Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre los diferentes tipos de archivos como el archivo de gestión, archivo central e histórico. Explica que la transferencia permite garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos y asegurar el control ordenado de la documentación. También describe los requisitos para efectuar las transferencias como la existencia de un comité de archivo y tablas de retención documental aprobadas.
Descripción archivística normalizada y normas ISAD(G) e ISAAR(CPF)Edison Toledo Díaz
1. La descripción archivística es una fase importante del tratamiento archivístico que permite organizar y facilitar el acceso a los documentos.
2. Las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) estandarizan la descripción archivística de manera multinivel y a través de encabezamientos autorizados respectivamente.
3. Los sistemas de información archivística que utilizan estas normas y las tecnologías de la información generan instrumentos de descripción completos que facilitan grandemente la consulta
Este documento describe los pasos para la transferencia de documentos de los archivos de gestión al archivo central. Estos pasos incluyen limpiar y clasificar los documentos de acuerdo a su tipo y tiempo de retención, seleccionar y depurar los documentos, foliarlos de manera legible, y almacenarlos en el archivo central bajo buena ventilación y protección para garantizar el acceso a la información y su conservación.
El documento habla sobre los fundamentos generales de la archivística. Explica que los documentos son importantes para la comunicación humana, como medio de información y prueba. También describe los elementos de un documento de archivo, sus características, clasificaciones, ciclo vital y los procesos técnicos de archivo como la organización, descripción y conservación.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
La Descripción Documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos (R. J. Nº 073-85-AGN/J, 31.05.1985, Norma S.N.A. 03: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL).
El documento presenta conceptos básicos archivísticos. Explica que los fondos acumulados son documentos sin organización archivística y con pocas posibilidades de consulta. Propone concentrar la documentación para crear un archivo total y levantar tablas de retención. Detalla funciones de un archivo como unificar criterios de organización, análisis de documentos y creación de servicios.
Este documento describe el proceso de transferencia de documentos entre los diferentes tipos de archivos como el archivo de gestión, archivo central e histórico. Explica que la transferencia permite garantizar el acceso a la información, evitar la acumulación irracional de documentos y asegurar el control ordenado de la documentación. También describe los requisitos para efectuar las transferencias como la existencia de un comité de archivo y tablas de retención documental aprobadas.
Descripción archivística normalizada y normas ISAD(G) e ISAAR(CPF)Edison Toledo Díaz
1. La descripción archivística es una fase importante del tratamiento archivístico que permite organizar y facilitar el acceso a los documentos.
2. Las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF) estandarizan la descripción archivística de manera multinivel y a través de encabezamientos autorizados respectivamente.
3. Los sistemas de información archivística que utilizan estas normas y las tecnologías de la información generan instrumentos de descripción completos que facilitan grandemente la consulta
Este documento describe los pasos para la transferencia de documentos de los archivos de gestión al archivo central. Estos pasos incluyen limpiar y clasificar los documentos de acuerdo a su tipo y tiempo de retención, seleccionar y depurar los documentos, foliarlos de manera legible, y almacenarlos en el archivo central bajo buena ventilación y protección para garantizar el acceso a la información y su conservación.
El documento habla sobre los fundamentos generales de la archivística. Explica que los documentos son importantes para la comunicación humana, como medio de información y prueba. También describe los elementos de un documento de archivo, sus características, clasificaciones, ciclo vital y los procesos técnicos de archivo como la organización, descripción y conservación.
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
La Descripción Documental es un proceso técnico-archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos (R. J. Nº 073-85-AGN/J, 31.05.1985, Norma S.N.A. 03: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL).
El documento presenta conceptos básicos archivísticos. Explica que los fondos acumulados son documentos sin organización archivística y con pocas posibilidades de consulta. Propone concentrar la documentación para crear un archivo total y levantar tablas de retención. Detalla funciones de un archivo como unificar criterios de organización, análisis de documentos y creación de servicios.
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
El documento describe el proceso de transferencias documentales, por el cual los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central y luego al archivo histórico. Explica que las transferencias primarias son del archivo de gestión al central, y las secundarias del central al histórico. También resume los pasos del proceso como organización, foliación y embalaje de los documentos.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
Este documento describe la profesión de archivología en Panamá. Define al archivólogo como un gestor de información capacitado para crear y administrar sistemas de archivos, aplicando técnicas archivísticas para organizar y hacer accesible la información. Explica que la carrera de archivología se dicta en la Universidad de Panamá y que la profesión está regulada por la Ley 39 de 2014. Finalmente, indica que el 14 de diciembre se celebra el Día del Archivólogo en Panamá.
Este documento describe el proceso evolutivo de la archivística a través de los períodos históricos. Se divide la historia de la archivística en cuatro grandes etapas: 1) la archivística como instrumento inductivo y funcional en la antigüedad, 2) la archivística como doctrina patrimonial y jurídico-administrativa en la edad media y moderna, 3) la archivística como disciplina historiográfica y teoría especulativa en los siglos XVIII-XX, y 4) la arch
Este documento describe los pasos para la transferencia documental desde los archivos de gestión al archivo central. Explica que la transferencia consiste en trasladar los documentos que han cumplido su tiempo de retención en los archivos de gestión. Los pasos incluyen garantizar el acceso público a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y guardarla de manera segura y en óptimas condiciones de conservación.
El documento describe los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales, que incluyen el traslado de documentos del archivo de gestión al central y del central al histórico de acuerdo a las tablas de retención. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información pública y asegurar el control ordenado de la documentación. Las entidades deben realizar transferencias internas siguiendo el ciclo vital de los documentos y con periodicidad establecida en las tablas de retención de cada entidad.
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
Este documento proporciona información sobre las agrupaciones documentales y el proceso de clasificación documental. Define términos como fondo, sección, serie y subserie documentales y explica la jerarquía y relaciones entre estas agrupaciones. Además, incluye ejemplos de cómo se aplicarían estas agrupaciones a los documentos producidos por una alcaldía municipal.
Este documento describe el proceso de transferencias documentales desde los archivos de gestión a los archivos centrales e históricos de acuerdo a las tablas de retención documental. Explica que las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, controlar la documentación de manera ordenada y concentrar la información útil para la toma de decisiones. También detalla los pasos para preparar físicamente la documentación como limpieza, eliminación de materiales metálicos e identificación de material afectado, así como el uso de unidades de conservación como
Este documento presenta los fundamentos de la archivística. Explica conceptos clave como qué es un archivo, las clases de documentos, el ciclo vital del documento y la importancia de los archivos. También resume la normatividad archivística colombiana, incluyendo la Ley 80 de 1989, el Reglamento General de Archivo y la Ley 594 de 2002. El objetivo final es que los lectores comprendan los principios y leyes que rigen la gestión de archivos en Colombia.
Este documento presenta un programa virtual de 60 horas sobre gestión documental y administración de archivos. El programa consta de 6 módulos que cubren temas como fundamentos, organización, valoración y preservación de documentos, así como su digitalización. Se impartirá a través de videos, lecturas, foros y tutorías. El costo es de USD 80 y hay descuentos para miembros de asociaciones archivísticas.
CURSO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (AGOSTO 2018)RC Consulting SRL
El documento describe un curso presencial de 3 sesiones sobre tramites documentarios y gestión de archivos. Se llevará a cabo del 15 al 17 de agosto del 2018 de 6:30pm a 9:30pm. El curso está dirigido a personal administrativo y profesionales interesados en mejorar la gestión documental. El curso cubrirá temas como gestión documental, sistemas de trámite documentario, sistemas de archivos y procesos archivísticos.
El documento describe los diferentes instrumentos de descripción archivística según la norma ISAD, incluyendo guías, inventarios y catálogos. Explica que las guías proveen información general sobre fondos de uno o más archivos, los inventarios describen unidades a nivel intermedio, y los catálogos describen exhaustivamente piezas individuales. También define tipos específicos como guías de fuentes, guías orgánicas, guías de archivo e inventarios someros o analíticos. Finalmente, señala que la indización es un proceso adicional
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
El documento habla sobre la organización documental en el entorno laboral. Explica que la gestión documental es importante para tener evidencia de las actividades de una empresa y requiere personal capacitado. También menciona que la Norma NTC 4095 busca que los archivos respondan a las necesidades actuales y sean accesibles pero también protegidos. Además, la norma ISAD(G) ayuda a ordenar y clasificar archivos teniendo en cuenta sus ciclos de vida.
Las fases del archivo I: el archivo de oficina y el archivo central. Funcione...Jose Luis Muñoz
Presentación elaborada para los alumnos del programa Iberex 2013: Escuela de Archivos para Iberoamérica, que tuvo lugar el 18 de septiembre de 2013 en el Archivo Histórico Nacional. En esta clase se explicó, brevemente, la fase de archivo de oficina, con algunos ejemplos, detallando claramente las funciones y actividades de esta etapa, pasando a continuación a la siguiente fase, la de archivo central, su definición y algunos ejemplos del sistema archivístico estatal.
Este documento describe el proceso de organización de fondos documentales acumulados en 10 etapas: 1) análisis de la situación, 2) compilación de información institucional, 3) inventario documental, 4) valoración documental, 5) preparación física, 6) clasificación, 7) selección y eliminación, 8) ordenación, 9) almacenamiento y 10) descripción documental. El objetivo es organizar los documentos respetando su procedencia y orden original para conocer la información producida por la entidad a lo largo del tiempo
El documento describe el proceso de transferencias documentales, por el cual los documentos pasan del archivo de gestión al archivo central y luego al archivo histórico. Explica que las transferencias primarias son del archivo de gestión al central, y las secundarias del central al histórico. También resume los pasos del proceso como organización, foliación y embalaje de los documentos.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
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Este documento describe el proceso evolutivo de la archivística a través de los períodos históricos. Se divide la historia de la archivística en cuatro grandes etapas: 1) la archivística como instrumento inductivo y funcional en la antigüedad, 2) la archivística como doctrina patrimonial y jurídico-administrativa en la edad media y moderna, 3) la archivística como disciplina historiográfica y teoría especulativa en los siglos XVIII-XX, y 4) la arch
Este documento describe los pasos para la transferencia documental desde los archivos de gestión al archivo central. Explica que la transferencia consiste en trasladar los documentos que han cumplido su tiempo de retención en los archivos de gestión. Los pasos incluyen garantizar el acceso público a la información, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar el control ordenado de la documentación y guardarla de manera segura y en óptimas condiciones de conservación.
El documento describe los pasos y requisitos para realizar transferencias documentales, que incluyen el traslado de documentos del archivo de gestión al central y del central al histórico de acuerdo a las tablas de retención. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información pública y asegurar el control ordenado de la documentación. Las entidades deben realizar transferencias internas siguiendo el ciclo vital de los documentos y con periodicidad establecida en las tablas de retención de cada entidad.
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
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Este documento describe el proceso de transferencias documentales desde los archivos de gestión a los archivos centrales e históricos de acuerdo a las tablas de retención documental. Explica que las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, controlar la documentación de manera ordenada y concentrar la información útil para la toma de decisiones. También detalla los pasos para preparar físicamente la documentación como limpieza, eliminación de materiales metálicos e identificación de material afectado, así como el uso de unidades de conservación como
Este documento presenta los fundamentos de la archivística. Explica conceptos clave como qué es un archivo, las clases de documentos, el ciclo vital del documento y la importancia de los archivos. También resume la normatividad archivística colombiana, incluyendo la Ley 80 de 1989, el Reglamento General de Archivo y la Ley 594 de 2002. El objetivo final es que los lectores comprendan los principios y leyes que rigen la gestión de archivos en Colombia.
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CURSO TRÁMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (AGOSTO 2018)RC Consulting SRL
El documento describe un curso presencial de 3 sesiones sobre tramites documentarios y gestión de archivos. Se llevará a cabo del 15 al 17 de agosto del 2018 de 6:30pm a 9:30pm. El curso está dirigido a personal administrativo y profesionales interesados en mejorar la gestión documental. El curso cubrirá temas como gestión documental, sistemas de trámite documentario, sistemas de archivos y procesos archivísticos.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y lo que es un archivo digital. Identifica cuatro áreas de acción en la gestión de documentos y describe los principios de la gestión de archivos digitales, incluidas las áreas de gestión como la autentificación y preservación.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y lo que es un archivo digital. Identifica cuatro áreas de acción en la gestión de documentos y describe los principios de la gestión de archivos digitales, incluidas las áreas de gestión como la autentificación y preservación.
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Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y el archivo digital. Identifica cuatro áreas de acción y los principios de la gestión de archivos digitales. Describe las áreas de gestión de los archivos digitales que incluyen autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que se debe adoptar tecnologías de información coherentes con los cambios en los métodos de trabajo de las organizaciones.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y describe las áreas de acción, principios, y áreas de gestión de los archivos digitales, incluyendo autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que la adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad es necesaria para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos en las organizaciones.
Este documento presenta un curso sobre lineamientos técnicos archivísticos. El curso enseña sobre la gestión de documentos, la norma ISO 15489, y cómo diseñar lineamientos técnicos para normalizar los procesos archivísticos en una organización. El curso dura 16 horas a realizarse los días 18 y 19 de noviembre, con cupo limitado e inscripción hasta el 16 de noviembre. El pago varía dependiendo del tipo de participante.
El documento describe los requisitos y fases para implementar un sistema de gestión documental en una universidad. Explica que se debe realizar una investigación preliminar sobre la institución y sus documentos, compilar información institucional y documental, e identificar tipos y series documentales. También cubre requisitos técnicos, administrativos y archivísticos, así como características de un sistema de gestión documental como la seguridad y preservación de documentos.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos, el archivo digital, los principios de la gestión de archivos digitales y las áreas de gestión como la autentificación y preservación. El objetivo es describir los conceptos y procesos clave involucrados en la gestión y preservación de documentos y archivos electrónicos.
Este documento describe la gestión archivística de documentos electrónicos. Define el archivo digital y las áreas clave de acción como autentificación, preservación, organización y acceso. Explica los principios de la gestión de archivos digitales como ser identificable, basado en políticas, planeado y asignado a responsables. También describe las áreas de gestión de archivos digitales, incluyendo métodos para asegurar la autenticidad, preservar documentos a largo plazo y organizar y proveer acceso a los documentos electrónicos.
Este documento presenta tres diplomados de gestión documental con una duración total de 340 horas. Los diplomados cubren temas como marco normativo, procesos de gestión documental, instrumentos archivísticos, normas internacionales y gestión de proyectos. Los diplomados se ofrecen de manera virtual con evaluaciones y asesoría de tutores. El costo total es de $1,500,000 más IVA y las fechas de inicio y finalización son el 15 de marzo y el 15 de noviembre de 2019 respectivamente.
Este documento describe una visita realizada al Sistema de Gestión Documental de la Universidad Cooperativa de Colombia en Neiva. Explica que la universidad tiene un Sistema de Archivos compuesto por 18 Centros de Administración Documental y una Unidad de Archivo Nacional. También describe los criterios considerados para la selección del sistema de gestión documental y cómo garantizan la integridad de la información. Finalmente, presenta a las personas encargadas del archivo en la sede de Neiva.
Este documento presenta un resumen del taller 3 de Gestión Documental II de Yasmid Pineda Velosa para la Universidad del Quindío. El taller incluye cinco secciones que describen los conceptos clave de un sistema de gestión documental como requisitos, fases de implementación, generalidades según el Decreto 2609 de 2012, características de los sistemas y una visita a una entidad con SGD implementado.
Trabajo investigación SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTALEdwin Tarquino
El documento habla sobre la gestión documental en la Universidad Cooperativa de Colombia. Explica que la universidad ha establecido una dependencia para supervisar las políticas de gestión documental y el funcionamiento del sistema de archivos. Esta dependencia asegura el correcto manejo del patrimonio documental y asesora a los centros de administración de documentos en las diversas sedes de la universidad.
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Este documento presenta el contenido programático de la asignatura "TVD y TRD" que se enfoca en la gerencia de proyectos para el diseño de programas de gestión documental. La asignatura cubre temas como la introducción a la gerencia de proyectos, gestión por procesos, clasificación documental, tablas de retención documental, fondos acumulados, y metodologías de evaluación. El objetivo es que los estudiantes aprendan a identificar la metodología para diseñar proyectos archivísticos y elaborar
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Este documento resume las exposiciones de un curso sobre archivos digitales. Explica conceptos básicos como la definición de archivo, biblioteca y documento digital. También describe la diferencia entre archivos y bibliotecas, y los principios de la gestión de archivos digitales como la autenticación y organización de documentos electrónicos.
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2. Presentación:
El diplomado de gestión
documental y organización
de archivos es un
programa de capacitación
en el cual los asistentes
podrán estudiar y analizar
la normatividad
archivística, los procesos,
la función e importancia de
los instrumentos de
gestión de documentos y
las nuevas tecnologías para
la administración de
documentos electrónicos.
Modalidad: Virtual
Plataforma de formación:
https://dacti.co
20 Módulos de aprendizaje
Duración: 120 horas, 6 meses
• Aprender a estructurar
los procesos funcionales
de gestión documental
• Adquirir herramientas
para la elaboración de
los principales
instrumentos
archivísticos
• Desarrollar un proyecto
para la organización de
los fondos acumulados
• Conocer y aplicar los
principios para la gestión
de documentos
electrónicos
• Diseñar un sistema
funcional de gestión
documental para las
empresas en donde
conviven documentos en
formato papel y
electrónicos
Objetivos:
3. Dirigido a:
Profesionales, técnicos, tecnólogos y
personal de apoyo de todas las áreas
de la organización que tengan
responsabilidades inherentes a la
gestión de la información. Personas
responsables de administración,
producción, conservación y custodia
de documentos.
• El programa de formación es 100% virtual, los alumnos
tendrán durante toda la capacitación el acompañamiento de
los tutores que desarrollaron cada uno de los módulos de
aprendizaje.
• Al comienzo del curso los alumnos podrán visualizar el
contenido discriminado de cada módulo de formación y el
cronograma de actividades, las lecciones se desarrollan por
semanas.
• Este programa contiene videos, audios, lecturas, material
didáctico y el contenido temático de cada lección, todos los
módulos han sido desarrollados de manera interactiva en la
plataforma de didáctica empresarial.
• Se otorgará certificado a los participantes que completen el
100% de los contenidos, actividades y tutoriales del programa
dentro del tiempo establecido en el cronograma.
Metodología:
4. Módulo 1:
MARCO TEÓRICO
Programa académico
La archivística
Principios archivísticos
La bibliotecología y las ciencias de la información
Gestión documental
Sistemas de información – sistema de gestión
documental
Retos de la gestión documental
Comité interno de archivo
Módulo 2: CONCEPTOS GENERALES SOBRE LOS
DOCUMENTOS
Conceptos generales sobre los documentos
Definición de documento
Características de los documentos
Clasificación de los documentos
Caracterización de los documentos
Elementos de los documentos de archivo
Principios básicos de los documentos
Módulo 3: MARCO NORMATIVO
Normas y estándares internacionales sobre gestión
documental
5. Módulo 4: PLANEACIÓN
Procesos de gestión documental
Ciclo de vida de los documentos
• Procesos de Gestión Documental
• ¿Qué es un proceso?
• La planeación
• Planes, programas y proyectos
Módulo 5: PRODUCCIÓN GESTIÓN Y TRÁMITE
Proceso de producción
Recepción de documentos
Producción generación de documentos
Distribución de documentos
Proceso de Gestión y trámite
Módulo 6: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Clasificación
Ordenación
Descripción
Procedimientos para la organización
Programa académico
6. Procesos de gestión documental
Programa académico
PRESERVACIÓN
Preservación a largo plazo
Conservación
Sistema Integrado de Conservación SIC
Procedimientos
Módulo 7:
Módulo 8: TRANSFERENCIAS, DISPOSICIÓN Y
VALORACIÓN
Proceso de transferencias documentales
Proceso de disposición
Proceso de valoración
Módulo 9: INTRODUCCIÓN A LOS INSTRUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
Tour por los instrumentos archivísticos
Principales instrumentos archivísticos, objetivos y
funciones
7. Instrumentos archivísticos
Programa académico
CUADROS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL Y BANCO
TERMINOLÓGICO DE SERIES Y
SUBSERIES DOCUMENTALES
Elaboración e implementación Cuadros de
clasificación y bancos terminológicos de series y
subseries documentales
Módulo 10:
Módulo 11: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TRD
Pasos metodológicos para la elaboración de las TRD
Memoria descriptiva
Tiempos de retención
Aprobación y convalidación
Módulo 12: PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR
Pasos metodológicos para la elaboración del PINAR
Aprobación y publicación
8. Instrumentos archivísticos
Programa académico
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Formulación del programa de gestión documental
Lineamientos de los procesos de gestión documental
Objetivos a corto, mediano y largo plazo
Cronograma y presupuesto
Módulo 13:
Módulo 14: OTROS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Tablas de control de acceso
Inventarios documentales
Mapas de procesos, flujos documentales, manuales de
funciones y organigramas
Módulo 15: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
ACUMULADOS
Importancia de la organización de archivos
Proyecto para la organización de fondos aculados
Inventarios documentales en su estado natural
Tablas de Valoración Documental TVD
9. Programa académico
VALOR JURÍDICO Y PROBATORIO DEL
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Fundamentos jurídicos
Equivalente funcional del documento electrónico
Inmaterialización y desmaterialización
Digitalización, tipos de digitalización
Digitalización certificada con fines probatorios
Módulo 16:
Módulo 17:
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Conceptos básicos de documentos electrónicos
Características de los documentos electrónicos
Marco legal de los documentos electrónicos
Expediente electrónico
Firmas electrónicas y digitales
Metadatos de descripción
Almacenamiento en servidores y en la nube
Correos electrónicos
Facturas electrónicas
Módulo 18:
Documentos electrónicos
10. Programa académico
Módulo 18:
Módulo 18:
SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Beneficios y funciones del software de gestión
documental
Tipos de aplicaciones y objetivos
Software comercial y de código abierto
Gestión de documentos electrónicos con ALFRESCO
Requisitos del sistema
Automatización y reglas
Flujos de trabajo
Modelos de datos
Record Management
Proveedores
Tecnologías
Migración
Almacenamiento en la nube
BlockChain y documentos transferibles
Documentos electrónicos
Módulo 19: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Pasos metodológicos para el diseño de un sistema de
gestión documental