Club Management - FR Daniel Walther PETS , LLN, Cercle du Lac, 19/03/2016

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Club Management
FR -­‐ Daniel Walther

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Félicitations !

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You ‘ve been elected for President

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Président du club =
LEADER
oui mais

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La difficulté d’un président de club…
est qu’il est à la fois
* Un chef (ou leader)
** Un serviteur
*** Un ami

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Qualités d’un Leader
• Avoir le sens des responsabilités
• Assumer ses décisions, ses actes
• Avoir le souci des autres (ses subordonnés,
collaborateurs)
• Promouvoir l’éthique

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Fonctions Importantes
PRESIDENT
CHEF DE PROTOCOLE
SECRETAIRE
TRESORIER
VICE-­PRESIDENT(S)
PRESIDENTS DE COMMISSION
PRESIDENTS DE SOUS-­COMMISSION
TOUTE AUTRE FONCTION

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Président
Secrétaire
Membres
Président de commission
……………………….
Comité élu / élargi

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Le President

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Idéalement
Membre du comité pendant plusieurs années *
Ancien président de commission **
Ancien secrétaire ou chef de protocole ***
1. Prérequis
2. Qualités
Idéalement
* Leadership
** A l’écoute -­‐ dialogue
*** Etre à même de décider
**** Sens des responsabilités
***** Autorité
****** Etre à même de motiver – convaincre
******* Etre un rassembleur
******** Pouvoir déléguer à bon escient

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3.Tâches du président
Il dirige le club pendant un an
Il veille à son bon fonctionnement
Il coordonne les actions du club
Il représente le club à l’extérieur
Il préside les réunions statutaires et les réunions de comité
4. Comment se préparer?
PETS…. mais AUSSI
Commencer dès l’élection
Consultations pour la constitution de son équipe
Préparer « son » année, mais dans la continuité
Documentation
On line: www.rotary.org

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Le Chef de Protocole

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LA cheville ouvrière du club
LE bras droit du président
* Prépare les réunions avec le président
** Dirige et anime les réunions
*** Intermédiaire entre le club et le restaurateur
**** Assiduité!!!
***** Autorité
Préparation et formation
Contacts avec le président élu
Documentation
Séminaires de district
Etude personnelle
rotary.org

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Le Secrétaire

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Le secrétaire n’est pas
le scribe de service1. Tâches
Suivi de l’assiduité
Communiquer les entrées et sorties
Rapport semestriel
Tâches administratives diverses
Publication et diffusion du bulletin
Assistant administratif du président
Rédaction du bulletin???
2. Formation
* Expérience de son prédécesseur
* Conseils
* Fascicule
* Séminaires de district
* rotary.org

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Le Trésorier

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Gère les finances du club
Etablit le budget et en suit l’évolution
Lance l’appel aux cotisations
Paie les cotisations au district et à Zurich
Effectue les dépenses décidées par le comité
Fait rapport au club lors de l’assemblée générale
Et idéalement aussi à mi-­‐mandat
2. Formation
Sur le tas
Conseils de son prédécesseur
Fascicule
Séminaires de district
1. Tâches

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ASBL vs Association de fait
• Association de fait:
• Pas de personnalité juridique
• Membres responsables individuellement
• Administration simple & Pas de frais
• ASBL :
• Personnalité juridique
• Responsabilité collective
• Statuts – Moniteur – frais (publication)
• Comptabilité – comptes annuels
• Modifications annuelles du comité

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Et Quid de la TVA ?
• TVA ?
• Activités commerciales ?
• CA ? > 15.000 EUR ?
Respecter la loi !

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Les présidents de commissions
Sont nommés par le président élu
Dirigent la commission dont ils sont responsables
Rendent compte de leur activité en comité élargi
Font également rapport en réunion statutaire

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La réunion statutaire
TOUTE activité du club est une réunion statutaire
Chef d’orchestre = le chef de protocole
Déroulement:
• Accueil :le chef de protocole (NB: visiteurs -­‐>
Préséance; Nom et prénom ; club; fonction ou qualité) et invités
• Il donne et reprend au besoin la parole
• Contenu: le président – les intervenants (Pdt de commission;
membres; visiteurs; Invités)
• Clôture: par le chef de protocole avec l’accord du président

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Trucs pour une bonne réunion
Préparation!!!!-­‐> Président et chef de protocole (avoir
un ordre du jour)
****** Contenu
***** Pas de monologue
**** Interactivité
*** Timing
** Sérieux et humour
* Le tour de table – les cinq dernières minutes –
le mot de la fin – une pour rire …

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Pour conclure
• Chaque responsable au sein du club est un leader
• Bénévolat n’exclut pas efficacité
• Mettre les atouts de sa profession et son efficacité
professionnelle au service du club …et du Rotary
• Formation personnelle (fascicules; séminaires; conseils ;
internet)
• Quoi que vous fassiez, faites le bien
www.rotary.org – www.rotary.belux.org -­ www.rotary-­d2170.be

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Ne vous demandez pas ce que le Rotary
peut faire pour vous,
mais demandez vous
ce que VOUS pouvez faire pour le Rotary
(d’après JFK)

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Questions ?
Débat !

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Zone Meetings DG’s
FR -­‐ Daniel Walther