Преимущества и проблемы управления документами в облаках
•
0 j'aime•475 vues
Выступление Натальи Храмцовской о преимуществах и проблемах управления документами в облаках на партнёрской конференции «Весенний документооборот-2012», 11 апреля 2012 года. Dr Natasha Khramtsovsky's presentation “Managing records in the cloud – Benefits and Challenges” at the “Spring Records Management 2012” conference, Moscow, April 11, 2012.
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
En vedette
En vedette (20)
Similaire à Преимущества и проблемы управления документами в облаках
Similaire à Преимущества и проблемы управления документами в облаках (20)
Plus de Natasha Khramtsovsky
Plus de Natasha Khramtsovsky (20)
Преимущества и проблемы управления документами в облаках
- 1. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 11 Преимущества и проблемы управления документами в облаках Храмцовская Наталья Александровна к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
- 2. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 22 ОблачныеОблачные вычислениявычисления:: ЧтоЧто вв нихних новогонового?? УдаленныйУдаленный доступдоступ –– крупныекрупные вычислительныевычислительные центрыцентры,, терминальныетерминальные станциистанции УслугаУслуга масштабируемаямасштабируемая ии оплачиваемаяоплачиваемая попо фактуфакту УслугаУслуга оказываетсяоказывается третьейтретьей сторонойстороной
- 3. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 33 ЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества облаковоблаков ВозможностьВозможность значительнойзначительной экономииэкономии финансовыхфинансовых средствсредств –– нене нуженнужен собственныйсобственный ВЦВЦ,, –– нене нужнынужны квалифицированныеквалифицированные кадрыкадры,, –– нене нужнонужно закупатьзакупать лицензиилицензии,, –– нене нужнонужно создаватьсоздавать резервныерезервные вычислительныевычислительные мощностимощности –– ии тт..дд.. ВозможностьВозможность быстрогобыстрого развертыванияразвертывания –– нуженнужен толькотолько терминалтерминал.. ВсеВсе остальныеостальные проблемыпроблемы поставщикпоставщик готовготов взятьвзять нана себясебя НетНет необходимостинеобходимости поддерживатьподдерживать собственнуюсобственную ИТИТ-- инфраструктуруинфраструктуру
- 4. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 44 РеальныеРеальные преимуществапреимущества облаковоблаков ЗаявленныеЗаявленные преимуществапреимущества далекодалеко нене всегдавсегда могутмогут бытьбыть вв полнойполной меремере реализованыреализованы НаиболееНаиболее полнополно преимуществапреимущества облаковоблаков проявляютсяпроявляются вв условияхусловиях ««публичногопубличного»» облакаоблака ОтОт внедрениявнедрения облачныхоблачных вычисленийвычислений заметнозаметно выигрываютвыигрывают информационноинформационно слабыеслабые организацииорганизации,, вв тото времявремя каккак длядля продвинутыхпродвинутых организацийорганизаций переходпереход вв облакаоблака можетможет бытьбыть менееменее выгоденвыгоден ии дажедаже убыточенубыточен
- 5. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 55 ОсновныеОсновные рискириски ПопаданиеПопадание вв зависимостьзависимость отот поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»» услугуслуг УтратаУтрата контроляконтроля наднад информациейинформацией ПроблемыПроблемы припри исполненииисполнении требованийтребований законодательствазаконодательства РискиРиски,, связанныесвязанные темтем,, чточто вычислительныевычислительные центрыцентры могутмогут подчинятьсяподчиняться законодательствузаконодательству,, существенносущественно отличающемусяотличающемуся законодательствазаконодательства,, вв рамкахрамках которогокоторого действуетдействует пользовательпользователь
- 6. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 66 ОсновныеОсновные рискириски ПроблемыПроблемы надежногонадежного разделенияразделения ресурсовресурсов междумежду различнымиразличными пользователямипользователями ««облакаоблака»» ИнсайдерыИнсайдеры средисреди персоналаперсонала поставщикапоставщика ««облачныхоблачных»» услугуслуг ПроблемыПроблемы вв случаеслучае полученияполучения требованийтребований нана выемкувыемку данныхданных ПроблемыПроблемы защитызащиты персональныхперсональных данныхданных ПроблемыПроблемы управленияуправления сетьюсетью ((неоптимальностьнеоптимальность,, ошибочныеошибочные соединениясоединения,, перегрузкаперегрузка))
- 7. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 77 СфераСфера примененияприменения КакаяКакая информацияинформация организацииорганизации будетбудет хранитсяхранится ии обрабатываетсяобрабатывается вв облакеоблаке ии доступнадоступна черезчерез негонего?? БудутБудут лили вв ««облакеоблаке»» хранитьсяхраниться ии обрабатыватьсяобрабатываться данныеданные ограниченногоограниченного доступадоступа ((персональныеперсональные данныеданные,, коммерческаякоммерческая тайнатайна,, информацияинформация правоохранительныхправоохранительных органоворганов тт..дд.)?.)?
- 8. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 88 ОтслеживаниеОтслеживание сроковсроков храненияхранения ии уничтожениеуничтожение документовдокументов попо ихих истеченииистечении ПриПри оказанииоказании услугуслуг облачныхоблачных вычисленийвычислений часточасто создаютсясоздаются многочисленныемногочисленные копиикопии данныхданных,, которыекоторые хранятсяхранятся вв интересахинтересах организацииорганизации нана географическигеографически-- рассредоточенныхрассредоточенных вычислительныхвычислительных ресурсахресурсах,, вв целяхцелях защитызащиты данныхданных отот возможностивозможности утратыутраты ии обеспеченияобеспечения ихих непрерывнойнепрерывной доступностидоступности конечнымконечным пользователямпользователям ВажноВажно знатьзнать,, какимкаким образомобразом поставщикпоставщик услугуслуг будетбудет обеспечиватьобеспечивать уничтожениеуничтожение всехвсех копийкопий документовдокументов,, сроксрок храненияхранения которыхкоторых истекистек..
- 9. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 99 МестоположениеМестоположение данныхданных КонечныеКонечные пользователипользователи нене имеютимеют представленияпредставления оо томтом,, вв какомкаком именноименно местеместе ихих информацияинформация хранитсяхранится ии обрабатываетсяобрабатывается РазмещениеРазмещение вв облакеоблаке данныхданных,, которыекоторые должныдолжны оставатьсяоставаться вв границахграницах определеннойопределенной юрисдикцииюрисдикции
- 10. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1010 ИсполнениеИсполнение законодательнозаконодательно-- нормативныхнормативных требованийтребований ии требованийтребований корпоративнойкорпоративной политикиполитики НаиболееНаиболее существенныйсущественный барьербарьер -- проблемыпроблемы,, связанныесвязанные сс возможностьювозможностью исполнятьисполнять,, припри использованиииспользовании ««облачныхоблачных»» услугуслуг ((особенноособенно вв случаеслучае примененияприменения коллективныхколлективных ии публичныхпубличных ««облаковоблаков»»)) законызаконы,, нормативныенормативные актыакты,, политикиполитики ии правилаправила,, регламентирующиерегламентирующие управлениеуправление информациейинформацией организацииорганизации ДокументыДокументы государственныхгосударственных органоворганов должныдолжны хранитьсяхраниться вв государственныхгосударственных архивахархивах
- 11. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1111 ПредставлениеПредставление электронныхэлектронных документовдокументов вв случаеслучае судебныхсудебных разбирательствразбирательств ПриПри судебныхсудебных разбирательствахразбирательствах электронныхэлектронных материаловматериалов необходимонеобходимо иметьиметь возможностьвозможность быстробыстро найтинайти информациюинформацию вв масштабемасштабе всейвсей организацииорганизации НеобходимоНеобходимо иметьиметь возможностьвозможность наложитьналожить временныевременные запретызапреты нана уничтожениеуничтожение всейвсей относящейсяотносящейся кк судебнымсудебным процессампроцессам информацииинформации .. КакКак обеспечитьобеспечить исполнениеисполнение распоряженийраспоряжений оо представлениипредставлении электроннойэлектронной информацииинформации,, еслиесли частьчасть еёеё будетбудет находитьсянаходиться вв ««облакеоблаке?? КакКак будетбудет проводитьсяпроводиться изъятиеизъятие информацииинформации,, обыскобыск ии тт..дд.?.?
- 12. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1212 ИнтероперабельностьИнтероперабельность СтратегииСтратегии выводавывода информацииинформации изиз устаревшихустаревших системсистем одновременноодновременно сс рассмотрениемрассмотрением организациейорганизацией вопросавопроса оо внедрениивнедрении какихкаких--либолибо новыхновых информационныхинформационных технологийтехнологий ИнформацияИнформация организацииорганизации нене должнадолжна оказатьсяоказаться заблокированнойзаблокированной вв проприетарнойпроприетарной системесистеме такимтаким образомобразом,, чточто нана перемещениеперемещение еёеё вв другуюдругую системусистему потребуютсяпотребуются значительныезначительные затратызатраты ии усилияусилия ПоставщикиПоставщики облачныхоблачных услугуслуг нене заинтересованызаинтересованы вв томтом,, чтобычтобы даватьдавать возможностьвозможность клиентуклиенту переходитьпереходить вв другоедругое облакооблако
- 13. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1313 ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоров сс поставщикомпоставщиком услугуслуг ««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи -- еслиесли клиентклиент хочетхочет забратьзабрать своисвои документыдокументы додо окончанияокончания срокасрока контрактаконтракта,, сс негонего взимаетсявзимается штрафштраф -- ««выкупныевыкупные»» платежиплатежи ОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутрате илиили поврежденииповреждении документовдокументов,, страхованиестрахование документовдокументов -- поставщикипоставщики стараютсястараются оградитьоградить себясебя отот возможныхвозможных исковисков попо возмещениювозмещению косвенныхкосвенных убытковубытков вв случаеслучае утратыутраты илиили порчипорчи документовдокументов нене попо ихих виневине
- 14. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1414 ОценкаОценка рисковрисков УщербУщерб вв связисвязи сс утратойутратой документовдокументов -- какиекакие штрафыштрафы ии другиедругие санкциисанкции могутмогут бытьбыть наложеныналожены нана компаниюкомпанию вв случаеслучае утратыутраты документовдокументов УщербУщерб изиз--заза утечкиутечки конфиденциальнойконфиденциальной информацииинформации -- возможныевозможные последствияпоследствия утечкиутечки информацииинформации,, ии определитьопределить,, какиекакие ключевыеключевые длядля организацииорганизации документыдокументы нене должныдолжны покидатьпокидать еёеё офисофис УщербУщерб вследствиевследствие неуничтожениянеуничтожения документовдокументов попо истеченииистечении установленногоустановленного срокасрока храненияхранения -- документыдокументы могутмогут бытьбыть затребованызатребованы государственнымигосударственными,, судебнымисудебными ии контролирующимиконтролирующими органамиорганами
- 15. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1515 КлючевойКлючевой вопросвопрос –– информационнаяинформационная безопасностьбезопасность КакимКаким образомобразом поставщикпоставщик набираетнабирает себесебе новыхновых сотрудниковсотрудников,, проходятпроходят лили сотрудникисотрудники фирмыфирмы-- поставщикапоставщика какуюкакую--либолибо проверкупроверку службойслужбой безопасностибезопасности КакКак организованорганизован контрольконтроль доступадоступа кк документамидокументами ии кк компьютернымкомпьютерным базамбазам данныхданных,, каккак обеспечиваетсяобеспечивается информационнаяинформационная безопасностьбезопасность КакимиКакими системамисистемами слеженияслежения ии контроляконтроля пользуетсяпользуется поставщикпоставщик
- 16. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1616 ВыводыВыводы ОпытОпыт ДОУДОУ вв организацииорганизации внеофисноговнеофисного храненияхранения бумажныхбумажных документовдокументов ии решениярешения правовыхправовых вопросоввопросов можетможет оченьочень пригодитсяпригодится ГлавнойГлавной проблемойпроблемой являетсяявляется информационнаяинформационная безопасностьбезопасность ГосударственныеГосударственные органыорганы покапока готовыготовы использоватьиспользовать толькотолько частныечастные облакаоблака
- 17. 1111 апреляапреля 20122012 гг.. ВесеннийВесенний документообротдокументооброт 20122012 1717 Вопросы?