleno
 Reducción de las posibilidades de error
 Estética
 Reducción de costos

De los principios antes mencionados algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es
común que en la práctica sean pasados por alto al momento de elaborar o diseñar un
formato.
Antes de analizar cada uno de los principios, primero analicemos las partes que comprende
un formulario.
 Encabezado.- El encabezado de un formulario se encuentra siempre en la parte
superior y debe contener el menos: el título, número y fecha de elaboración del
formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales
como observaciones o lugar de emisión.
 Cuerpo principal.- Contiene la información principal y relevante para procesar el
formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de producto,
unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente
indispensables
 Observación.- Esta área debe contener cualquier Información que se considere
necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la
información contenida en el formulario.
 Autorizaciones.- son los campos reservados para que las personas involucradas
evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.
Una vez vistas las partes del formulario pasaremos a explicar los principios que rigen en su
elaboración, y que fueron nombrados anteriormente.
 Facilidad para su relleno:
La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diseño
de los campos solicitados. El espacio de los acampos de entrada de un formulario
debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados. La falta de espacio hace
que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente. En este sentido, existen
ciertas técnicas básicas para no incurrir en este tipo de errores. En la figura 10-5 se
muestra un ejemplo de los diferente rellenos que pueden encontrarse al analizar un
formulario.

Dentro del principio de seguridad en el relleno los formularios deben tener un
espacio suficiente, de tal forma que la estructura del formato se facilite. Por
ejemplo, el espaciado para un formulario que será llenado con una máquina de
escribir debe ser distinto al que será hecho a mano, o del que se rellenara con una
computara. En la figura 10-6, se muestra un ejemplo de espaciado incorrecto y otro
de espaciado correcto, para un formulario que será elaborado manualmente. Nótese
que en el caso incorrecto el espacio entre línea es muy reducido lo cual dificulta el
relleno del campo.

Otro de los aspectos que debe tomarse en cuenta en el diseño de formulario, es
El referente a él orden en el cual es requerida la información. Una de la fallas más
frecuentes en la elaboración de formularios, es el mal diseño de estos en cuanto a
que la información a plasmar esta solicitada en un orden diferente al cual se genera
o se debe rellenar; esto se debe a que un procesamiento, siempre debe existir una
secuencia lógica en el proceso de generación de la información. En cuadro 10-1 se
da una comparación entre la secuencia lógica y la erada, con respecto a la
información en un comprobante contable.
Además de la características anteriores, un formulario puede llevar instrucciones
para su relleno, estas pueden se r hechas en distintas posiciones de los campos de
relleno. En la figura 10-7 se muestra un ejemplo de las distintas variantes de campo
de relleno para un campo de un formulario.

Otro de los principios en el relleno de la formas, es el establecimiento de diferentes
facilidades para el uso de los formularios. Por ejemplo, una de las primeras
características es la legibilidad de la información. Los campos que tienen
información de guía, deben estar claramente definidos y establecido. De esta forma
la lectura que se vaya a efectuar debe ser hecha de una manera fácil. Este principio
se basa en que la información contenida en un formulario tiene dos formas:
Fija-. Es la que viene impresa en el formulario y que debe sestar claramente
establecida.
Variable-. Es aquella que es suministrado por cada una de las personas involucrada
en su elaboración. La información impresa en un formulario debe ser clara y
comprensible por si sola. Esta característica ara que el relleno del formulario se
facilite.

 Reducción de la posibilidades de error
Toda organización debe establecer controles que reduzca las posibilidades de error.
Los errores en michos caso, se originarán por la falta de análisis. en el aspecto
relacionado con el formulario las posibilidades de cometer errores se reducen
cuando se establecen solo aquellos campos que sean necesarios, esto es , que no se
recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de
su llenado.
Otras de las características que deben tomarse en cuenta al momento del diseño lo
formularios ese referente a la separación entre columna y líneas utilizadas. En la
figura 10-8, se muestra una serie de línea que pueden ser utilizadas para el rallado
de formulario.

Las línea se miden en puntos de máquinas de escribir, un punto de medida equivale
a 0,35 mm.
Un último aspecto que debe tenerse en cuenta para la elaboración de los formularios
es el referente a la adecuada asociación entre una información variable y su
correspondiente concepto. Esta situación se presenta cuando en algunos formatos se
requiere que la respuesta de la persona que esta rellenándolo se a cerrad es decir,
que se solicite una solo respuesta a las varias alternativas que se presenten. En la
figura a10-9, se muestra un ejemplo de este tipo de respuesta
 Estética
Básicamente, este principio establece que un formulario debe tener una buena
apariencia física a y esta dependerá de varios factores a considerar, entre los cuales
tenemos:
 Diseño
 Reproducción
 Política de imagen empresarial
En este sentido aspectos como el color de las copias de los formularios y los tipos
de letras utilizadas, son importantes desde el punto de vista del usuario de los
mismos.
 Reducción de costos
Este principio, tan importante como los anteriores, establece que los formularios
deben elaborarse a un mínimo de costos y que al mismo tiempo, cumplan con todas

las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón debe tomarse en cuenta el
análisis que s e desprende delos formularios para tomar decisiones s de mejorar,
combinados o eliminar los formularios.
10.3 DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS
Cuando una organización crece, se hace sumamente indispensable e importante, al llevar a
cabo un plan para el diseño de un sistema de formularios.
SISTEMA DE FORMULARIOS.- Un sistema de formularios comprende todos los
formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita,
a través de los documentos en la organización, para diseñar un adecuado sistema de
formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
 Inventario de formularios
 Análisis de formularios
 Clasificación de formularios
 Codificación de formularios
Veamos con detalle en qué consisten cada una de estas etapas.
INVENTARIO DE FORMULARIOS
El primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar
una lista de todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista
de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran diseñados formalmente,
como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una
evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán
relacionarse. Para realizar este inventario se pueden considerar los siguientes parámetros de
clasificación:
 Por áreas o secciones
 Por tamaños
 Por cualquier característica física
 Formales e informales
POR ÁREAS O SECCIONES.-

Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la
estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base en la
estructura de la organización.
POR TAMAÑOS.-
En este caso la clasificación corresponde a una característica física de los documentos, en
cuyo caso deberán clasificarse por sus dimensiones.
POR CUALQUIER CARACTERISTICA FÍSICA.-
En general, se consideran características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o
no partes desprendibles.
FORMALES E INFORMALES.-
Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso, posean algún tipo de código y
al menos sean reimpresos, se consideran formales; por el contrario, todos aquellos que
fueron hechos en papel y lápiz, deben ser clasificados como informales.
Bajo cualquier esquema de clasificación, debe obtenerse al menos, dos ejemplares del
formulario en uso, uno sin llenar y el otro, con la información que quedaría una vez
procesada la información.
ANÁLISIS DE FORMMULARIOS
Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una
manera formal o informal, debe procederse a evaluar su utilización. Un formulario consta
de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:
 Información impresa o fija
 Información variable o para rellenar
En la figura 10-10, se muestra un ejemplo de comprobante de egreso, con una serie de
campos de ingresos y otros variables.

FIGURA 10-10 Ejemplo de formulario de comprobante de egreso.
Supongamos que un análisis para conocer el número de personas que intervienen en el
llenado del comprobante, indicó que son las siguientes:
 Auxiliar de tesorería, quien inicia el relleno del formulario y llena los siguientes
campos:
COMPROBANTE
DE EGRESO N°
CHEQUE N° BANCO FECHA
PEGADO A
POR CONCEPTO
CODIGO DE LA
CUENTA
DESCRIPCIÓN DEBE HABER
OBSERVACIONES FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO
Nombre:
Firma:
C.I. R.I.F.
PREPARADO POR REVISADO POR APROBADO POR CONTABILIZADO
AUXILIARES DIARIO

- Cheque N°
- Banco
- Fecha
- Pagado a
- Por concepto
- Observaciones
- Preparado por
 Supervisor de tesorería, el cual de la primera aprobación en el casillero de:
- Revisado por
 Tesorero, el cual aprueba el pago, y firma en:
- Aprobado por
 Beneficiario el cual, una vez recibido el pago, da su señal de conformidad de pago
en:
- Nombre
- Firma
- C.I. O R.I.F.
 Auxiliar contable, quien codifica todas las operaciones en:
- Comprobante de Egreso N°
- Código de cuenta
- Descripción
- Debe
- Haber
 Transcriptor de datos, el cual graba la transacción en el sistema contable:
- Contabilizado auxiliares
- Contabilizado diario
La descripción anterior constituye un análisis de un formulario, desde el punto de vista de
las personas involucradas en su llenado. Cuando se analiza un formulario, pueden
encontrarse situaciones en las cuales sólo una persona llena y aprueba la información del
formulario, en este sentido puede observarse en la figura 10-11, que el análisis planteado va
más allá de incluir el tiempo que se lleva el llenar el formulario y calcular el porcentaje de
cada una de las personas.

Análisis del llenado de Formularios Fecha -----/-----/-----
Formulario
Personas Responsables
Auxiliar de
tesorería
Supervisor de
Tesorería
Tesorero
Beneficiar
io
Auxiliar
contable
Transcriptor
de datos
N° Usado Totales
Comprobant
e de Egreso
1.Cheque
N°
2. Banco
3.Fecha
4.Pagado a
5.Por
concepto
6.Observaci
ones
7.Preparado
por
1.Revisado
por
1.Aprob
ado por
1.Nom
bre
2.Firma
3.C.I. o
R.I.F.
1.Compro
bante de
Egreso N°
2.Codigo
de cuenta
3.Descrip
ción
4.Debe
5.Haber
1.Contabili
zado
auxiliares
2.Contabili
zado diario
N° de
campos que
lleno
% de
campos
Tiempo total
% de tiempo
Análisis y comentarios:
FIGURA 10-11 Análisis de relleno de campos de un formulario

Cuando se lleva a cabo el análisis de los formularios, es necesario relacionarlo con los
procedimientos a los cuales están asociados, por ello algunas preguntas que deben
plantearse son las siguientes:
 ¿Existe necesidad del formulario?
 ¿El número de copias es el apropiado?
 ¿La forma se encuentra duplicada?
 ¿Los campos impresos están claramente explicados?
 ¿El nombre de la forma se corresponde con su contenido?
 ¿La información está orientada lógicamente?
 ¿El tamaño del formulario es el apropiado?
 ¿La impresión de la forma es nítida?
 ¿El formulario se encuentra codificado?
 ¿Los campos tienen el espacio adecuado para ser rellenados?
Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe
conducir a una de las siguientes decisiones:
 Formas que deberán eliminarse
 Formas que deben combinarse
 Rediseño de una forma
 Creación de una forma
 Continuación de la forma

DECISION INDICADORES DE DECISION
Formas que deberán eliminarse
Normalmente cuando se toma esta decisión, los
formularios involucrados no agregan ningún valor al
proceso al cual están relacionados. La prueba más
concluyente es quitar el formulario del proceso y
evaluar si el mismo puede continuar sin el uso de la
forma; en caso de ser afirmativa la respuesta, la decisión
debe ser su eliminación.
Formas que deben combinarse
Cuando se decide combinar formas, es porque existe
una duplicidad de información en diferentes
formularios, por lo que esta es la mejor decisión. Por
esta razón, deberán listarse todos los conceptos que
aparecen en los formularios y establecer la necesidad o
no de cada uno. Al final surgirán campos que quedaran,
otros que serán sustituidos y tal vez, nuevos campos que
serán adicionados.
Rediseño de un formulario
El rediseño de que un formulario puede surgir por varia
razones, algunas de ellas se mencionan a continuación:
 Espacio insuficiente para el relleno de
información.
 Falta de campos para autorizaciones.
 Campos que nunca son utilizados.
 Falta de pre numeración o campos que son
llenados encima de otros.
Creación de una forma
Muchas veces el primer indicador para tomar esta
decisión lo constituyen los formularios hechos con
papel, lápiz, una regla y la fotocopiadora como
imprenta. Este síntoma denota la falta de existencia de
un adecuado programa de formularios, por lo que pude
ser una señal del nacimiento de una nueva forma. Antes
de tomar tal decisión, debe evaluarse si realmente es la
decisión correcta o si por el contrario, el rediseño de
otros formularios seria la decisión, acertada. El mejor
indicador consiste en la buena utilización del formulario
seria la decisión acertada. El mejor indicador consiste en
la buena utilización del formulario a través de todas las
características y técnicas explicadas.
CLAIFICACION DE FORMULARIOS

La clasificación de los formularios, es un proceso por medio del cual se efectúan una
agrupación de los formularios con base en un criterio específico. La clasificación de los
formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios. Algunos de estos pueden ser:
 Organigrama de la empresa
 Grado de intervención de un computador
 Su tamaño
 Su propósito
 El número de copias
 Combinaciones de los anteriores
CON BASE EN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
Unas de las formas más sencilla de clasificación de los formularios, lo constituye el tomar
en cuenta los organigramas de la empresa. De esta forma, podemos tener formularios
clasificados por cada una de las tareas en la estructura de la organización.
CONTRALORIA
TESORERIA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS
GENERALES
 Órdenes de
pago.
 Formato de
cheque.
 Recibir de
cobro
 Relación de
pagos.
 Boucher
 Notade
debito
 Notade
crédito
 Conciliación
bancaria
 Solicitud de
servicios.
 Diseño de
registros.
 Reporte de
procesos.
 Recepción
de llamadas.
 Informe de
recepción.
 Salidas de
materiales.

CON BASE EN EL GRADO DE INTERVENCION DE UN COMPUTADOR
En este esquema, los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un
computador por su elaboración, tal como se estudió previamente en la primera etapa.
CON BASE EN SUS TAMAÑOS
Cuando se clasifican los formularios, bajo este esquema, las medidas se establecen basadas
en las normas emitidas por el ISO, organismo internacional para la normalización. También
las medidas en un formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho como
de alto. Algunos ejemplos son:
TAMAÑO MEDIDA
Corta 3 ½ X 11 Pulgadas
Oficio 3 ½ x 14 Pulgadas
Sobre 4 1/8 x 9 ½ Pulgadas
CON BASE EN SU PROPOSITO.
Cuando clasificamos los formularios con base en su propósito, estos deben ser ubicados
tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados. De esta manera podemos tener
formas para:
 Registros contables
 Efectuar solicitudes
 Comunicar ordenes
 Análisis
 Elaboración de informes
 Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables.
CON BASE EN EL NÚMERO DE COPIAS.
En este caso los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base en las
copias que contiene cada formulario.
CODIFICACION DE FOMULARIOS
Una vez que las formas son calificadas, estas deben ser codificadas con base en los métodos
estudiados en el capítulo 9. Los métodos más utilizados para codificar los formularios son:

 Métodos nemotécnicos
 Métodos de boques
 Métodos alfanuméricos
En la figura 10.13 se muestra un ejemplo de codificación de formularios utilizando un
esquema de clasificación basada en el organigrama de la empresa y una codificación de
bloque.
Luego de efectuarse un análisis de los formularios en la organización, este trabajo debe
conducir a una de las siguientes decisiones.
 Formas que deberán eliminarse
 Formas que deben combinarse
 Rediseño de una forma
 Creación de una forma
 Continuación de la forma
CONTRALORIA
SERVCIOS
GENERALES
SISTEMASCONTABILIDA
D
TESORERIA
 Órdenes de
pago OP-0201-
001.
 Formularios de
cheque CH-
0201-002.
 Recibode cobro
RC-0201-003
 Reelección de
pago RP-0201-
004
 Boucher BC-
0202-001
 Nota de
débito NB-
0202-002
 Nota de
crédito NC-
0202-003
 Conciliación
bancaria CB-
0202-004
 Solicitud de
servicios SS-
0203-001
 Diseño de
registro DR-
0203-002
 Reporte de
procesos RP-
0203-003
 Recepción
de
llamadas
RL-0204—
001
 Informe de
recepción
IR-0204-
002
 Salidas de
materiales
SM-0204-
003

En el cuadro 10-2 se muestra un resumen de esta decisiones y de los indicadores de la
decisión
También es conveniente agregar la fecha en el formulario, es decir, la fecha de su última
revisión, por ejemplo RP-020-004 (Rev.08/94). De esta forma sabemos si estamos
utilizando un formulario actualizado o si es necesario revisarlo, en razón a que no ha
recibido modificaciones en mucho tiempo.
RESUMEN DEL CAPITULO
Desde los inicios de la historia, el hombre ha tenido las necesidades de expresar sus ideas y
pensamientos escritos de forma tal, que puedan ser entendidos por un gran número de
personas. De esta necesidad no se escapa el mudo de los negocios, que además requiere
manejar la información con rapidez; por esta razón, surge los formularios.
Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro,
control y/o procesos de las operaciones de una entidad.
Podemos distinguir varias áreas en las empresas e identificar formularios para cada una de
ellas:
 Área del efectivo
 Área de compras e inventarios
 Área de personal
 Área de distribución y comercialización
DISEÑO DE UN FORMULARIO CONTABLE.
Uno de los formularios que es utilizado con mayor frecuencia en el área contable, es el
comprobante de diario. Un comprobante de diario es el documento por medio del cual se
detallan todos los movimientos, tanto débitos como crédito, que son grabados en el sistema
de Contabilidad. Los campos que al menos debe contener un comprobante de diario son:
 Fecha de comprobante
 Numero de comprobante
 Descripción del comprobante
 Código de cuenta
 Monto al debe
 Monto al haber
 Observaciones
 Elaborado por
 Aprobado por
 Gravado por

Formularios y registros de contabilidad

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Formularios y registros de contabilidad

Similaire à Formularios y registros de contabilidad (20)

Dernier

Dernier (20)

Formularios y registros de contabilidad