Ein kurzer Überblick über verschiedene Priorisierungstechniken und den Kontext, in dem sie am besten funktionieren! Kontexte: Persönliche Priorisierung, Priorisierung in Gruppen, in der Produktentwicklung sowie Priorisierung auf der strategischen Ebene

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Priorisierungstechniken
Die richtigen Dinge priorisieren, entscheiden und
machen …
Eine Auswahl verschiedener Priorisierungstechniken für
unterschiedliche Kontexte

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Wie wir uns unsere Arbeitswelt
wünschen: Eins nach dem anderen,
klar priorisiert und geordnet!

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Leider sieht die Realität oft ganz
anders aus: viel zu viel, alles auf
einmal und total verstreut …

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Das bedeutet, wir müssen
priorisieren - und zwar das
Richtige und Wichtige!

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• Eisenhower Matrix
Ad hoc Priorisierung und persönliches Zeitmanagement
• Scoring
Strategische Priorisierung anhand gewichteter Faktoren
• Business Value Poker
Priorisieren per Investment (partizipativ-spielerisch)
• MoSCoW
einfach und universell anwendbar
• KANO-Modell
Produkteigenschaften <> Nutzerzufriedenheit
• Story Mapping
Priorisierung plus taktische Planung (Zeitdimension)
• Stille Priorisierung
Wenn alle „zu Wort“ kommen sollen
• Dot Voting
wenn es einfach und schnell gehen muss
Was können Sie heute mitnehmen …
Überblick

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Eisenhower
Matrix
persönlich
Verschiedene Kontexte für Priorisierungen
Story
Mapping
Produktentwicklung
KANO
Modell
MoSCoW
Priorisierung
in Gruppen
Dot
Voting
Stille
Priorisierung
Strategisch
Scoring
Business Value
Poker

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Vorgehen
Alle Aufgaben werden auf Karten geschrieben
und den folgenden vier Quadranten zugeordnet
• Wichtig UND Dringend à Sofort erledigen
• Wichtig, ABER NICHT dringend à
Terminieren
• Unwichtig, ABER dringend à Delegieren
• Unwichtig UND NICHT dringend à
Wegwerfen
Kontext: persönliches Zeitmanagement
Priorisierung von Alltagsaufgaben
Priorisierung von Aufgaben im Arbeitsalltag
durch Bewertung der zwei Dimensionen
Dringlichkeit und Wichtigkeit
Fun Fact Wikipedia: Es gibt keine Hinweise
darauf, dass der namensgebende US-
Präsident und Alliierten-General Dwight D.
Eisenhower sie selbst praktiziert oder
gelehrt hat.
Eisenhower Matrix Tipps
• Eignet sich gut zur Ad-Hoc-Bewertung von
Alltagsaufgaben
• Unwichtige und nicht dringende Aufgaben
wirklich wegwerfen/löschen oder zumindest
auf den „Komposthaufen“ legen und nach 3
Monaten nochmal auf die gleiche Weise prüfen
• Klaren Fokus setzen auf die Erledigung der
dringenden und wichtigen Aufgaben!

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Eisenhower Matrix

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Vorgehen
• Entwickeln Sie mit den relevanten Entscheidern und
Stakeholdern ein Set an Entscheidungsdimensionen
und gewichten Sie diese. Diese Dimensionen sollten
zur der strategischen Ausrichtung des
Unternehmens passen.
• Bewerten Sie jedes Projekt und errechnen Sie die
Priorisierung aus der Höhe des Scores
• Sorgen Sie für Transparenz innerhalb der
Organisation durch regelmäßige Updates / Demos
der Fortschritte und geben Sie Ausblicke.
Kontext: Priorisierung von Projekten /
Initiativen (strategische Flughöhe)
Mit Hilfe eines Scoring Systems lassen sich
strategische Portfolios oder Road Maps mit
Abhängigkeiten zwischen Abteilungen /
Teams gut abbilden und gegeneinander
priorisieren, da sie von allen akzeptierte
verabschiedete Priorisierungsdimensionen
gegeneinander bewerten.
Scoring Tipps
• Versuchen Sie, die Anzahl
Entscheidungsdimensionen klein zu
halten
• Involvieren Sie Schlüsselpersonen,
um breite Akzeptanz in der
Organisation zu erreichen.
• Nutzen Sie diese Technik nur für
Themen mit größerer Flughöhe

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Scoring - Beispiele
Quellen: Scorecard by Roman Pichler, Scoring Ansicht von ProductPlan.com, Lean Portfolio Canvas von Agile@KP

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Vorgehen
• Jeder Teilnehmer erhält ein Pokerkarten-Set mit
einheitenlosen Werten, (z.B. 100, 200, 300, 500,
800, 1200, 2000, 3000)
• Die zu priorisierenden Themen werden in der Runde
vorgestellt. Verständnisfragen sind zugelassen.
• Nachdem die Vorstellung abgeschlossen ist,
können die Teilnehmer in die vorgestellten Themen
investieren.
• Aus der Addierung der gebotenen Summen ergibt
sich die Priorisierung
Kontext: Partizipative Priorisierung,
Produktentwicklung
Eine Gruppe von Entscheidern priorisiert
mit Hilfe eines spielerischen
Bieterprozesses die wichtigsten
Themen / Anforderungen / Aufgaben
Business Value Poker Tipps
• Ein gemeinsames Verständnis von
„Business Value“ ist absolut notwendig
• Es ist erforderlich, dass die Teilnehmer die
vorgestellten Themen wirklich verstehen
• Varianten:
a) Die Menge Geld ist endlich und wird auf
die Themen verteilt, bis nichts mehr da ist
b) Die Menge Geld ist unendlich und in
jeder Runde steht den TN wieder ihr
gesamtes Kapital zur Verfügung

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Business Value Poker

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Vorgehen:
• Postervorlage / Board vorbereiten mit den
Spaltenbeschriftungen und Erklärungen
• Erklärung der Kategorien für die Teilnehmer
• Anforderungen auf Karten (Post-Its)
schreiben und den jeweiligen Kategorien
zuordnen
• Wenn alle Anforderungen verteilt sind,
Diskussion in der Gruppe bzgl. der
Einordnung
• Verabschiedung des aktuellen Status als
Momentaufnahme für die nächsten Schritte
Kontext: Produktentwicklung,
Anforderungsmanagement
Anforderungen / Aufgaben werden in die
MoSCoW-Kategorien (Must have, Should
have, Could have, Won‘t have) mit
absteigender Wichtigkeit eingeordnet
MoSCoW Tipps
• So viele Anforderungen / Aufgaben wie
möglich vorher sammeln und auf Karten
drucken / schreiben
• Karten in jeder Spalte einzeln durchgehen
und gemeinsam mit der Gruppe
verabschieden, um das Commitment des
gesamten Teams zu haben

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MoSCoW Priorisierung
MUST HAVE SHOULD HAVE COULD HAVE WON‘T HAVE
WON‘T HAVE:
Diese Anforderungen sind nicht
etwa grundsätzlich verzichtbar
oder unerwünscht.
Allerdings können und sollen sie
explizit nicht im Rahmen (Scope)
der anstehenden Phase umgesetzt
werden.
COULD HAVE:
Hierfür wird häufig auch die
Bezeichnung „nice to have“
verwendet. Diese Anforderungen
werden umgesetzt, wenn nach
Realisierung der Must Haves und
Should Haves noch Zeit und Budget
vorhanden sind.
Diese Anforderungen sind keine Kern-
Features, würden das Produkt aber
aufwerten.
SHOULD HAVE:
In dieser Kategorie werden
Anforderungen gesammelt,
die nicht zu den Basisfaktoren
gehören, die aber realisiert werden
müssen, wenn es gut werden soll.
Der wichtige Unterschied zur Muss-
Kategorie: Die Anforderungen können
im Zweifelsfall in ein/e spätere/s
Phase/Release verschoben werden.
MUST HAVE:
Diese Anforderungen sind
essentiell, sie gelten als nicht
verhandelbar und sind
entscheidend für den Erfolg des
Produktes/Projektes.
Handelt es sich um ein Produkt, ist
dieses ohne die Must Haves unter
Umständen gar nicht
funktionsfähig oder es fehlt ein für
die Zufriedenheit der Nutzer
bedeutender Basisfaktor.

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Vorgehen:
Die Eigenschaften des zu entwickelnden Produktes /
Service werden in folgende Kategorien eingeteilt, um die
für den Nutzer / Kunden wichtigen Eigenschaften
herauszufiltern:
• Basismerkmale: „Das ist normal, das erwarte ich.“
• Leistungsmerkmale: „Darauf lege ich besonders Wert.“
• Begeisterungsmerkmale: „Das begeistert mich und das
habe ich nicht erwartet“.
• Unerhebliche Merkmale (Indifferenzzone):
„Das ist mir egal.“
• Rückweisungsmerkmale: „Das würde mich sehr stören.“
Kontext: Produkt- und Serviceentwicklung
Mit Hilfe des Kano-Modell lassen sich die
Beziehungen zwischen Produkteigen-
schaften und Kundenzufriedenheit
gegenüberstellen und damit Rückschlüsse
für die Entwicklung des Produktes / Service
ziehen.
KANO Modell Tipps
• Fassen Sie die betrachtete
Zielgruppe eng!
• Wiederholen Sie die Analyse: Die
Erwartungen der Kunden verändern
sich. Mit der Zeit werden die
Begeisterungsmerkmale erst
Leistungs- und anschließend
Basismerkmale.
• Die Kunst besteht darin, aus allen
Bereichen die wichtigsten Merkmale
zu identifizieren!

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KANO Modell
LEISTUNGSMERKMALE

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Vorgehen:
• Eine interdisziplinäre Gruppe (z.B. Business /
Techniker) definieren Nutzersegmente/Personas
und erarbeiten erst die Ziele und dann die
Aktivitäten dieser Nutzer.
• Darunter werden nach Wichtigkeit die Aufgaben
eingeordnet
• Um die Entwicklungsschritte zu fassen und zu
trennen, werden „Slices“ gezogen.
• Die Story Map ist ein Alltagswerkzeug und ein sich
veränderndes lebendes Artefakt
Kontext: Produktentwicklung, taktische
Planung
Mit steigender Anzahl von Einträgen
werden Product Backlogs schnell
unübersichtlich. Hier bietet die
Visualisierung mit Hilfe einer Story Map
Abhilfe. Sie ist eine Art Landkarte durch Ihr
Produkt und berücksichtigt dabei auch die
Zeit als wichtige Dimension der Entwicklung
Story Mapping Tipps
• Man startet mit dem Bild, was man hat. Es
wird mit der Zeit immer vollständiger.
• Die Größe der Aufgaben/Anforderungen
ist am Anfang nicht wichtig, diese werden
im Verlauf immer kleiner geschnitten
• Validieren Sie die Hypothesen bzgl. der
Wichtigkeit von Eigenschaften
kontinuierlich und passen Sie die Story
Map entsprechend an

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Story Mapping
Prio
Zeit
Product Story
NowNextLater
Bildquelle: https://blog.oreilly.de/2015/07/27/was-ist-user-story-mapping/

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Vorgehen:
• Schreiben Sie die zu priorisierenden Aufgaben auf
Kärtchen.
• Teilen Sie diese an die Teilnehmer aus und lassen Sie
sie ihre Karten abwechselnd auf den Tisch in
absteigender Wichtigkeit sortiert ablegen. Dabei darf
NICHT gesprochen werden.
• Liegen alle Kärtchen auf dem Tisch, darf abwechselnd
jeder einzelne Karten verschieben, bis nur noch die
gleichen Karten „wandern".
• Diskutieren Sie diese Karten im Anschluss! Sie haben
den größten Klärungsbedarf.
Kontext: Priorisierung in Gruppen
Stille Priorisierung eignet sich z.B. in der
Produktentwicklung sehr gut zur
Verständnisklärung bzgl. von
Anforderungen / Aufgaben im Team
Stille Priorisierung Tipps
• Achten Sie auf Einhaltung des
Sprechverbotes. Es ist wichtig, dass
alle Teilnehmer sich nur auf sich uns
ihre eigene Meinung fokussieren.
• Setzen Sie klare Timeboxen für die
Diskussionen über die unklaren Karten
und legen Sie klare nächste Schritte
fest.

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Vorgehen:
• Jede/r bekommt zwei bis fünf Stimmen
in Form von Klebepunkten oder
Strichen, die er/sie frei auf die Optionen
verteilen kann.
• Durch Auszählung wird die Priorisierung
der Optionen ermittelt.
Kontext: Gruppenentscheidungen
Eine simple und sehr schnelle Methode, um
Ideen zu bewerten sowie Auswahlen und
Entscheidungen in einer Gruppe zu treffen.
Dot Voting Tipps
• Wenn taktisches Wählen oder die gegenseitige
soziale Beeinflussung durch die offene und sichtbare
Wahl vermieden werden soll, können die Optionen
auch nummeriert, die Votes geheim auf Zetteln
platziert und vom Moderator ausgezählt und auf die
Optionen verteilt werden.
• Gut anwendbar für Ad-Hoc-Entscheidungen in
Gruppen
• Nicht geeignet für richtungweisende, strategische
Entscheidungsprozesse

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Lars für Agile@KP (2019)
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Wir machen Zukunft.
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