Nessa palestra apresentamos o novo guia do PMI: Managing Change in Organizations, um recurso para o gerenciamento eficaz de mudanças no gerenciamento de projetos e programas. Vamos debater o que é uma mudança, a importância do gerenciamento das mudanças, fatores que afetam as mudanças organizacionais e como gerenciá-los eficazmente. Além disso vamos listar as competências necessárias para gerenciar mudanças e o que cada um de nós deve fazer para garantir sua implantação bem sucedida.

1. Fazendo as Mudanças
Funcionarem

2. “Não há nada permanente,
exceto a mudança.”
Heraclitus, 500 AC

3. O que é mudança?
Wikipedia
O processo de se tornar diferente
Dicionário Aurélio
O ato ou processo pelo qual algo se
torna diferente
Guia PMBOK® 5a ed.
Uma modificação em qualquer
documento, entrega, ou linha de
base do projeto

4. Projetos e Programas,
graças à sua natureza,
geram mudanças

5. As organizações precisam de gerentes de
projeto que possam liderar com êxito as
mudanças, de forma a garantir que estas
mudanças estejam estrategicamente
alinhadas aos objetivos organizacionais

6. Mudanças não controladas
respondem por 30% do
esforço total de um projeto
Princeton Project Office,
Princeton University

7. Um estudo da McKinsey
mostrou um retorno do
investimento
significativamente maior —
diferença de 108% — para
projetos com excelente
gerenciamento de
mudanças
Pesquisas do PMI mostram
que as organizações
altamente eficazes em
gerenciamento de mudanças
têm 117% mais sucesso em
projetos e programas do que
organizações menos eficazes

8. Gerentes de Projeto devem
gerenciar mudanças
Um dos principais
papéis do gerente de
projetos é gerenciar
mudanças
eficazmente para
minimizar impactos
ao projeto

9. Managing Change in
Organizations: A Practice Guide
 Um recurso prático para o
gerenciamento eficaz de
mudanças
 Como integrar as práticas de
gestão de mudança no
contexto do gerenciamento de
portfólio, programa e projeto
 Ajuda os gerentes de projeto
a garantirem que toda a
equipe compreenda a
dinâmica da gestão da
mudança

10. O que é gerenciamento de
mudanças?
Controlar
versões de
software
Gerenciar
mudanças na
organização
Auxiliar as
pessoas a se
adaptarem às
mudanças
Avaliar como as
mudanças no escopo
impactam o
cronograma e o
orçamento

11. Gerenciamento de Mudanças
É a abordagem abrangente, cíclica e estrutural para que
pessoas, grupos e organizações passem de seu estado atual
para o estado futuro, visando benefícios para os negócios

12. PMI Change Life Cycle Framework

13. Fatores de mudança
em projetos
 Cronograma e orçamento
 Alterações do produto
 Mudanças de recursos
 Nova metodologia ou
ferramenta
 Mudanças no processo
empresarial
 Questões & riscos
geralmente resultam em
uma ação para a
mudança

14. Gerenciamento de mudanças
em projetos
Processos para determinar onde você está, comparado a onde você
planejou estar e as atividades requeridas para lhe colocar de volta no
caminho certo
Onde estamos?
(medida)
Onde
deveriamos
estar?
(avaliação)
O que temos
de fazer ?
(correção)

15. Atividades de Gerenciamento
de mudanças em projetos
Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento
Identificar
lideranças e outros
recursos
Identificar partes
interessadas e seu
interesse em
mudanças
Coordenar
atividades de
gerenciamento de
mudanças do
projeto e do
programa
Delinear escopo do
ger. de mudanças
Iniciar
Comunicação das
mudanças
Coletar requisitos
de ger. de
mudanças e definir
escopo do ger. de
mudanças.
Definir, sequenciar,
obter recursos e
orçamento para as
atividades de
mudança
Identificar medidas
para os benefícios
Esclarecer riscos
de aceitação das
mudanças
Desenvolver planos
de gerenciamento
das comunicações,
RH e qualidade
Obter e organizar a
equipe de
gerenciamento de
mudanças,
incluindo
subcontratação,
quando necessário
Gerenciar as
comunicações
Avaliar aceitação
das mudanças
Revisar e modificar
atividades de
gerenciamento de
mudanças no
escopo,
cronograma e
orçamento, com
base no retorno
obtido na avaliação
de aceitação
Medir a aceitação /
adoção de
mudanças usando
as medidas
estabelecidas
Identificar, planejar
e executar ações
necessárias para
fazer a transição
das mudanças em
operações de
negócio
Encerrar o projeto
com um plano de
sustentabilidade

17. O gerenciamento de
Projetos “clássico“ pode não
ser a melhor abordagem
para lidar com
mudanças
organizacionais

18. Fatores de mudança
nos negócios
 Legislação, regulamentações
 Competitividade
 Reorganização
 Fusões e aquisições
 Transformação do negócio
 Globalização
 Outsourcing
 Equipes virtuais

19. PlanoIncentivoHabilidadeVisão = FrustraçãoRecursos
RecursosIncentivoHabilidadeVisão = Início
Falso
Plano
PlanoRecursosIncentivoVisão = AnsiedadeHabilidade
PlanoRecursosIncentivoHabilidade = ConfusãoVisão
Avaliando a habilidade para realizar mudanças
PlanoRecursosIncentivoHabilidadeVisão = Mudança
EfetivaHabilita Execução
PlanoRecursosHabilidadeVisão = Mudança
GradualIncentivo

20. Pense sobre uma mudança
significante que lhe
impactou ano passado e
como você se sentiu e lidou
com a mudança

21. Pense no seguinte:
Consciência. Você sabe a razão pela qual a mudança foi
necessária?
Desejo. Você conhece os fatos que criaram o desejo de
mudar?
Conhecimento. Quais são os conhecimentos necessários
para apoiar a mudança?
Habilidade. Você tem habilidade de usar os conhecimentos
acima para apoiar a mudança?
Reforço. Há incentivos para reforçar a mudança e torná-la
permanente?

22. As 5 fases da mudança
1. Consciência vai ser fundamental para o sucesso do
esforço
2. Desejo de mudar deve ser endereçado uma vez que a
resistência é uma reação natural à mudança.
3. Conforme a mudança é implantada, é necessário
desenvolver conhecimento sobre a mudança,
4. de modo a garantir a habilidade de implantar novos
conhecimentos e procedimentos.
5. Uma vez que a mudança foi feita, reforço é necessário

23. “A velocidade da mudança não vai diminuir tão
cedo. A competição na maioria das indústrias
provavelmente vai acelerar ainda mais nas
próximas décadas”
John P. Kotter - Leading Change

24. 10 passos para fazer as
mudanças FUNCIONAREM

25. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
1. Crie senso de urgência
É preciso que todas as pessoas
compreendam as razões da
mudança, e a importância de agir
imediatamente, para que a
motivação possa ser despertada
em cada uma delas.

26. “Se você não gosta de algo, mude isto.
Se você não pode mudar isso, mude o
modo que você pensa sobre isso”
Mary Engelbreit

27. A jornada emocional
A curva da transição pessoal de John Fischer (2012)
Ansiedade
Felicidade
Medo
Ameaça
Culpa
Depressão
Aceitação
Gradual
Seguindo
Adiante

28. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
2. Obtenha um patrocinador
É vital para a mudança
organizacional eficaz o
patrocinador executivo — a
pessoa dentro da organização
que “banca” a mudança.

29. A mais recente pesquisa
“Pulse of the Profession” do
PMI confirma que ter
patrocinadores ativamente
envolvidos é fundamental
para o sucesso do projeto
PMI’s Managing Change in
Organizations: A Practice
Guide descreve a importância
dos patrocinadores executivos
em projetos e programas que
levam a mudanças.

30.  Consiga um patrocinador !
 Consiga um patrocinador !
Consiga um patrocinador !

31. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
3. Envolva as pessoas que se
relacionam com a mudança
Todas as partes interessadas
devem trabalhar em direção à
mesma visão. De outro modo
ocorre resistência.

32. “As pessoas não resistem às mudanças.
Elas resistem serem mudadas!”
Peter Senge

33. Quando você diz mudança
eles dizem:
“Perda de tempo”
“Por que mudar se estava funcionando bem antes?”
“Se não estava quebrado, não conserte.”
“Ninguém me diz o que está acontecendo!”
“Quando isso vai ocorrer?”
“Como isso me impacta?”
“Vou receber treinamento para isso?”
“O que eu ganho nisso?”
“Eu duvido que estejam falando sério.”

34. Experiências na Implantação
de PMO
Resistências e questões culturais 62%
Falta de patrocínio da alta administração 44%
Falta de autoridade do EGP 40%
Falta de conhecimento técnico para implantar o EGP 39%
Recursos insuficientes para operacionalizar 27%
Falta de competência técnica dos membros do EGP 24%
Falta de uma ferramenta de suporte 23%
Razões que levaram ao fracasso na implantação

35. Análise de Força de Campo
ForçasImpulsoras
ForçasResistentes
Situação
Atual
Situação
Desejada
Kurt Lewin

36. Comportamentos das pessoas em um processo de
implantação de uma mudança
 Indiferença
 Rejeição passiva
 Rejeição ativa
 Sabotagem
 Colaboração não intencional
 Colaboração intencional
 Entusiasmo não comprometido
 Entusiasmo comprometido

37. Apoioàmudança
Consciência
Entendimento
Aceitação
Compromisso
Tempo
Partes interessadas
sabem que a
mudança é
iminente, mas não
sabem os benefícios
da mudança
Patrocinadores Agentes da
mudança
Todo o
pessoal
Organizational Change
Curva do compromisso
Podem explicar o
impacto da
mudança neles e
na organização
Têm uma atitude
positiva em relação
a mudança e sobre
o que os vai afetar,
e estão preparados
para tentar
Vão liderar a mudança e
fazer de tudo para que
esta funcione e produza
os benefícios esperados

38. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
4. Comunique a mudança
Melhor ainda: Mostre que esta vai
fazer as coisas melhorarem

39. Uma comunicação inadequada é o primeiro
passo para fazer aparecerem desconfianças,
mal entendidos e “matéria-prima” para os
“sabotadores”.
Portanto, é necessário planejá-la! Isto inclui não
apenas a estratégia e os meios, mas também
mecanismos de feedback para averiguação.

40. Comunicando a mudança
 Crie figuras de linguagem
 Vários fóruns - repetição
 Liderança pelo exemplo: Suas
atitudes falam
 Explique o que parecem ser
inconsistências
 2- Way: Ouça e compartilhe
 KISS

41. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
5. Desenvolva liderança
O melhor líder é aquele com que
a equipe tem afinidade

42. O líder
 Conduz o processo e resolve conflitos durante a
mudança.
 Não é uma pessoa eleita para “mandar”, mas sim
para coordenar o processo.
 Não dizem às pessoas o que e como fazer, mas as
fazem pensar, tiram o melhor delas e são
facilitadores para suas ações/necessidades.
 Uma solução adequada é aquela que emerge da
troca, e não da imposição, de cima para baixo

43. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
6. Monte uma equipe de
gerenciamento da mudança
Essas pessoas podem traduzir as
ideias em ação e auxiliar os
líderes em sua missão

44. Equipe
Responsável por desenhar, coordenar e
facilitar as atividades de forma a fornecer
subsídios para a integração entre as várias
equipes, assim como identificar e desenvolver
as habilidades essenciais para o trabalho
previsto.

45. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
7. Forneça treinamento
Uma organização deve
desenvolver constantemente as
competências de gerenciamento
de projetos e de gerenciamento
de mudanças necessárias

46. Competências necessárias
para gerenciar mudanças
 Liderança das mudanças
 Ser agente de mudanças
 Atuar como um missionário
 Ter habilidade de lidar com
ambiguidade
 Adaptabilidade, flexibilidade,
resiliência
 Comunicação
 Inovação, criatividade
 Pensamento positivo

47. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
8. Mantenha a mudança viva
Demonstre resultados e forneça
feedback

48. Gerenciamento de mudanças
way

49. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
9. Recompense o sucesso
Isso mantém a
motivação alta e
a resistência baixa

50. Fazendo as mudanças
FUNCIONAREM
10.Mantenha a mudança nos
trilhos
Esteja preparado para o
inesperado – e tenha sistemas,
ferramentas e estratégias a
postos para lidar com isso

51. 1. improvisar através do caos
2. Abraçar os erros como fonte de
aprendizagem
3. Desempenhar e experimentar
ao mesmo tempo
4. Confiar na estrutura mínima e
máxima autonomia.
5. Liderar usando competência
6. Improvisar e curtir
Yes to the Mess: Surprising Leadership
Lessons from Jazz
(Harvard Business Review Press)

52. Use o ganho de credibilidade para mudar outros
sistemas que não se encaixam na visão
Contrate, promova e desenvolva pessoas que
implementem a visão de mudança
Revigore o processo com novos projetos, temas e
agentes de mudança
Respeite aqueles que resistem
Lembre que a mudança cultural é a última, não a
primeira

53. Gerenciamento de Mudanças é o
futuro do PMO
Change Management Office (CMO)
 A razão de implantar um PMO é para
beneficiar a organização
 PMOs são "transformacionais" - e a
maneira de transformar a organização é
gerar valor
 Talvez as mudanças não possam ser
feitas sem gerenciamento de projetos
 Não importa como você olhar,
gerenciamento de mudanças é
fundamental para o gerente de projetos

54. “Se você não está surfando a
onda da mudança...
você está embaixo dela."

55. Obrigado pela sua Atenção...
Mauro Sotille, PMP
Mauro.sotille@pmtech.com.br
(51) 3330 8495
www.pmtech.com.br
QUESTÕES