Webinario correo electrónico
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Email effectiveness presentation for a webinar. How to go from email overload to inbox zero. Daily email management. Intelligent work.
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Webinario correo electrónico
- 1. Tácticas y herramientas efectivas para manejar mejor el correo electrónico
- 10. Búsqueda avanzada Para no depender de nuestra memoria y ahorrar valioso tiempo
- 14. Correos CC Redes sociales y boletines
- 15. La regla de los 2 minutos
- 16. ¿Éste mensaje toma más de dos minutos en ser procesado? Chequear Correo Electrónico Procesar la Bandeja de Entrada Archivar el mensaje Responder de inmediato Crear un ítem en la lista de tareas pendientes Colocar en la carpeta “Responder” NOSI
- 17. 1. Crea 3 carpetas: Responder, Seguimiento y Archivo 2. Mueve los correos a la carpeta Archivo 3. Sigue este flujo de trabajo desde hoy. 4. Revisa la carpeta Seguimiento cada viernes
- 18. Really Simple Sindication (RSS) Para mantenernos actualizados sin recargar nuestra bandeja de entrada
- 21. Una casilla de correo instantánea y descartable
- 23. Menos es más. 1 es mejor que 100 Simplificar las notificaciones de redes sociales Separar las subscripciones en categorías Desubscribirse con un solo click.
- 29. Wunderlist
- 39. Vuelve a ver el webinario en nuestro canal de YouTube Recibe en tu bandeja de entrada un documento con material de apoyo adicional
Notes de l'éditeur
- Contexto / Descripción del problema Este es el subconsciente de su bandeja de entrada. Desborde de correos. Sabemos que el correo electrónico es un medio para intercambiar mensajes digitales, de un autor a uno o varios destinatarios. Pero no se nos enseña nunca a usar el correo electrónico. Hoy en día presuponemos con facilidad que la mayor parte de la gente sabe usarlo. Difícilmente nos cuestionamos si la forma como entendemos y usamos el correo electróncio es o no es adecuada. Al fin y al cabo, los rudimentos mínimos para enviar y recibir correos son, en principio, bastante sencillos. Sin embargo, con el tiempo cada uno de nosotros desarrolla hábitos particulares en torno a su uso. Algunos de estos hábitos pueden gener en nosotros una sensación de ansiedad, de estar postergando tareas pendientes más de lo necesario. Podemos incluso sentir que estamos desbordados de trabajo. Ejemplo 1. Compañera de trabajo, 15 años dentro de la empresa, más de 1200 correos sin leer. Cada noche, al marcharse a casa, se va con la sensación de que podría estar en problemas, porque no ha respondido a algún correo importante, que podría estar perdido en ese mar de información sin revisar. Ejemplo 2.
- Funciones / Deber der del correo electrónico La función principal del correo electrónico es enviar y recibir mensajes y archivos. Permite hacer esto rápidamente, y a un costo muy buajo. Podemos enviar esta información a varias personas a la vez, y a su vez esto nos permite resolver problemas logísticos, porque frecuentemente no estamos en el mismo lugar o momento que las personas con las que necesitamos comunicarnos, de modo que el correo electrónico puede ser en muchas ocasiones más viable que una reunión en persona, una llamada telefónica o una llamada en conferencia. Esta herramienta también habilita nuestra capacidad de trabajar de forma cooperativa asíncrona, de modo que cada participante puede controlar independientemente su agenda.
- Problemas Con mucha frecuencia recibimos información indeseada o irrelevante para nosotros. El correo electrónico, al ser fundamentalmente un sistema de comunicación por turnos, entre el mensaje inicial y el mensaje final sobre un mismo tema, pueden ser necesarios múltiples intercambios con las mismas personas, incrementando significativamente la cantidad de información que recibimos. Dado que el remitente controla quién recibe la información, nuestra bandeja de entrada es víctima del uso inapropiado del “copiar a todos” y otras listas de distribución. De este modo recibimos correos que realmente no requieren de nuestra participación. Adicionalmente, con el tiempo vamos acumulando un volumen importante de suscripciones a boletines de información y diversos mensajes de mercadeo de productos y servicios. En la era de la distracción, el correo electrónico juega un papel importante en la reducción de nuestra capacidad para concentrarnos y hallar foco: Las notificaciones instantáneas de nuevos correos, activadas por defecto, alejan constantemente nuestra atención. Sentimos el impulso de verificar numerosas veces al día nuestro correo. Cuando trabajamos con la bandeja de entrada abierta, este impulso es permanente, pero es el equivalente a observar nuestro teléfono por horas esperando que suene. Finalmente, el correo electrónico trae consigo posibles problmeas de comunicación. Primero, porque en buena parte de los casos no tenemos todo el contexto para comprender qué se espera de nosotros. Y segundo, porque por su carácter impersonal, fácilmente puede llevar a malos entendidos.
- ¿Cómo es en realidad? Casi todos nosotros vivimos dentro de nuestra bandeja de entrada, incluso cuando está cerrada. Pasamos largas horas leyendo muchos correos, redactando otros tantos, buscando entre un mar de ellos una pieza concreta de información que necesitamos. Algunas personas sumen incluso que un día de trabajo equivale a un día dedicado a atender estas tareas. Así, los correos van acumulándose, alcanzando números inmanejables. Volver a cero parece cada vez más complicado, casi imposible. Podemos sentirnos estresados o angustiados al no saber si estamos dejando algo importante sin respuesta, un correo clave que pudiera requerir nuestra atención, o una acción en concreto de nuestra parte. Perdemos tiempo, no sólo por el volumen de información, sino también porque cuando necesitamos algo, invertimos un tiempo importante buscándolo, incluso unos minutos por vez van sumando, restándonos el preciosos recurso del tiempo.
- Algunas malas prácticas Usamos el correo como nuestra lista de tareas pendientes. Nuestra bandeja de entrada deviene en nuestro almacén principal de información digital. Guardar en otro lado. Algunas personas se convierten en acumuladores digitales. No borramos correo electrónico "por si acaso" llegamos a necesitarlo luego. En lugar de almacenarlo en el correo, podemos guardar una copia de la información valiosa en otro lado, sacándola de la vista. Muchos de nosotros tenemos nuestra bandeja de entrada abierta la mayor parte del día, y la mayor parte del tiempo nuestro trabajo está allí mismo, en la bandeja de entrada. Es donde vivimos, comunicamos, llevamos registro de nuestras tareas, hacemos nuestro trabajo, nos organizamos. Desafortunadamente, no es la mejor forma de vivir y trabajar. Constantemente nos vemos interrumpidos por nuevos mensajes, por lo que estamos a merced de las solicitudes de otros. Llega un nuevo correo, y debemos detener lo que estamos haciendo para chequear el nuevo correo, y posiblemente responder. Incluso si no respondemos de inmediato, aquello que estábamos haciendo fue interrumpido. Esto es lo opuesto a estar enfocado, y nada ejemplifica mejor la necesidad de enfoque. Claro, estás siempre en contacto, siempre enterado de todo, nada nuevo se nos escapa. Pero no tienes enfoque, y eres abofeteado por los vientos de tu correo electrónico (o Twitter, Facebook, mensajería instantánea u otros canales de comunicación). También es difícil priorizar cuando vivimos en un mar de correos - cada nuevo correo se vuelve importante, y esto hace que escoger cuidadosamente nuestras tareas sea casi imposible.
- ¿Qué podemos hacer? 1. Saca tu lista de tareas o pendientes de tu bandeja de entrada. Una bandeja de entrada es una mala lista de tareas, porque no puede ser prioridad, los correos no pueden ser renombrados para reflejar las tareas que contienen, y siempre hay nuevos correos llegando. En su lugar, elige una simple lista, y a medida que procesas tu bandeja de entrada, extrae las acciones de los correos y colócalas en esta lista. Una libreta funciona muy bien, así como también lo hace un archivo de texto del block de notas, o un programa específico para ello. 2. Revisa tu correo electrónico sólo a horas preestablecidas. Necesitarás experimentar para encontrar el itinerario que funciona mejor para ti, pero trata de apegarte a él en lugar de revisar constantemente la bandeja de entrada. Algunos ejemplos pueden ser: chequea el correo electrónico los primeros 5 minutos de cada hora, o sólo dos veces al día (digamos a las 9:00 y a las 15:00), o una vez al día a las 10:00, o dos veces a la semana. Éstos son solo ejemplos, tus necesidades dictarán cuál es el mejor itinerario para ti, pero la sugerencia es intentar con un itinerario menos frecuente del que crees necesitar 3. Haz tu trabajo con el correo cerrado. Cuando no sea una hora preestablecida de revisar el correo electrónico, mantengo cerrado. Este principio también aplica a otras formas de comunicación, como Twitter, Facebook, foros, entre otros, así como otras distracciones como los juegos. Ciérralos todos cuando vas a trabajar. De hecho, cierra tu explorador, o al menos todas las pestañas de explorador que no son necesarias para esta tarea en específico. Ahora trabaja si distracciones por al menos un breve período.
- ¿Qué podemos hacer? 4. Escoge tus tareas sabiamente. Una vez que estás fuera de tu bandeja de entrada, puedes priorizar. Puedes decidir que es lo importante, porque ya no estás a merced de las solicitudes de otros. ¿Cuál es la mejor forma de usar tu tiempo? ¿Qué tareas tendrán el mayor impacto en tu vida y empleo, más allá de aparentar urgencia en este momento? 5. Apaga las notificaciones. Este es un paso sencillo, que sólo toma unos minutos. Querrás apagar todas las notificaciones que podrían interrumpirte. En el caso del correo electrónico, ve hacia las preferencias de tu programa de correo, y apaga las notificaciones. Si tienes un programa aparte instalado que te notifica cosas, apágalo. 6. Establece expectativasTu equipo de trabajo sólo te interrumpe porque tienen la expectativa de que responderás en el momento, y que está bien interrumpirte en cualquier momento. Si cambias esas expectativas, puedes canalizar las solicitudes y los problemas en el momento en el que mejor se ajuste para ti. Por ejemplo: comunícale a la gente que sólo chequeas tu correo electrónico a las 15:00 (o cualquier otro momento ajustado a tu esquema), porque necesitas enfocarte en trabajar sobre otras cosas, y que no deben esperar una respuesta antes de esta hora. O dile a la gente que ya no tomarás llamadas o mensajes de texto luego de las 18:00, y que en su lugar te envíen un correo y que responderás a sus correos en la mañana. U otra forma que funcione para ti - el punto es establecer un plan de acción y manejar las expectativas de los otros, de modo que puedas permanecer apegado al plan.
- ¿Cómo lograrlo? Veremos a continuación cómo la tecnología nos ayudará a resolver ciertos problemas, para que nuestra bandeja de entrada nos dé una salida. Aprenderemos: Tareas pendientes: Wunderlist, archivo de texto, papel y lápiz. Búsquedas de información: Búsqueda avanzada. Organización: Flitros y etiquetas. Necesidad de estar actualizados: RSS Foco: Desactivar las notificaciones de nuevos correos en todos nuestros dispositivos, crear itinerario diario, unroll.me Inbox cero: Mailstrom. Correo indeseado: guerrillamail
- Búsqueda avanzada Los operadores de búsqueda avanzada son palabras o símbolos que, cuando se utilizan en las consultas, llevan a cabo acciones especiales en el sistema de búsqueda de Gmail. Con estos operadores, puedes encontrar lo que sea de una manera rápida y precisa. En el caso de Gmail, que utilizaremos como ejemplo, estos operadores también sirven para configurar filtros, con los que puedes organizar tus mensajes recibidos de forma automática. ¿Qué problema resuelve? ¿Cuántas veces nos sucede que a pesar de esforzarnos por organizar nuestra bandeja, invertimos largos ratos buscando un simple correo electrónico? Aprovechar al máximo el potencial de búsqueda de nuestro cliente de correo, bien sea Gmail, Outlook u otro, nos permite librarnos de la necesidad constante de organizar la información de nuestra bandeja de entrada. Podemos depender de los sistemas de búsqueda para sustituir total o parcialmente cualquier sistema de organización de carpetas que empleemos. Cómo lo hace? Call to action
- Cómo lo hace? Call to action
- Las etiquetas te permiten organizar tus mensajes por categorías, como trabajo, familia, tareas pendientes, para leer más adelante, chistes, recetas o cualquier otra categoría que quieras. Las etiquetas actúan como carpetas, pero con una ventaja adicional: puedes añadir varias a un mensaje. Tú eres el único que puede ver tus etiquetas, por lo que, independientemente de si marcas un mensaje como "Mi mejor amigo" o "Para leer más adelante", la persona que lo ha enviado nunca lo sabrá. Los filtros o reglas de correo te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Al usar filtros, puedes etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar tu correo electrónico automáticamente, además de mantener a raya los correos no deseados. Usados en conjunto, las etiquetas y los filtros son una forma excelente de organizar nuestro correo, con un mínimo de intervención y de consumo de tiempo de nuestra parte.
- Algunas etiquetas útiles: En un cliente de correos, es necesario crear estas carpetas. En Gmail las mismas se llaman etiquetas, y las creamos del siguiente modo: Preferencias / Preferencias de correo / Etiquetas / Crear nueva etiqueta. Es necesario crear las nuevas etiquetas "Responder" y "Esperando". Gmail ya incluye una carpeta de "Archivo", por lo que en Gmail no es necesario, aunque sí en clientes de correo. Responder Algunos correos típicos que corresponden a la carpeta "Responder": - Alguien te solicita hacer algo (con o sin fecha límite). - Algunos ejemplos son enviar reportes, verificar información, realizar una tarea específica. - Alguien te pide responder a algo, pero requiere más tiempo de análisis para responder. - Algunos ejemplos incluyen personas pidiendo tu opinión o solicitando tu disponibilidad para un evento. Luego de responder a los correos de esta carpeta deben ser movidos a la carpeta de Archivo. En Gmail es sencillo, porque se remueve una etiqueta al hacer click sobre la X al lado del nombre de la misma. Seguimiento Algunos correos típicos que corresponden a la carpeta ”Seguimiento": - Delegaste una tarea y estás esperando una respuesta / resultado - Algunos ejemplos son correos de empleados, colaboradores, y cualquier persona de la que esperamos respuesta. - Confirmación de alguien - Por ejemplo si le hemos preguntado a alguien si ha recibido algo de nuestra parte. Archivo
- Correos CC La copia carbón es una de las características peor empleadas del correo electrónico, y conduce a recibir muchos más correos de los necesarios. Especialmente su trabajas en un lugar donde el correo es una de las formas primordiales de comunicación, ya debes haber experimentado cuán mala puede ser esta situación. La mayor parte del tiempo no es necesario leer de inmediato los correos en los que estamos copiados. Es usualmente una forma de informarte sobre algo, y puedes leerlos en otro momento, cuando sea conveniente para ti. Personalmente, yo los leo todos los lunes y los viernes, pero quizás debas ajustar estos momentos dependiendo del sitio en el que trabajes. Puedes establecer un filtro que moverá todos los correos en los que estás copiado a otra carpeta, es decir, que se "saltará" la bandeja de entrada. Esto evitará sobrecargar tu bandeja de entrada de correos que pueden ser revisados más tarde, de modo de poder estar enfocado en correos que son realmente importantes. Acción: En Gmail, este filtro puede crearse realizando una búsqueda de "cc:tudirección@tudominio.com" y luego crear un filtro sobre esta base. La clave para hacer que esto funcione es revisar periódicamente tu carpeta de CC. De otro modo estarás desinformado, potencialmente perdiendo información importante. Sugiero chequearlo al menos dos veces al día, o de forma diaria a una hora en específico. Redes sociales y Boletines No es necesario recibir notificaciones de Facebook, Twitter, Flickr y otras redes sociales en nuestra bandeja de entrada. Idealmente, podemos entrar a cada una de estas redes sociales (o aplicaciones, o servicios) y apagar completamente las notificaciones de correo. Pero también podemos crear un filtro para ellas. Acción: Crear una carpeta para recibir estas notificaciones, y luego chequearlas rápidamente una vez al día, o una vez a la semana. From: facebook OR twitter OR linkedin, Archivar, etiquetar "Redes Sociales". Esta misma idea aplica para otros sitios web que nos envíe muchas notificaciones.
- Otra regla de oro para administrar el correo electrónico es la regla de los 2 minutos. Es realmente sencilla: si un correo toma más de dos minutos para ser procesado o respondido, responda más tarde y colóquelo en la carpeta "Responder". De otro modo, responda inmediatamente. En relación con la eficiencia en el manejo del correo electrónico, querrán aplicar el principio de productividad de "tocar una sola vez". No relea el mismo correo, implica una pérdida considerable de tiempo, especialmente cuando lidiamos con docenas o cientos de correos en un mismo día. El valor de esta regla es pasar por el correo realmente rápido, y procesar inicialmente sólo lo que es necesario. Si alguien necesita una respuesta rápida, ya te habrás encargado de ello. Si un correo requiere más atención, puede trabajarse en él luego, y priorizar cuáles reciben la mayor atención (luego de haber procesado el inbox a cero). Lo que la mayor parte de la gente hace es procesar los correos uno por uno, manejándolos secuencialmente a medida que los reciben durante el día. Esta es una forma muy ineficaz de manejar el correo electrónico, porque es imposible priorizar. Si tenemos diez correos sin leer en nuestra bandeja de entrada, ¿cómo sabemos si el correo #2 es más importante o prioritario que el correo #9? No sabemos si emplearemos mucho tiempo en cada correo. Por ello el tiempo límite es efectivo, porque pronto sabremos cuáles correos contienen las acciones de mayor prioridad. 2 minutos es un tiempo de referencia, que funciona bien dependiendo del volumen de correos recibido diariamente. Como lineamiento, mientras más correos recibamos, este tiempo debería ser menor.
- SIGUIENTES ACCIONES 1. Crear las 3 carpetas: Responder, Esperando y Archivo. 2. Mover los correos que actualmente se encuentran en la bandeja de entrada a la carpeta "Archivo". 3. Desde hoy, seguir este flujo de trabajo. 4. Determinar cuántas veces al día y en qué momentos es más conveniente procesar el correo electrónico. 5. Revisar la carpeta "Esperando" cada viernes.
- ¿Qué es RSS? Son las siglas de Really Simple Sindication, se refiere a un formato de archivo que nos sirve para recopilar contenidos publicados en páginas web. Fue desarrollado específicamente para sitios web que se actualicen con frecuencia, de modo de poder acceder a esta información sin necesidad de ir directamente a la fuente. A este proceso se le conoce como Redifusión Web. ¿Qué problema resuelve? Mediante el uso de un lector especial, podemos consumir en un solo lugar, de forma rápida y resumida, aquellos contenidos que realmente nos interesan de los sitios web que frecuentamos. De este modo, evitamos tener que compartir nuestro correo electrónico con terceros para mantenernos informados, reduciendo entonces tanto el volumen de boletines que recibimos en nuestra bandeja de entrada, como el tiempo diario que invertimos en estar actualizados. ¿Cómo lo hace? Nos suscribimos a un lector RSS. Buscamos el logotipo o las siglas RSS en las páginas que frecuentamos. Puede que no lo hayamos notado antes, pero gran cantidad de páginas tienen esta característica, como por ejemplo: todos los blogs. Agregamos la página a nuestro servicio RSS. Call to action Creamos una cuenta en Feedly. Consumimos a través de RSS las actualizaciones de sitios de nuestro interés. Evitamos utilizar nuestro correo electrónico como receptor de actualizaciones de sitios web.
- Hasta hace poco, el lector RSS gratuito más utilizado era Google Reader. Sin embargo, éste será desincorporado el próximo primero de julio. Actualmente, uno de los mejores reemplazos es feedly, una excelente aplicación para estos propósitos. Feedly funciona desde nuestro navegador web, y en dispositivos móviles iOS y Android.
- Desde Feedly, podremos organizar, leer y compartir nuestros contenidos favoritos, a la vez que disminuimos significativamente el volumen de correos que recibimos cotidianamente. De este modo, podemos mantenernos al día, recibiendo actualizaciones de nuevos contenidos a medida que los mismos son publicados. Blogs, páginas de noticias, promociones, nueva música, ofertas de empleo, son apenas unos pocos ejemplos del tipo de información que podemos extraer de nuestra bandeja de entrada, dejando más espacio para los correos más importantes, que requieren acción o respuesta de nuestra parte.
- GuerrillaMail Para evitar al máximo los correos no deseados, podemos usar servicios como el de Guerrilla Mail a la hora de suscribirnos a nuevos servicios. De este modo, creamos una casilla temporal de correo electrónico, con el único propósito de verificar nuestra dirección de correo. Al cerrar la ventana del explorador, la casilla dejará de existir, así como también la larga lista de correos no deseados que recibiríamos en caso de haber colocado alguno de nuestras direcciones reales, personales o de trabajo.
- ¿Cómo usarlo cotidianamente? En la mayor parte de los servicios en línea a los cuales nos suscribimos nos piden que ingresemos una dirección de correo electrónico. Una buena práctica para aquellos casos en los que no es importante recibir comunicaciones de parte de este servicio, es usar la casilla descartable con la de GuerrillaMail. Para ello, ingresamos a la dirección www.guerrillamail.com/es y copiamos en el portapapeles nuestra dirección de correo electrónico temporal. Luego, la introducimos en el formulario del servicio al cual nos estamos subscribiendo, Volvemos a la página de GuerrillaMail, y prontamente podremos ver cualquier correo de confirmación. Seguimos las instrucciones del mismo, y al finalizar, cerramos la ventana del explorador.
- Unroll.me es una aplicación web que nos permitirá reducir significativamente la cantidad de correos que recibimos cotidianamente. Qué problema resuelve?
- Unroll.me Al utilizar este sistema, comenzaremos a recibir un Rollup, que no es más que un resumen diario que contiene todas nuestras subscripciones. Así, ganamos control sobre nuestra bandeja de entrada, y podemos decidir cuándo leer esos boletines y correos de mercadeo. Esto significa más tiempo libre, menos información dispersa, y más foco para dedicar a las acciones más importantes derivadas de nuestra bandeja de entrada.
- Actualmente, Unroll.me soporta únicamente los correos de Gmail y Yahoo, y por ahora está disponible en idioma inglés. Es una aplicación web gratuita, y para mantener nuestra privacidad, no almacena nuestra información personal.
- Bandeja de Entrada Cero Una de las primeras cosas que debemos comprender es a qué se refiere la expresión bandeja de entrada cero o inbox zero. Muchas personas ven a su bandeja de entrada como el lugar donde están almacenados los correos, pero es útil verlo de una forma distinta. Es posible ver la bandeja de entrada como un lugar de almacenamiento temporal a partir del cual comenzamos a procesar los correos electrónicos. Puesto en otras palabras, sólo los correos no leídos van en su bandeja de entrada. Los correos leídos y procesados no van allí. Cada vez que procesamos el correo, el objetivo debería ser llevar la bandeja a cero. Psicológicamente es mucho mejor saber que has manejado tu correo y que sólo necesitas procesar aquello que está en tu bandeja de entrada. Cuando ésta está llena de correo, es difícil buscar ciertos mensajes que necesitan respuesta, especialmente si tienes que buscar entre cientos de correos. Y ver la cantidad de correos que necesitan una respuesta es doloroso cuando tenemos unos 250 mil correos.
- Cómo cambiar de hábito Soluciones alternativas a las tareas pendientes: Libreta y lápiz Archivo de texto en dropbox, gDrive, etc.
- Cómo cambiar de hábito Soluciones alternativas a las tareas pendientes: Libreta y lápiz Archivo de texto en dropbox, gDrive, etc.
- Wunderlist Wunderlist es una herramienta de gestión de tareas muy simple y fácil de usar. Es gratuita y funciona en múltiples dispositivos. En ella podemos crear tareas y agruparlas en categorías para administrarlas eficientemente. Cada vez que encontramos una nueva tarea o una acción pendiente en un correo electrónico, la agregamos rápidamente a Wunderlist. De este modo aseguramos que nada se nos escape, evitando extraviarnos en la gran cantidad de información que rápidamente puede acumularse en nuestr correo, y reducimos a su vez el tiempo que nos lleva ejecutar la tarea en sí misma.
- Wunderlist Con Wunderlist podemos invitar personas a unirse a nuestras listas y trabajar juntos. Por otra parte, podemos ver nuestras tareas de distintas formas. Por ejemplo, aquellas que requieren realizarse hoy, mañana, o esta semana, y escoger entonces qué haremos a continuación. You can arrange your tasks via drag and drop, and even include a note with each task. A global real-time search function allows you to find any task you want, even if you have hundreds of them. As a very nice visual feature, you can chose between many different backgrounds to create your own personal Wunderlist. Synchronize your tasks between every device you own, allowing you to edit your Wunderlist anywhere. Wunderlist is as flexible as you want it to be.
- Wunderlist Podemos desplazar las tareas de lugar al arrastrar y soltar con el mouse, e incluso incluir una nota en cada tarea. Adicionalmente, podemos añadir sub-tareas a cada tarea, para definir algunos de los pequeños pasos que nos conducirán a lograr una meta mayor. La función de búsqueda nos permite encontrar rápidamente una tarea, incluso si tuviéramos cientos de ellas.
- Finalmente, nuestras tareas permanecen sincronizadas en la web, en nuestro computador y en todos los dispositivos donde instalemos la aplicación. De este modo, podemos editar nuestra lista de tareas en cualquier lugar, haciendo de Wunderlist una aplicación tan flexible como podamos necesitar que sea.
- Plan de acción 1. Saca tu lista de tareas o pendientes de tu bandeja de entrada. Una bandeja de entrada es una mala lista de tareas, porque no puede ser prioridad, los correos no pueden ser renombrados para reflejar las tareas que contienen, y siempre hay nuevos correos llegando. En su lugar, elige una simple lista, y a medida que procesas tu bandeja de entrada, extrae las acciones de los correos y colócalas en esta lista. Una libreta funciona muy bien, así como también lo hace un archivo de texto del block de notas, o un programa específico para ello. 2. Revisa tu correo electrónico sólo a horas preestablecidas. Necesitarás experimentar para encontrar el itinerario que funciona mejor para ti, pero trata de apegarte a él en lugar de revisar constantemente la bandeja de entrada. Algunos ejemplos pueden ser: chequea el correo electrónico los primeros 5 minutos de cada hora, o sólo dos veces al día (digamos a las 9:00 y a las 15:00), o una vez al día a las 10:00, o dos veces a la semana. Éstos son solo ejemplos, tus necesidades dictarán cuál es el mejor itinerario para ti, pero la sugerencia es intentar con un itinerario menos frecuente del que crees necesitar 3. Haz tu trabajo con el correo cerrado. Cuando no sea una hora preestablecida de revisar el correo electrónico, mantengo cerrado. Este principio también aplica a otras formas de comunicación, como Twitter, Facebook, foros, entre otros, así como otras distracciones como los juegos. Ciérralos todos cuando vas a trabajar. De hecho, cierra tu explorador, o al menos todas las pestañas de explorador que no son necesarias para esta tarea en específico. Ahora trabaja si distracciones por al menos un breve período. 4. Escoge tus tareas sabiamente. Una vez que estás fuera de tu bandeja de entrada, puedes priorizar. Puedes decidir que es lo importante, porque ya no estás a merced de las solicitudes de otros. ¿Cuál es la mejor forma de usar tu tiempo? ¿Qué tareas tendrán el mayor impacto en tu vida y empleo, más allá de aparentar urgencia en este momento?
- Buenos hábitos a desarrollar (plan de acción personal) El correo electrónico puede ser una gran herramienta. Sin embargo, puede ser utilizado para la postergación o generar la sensación de estar desbordado de trabajo. Es necesario mantener el volumen de correo electrónico al mínimo, pudiendo enfocarnos así en tareas más importantes. 1. Tiempo limitado de procesamiento. 2. Tomar acciones: borrar/archivar, actuar ahora (tareas de 1 o 2 minutos) y luego responder/archivar, enviar una respuesta rápida (y luego archivar), añadir a la lista de tareas pendientes (etiquetar y luego archivar). 3. Añadir inmediatamente al calendario. Reuniones, tareas de seguimiento, etc. 4. Crear mensajes breves. 1-3 oraciones, no más de 5. Si es necesario escribir más, abrir un Google Doc, escribir y compartir.
- 5. Añadir rápidamente a lista de pendientes. El correo no funciona bien para esto porque 1) pendientes mezclados con todo tipo de cosas; 2) el asunto frecuentemente no contiene la acción requerida; 3) revisando los correos es más probable distraerse. Mejor es un simple documento de texto (en dropbox u otro). 6. Filtrar correos sin piedad. Desuscribirse o crear reglas y/o filtros para tipos de correos que llegan con frecuencia. 7. Cerrar el correo al terminar.
- Video en youtube White paper (PDF)