1. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Од цогцолбор сургууль
Анги: 9-р анги
Дэд сэдэв: 3.1 Баримт бичгийн файлын форматууд
3.2 Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг хянах
3.3 Баримт бичгийн бэлэн загвар, хэрэглээ
Бэлтгэсэн: Мэдээлэл зүйн багш Л.Содгэрэл
Дархан-Уул аймаг
2011-2012 он
1

2. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Эзэмших чадвар:
Баримт бичгийн файлын форматуудын онцлогийг мэдэх, ашиглах
Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтөө тэмдэглэх, хянах
Баримт бичигт тайлбар оруулах, ашиглах
Бусадтай нэг баримт бичиг дээр хамтран ажиллаж сурах
Албан баримт бичиг, баримт бичгийн бэлэн загварын хэрэгцээ
шаардлагыг мэдэх, ашиглах
Хэрэгцээ шаардлагадаа нийцүүлэн баримт бичгийн энгийн, хялбар загвар
үүсгэх, ашиглах
Бид өмнөх ангиудад бичвэр боловсруулах үйл ажиллагаа, баримт бичиг
боловсруулах технологи, Microsoft Word програм ашиглан бичвэртэй ажиллах,
хэлбэржүүлэх, хэвлэх, зураг хүснэгт оруулах, баримтыг багана болгох, дээд доод
хэсгийн мэдээлэл оруулах талаар үзэж судалж, холбогдох ур чадварыг эзэмшсэн
билээ. Баримт бичгийг агуулгын хувьд алдаагүй, зөв, харагдах хэлбэрийг цэвэр
үзэмжтэй боловсруулах шаардлагатай байдаг. Хэрэгцээ шаардлагадаа
нийцүүлэн баримт бичгийг боловсруулахын тулд баримт бичгийн түгээмэл
хэрэглэгддэг форматууд, баримт бичиг боловсруулах програмын бусад
боломжуудыг мэддэг, ашигладаг байвал зохино. Орчин үеийн баримт бичиг
боловсруулах програмын боломж маш өргөн юм.
БАРИМТ БИЧГИЙН ФАЙЛЫН ФОРМАТУУД
Файлын формат нь бичвэрийг файлд хадгалах аргыг тодорхойлдог. Бичвэрийн
файлын хамгийн энгийн формат нь зөвхөн тэмдэгтүүдийг агуулдаг бол бусад
форматууд нь бичвэрийн хэлбэржүүлэх нэмэлт удирдан тэмдэгтүүдийг агуулдаг.
Зөвхөн тодорхой баримт бичиг боловсруулах програмд ашиглагддаг тусгай
формат байхаас гадна дийлэнх баримт бичиг боловсруулах програмд
ашиглагддаг нийтлэг форматууд байдаг. Баримт бичгийн файлыг нэг форматаас
нөгөөд хөрвүүлэхэд тусгай зориулалтын хөрвүүлэгч програмуудыг ашигладаг.
Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах програмууд нь формат хөрвүүлэх
боломжийг өөртөө агуулсан байдаг. Баримт бичгийн хэрэглээ, ашиглагдах
байдлыг харгалзан үзсэний үндсэн дээр баримтыг хадгалахдаа форматыг
тодорхойлно.
Түгээмэл хэрэглэгддэг баримт бичгийн форматууд:
Plain Text (*.txt) Хамгийн түгээмэл хэрэглэгддэг формат. Бичвэрийг ямар
ч хэлбэржүүлэлтгүйгээр хадгалж, зөвхөн параграфын төгсгөлд удирдах
2

3. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
тэмдгийг тавьдаг. Уг форматыг төрөл бүрийн үйлдлийн орчинд ажиллах
програм хангамжуудад ашиглах баримт бичгийг хадгалахад хэрэглэдэг.
Rich Text Format (*.rtf). Баримтанд хийсэн бүх хэлбэржүүлэлтийг
хадгалдаг формат. Баримтыг төрөл бүрийн програм хангамжуудаар
унших, ашиглахад энэ форматыг хэрэглэдэг. Хэлбэржүүлэлтийг хадгалах
тул баримтын файлын хэмжээ зөвхөн уншигдах форматын файлын
хэмжээнээс харьцангуй их байна.
Word баримт (*.doc). Microsoft Word програмд ашиглагддаг формат.
Хэлбэржүүлэлтийг бүрэн хадгалдаг. Ашиглагдаж буй хувилбараас
хамааран хувилбар хооронд хөрвүүлэхэд хэлбэржүүлэлт бүрэн
хадгалагдахгүй байж болно.
HTML баримт (*.htm, *.html). Вэб хуудас хадгалах формат. холбоосон
чанартай текстийг гипертекст хэмээн нэрлэдэг болон түүний онцлогийн
талаар бид өмнөх ангиудад үзсэн билээ. Тэгвэл энэ формат нь
гипертекстийн удирдах тэмдгүүдийг агуулдаг.
файлыг тодорхой форматаар хадгалах ба нээх
Microsoft Word програм дээр баримтыг Plain text буюу txt форматаар хадгалах:
1. Шинээр баримтаа үүсгээд [File]/[Save as…] команд сонгоно.
2. Нээгдэх Save as …. цонхны Save in талбарт баримтаа хадгалах хавтсаа
сонгоод File name талбарт файлынхаа нэрийг оруулна. Save as type
талбараас Plain text (*.txt) форматыг сонгоод [Save] товч дарвал баримт
txt форматаар хадгалагдана.
Дээрх байдлаар тухайн програмд зөвшөөрөгдсөн форматуудаар үүсгэсэн
баримтаа хадгалж болохоос гадна баримтыг нэг форматаас нөгөөд шууд
хөрвүүлэн нээж болно.
*.rtf форматаар хадгалсан баримтыг Word програм дээр нээе.
1.Microsoft Word програмыг ачаалаад [File]/[Open] команд сонгоно.
2. Нээгдэх цонхны Look in талбараас нээх баримт бүхий хавтсаа сонгоод File of
type талбараас rtf форматыг сонгоод [Open] товч дарна.
БАРИМТ БИЧИГТ ХИЙСЭН ӨӨРЧЛӨЛТИЙГ ХЯНАХ
Аливаа бичиг баримт, тэр дундаа албан бичиг баримтыг боловсруулахад хэл
найруулга чухал ач холбогдолтой. Баримт бичиг нь найруулгын хувьд ямар
нэгэн алдаа мадаггүй, товч тодорхой, ойлгомжтой, энгийн, өгүүлж буй зүйл нь
утга төгөлдөр, зохих үг хэллэгийг зөв бөгөөд оновчтой хэрэглэсэн байх
3

4. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
шаардлагатай байдаг. Баримт бичгийг хэрэгцээндээ нийцүүлэн тавигдсан
шаардлагын дагуу чанарын өндөр түвшинд бэлтгэн гаргахын тулд сайтар
боловсруулах шаардлагатай. Бид бичиж байгаа болон боловсруулж буй баримт
бичгээ гол төлөв цаасан дээр хэвлээд дээр нь алдаа засах, бичвэр нэмэх, өөрчлөх
үйлдлүүдийг хийхээс гадна тайлбар тэмдэглэгээ хийдэг. Ялангуяа зохиолч,
сэтгүүлч, албан баримт бичиг боловсруулдаг хүмүүс хэвлэмэл баримт бичиг дээр
үг үсгийн алдаа засварлахаас өгсүүлээд агуулгыг өөрчлөх, холбогдох тайлбар
болон анхааруулгыг бичиж тэмдэглэх зэргээр ажиллаж, эцэслэн боловсруулдаг.
Хэвлэмэл баримт бичиг дээр үсгийн алдаа засварлах болон өөрчлөлт хийхэд
тогтсон тэмдэглэгээнүүдийг ашигладаг. Цаасан дээр хийсэн засвар,
тэмдэглэгээнээс тухайн баримт бичигт хаана ямар өөрчлөлт оруулж, ямар засвар
хийсэн, хаана ямар зүйл дээр анхаарах шаардлагатай зэрэг нь шууд харагддаг.
Цаасан дээр хэвлээд ийнхүү гараар засвар, тэмдэглэгээ хийх нь засвар хийсэн
тухайн хүний бичгийн хэлбэр, засвар оруулж буй бичвэрийн байрлал, бичвэр
дунд засварыг бичих сул зай байгаа эсэх зэргээс хамааран хийсэн засвар
ойлгомжгүй, тодорхойгүй байх явдал гардаг.
Ялангуяа хэт жижгээр болон таталгаж бичдэг хүнифй бичгийн гаргац муутай
байдгаас засвар буруу хийгдэх явдал гарах нь олон. Зарим баримт бичгүүдийн
хувьд хийсэн засвар, өөрчлөлт, тэмдэглэгээг эргэн харах, хянах шаардлагатай
байдгаас засвар, тэмдэглэгээ хийсэн цаасан дээрх баримт бичгүүдээ нэг бүрчлэн
хадгалах, хэзээ хэн ямар засвар хийсэн зэргийг тэмдэглэх шаардлага гардаг.
Компьютерийн хэрэглээ улам бүр өсөн нэмэгдэж, өнөөдөр бүх төрлийн баримт
бичгүүдийг текст боловсруулах програмын тусламжтай боловсруулж байна. Энэ
нь боловсруулж буй баримт бичгээ заавал цаасан дээр хэвлэн гаргаад нэг
бүрчлэн гараар засаад дараа нь засвараа компьютерийн файлдаа оруулах, засвар
хийсэн хэвлэмэл эхтэй нь харьцуулан шалгалгүйгээр энэ бүхнийг програмын
аргаар хийх боломжтой болсон гэсэн үг.
БАРИМТЫН ӨӨРЧЛӨЛТИЙГ ТЭМДЭГЛЭХ
Баримт бичгийнхээ файлд хийж буй дурын үг үсгийн алдааны засвар, агуулгын
өөрчлөлт зэргийг баримтандаа шууд оруулалгүйгээр, хаана ямар өөрчлөлт
хийгдсэн нь цаасан дээр хийсэн өөрчлөлтийн нэгэн адилаар нүдэн дээр шууд
харагдахаар хийх боломжтой. энэ нь баримтанд шинээр оруулсан сул зай, үг
үсэг, арилгасан бичвэр зэрэг бүхий л өөрчлөлтийг тэмдэглэн харуулах замаар
хийсэн өөрчлөлт бүрийг тодорхой харуулдаг. Үүнийг “track changes” буюу
“өөрчлөлтийг тэмдэглэх” гэдэг. Баримт бичигт хийсэн өөрчлөлтийг тэмдэглэх
нь баримт бичигтэй ажиллах нэгэн төрлийн горим бөгөөд шаардлагатай үедээ
энэ горимыг идэвхжүүлэн ажиллаж болно. Энэхүү боломж нь баримт бичигт
4

5. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
хийсэн дурын засвар, өөрчлөлтийг харуулаад зогсохгүй баримтын агуулга
найруулгыг өөрчлөх сайжруулахад өмнөх хувилбартайгаа жишиж ажиллах
боломж олгодог. Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүх програм
хангамжид “өөрчлөлтийг тэмдэглэх ” боломж бий.
Ялангуяа албан бичгийг хэд хэдэн ажилтан, магадгүй нэг байгууллагын хэд
хэдэн хэлтэс хамтран боловсруулах үед тухайн баримт бичигт хийсэн өөрчлөлт
бүрийг хэн, хэзээ хийснийг түүн дээр ажиллаж буй бүх хүмүүс мэдэх бичгийг
агуулгын хувьд өндөр түвшинд боловсруулах, түүнийг боловсруулагчдын
оролцоо, саналыг авч үзэх, үнэлэх зэрэгт ихээхэн ач холбогдолтой байдаг.
Баримтанд засвар өөрчлөлтөө тэмдэглэх замаар хийсний дараа засвар
өөрчлөлтийг нэг бүрчлэн болон бүхэлд нь эцсийн баримт бичигтээ оруулж
болохоос гадна шаардлагагүй гэвэл мөн л тодорхой засварыг, эсвэл бүх засварыг
цуцлах буюу оруулахгүй байж болно.
Өөрчлөлтүүд нь тодорхой тэмдэглэгээ болон өнгөөр өөр хоорондоо ялгаатай
байдаг. Жишээлбэл: Шинээр нэмж бичсэн бичвэрийг доогуур зураастайгаар
цэнхэр өнгөөр тэмдэглэж байхад арилгасан бичвэрийн дээгүүр зурж улаан
өнгөтэй болгон харуулж болно. Бичвэр нэмж оруулах, арилгах, формат солих,
өөрчлөлт хийсэн мөр зэргийг тэмдэглэх ийм тэмдэглэгээ, шрифт, өнгө зэргийг
хэрэглэгч өөрийн хэрэгцээ шаардлагын дагуу тодорхойлох боломж бүх баримт
бичг боловсруулдаг програмд бий. Түүнчлэн хүн бүрийн хийсэн өөрчлөлтийг
файл дээр өөр өөр харагдахаар ялгаатайгаар тохируулах боломжтой байдаг нь
дээр өгүүлсэнчлэн нэг баримт бичгийг хэд хэдэн хүн боловсруулах сайжруулахад
ашиглахад нэн тохиромжтой.
Жишээ болгон: Microsoft Word програм дээр уг горимыг хэрхэн идэвхжүүлж
ашиглах талаар авч үзье.
1. Засвар хийх файлаа нээгээд өөрчлөлтийг тэмдэглэх горимд [Track Changes]
командаар шилжинэ.
2. Баримтандаа өөрчлөлт хийвэл Word програмд урьдчилан тохируулсан
тэмдэглэгүүнүүд гарах болно.
3. Баримтаа хадгална. Өөрчлөлтийг тэмдэглэх горимоос гарахдаа [Track
Changes] командыг дахин сонгоно.
Өөрчлөлт хийсэн баримт бичигтэй ажиллахад дараах командууд
ашиглагддаг
5

6. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Үүнд:
Accept Change-Хийсэн өөрчлөлтийг оруулах
Accept and Move to the Next – Хийсэн өөрчлөлтийг оруулаад
дараагийн өөрчлөлтөд очих
Accept All Changes – Хийсэн өөрчлөлтийг бүхэлд нь оруулах
Reject Change – Хийсэн өөрчлөлтийг оруулахгүй
Reject and Move to the Next – Хийсан өөрчлөлтийг оруулахгүйгээр
дараагийн өөрчлөлтөд очих
Reject All Changes – Хийсэн өөрчлөлтийг бүхэлд нь оруулахгүй.
Microsoft Word програм дээр хийсэн засвартай ажиллах:
1. Засвар хийсэн файлаа нээнэ. Баримтан дээр хийсэн өөрчлөлт бүрт Word
програмд урьдчилан тохируулсан тэмдэглээгээнүүд байна.
2. Хийсэн өөрчлөлт тус бүрээр, эсвэл бүх өөрчлөлтүүдтэй бүхэлд нь ажиллах
боломжтой. Хийсэн тухайн өөрчлөлтийг оруулах тохиолдолд [Accept
Change] командыг сонгоно. Харин хийсэн өөрчлөлтийг оруулаад
дараагийн өөрчлөлтөд очих тохиолдолд [Accept All Changes] командыг
сонгоно.
3. Хийсэн өөрчлөлтийг баримтандаа оруулахгүй байж болно. Хийсэн тухайн
өөрчлөлтийг оруулахгүй тохиолдолд [Reject Change] командыг
сонгоно.Харин хийсэн өөрчлөлтийг оруулалгүйгээр дараагийн өөрчлөлтөд
очих тохиолдолд [Reject and Move to the Next] командыг сонгоно.
Баримтанд хийсэн бүх өөрчлөлтүүдийг бүгдийг нь оруулахгүй тохиолдолд
[Reject All Changes] командыг сонгоно.
4. Баримтаа хадгална. [Changes Tracking Options] командаар дээр өгүүлсэн
баримтанд хийх өөрчлөлтүүдийг тохируулж болно. Жишээлбэл: Insertions
хэсэгт баримтанд нэмж оруулах бичвэрийн, Deletions хэсэгт арилгах
бичвэрийн, Changed lines хэсэгт өөрчлөлт хийсэн мөрийн тохируулгыг тус
тус тодорхойлно.
БАРИМТАНД ТАЙЛБАР ТЭМДЭГЛЭГЭЭ ХИЙХ
Аливаа бичиг баримтыг боловсруулахдаа тухайн баримтаа хянан үзэж
шаардлагатай засвар, өөрчлөлт болон тодотгох, ойлгомжгүй байгаа үг, үсэг,
өгүүлбэр, зүйлд тайлбар тэмдэглэгээ хийж болдог. Ажиллаж буй хэвлэмэл
баримтандаа “энэ хэсгийг дахин найруулан бичих”, “дэлгэрүүлж бичих”, “энэ
юуны товчилсон нэр вэ?”, “энэ өгүүлбэр ойлгомжгүй байна”, “энд байгаа
тоонуудыг дахин нягтлах”, “сурагчдын нэрсийг гүйцээж бичих”, “хуудасны
хэмжээг өөрчлөх”, гэх зэргээр баримтын агуулга, хэлбэржүүлэлттэй холбоотой
6

7. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
тайлбар , саналыг бичиж өгдөг. Үүнийг програмын тусламжтай хийх
боломжтой. Баримтанд хийсэн өөрчлөлтүүдийг тэмдэглэх, дараа нь өөрчлөлтүүд
дээр ажилладгийн нэгэн адилаар тайлбар тэмдэглэгээг баримтынхаа
шаардлагатай газарт оруулах, улмаар оруулсан тайлбар тэмдэглэгээгээ харах,
устгах зэргээр баримтаа боловсронгуй болгоход ашиглаж болно. Баримтанд
оруулж буй тайлбар тэмдэглэгээг Comment гэж нэрлэх ба баримтын тайлбар
тэмдэглэгээ оруулахаар сонгосон бичвэрийн харалдаа хуудасны хажуугийн сул
зайд нэмэлт талбарт хийгддэг. Тайлбар тэмдэглэгээ нь өмнөө [U1], [Amar 51],
[GE1] гэх мэтээр тухайн баримт бичиг дээр ажиллаж, тайлбар бичиж буй
хэрэглэгчийн
компьютерт тэмдэглэгдсэн овог нэрийн эхний үсэг, эсвэл бүтэн нэр болон дугаар
бүхий тусгай тэмдэглэгээг агуулдаг. Энэ боломж баримт бичиг боловсруулдаг
бүх програм хангамжид байдаг. Тайлбар тэмдэглэгээг хийсэн хэрэглэгчээр болон
гадна өнгөөр ялгаж болно. жишээ болгон Microsoft Word програм дээр хэрхэн
тайлбар тэмдэглэгээ хийх талаар авч үзье. Үүнд:
1. Баримтын тайлбар тэмдэглэгээ оруулах шаардлагатай газарт заагчаа
байрлуулах буюу шаардлагатай үг, өгүүлбэр, бичвэрийг сонгоно.
2. [insert Comment] (New Comment нэртэйй байж болно) команд сонговол
харгалзах хэсэгт хуудасны сул зайд тайлбар бичих нэмэлт талбар нээгдэнэ.
3. Уг талбарт тайлбар тэмдэглэгээгээ бичиж өгнө.
Баримтанд хийсэн тайлбар тэмдэглэгээгээ нэг нэгээр нь болон нийтэд нь харах,
устгах боломжтой. Тайлбар тэмдэглэгээг [Delete] болон [Delete All Comments]
командаар устгана.
БАРИМТ БИЧГИЙН БЭЛЭН ЗАГВАР, ХЭРЭГЛЭЭ
Баримт бичгийг боловсруулалтанд найруулгаас гадна түүний харагдах хэлбэр
чухал ач холбогдолтой. Баримт бичгийг тодорхой зорилгоор тодорхой бүтэц,
хэлбэртэйгээр боловсруулдаг. Баримт бичгийг нэг удаа боловсруулан
ашиглахаас гадна олон удаа бага зэрэг өөрчлөлт хийгээд ашигладаг. Практикт
нэг баримт бичгийн тодорхой хэсэгт буй бичвэрийг өөрчлөөд олон дахин
ашиглах нь түгээмэл байдаг. Жишээ нь сургуулийн эрдмийн баярын урилга
дээрх зураг, бичвэрийг нийт багш, сурагчид, эцэг эхчүүдийн хувьд ижил байхаар
урилгын нэг загвар үүсгээд түүн дээр хүн бүрийн нэрийг бичиж болно.
Сурагчийн сургуульд сурдаг талаар товч тодорхойлолт дээр зөвхөн тухайн
сурагчийн анги, овог нэрийг л бичих замаар нэг бичсэн тодорхойлолт дээр
өөрчлөлт хийгээд олон сурагчид тодорхойлолт олгодог.
7

8. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Бид загвар, загварын төрлүүдийн талаар өмнөх ангид үзэж судалсан. Баримт
бичигт төрөл бүрийн загварыг ашигладаг. Баримт бичиг боловсруулалтанд
дээрх байдлаар нэг үндсэн загвар баримт үүсгээд түүнийгээ өөрчилж олон дахин
ашиглахыг баримт бичгийн бэлэн загвар ашиглах гэж нэрлэдэг. Хувь хүн
байгууллагууд өөрийн хэрэгцээ шаардлагын дагуу баримт бичгийн төрөл
бүрийн бэлэн загварыг ашиглахаас гадна хэрэгцээндээ нийцүүлэн шинээр загвар
боловсруулан хэрэглэдэг.
Албан баримт бичигт тогтсон загваруудыг өргөнөөр ашигладаг. Баримт бичиг
боловсруулах бүх програм хангамжууд нь түгээмэл хэрэглэгддэг бэлэн
загваруудын сантай байж, хэрэглэгч эдгээр загваруудаас сонгон авч шууд
ашиглах, эсвэл өөрийн хэрэгцээндээ нийцсэн бэлэн загварыг шинээр үүсгэх
боломжийг олгодог. Бэлэн загварыг Template гэж нэрлэдэг. Тухайлбал:
урилгын бэлэн эх загваруудаас эдгээрээс сонгон уг загвар дээрээ зохион
байгуулагдах үйл ажиллагааны нэр, урих хүний овог нэр, үйл ажиллагаа зохион
байгуулагдах газар, огноо, цагийг нэмж бичнэ гэсэн үг.
АЛБАН БИЧГИЙН БЭЛЭН ЗАГВАР
Албан бичиг боловсруулах гэдэг нь аливаа албан байгууллага харилцагч
талуудын хооронд солилцох баримт бичгийг нэгдсэн загварт оруулж,
боловсруулах, заасан стандартын дагуу хөтөлж явуулах, төлөвлөх үйл
ажиллагаа юм.
Албан бичгийг үйлдэхэд тогтсон үг хэллэгийг зайлшгүй баримталж, хэрэглэхээс
гэднэ эрх бүхий байгууллагаас тогтоосон стандартыг баримталдаг.Баримт
бичгийн стандарт нь баримт бичгүүдийг эмх цэгцтэй, ангилж, төрөлжүүлэх,
нэгдсэн нэг загварт оруулах, компьютерийн тусламжтайгаар зөв боловсруулах,
хадгалах, байгууллага ба хувь хүмүүсийн хооронд баримт бичиг солилцох үйл
ажиллагааг түргэн шуурхай, боловсронгуй болгох, баримт бичгийг хуурамчаар
үйлдэж, ашиглахаас сэргийлэх боломжийг олгодог.
Манай улсад 2002 онд батлагдсан стандартын дагуу албан баримт бичгийг
боловсруулдаг. Стандарт нь Баримт бичгийн нэр төрөл, тодорхойлолт MNS
5140:2002, Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага MNS
5141:2002, Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас тэдгээрт бүрдлүүдийг байрлуулахад
тавигдах шаардлага MNS 5142:2002 гэсэн үндсэн 3 бүтэцтэй. Баримт бичгийн
нэр төрөл, тодорхойлолт стандартад албан баримт бичгийн харилцан хамаарал,
зориулалт, нэр төрлийн шинжээр нь захирамжлалын, зохион байгуулалтын,
мэдээлэл-лавлагааны баримт бичиг гэж 3 төрөлд хуваан үздэг.
8

9. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Захирамжлалын баримт бичиг нь байгууллага, албан тушаалтнаас хууль
тогтоомжид заасан эрх хэмжээний хүрээнд удирдлагын чиг үүргээ хэрэгжүүлэх
зорилгоор гаргасан баримт бичиг бөгөөд үүнд зарлиг, тогтоол, захирамж,
тушаал, шийдвэр, албан даалгавар, албан шаардлага орно. Байгууллага, албан
тушаалтнаас үйл ажиллагааны тодорхой зорилтыг хэрэгжүүлэх, бусад
байгууллагуудтай харилцах явцад үүсэж, хөтлөгдөж байдаг баримт бичгүүдийг
зохион байгуулалтын баримт бичиг гэдэг. Үүнд илгээлт, акт, албан бичиг,
зөвлөмж, гэрээ, дүгнэлт, дүрэм журам, заавар, тайлан, мэдэгдэл, төсөл,
тэмдэглэл, удирдамж, хөтөлбөр, төлөвлөгөө зэрэг орно. Харин мэдээлэл –
лавлагааны баримт бичиг гэдэг нь мэдээлэл лавлагааны зорилгоор бэлтгэсэн,
байгууллага, иргэдийн үйл ажиллагааны тухай тодорхой мэдээ, мэдээлэл
агуулсан баримт бичгийг хэлэх ба үүнд илтгэл, илтгэх хуудас, тодорхойлолт,
мэдээлэл, санал, танилцуулга зэрэг орно.
БЭЛЭН ЗАГВАР ҮҮСГЭХ
Бэлэн загварыг хэрэгцээ шаардлагын дагуу үүсгэн хадгалаад олон дахин
ашиглаж, баримт бичгийг боловсруулдаг хэмээн дээр дурдсан. Баримт бичиг
боловсруулах бүх програмууд шинээр бэлэн загвар үүсгэн ашиглах боломжийг
олгодог. Баримт бичигтэй ажиллах явцад хэрэглэгчдийн хувьд боловсруулсан
бэлэн загвараа ердийн баримт бичгээс ялгах шаардлагатай байдаг. Баримт
бичиг боловсруулах програмууд бэлэн загварыг ердийн баримт бичгээс файлын
өргөтгөлөөр нь ялгаж өгдөг. Тухайлбал баримт бичиг боловсруулах Microsoft
Word програмаар боловсруулсан ердийн файл .doc өргөтгөлтэй байдаг бол
загвар файл .dot өргөтгөлтэй байдаг. Дурын баримт бичиг боловсруулах
програмаар бэлэн загвар үүсгэх зарчим ижил байдаг. Дараах байдлаар бэлэн
загвар үүсгэдэг. Үүнд:
1. Хэрэгцээ, зориулалтанд үндэслэн загварынхаа бүтэц, агуулга,
хэлбэржүүлэлт зэргийг урьдчилан төлөвлөж, тодорхойлно.
2. Баримт бичиг боловсруулах програм дээр шинээр баримт нээнэ.
3. нээсэн баримтандаа урьдчилан тодорхойлсон загвараа оруулна.
4. Баримтаа загвар болгон хадгална. Жишээлбэл Microsoft Word програм
дээр [File]/[Save as….] команд сонгон Word Template сонголтоор хадгална.
Үүнд: .dot өргөтгөлтэй файл үүснэ.
9

10. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
Жишээ болгон Microsoft Word програм дээр хичээлийн гэрийн даалгавар, бие
даалтын ажлын нүүр хуудасны энгийн загварыг үүсгэж, ашиглахыг авч үзье.
1. Гэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудасны загвараа цаасан
дээр урьдчилан төлөвлөнө.Нүүр хуудсанд сургуулийн нэр, лого болон
хичээл, сэдэв, шалгасан багш, гүйцэтгэсэн сурагчийн нэр,он сар өдөр
зэргийг оруулах хэрэгтэйг санаарай.
2. Шинээр баримт нээгээд цаасан дээр урьдчилан төлөвлөсөн загвараа
оруулна. Хуудасны зүүн захаас 3,5 см, баруунаас 1,5 см дээр болон доод
ирмэгээс тус бүр 2 см зай авна. Бэлэн загварыг ямар ч багшийн ордог
хичээлийн дурын сэдвээр аль ч ангийн сурагч бие даалтын ажилдаа
ашиглах боломжтойг бодолцон хичээл, сэдэв, анги, сурагч, багшийн нэрийг
бичих зайг хоосон орхихоо мартуузай.
3. Үүсгэсэн баримтаа бэлэн загвар болгон хадгалахдаа [File]/[Save as…]
команд сонгоод нээгдэх цонхны File name талбарт бэлэн загварынхаа
нэрийг Save as type талбарт баримтынхаа төрлийг загвар буюу Word
Template сонгоод хадгална. Өгсөн нэрээр .dot өргөтгөлтэй файл үүснэ.
Ингээд цаашид гэрийн даалгавар, бие даалтын ажил гүйцэтгэхдээ нүүр
хуудсыг тухай бүрт дахин дахин хийх шаардлагагүй, үүсгэсэн бэлэн
загвараа өөрөө ашиглах төдийгүй ангийн нөхдүүд тань ашиглах
боломжтой боллоо.
БЭЛЭН ЗАГВАР АШИГЛАХ
Албан баримт бичгийн бэлэн стандарт, тодорхой байгууллагын хүрээнд
хэрэглэгддэг бэлэн загваруудын дагуу баримт бичгийг боловсруулахын тулд
компьютерт эх загварыг урьдчилан бэлтгээд ашиглах нь хялбар төдийгүй цаг,
хөдөлмөр хэмнэдэг. Бэлэн загвар ашиглах нь бичих зүйлээ эмх цэгцтэй,
оновчтой зөв илэрхийлэх, харагдах байдлын хувьд зохимжтой хэлбэржүүлэх
боломжийг олгодог. Нөгөөтэйгүүр сайн боловсруулагдсан бэлэн загвар нь
баримт бичгийг чанартай , агуулга төгс боловсруулах хөтөч болж өгдөг.
Бэлэн загварыг ашиглахын тулд:
1. Баримт бичиг боловсруулах програм дээр ашиглах бэлэн загварын файлыг
нээнэ. Жишээлбэл: Microsoft Word програм дээр .dot өргөтгөлтэй файлыг
нээнэ гэсэн үг.
2. Загвар файл дээрээ тодорхойлогдсон бүтэц агуулгын дагуу бичвэрийг
оруулахад автоматаар хэлбэржүүлэгдэнэ.
10

11. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
3. Бичвэрийг оруулж дуусаад баримт бичиг болгон хадгална. Жишээлбэл:
Microsoft Word програм дээр [File]/[Save as] команд сонгон баримт
хэлбэрээр буюу Word Document сонголтоор хадгална. Үүнд .doc
өргөтгөлтэй файл үүснэ.
Жишээлбэл багш уран зохиолын хичээлээр Монголын орчин үеийн уран зохиолд
байгаль орчинг хамгаалах үзэл санааг хэрхэн тусгасан талаар бие даалтын ажил
өгч, сурагч бүр бие даалтын ажлаа нэгдсэн нүүр хуудастай, тодорхой дэс
дараалалтайгаар бичих шаардлагыг багш тавьсан гэж үзье. Энэ тохиолдолд
багш сурагчдад бэлэн загвар гаргаж өгч болохоос гадна ядаж л сурагчдын хэн
нэг нь дээр үзсэний нэгэн адил зөвхөн нүүр хуудасны бэлэн загвар гаргаад
бусадтайгаа хуваалцаж болно. Үүнд сурагч бүр нүүр хуудас хийх шаардлагагүй
болж бэлэн нүүр хуудасны загвар дээр бие даалтын ажлын нэрийг, өөрийн
нэрийн хамтаар оруулахад л хангалттай. Microsoft Word програм дээр үүсгэсэн
гэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудсыг хэрхэн ашиглахыг авч үзье.
Үүний тулд:
1. Гэрийн даалгавар, бие даалтын ажлын нүүр хуудасны загвар бүхий
файлаа (.dot өргөтгөлтэй) нээнэ.
2. Загвар файландаа хичээл, сэдэв, шалгасан багш, гүйцэтгэсэн сурагчийн
нэр, он сар өдөр зэргийг оруулаад хэвлэх буюу [File]/[Save as…] командаар
баримт хэлбэрээр хадгална. Өгсөн нэрээр .doc өргөтгөлтэй файл үүссэн
байна.
Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүх програмд өргөн хэрэглэгддэг
баримт бичгүүдийн бэлэн загварууд байдаг. Ийм бэлэн загваруудад хаана юу
бичих, юуг анхаарах зэргийг нарийвчлан заасан байдаг. Гэвч бидний ашиглаж
буй баримт бичиг боловсруулах
програм хангамж нь монгол хэлээр биш учраас түүн дээрх бэлэн загварууд англи
хэлээр, бүтэц хэлбэрийн хувьд ч өөр байдаг. Эдгээр бэлэн загварыг англи хэлний
хичээлээр товч анкетийг бичих, захидал бичих төдийгүй, гадаадад суралцах
хүсэлтээ илэрхийлэх, албан захидал илгээх зэрэгт ашиглаж болно.
ДҮГНЭЛТ:
Компьютер, мэдээллийн технологи нь өдөр тутмын амьдралд өргөн нэвтэрч
байгаа өнөө үед компьютерт бичвэрийг шивж оруулах, хадгалах төдийхнөөр
баримт бичиг боловсруулах хэрэглээгээ хязгаарлалгүйгээр програм хангамжийн
боломжуудыг судалж мэдсэний үндсэн дээр хэрэгцээ шаардлагадаа нийцүүлэн
ашиглах асуудал чухал байна. Орчин үеийн баримт бичиг боловсруулах бүх
програм хангамжууд бичвэрийг оруулах, засварлах, төрөл бүрээр хэлбэржүүлэх,
11

12. 9-р анги Бүлэг сэдэв: Баримт бичиг боловсруулах технологи
түүнд зураг, хүснэгт, бүдүүвч зэрэг бусад обьектийг оруулах зэрэг энгийн
боломжуудаас гадна том хэмжээний багц баримт бичиг, баримт бичгийн
бүрдэлийг үүсгэх, бичиг баримтыг өндөр түвшинд боловсруулахад
шаардлагатай илүү өндөр түвшний боломжуудыг агуулдаг. Ийм боломжуудад
баримтын үг үсгийн болон дүрмийн алдааг хянан засварлах, баримт бичгийн
бэлэн загварыг бий болгон ашиглах, олон бүлэг хуудас бүхий том баримт
бичгийн гарчгийн жагсаалтыг автоматаар үүсгэх, нэрсийн хэлхээ буюу
баримтанд орсон сэдэв, тодорхойлолт, ухагдахуун, ойлголтын нэр болон чухал
үгсийг цагаан толгойн дарааллаар байрлуулах, хуудасны дугаарыг тэмдэглэсэн
жагсаалт үүсгэх. баримт бичигтэй ажиллах үед өөрчлөлтийг тэмдэглэх,
баримтанд тайлбар тэмдэглэгээ хийх, заалт оруулах, баримтанд буй зураг
хүснэгт зэрэг элементүүдийг оруулах явцдаа автоматаар гарчиглан дугаарлах
зэрэг ордог. Баримтыг өндөр түвшинд боловсруулахад агуулга чухал байдаг.
Агуулгыг чанартай боловсруулахад өөрчлөлтийг тэмдэглэх, баримтанд тайлбар
тэмдэглэгээ хийж сурах шаардлагатай. Түүнчлэн тогтсон баримт бичгүүд, тэр
дундаа албан баримт бичгийг бэлтгэхэд бэлэн загвар ашиглаж, баримт бичгийн
стандартын талаар мэддэг байх нь чухал.
Асуулт даалгавар:
1. Сургалтанд ашиглаж буй баримт бичиг боловсруулах програмдаа
өөрчлөлт хийх тэмдэглэгээний хэлбэр, өнгө зэргийг тохируулж сураарай.
2. Оршин суугаа газрын тодорхойлолт нь ямар төрлийн албан бичиг вэ?
3. Бэлэн загвар ашиглахын ач холбогдлыг тодорхой жишээн дээр
тайлбарлана уу?
Компьютерийн практикум:
1. Сургалтанд ашиглаж буй баримт бичиг боловсруулах програмынхаа бэлэн
загваруудыг судалсны үндсэн дээр сурагчийн анкет –танилцуулга,
сургуулийн сагсан бөмбөгийн тэмцээнд оролцох багийн мэдүүлэг, “Ногоон
дэлхийгээ хамгаалъя” сэдэвт эссэ бичих удирдамжийн бэлэн загвар гаргаж,
анги хамт олондоо танилцуулна уу?
2. Бичсэн “Ногоон дэлхийгээ хамгаалъя” сэдэвт эссэнийхээ файлыг
ширээнийхээ найзтай цахим шуудангаар харилцан солилцож, үг үсгийн
болон найруулгын алдааг “өөрчлөлтийг тэмдэглэх” замаар засаж, эссэг
сайжруулах талаарх өөрийх санал болон эссэд буй ойлгомжгү, тодруулах
зүйлсийг тайлбар тэмдэглэгээ оруулах замаар илэрхийлнэ үү? Хийсэн
өөрчлөлтүүдийг хянан үзэж, дүн шинжилгээ хийн эссэгээ сайжруулан
багшдаа шалгуулаарай.
12