Proses perancangan organisasi melibatkan menetapkan matlamat, menganalisis persekitaran, membentuk alternatif tindakan, menilai alternatif, dan memilih alternatif terbaik untuk mencapai matlamat. Matlamat perlu jelas, dapat diukur, dicapai, dan relevan untuk organisasi.
4. Menentukan
matlamat dan
objektif
• Proses perancangan bermula dengan
menetapkan matlamat umum dan menyeluruh
bagi organisasi.
• Berdasarkan matlamat menyeluruh organisasi,
matlamat setiap unit/ bahagian/ jabatan/
cawangan pula akan dibentuk.
• Matlamat yang dibentuk di setiap peringkat
organisasi perlu mempunyai ciri-ciri di bawah:
5. Spesifikasi atau jelas
i.
Matlamat perlu dinyatakan dengan jelas dan nyata
tanpa sebarang keraguan dan kecurigaan.
ii. Matlamat yang jelas bermaksud matlamat tersebut
perlu menyatakan apa yang diinginkan, mengapa
matlamat penting, siapa yang terlibat, di mana
matlamat akan dilaksanakan, apa yang diperlukan
dan kekangan yang terlibat.
Dapat diukur
i.
Sekiranya satu-satu matlamat tidak dapat diukur,
maka agak sukar bagi pengurus dan organisasi
mengetahui kemajuan satu-satu rancangan yang
diatur.
6. Dapat dicapai
i.
Matlamat yang baik ialah matlamat yang tidak terlalu
sukar atau mustahil untuk dicapai.
ii. Matlamat yang terlalu sukar atau mustahil untuk
dicapai akan mematikan semangat pekerja, manakala
matlamat yang terlalu mudah untuk dicapai akan
membosankan pekerja.
iii. Oleh itu, matlamat perlu realistik serta sesuai dengan
kemampuan dan sumber sedia ada.
Mempunyai tempoh masa
i.
Matlamat yang baik perlu dicapai dalam tempoh
tertentu.
ii. Dengan adanya tempoh had masa, maka pengurus
dan pekerja dapat memikirkan cara terbaik untuk
menetapkan apa yang penting dan kurang penting.
7. Relevan
i.
Seseorang pengurus perlu membentuk matlamat
yang sesuai dengan keadaan semasa dan kepentingan
organisasi.
ii. Contohnya, ”menyediakan 50 keping roti canai pada
pukul 8.00 pagi” ialah matlamat yang spesifikasi,
dapat diukur, dapat dicapai dan mempunyai tempoh
tetapi bagi tugas seorang pengurus bank, matlamat
ini tidak relevan dengan bidang tugasnya.
8. Menganalisis
persekitaran
• Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan
dalaman organisasi serta membuat premis perancangan
berdasarkan maklumat yang diperoleh.
• Persekitaran luaran organisasi ialah elemen-elemen luar
organisasi yang mempengaruhi perjalanan organisasi
dan di luar kawalan organisasi. Elemen ini termasuk
undang-undang, politik, ekonomi, keadaan industri dan
sikap pelanggan.
• Persekitaran dalaman organisasi ialah elemen-elemen
dalam organisasi yang boleh dikawal oleh organisasi.
Elemen ini termasuk sumber manusia, sumber
kewangan, teknologi pengeluaran, dasar dan falsafah
9. • Pengurus perlu menganalisis persekitaran dengan
melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya
meramal apa yang berlaku sama ada di dalam atau di
luar organisasi.
• Daripad ramalan yang dibuat, pengurus menentukan
premis perancangan.
• Contohnya, jika diramalkan ekonomi dunia akan
mengalami kemelesetan yang berpanjangan, maka
pengurus perlu merancang strategi dan cara yang boleh
dilaksanakan untuk memastikan kelangsungan
organisasi dapat diteruskan.
10. Membentuk
alternatif tindakan
• Pengurus perlu menetapkan lebih daripada satu cara
untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah
ditetapkan.
• Penetapan alternatif tindakan ini pada dasarnya
merupakan satu aktiviti membuat keputusan kerana
pengurus perlu memilih alternatif tindakan terbaik yang
dapat membantu organisasi mencapai matlamt yang
ditetapkan.
• Bagi membantu pengurus membentuk beberapa
alternatif tindakan, beberapa teknik dan kaedah seperti
teknik Delphi boleh digunakan.
11. Menilai alternatif
tindakan
• Untuk membuat keputusan yang dapat membantu
organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan,
pengurus perlu menilai semua alternatif tindakan yang
dibangunkan.
• Penilaian perlu dibuat dengan melihat kebaikan dan
keburukan setiap alternatif tindakan dan bagaimana
setiap tindakan tersebut dapat membantu organisasi
mencapai matlamat yang ditetapkan.
• Antara kriteria yang digunakan untuk menilai alternatifalternatif adalah hasil keputusan, risiko dan
kemampuan organisasi melaksanakan setiap alternatif
12. Memilih alternatif
tindakan
• Setelah penilaian dilakukan bagi setiap alternatif
tindakan, langkah seterusnya adalah memilih alternatif
yang terbaik.
• Sesuatu alternatif yang dipilih haruslah merupakan
alternatif yang mempunyai kekuatan yang banyak dan
kelemahan yang sedikit berdasarkan hasil penilaian yang
telah dibuat.
• Alternatif yang dipilih hendaklah dilaksanakan dengan
cekap dan berkesan melalui pengagihan tugas dan
sumber sedia ada dalam organisasi.
