Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота
•
1 j'aime•408 vues
Выступление Натальи Храмцовской о подходах компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота на семинаре в Авиакомпании «Сибирь», июль 2005 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Survey of the organization's records management: Electronic Office Systems LLP's approach" at the workshop in the air carrier "Siberia", July 2005.
Recommandé
Contenu connexe
En vedette
En vedette (20)
Similaire à Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота
Similaire à Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота (20)
Plus de Natasha Khramtsovsky
Plus de Natasha Khramtsovsky (20)
Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота
- 1. 16 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
- 2. 26 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Роль документов в деятельности коммерческой организации • Поддержка оперативной деловой деятельности • Защита интересов организации и прав её сотрудников и клиентов • Исполнение требования законодательства и контролирующих органов • Обеспечение непрерывности деятельности в случае непредвиденных обстоятельств • Поддержка и защита в случае судебных исков • Документирование соответствия деятельности организации международным стандартам • Сохранение исторической памяти организации
- 3. 36 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Современная служба ДОУ не является «затратным» подразделением • Минимизация потерь, связанных с несоответствием законодательно- нормативным требованиям • Минимизация потерь, связанных с судебными исками • Эффективная поддержка деловой и рекламной деятельности • Обеспечение информационной безопасности организации, в т.ч. и за счет своевременного уничтожения документов
- 4. 46 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Роль службы ДОУ в сертификации по международным стандартам • Работа по сертификации : «Скажи, что сделаешь. Сделай, как сказал. Задокументируй, что сделал». Необходимо разработать большое количество внутренних нормативных документов, включая регламент управления документацией • Рост интереса в авиационной отрасли к вопросам сертификации по международным стандартам – 2003 год – сертифицирована компания «Волга-Днепр» – 2004 год – сертифицирована компания «Аэрофлот» – сертифицирован ряд аэропортов
- 5. 56 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Международные стандарты • ISO 15489: методология разработки и внедрения систем документооборота • ISO 17799:2005: обеспечение информационной безопасности • Сертификация по BS 7799 (будущий ISO 27001)
- 6. 66 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Важнейший этап – получение поддержки высшего руководства • Требуются финансовые, материальные и кадровые ресурсы • Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований • Оформление полномочий • Санкция на проведение обследования
- 7. 76 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Обследование – фундамент для совершенствования и автоматизации документооборота Цели обследования: • Разобраться с текущим положением дел в документообороте, • Выявить слабые места, • Определить возможности оптимизации деловых процессов, • Устранить избыточный документооборот • Разобраться с тем, как налажено хранение и уничтожение документов
- 8. 86 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Планирование обследования • Выбор метода обследования • Оценка времени обследования одного подразделения и определение необходимой численности команды обследования • Выбор метода обработки результатов и представления результатов руководству • Составление плана обследования • Утверждение плана обследования высшим руководством
- 9. 96 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Этапы проведения обследования • Инвентаризация бумажных и электронных документов • Оценка объема производства документов • Оценка объема хранящихся документов • Изучение применяемой технологии обработки документов • Определение «узких мест» • Выявление уровня подготовленности персонала и руководства • Документирование процесса обследования • Подведение итогов обследования
- 10. 106 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Приемы, применяемые при обследовании • Сбор данных о существующей системе обработки документов • Изучение внутренних нормативных документов (положений об отделе ДОУ, инструкция по делопроизводству и т.п.) • Анкетирование • Интервьюирование
- 11. 116 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Документирование процесса обследования • Разработка бланков анкет для проведения интервью • Хранение и обработка материалов обследования на компьютере • Протоколирование всех основных интервью • Фиксация наиболее ярких и эмоциональных высказываний сотрудников о состоянии дел
- 12. 126 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Итоги обследования • Отчёт о состоянии документооборота в организации, с рекомендациями по оптимизации делопроизводственных процессов • Экономическое обоснование рекомендуемых решений по совершенствованию документооборота и делопроизводства, • Презентация руководству организации об итогах обследования
- 13. 136 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота Клиенты компании в сфере транспорта • ГУП Московской области "Мострансавто" • Государственный международный аэропорт "Борисполь", г. Киев • Авиакомпания "ВАСО", Москва • ЗАО "Авиакомпания Спецавиа", Москва • ЗАО "Автотранспортное предприятие", г. Сургут • ОАО «Енисейское речное пароходство», Красноярский край
- 14. 146 июля 2005 г. Подходы компании «ЭОС» к организации обследования системы делопроизводства и документооборота «Электронные офисные системы» WWW.EOS.RU 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: (095) 580-75-15 Служба маркетинга: market@eos.ru СПАСИБО!